Avansuri/Deconturi¶
Avansul este o sumă de bani pe care angajații sau Administratorii o primesc din partea firmei pentru deplasări, diverse cheltuieli.
Reconciliere Avansuri/Deconturi¶
Este important să analizăm sumele pe care le-am avansat persoanelor respective pentru că acestea trebuie să aducă înapoi ori documente justificative (facturi/chitanțe/bonuri fiscale) ori trebuie să aducă banii înapoi. Aducerea documentelor justificative se numește „decontare”.
Este posibil ca persoanele să facă cheltuieli și fără să primească avansuri sau cheltuielile să depășească suma avansurilor. În aceste cazuri firma va trebui să returneze sumele decontate de către persoană.
Înregistrarea corectă în contabilitate se va face astfel:
Stabilirea unei persoane implicite (Administratorul). Dacă nu există special menționat un alt angajat pe document atunci Administratorul este responsabil pentru acea decontare.
Documentele se vor înregistra conform informațiilor scrise pe document și nu adnotări sau alte date adiționale (persoana care a scanat documentul etc.)
Cum se reconciliază deconturile
Notă
Recomandăm ca reconcilierea să se facă la luni contabile închise.
Dacă luna nu este închisă atunci este posibil să se lucreze în continuare la înregistrarea documentelor sau analiza sumelor plătite deja către angajat sub formă de avansuri sau decontări astfel încât suma la zi este posibil să fie greșită.
Ca excepție, dacă știți sigur care este suma decontată angajatului, atunci desigur se poate face plata în timpul lunii.
Reconcilierea deconturilor reprezintă închiderea sumelor pe care ori firma le are de plătit către angajat ori angajatul le are de returnat către firmă.
Pașii de parcurs sunt următorii:
Analizați sumele de plată sau de recuperat de la angajați în raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi sau detaliat în raportul Contabilitate > Rapoarte > Fișă angajat
Obțineți documentele nefurnizate de către angajați (dacă este cazul) și încărcați-le în Keez
Plătiți sau cereți înapoi sumele certe
Intrați în raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi și deschideți-l.
În dreptul fiecărei persoane veți vedea o sumă și o explicație:
Tip |
Angajat |
Suma* |
|---|---|---|
De platit către |
Andrei POPESCU |
-1.146,93 |
De platit către |
Mirel IONESCU |
-1.200,17 |
De restituit de către |
Andra DRAGOMIR |
300 |
* Sumele pe care firma trebuie să le plătească sunt cu minus și sumele pe care trebuie să le primească sunt cu plus.
Astfel, firma trebuie să facă două ordine de plată către Andrei POPESCU și respectiv Mirel IONESCU și trebuie să primească înapoi banii avansați către Andra DRAGOMIR.
Este posibil ca Andra DRAGOMIR încă să nu fi adus documentele justificative pentru deplasare. Dacă însă nu are documente justificative atunci trebuie să dea banii înapoi.
Dacă unul dintre angajați nu este de acord cu suma ce trebuie să i se plătească sau pe care o are de plătit, pentru un raport detaliat vă rugăm consultați raportul Contabilitate > Rapoarte > Fișă Angajat sau apăsați în raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi pe rândul angajatului respectiv.
Veți vedea un istoric al tranzacțiilor de tip avans și decont pentru angajatul respectiv pentru perioada selectată.
Cont |
Data Doc. |
Jurnal |
Tip Doc. |
Nr. Doc |
Descriere |
Cont Coresp. |
Debit |
Credit |
Sold |
Referinta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
542.decont |
01.01.20xx |
JD |
NC |
BF 197 |
BF 197 - Detalii tranzacție |
401 |
1.146,93 |
1.146,93 |
1234 |
|
542.decont |
15.01.20xx |
JD |
NC |
BF 015 |
BF 015 - Detalii tranzacție |
401 |
250 |
1.396,93 |
1235 |
|
542.decont |
15.01.20xx |
JB |
NC |
15/IBAN |
Detalii tranzacție bancară |
401 |
250 |
1.146,93 |
1236 |
Explicație tranzacții:
Un bon fiscal adus în firmă, în valoare de 1.146,93 RON.
Un bon fiscal adus în firmă, în valoare de 250 RON
O plată făcută de firmă către angajat în valoare de 250 RON
Se observă clar că firma are de plătit suma de 1.146,93 RON.
Plata sumelor decontate¶
Notă
Nu există impozite sau taxe la decontarea facturilor.
Când se face plata către Administrator sau Angajat pentru sumele pe care le-a plătit în numele firmei nu există impozite sau taxe.
Dacă se poate atunci este o idee bună închiderea avansurilor cât de repede după aducerea documentelor de către angajat. În acest mod veți evita neclaritățile referitoare la sumele datorate către și de către angajați.
Dacă nu ați plătit decontul imediat după primirea documentelor recomandăm plata avansurilor după închiderea lunii și după analiza sumelor din raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi.
Recomandăm ca plata avansurilor să se facă în sau din contul personal al angajatului și să menționeze la detalii Decont sau Returnare Avans, după caz. În acest fel obținem o trasabilitate a sumelor și nu se mai întocmesc documente precum dispoziția de plată din casă.
Cum analizează Keez diferitele tranzacții de tip Avans/Decont¶
Plățile la comercianți cu carduri de firmă
Dacă acești comercianți sunt online atunci acestea vor închide facturile acelor comercianți. Dacă nu există facturile, aceste sume vor fi mutate de aici într-un raport separat (Documente lipsă - vezi mai jos cum se obțin detalii).
Dacă acești comercianți nu sunt online (Starbucks etc.) atunci vor „închide” bonuri fiscale de la respectivii comercianți. Dacă nu există aceste bonuri fiscale atunci aceste sume vor fi (la fel ca mai sus) mutate în acest cont de (Documente lipsă - vezi mai jos).
La final de lună în raportul Avansuri/Deconturi nu ar trebui să mai apară „carduri firmă” datorită faptului că vor fi mutate în acel raport (cont 473.div) de documente neaduse de către angajați.
Retragerile de numerar
Utilizarea cardului definit în platformă va asigura automat (acum se face manual) alocarea corectă a persoanei care a retras acele sume. Obținerea informației se poate face astfel:
Fișă angajat (perioadă, angajat) va scoate pe coloana Debit toate sumele retrase din ATM sau plătite prin bancă de către firmă spre angajat
Fișă cont (perioadă, cont 542 dar nu are selecție angajat) și se urmărește efectiv numărul de card alocat
Plățile din bancă spre un angajat se vor înregistra corect astfel:
Automat dacă se scrie în descriere avans decontare sau decont angajat
Manual dacă nu se scrie nimic.
Sumele se pot vedea la fel ca mai sus, doar că la Explicație nu va scrie Retragere numerar ci transfer bancar sau altceva. Dacă în momentul transferului bancar se scrie: plată salariu sau împrumut firmă atunci aceste sume se vor trata diferit, așteptați-vă să nu le găsiți aici.
Decontările cheltuielilor de fiecare persoană
Plata cu cardul de firmă (tratată la punctul 1), nu este plată de către o persoană ci plată făcută de firmă.
Plata cu cardul personal deocamdată nu este identificată automat (după numărul cardului). Aceasta va fi o facilitate dezvoltată în viitor. Deocamdată trebuie să se menționeze în clar numele persoanei în cadrul documentului. Opțiuni:
Scris pe document
Adăugare comentariu pe document imediat după scanare. ATENȚIE, această situație nu este la fel de sigură ca și prima opțiune, având în vedere că documentul ar putea să fie preluat de sistemul de înregistrare înainte de adăugarea comentariului și, deocamdată, nu se poate adăuga comentariu din aplicația mobilă. În condițiile lipsei de informații alocarea se va face pe persoana definită ADM. Este de cele mai multe ori persoana care a făcut înrolarea în platformă. Orice modificare ulterioară înregistrării nu se va lua în calcul automat ci manual, când vom avea timp.
Plata cu cash urmărește aceleași reguli ca la plata cu cardul personal cu precizarea că nu există o soluție pentru identificarea persoanei alta decât scrisul pe document sau comentariu (cu aceleași limitări).
Restituire cheltuieli personale plătite cu cardul firmei¶
restituire decont
restituire sumă necuvenită
restituire plată eronată
Notă
Keez va înregistra transferul ca restituire, astfel încât cheltuiala personală să nu fie evidențiată în contabilitatea firmei.