Avansuri/Deconturi

Deconturi/Avansuri

Avansul este o suma de bani pe care angajatii sau Administratorii o primesc din partea firmei pentru deplasari, diverse cheltuieli. Este important sa analizam sumele pe care le-am avansat persoanelor respective pentru ca acestea trebuie sa aduca inapoi ori documente justificative (facturi/chitante/bonuri fiscale) ori trebuie sa aduca banii inapoi. Aducerea documentelor justificative se numeste „decontare”. Este posibil ca persoanele sa faca cheltuieli si fara sa primeasca avansuri. In aceste cazuri firma va trebui sa returneze sumele decontate de catre persoana. Trebuie urmarita persoana careia i s-a dat avansul.

Asta inseamna ca in rapoarte deconturile vor fi identificate pe persoana si sumele datorate de fiecare persoana. Urmarirea persoanei se face prin: * Stabilirea unei persoane implicite (administratorul) * Inregistrarea documentelor conform informatiilor scrise pe document

Detalii Deconturi/Avansuri

Cum se reconciliaza deconturile (cum identific sumele sumele ramase de plata sau de incasat de la salariati/administrator?). Foarte important: Aceste reconcilieri sunt corecte doar la lunile inchise. Daca luna nu este inchisa atunci este posibil sa apara diferente

Cum trateaza keez diferitele tranzactii:

Platile la comercianti cu carduri de companie

  1. Daca acesti comercianti sunt online atunci acestea vor inchide facturile acelor comercianti. Daca nu exista facturile aceste sume vor fi mutate de aici intr-un raport separat (Documente lipsa – vezi mai jos cum se obtin detalii)

  2. Daca acest comercianti nu sunt online (Starbucks etc.) atunci vor “inchide” bonuri fiscale de la respectivii comercianti. Daca nu exista aceste bonuri fiscale atunci aceste sume vor fi (la fel ca mai sus) mutate in acest cont de (Documente lipsa – vezi mai jos)

La final de luna in raportul Avansuri/Deconturi nu ar trebui sa mai apara “carduri companie” datorita faptului ca vor fi mutate in acel raport (cont 473.div) de documente neaduse de catre angajati.

Retragerile de numerar

  1. Utilizarea cardului definit in platforma va asigura automat (Acum se face manual) alocarea corecta a persoanei care a retras acele sume. Obtinerea informatiei se poate face astfel: #. Fisa angajat (perioada, angajat) va scoate pe coloana Debit toate sumele retrase din ATM sau platite prin banca de catre firma spre angajat #. Fisa cont (perioada, cont 542 dar nu are selectie angajat) si se urmareste efectiv numarul de card alocat

  2. Platile din banca spre un angajat se vor inregistra corect astfel:
    1. Automat daca se scrie in descriere avans decontare sau decont angajat

    2. Manual daca nu se scrie nimic.

Sumele se pot vedea la fel ca mai sus, doar ca la Explicatie nu va scrie Retragere numerar ci transfer bancar sau altceva. Daca in momentul transferului bancar se scrie: plata salariu sau imprumut firma atunci aceste sume se vor trata diferit, asteptati-va sa nu le gasiti aici.

Decontarile cheltuielilor de fiecare persoana

  1. Plata cu cardul de companie (tratata la punctul 1), nu este plata de catre o persoana ci plata de compania

  2. Plata cu cardul personal deocamdata nu este identificata automat (dupa numarul cardului). Aceasta va fi o facilitate dezvoltata in viitor. Deocamdata trebuie sa se mentioneze in clar numele persoanei in cadrul documentului. Optiuni:

    1. Scris pe document

    2. Adaugare comentariu pe document imediat dupa scanare. ATENTIE, aceasta situatie nu este la fel de sigura ca si prima optiune avand in vedere ca documentul ar putea sa fie preluat de sistemul de inregistrare inainte de adaugarea comentariului si avand in vedere ca, deocamdata, nu se poate adauga comentariu din aplicatia mobila. In conditiile lipsei de informatii alocarea se va face pe persoana definita ADM. Este de cele mai multe ori persoana care a facut inrolarea in platforma. Orice modificare ulterioara inregistrarii nu se va lua in calcul automat ci manual, cand vom avea timp.

  3. Plata cu cash urmareste aceleasi reguli ca la plata cu cardul personal cu precizarea ca nu exista o solutie pentru identificarea persoanei alta decat scrisul pe document sau comentariu (cu aceleasi limitari).

Rapoarte disponibile:

  1. Avansuri/deconturi: arata sumele de incasat/platit catre si de catre fiecare angajaj. Data este ultima luna intreaga inainte de data curenta. Luna respectiva nu este neaparat inchisa.

  2. Fisa angajat (perioada, angajat) va scoate pe coloana Debit toate sumele retrase din ATM sau platite prin banca de catre firma spre angajat

  3. Fisa de cont

  1. 542.01 – arata toate tranzactiile facute cu cardul intr-o perioada, pentru care s-au identificat documentele. Ar trebui ca soldul pentru luni inchise sa fie . Arata impreuna toate cardurile de companie

  2. 473.div – arata tranzactiile care deocamdata nu au document justificativ (plati pentru care nu s-au adus documentele)

  3. 542 – arata toate tranzactiile facute cu cardul personal sau cash de fiecare angajat pe o perioada DAR nu identifica angajatul respectiv. Explicatiile adauga informatii suplimentare dar nu intotdeauna suficiente

Documente lipsa

(Fisa de cont 473.div): Acasa > Fisa cont> selectie perioada (cat mai lunga) > cont 473.div > refresh

  1. Fisa angajat Vlad (excel atasat denumit AccountBalance)

  2. Documente nesosite (473.div) 7624.24 lei, detalii in AccountBalance (2), atasat

Atentie, daca apesi pe un document vei fi trimis la imaginea documentului incarcat in platforma.

Ordinul de deplasare/Diurna

Diurna este o suma de bani pe care firmele o pot plati angajatilor care fac deplasari pentru ca acestia sa acopere costurile de transport si masa in deplasare. Pentru acordarea diurnei va rugam intocmiti formularul de Ordin de deplasare. Puteti sa folositi si formulare pretiparite. Daca nu exista diurna pe formular nu este nevoie sa il scanati in platforma. Documentele justificative se scaneaza si nu este nevoie de lista acestora. Cu toate acestea, daca exista diurna, aceasta neavand alte documente justificative, documentul trebuie scanat in Portal.

Atentie, trebuie ca aceste deplasari sa fie justificate. Justificarea (in caz de control) este in sarcina ta, nu este un element pe care il verificam noi ca si contabili.

Sfatul nostru este ca sa ai documente justificative (semnaturi/stampile/documente de deplasare/contracte cu clienti din locatia respectiva, documente de participare la training-uri/expozitii etc). Pentru a inregistra diurna noi avem nevoie de documentul Ordin de deplasare, completat cu zilele si cu diurnele pe zile.

Pe spatele Ordinului de deplasare se completeaza zilele si fractiunile de zile (cuantificate in functie de ora de decolare si ora de aterizare). Valoarea diurnelor pentru fiecare tara se gaseste la o simpla cautare pe internet

https://legislatiamuncii.manager.ro/a/10589/limita-deductibila-privind-diurna-externa.html

Plata avansuri

Recomandam ca plata avansurilor sa se faca in contul personal al angajatului. In acest fel obtinem o trasabilitate a sumelor si nu se mai intocmesc documente precum dispozitia de plata din casa.

Plata sumelor decontate

Recomandam inchiderea avansurilor cat de repede se poate dupa aducerea documentelor de catre persoana delegata. In acest mod vei evita neclaritatile referitoare la sumele datorate catre si de catre angajati. In acest scop recomandam consultarea raportului Acasa -> Avansuri/Deconturi Pentru un raport detaliat va rugam consultati raportul Fisa Angajat

Recomandam plata avansurilor dupa inchiderea lunii, odata cu plata taxelor catre stat sau dupa consultarea Expertului Contabil in Connect.