Depunerea eFacturilor create cu alte sisteme¶

Dacă folosești un program de facturare extern în locul soluției native Keez, tot tu răspunzi ca toate veniturile firmei să ajungă corect și integral în contabilitate. Înregistrarea completă a facturilor este necesară pentru calculul corect al taxelor, monitorizarea pragurilor fiscale (trecerea la plătitor de TVA, păstrarea statutului de microîntreprindere) și închiderea lunii.

Keez îți oferă trei metode, în funcție de unde se află deja facturile:

Outbox — facturile sunt deja depuse în RO e-Factura prin softul extern; Keez le preia doar pentru evidența contabilă. Doar clienți din România.
Import din alte sisteme de facturare din România (SmartBill, Oblio, FGO, Facturis etc.) — facturile sunt deja emise și depuse în eFactura; trimiți exportul lunar, iar Keez le înregistrează în contabilitate. Acoperă și clienții externi.
Import facturi / comenzi în facturarea Keez — aduci datele în motorul de facturare Keez, care le înregistrează în contabilitate și le transmite în RO e-Factura (la comenzi, Keez generează factura și alocă serie/număr).

Important

Când folosești Metoda 1 sau Metoda 2, depunerea în RO e-Factura, în termenul
legal, rămâne responsabilitatea ta și se face din softul extern, cu semnătura
ta electronică. Doar Metoda 3 permite Keez să transmită facturile la ANAF.
Semnătura digitală Keez nu poate fi folosită pentru depunerea facturilor
emise în softuri externe și nu există integrare prin intermediul contabilului
(de exemplu prin furnizarea adresei de e-mail a contabilului). Pentru depunere
din softul extern ai nevoie de semnătură electronică proprie, înrolată la ANAF
și integrată în acel soft — alternativ, treci facturarea în Keez (Metoda 3 sau
facturarea nativă Keez).
Vezi termenul aplicabil: RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare.

Metoda 1 — Preluare automată prin e-Factura Outbox (doar vânzări în România)¶

Această metodă folosește robotul Keez pentru a descărca din serverele ANAF facturile pe care softul tău extern le-a depus deja în RO e-Factura. Se aplică doar facturilor către clienți din România și servește doar evidenței contabile — Keez nu retransmite nimic la ANAF.

Activare, în Administrare → Configurări → Facturare:

Bifează opțiunea Operații eFactura Outbox — facturile emise prin softul extern apar zilnic în Facturare → eFactura → Outbox.
Bifează și Auto-acceptă e-facturile proprii emise cu altă aplicație decât Keez — astfel facturile preluate sunt trimise automat în contabilitate, fără să le mai accepți manual.

Notă

Cu auto-acceptarea activă nu mai e nevoie să intri în Outbox pentru fiecare factură. Le poți verifica oricând în Facturare → eFactura → Outbox.

Atenționare

Outbox preia strict facturile transmise în RO e-Factura — deci doar către clienți din România. Facturile către parteneri din UE sau non-UE nu apar în Outbox și vei avea goluri în evidența veniturilor.

Dacă ai clienți externi, nu te baza pe Outbox — folosește Metoda 2 sau 3.

Vezi și

Încărcare facturi de vânzare din e-Factura Outbox — Funcționarea Outbox și opțiunile Neanalizate / Acceptate / Ignorate

Metoda 2 — Import din alte sisteme de facturare din România (SmartBill, Oblio, FGO, Facturis etc.)¶

Dacă folosești un sistem de facturare din România (SmartBill, Oblio, Facturis etc.), trimiți exportul lunar pentru înregistrare în contabilitate. Această cale acoperă și clienții externi, pentru că nu depinde de RO e-Factura.

Din softul extern, exportă perioada (luna încheiată) în formatul de export acceptat de Keez (de ex. SAGA — fișier de tip F_Iesiri_*.xml).
Încarcă fișierul în Contabilitate → Documente, sau trimite-l prin email la <CUI_firmă>@keez.ro (codul firmei, fără prefixul RO).

Notă

Acest import se face doar în contabilitate. Facturile trebuie să fie deja depuse în RO e-Factura prin softul extern — Keez nu le retransmite la ANAF pe această cale.

Vezi și

Import vânzări — Modele de export pe platformă (SmartBill, Oblio, SAGA, Facturis etc.)
Modalitatea de plată facturi — Cum transmiți modalitatea de încasare

Metoda 3 — Import în facturarea Keez (Import facturi / Import comenzi)¶

Spre deosebire de metodele anterioare, aici datele intră în sistemul de facturare Keez, care le înregistrează în contabilitate și le transmite în RO e-Factura în numele tău — fără să ai nevoie de semnătură electronică proprie pentru depunere. Importul se face din Contabilitate → Importuri → + Import nou.

Alegi varianta în funcție de stadiul facturilor:

Import facturi — facturile au deja serie și număr alocate de sistemul extern. Keez le înregistrează și le poate transmite în RO e-Factura. Necesită ca articolele să existe deja în catalog (folosește în prealabil Importă articole, respectiv Dicționare → Articole).
Import comenzi — facturile nu au fost încă emise. Keez generează facturile fiscale, alocă serie și număr consecutiv, le înregistrează și le depune în RO e-Factura.

Vezi și

Import Client Facturi – Încărcarea facturilor emise în sisteme externe — Import facturi emise în sisteme externe
Import Client Comenzi – Generare facturi din date de comandă — Generare facturi din date de comandă
Import vânzări model Keez — Modelul de import Keez

Atenționări și riscuri¶

Dublarea veniturilor. Dacă înregistrezi facturile prin import (Metoda 2 sau 3) sau ai emis din greșeală o factură și din Keez, facturile corespunzătoare din eFactura → Outbox trebuie marcate ca Ignorate, ca să nu fie contorizate de două ori. Dacă ai și casă de marcat, transmite corect modalitatea de plată în fișierul de import, pentru a nu dubla veniturile cu bonurile fiscale.

Lipsa detaliilor de încasare în Outbox. Fluxul automat din Outbox preia doar datele fiscale e-Factura, nu și modalitatea de plată (ramburs, procesatori de card precum Stripe sau PayPal, marketplace-uri). Ca facturile să nu apară ca neîncasate în Dashboard, folosește un import care conține modalitatea de încasare — în câmpul Mențiuni din softul tău sau printr-un borderou general de încasări lunar. Vezi Modalitatea de plată facturi.

Sisteme care nu suportă RO e-Factura¶

Nu recomandăm sistemele de facturare din străinătate pentru activitatea din România, deoarece nu sunt compatibile cu cerințele RO e-Factura.

eMag / Dante

eMag/Dante nu au dezvoltat un sistem care să depună facturile în RO e-Factura. Documentele emise de ei nu reprezintă facturi oficiale.

Pentru a continua, poți: să folosești un sistem de facturare compatibil RO e-Factura (facturile generate astfel se pot trimite la eMag); să folosești API-ul de facturare Keez (API Keez – Facturare prin integrare); sau să imporți datele din eMag și să generezi facturi prin Keez (necesită cunoștințe de Excel — scrie-ne în Connect/Admin).

Stripe

Stripe nu a dezvoltat un sistem care să depună facturile către persoane juridice în RO e-Factura, iar Keez nu are nicio relație contractuală cu Stripe.

Pentru a continua, poți: să emiți facturi doar către persoane fizice; să folosești un sistem de facturare compatibil RO e-Factura (Stripe rămânând doar procesator de plăți); sau să folosești API-ul de facturare Keez (API Keez – Facturare prin integrare).

Întrebări frecvente¶

Emit facturi B2B în România, dar și servicii în SUA (non-UE). Ce metodă aleg?

Nu te baza pe Outbox — facturile către SUA nu ajung acolo. Folosește Metoda 2 (import din alte sisteme de facturare) sau Metoda 3 (import în facturarea Keez), la finalul fiecărei luni, ca să acoperi toate tranzacțiile.

Am importat fișierul, dar primesc eroare de articole. Ce înseamnă?

Articolele facturate trebuie să existe în baza Keez înainte de import. Mergi la Dicționare → Articole și adaugă-le (sau folosește opțiunea Importă articole), apoi reîncarcă fișierul.