Avansuri/Deconturi

Avansul este o suma de bani pe care angajatii sau Administratorii o primesc din partea firmei pentru deplasari, diverse cheltuieli.

Reconciliere Avansuri/Deconturi

Este important sa analizam sumele pe care le-am avansat persoanelor respective pentru ca acestea trebuie sa aduca inapoi ori documente justificative (facturi/chitante/bonuri fiscale) ori trebuie sa aduca banii inapoi. Aducerea documentelor justificative se numeste „decontare”.

Este posibil ca persoanele sa faca cheltuieli si fara sa primeasca avansuri sau cheltuielile sa depaseasca suma avansurilor. In aceste cazuri firma va trebui sa returneze sumele decontate de catre persoana.

In rapoarte deconturile vor fi identificate pe persoana. Inregistrarea corecta in contabilitate se va face astfel:

- Stabilirea unei persoane implicite (Administratorul). Daca nu exista special mentionat un alt angajat pe document atunci Administratorul este responsabil pentru acea decontare.
- Documentele se vor inregistra conform informatiilor scrise pe document si nu adnotari sau alte date aditonale (persoana care a scanat documentul etc.)

Cum se reconciliaza deconturile

Recomandam ca reconcilierea sa se fac la luni contabile inchise

Daca luna nu este inchisa atunci este posibil sa se lucreze in continuare la inregistrarea documentelor sau analiza sumelor platite deja catre angajat sub forma de avansuri sau decontari astfel incat suma la zi este posibil sa fie gresita.

Ca exceptie, daca stiti sigur care este suma decontata angajatului, atunci desigur puteti face plata in timpul lunii.

Reconcilierea deconturilor reprezinta inchiderea sumelor pe care ori firma le are de platit catre angajat ori angajatul le are de returnat catre firma.

Pasii de parcurs sunt urmatorii:

• Analizati sumele de plata sau de recuperat de la angajati in raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi sau detaliat in raportul Contabilitate > Rapoarte > Fisa angajat

• Obtineti documentele nefurnizate de catre angajati (daca este cazul) si incarcati-le in Keez

• Plati sau cereti inapoi sumele certe

Intrati in raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi si deschideti-l.

In dreptul fiecarei persoane veti vedea o suma si o explicatie:

Exemplu Raport Avansuri/Deconturi

Tip	Angajat	Suma*
De platit catre	Andrei POPESCU	-1.146,93
De platit catre	Mirel IONESCU	-1.200,17
De restituit de catre	Andra DRAGOMIR	300

* Sumele pe care firma trebuie sa le plateasca sunt cu minus si sumele pe care trebuie sa le primeasca sunt cu plus.

Astfel, firma trebuie sa faca doua ordine de plata catre Andrei POPESCU si respectiv Mirel IONESCU si trebuie sa primeasca inapi banii abansati catre Andra DRAGOMIR.

Este posibil ca Andra DRAGOMIR inca sa nu fi adus documentele justificative pentru deplasare. Daca insa nu are documente justificative atunci trebuie sa dea banii inapoi.

Daca unul dintre angajati nu este de acord cu suma ce trebuie sa i se plateasca sau pe care o are de platit Pentru un raport detaliat va rugam consultati raportul Contabilitate > Raparte > Fisa Angajat sau apasati in raportul Dashboard> Avansuri/Deconturi pe randul angajatului respectiv.

Veti vedea un istoric al tranzactiilor de tip avans si decont pentru angajatul respectiv pentru perioada selectata.

Exemplu Raport Fisa Angajat Andrei POPESCU

Cont	Data Doc.	Jurnal	Tip Doc.	Nr. Doc	Descriere	Cont Coresp.	Debit	Credit	Sold	Referinta
542.decont	01.01.20xx	JD	NC	BF 197	BF 197 - Detalii tranzactie	401		1.146,93	1.146,93	1234
542.decont	15.01.20xx	JD	NC	BF 015	BF 015 - Detalii tranzactie	401		250	1.396,93	1235
542.decont	15.01.20xx	JB	NC	15/IBAN	Detalii tranzactie bancara	401	250		1.146,93	1236

Explicatie tranzactii:

1. Un bon fiscal adus in firma, in valoare de 1.146,93 RON.

2. Un bon fiscal adus in firma, in valoare de 250 RON

3. O plata facuta de firma catre angajat in valoare de 250 RON

Se observa clar ca firma are de platit suma de 1.146,93 RON.

Plata sumelor decontate

Nu exista impozite sau taxe la decontarea facturilor

Cand se face plata catre Administrator sau Angajat pentru sumele pe care le-a platit in numele firmei nu exista impozite sau taxe.

Daca se poate atunci este o idee buna inchiderea avansurilor cat de repede dupa aducerea documentelor de catre angajat. In acest mod veti evita neclaritatile referitoare la sumele datorate catre si de catre angajati.

Daca nu ati platit decontul imediat dupa primirea documentelor recomandam plata avansurilor dupa inchiderea lunii si dupa analiza sumelor din raportul Dashboard >Avansuri/Deconturi

Recomandam ca plata avansurilor sa se faca in sau din contul personal al angajatului si sa mentioneze la detalii Decont sau Returnare Avans, dupa caz. In acest fel obtinem o trasabilitate a sumelor si nu se mai intocmesc documente precum dispozitia de plata din casa.

Cum analizeaza Keez diferitele tranzactii de tip Avans/Decont

Platile la comercianti cu carduri de firma

1. Daca acesti comercianti sunt online atunci acestea vor inchide facturile acelor comercianti. Daca nu exista facturile aceste sume vor fi mutate de aici intr-un raport separat (Documente lipsa – vezi mai jos cum se obtin detalii)

2. Daca acest comercianti nu sunt online (Starbucks etc.) atunci vor “inchide” bonuri fiscale de la respectivii comercianti. Daca nu exista aceste bonuri fiscale atunci aceste sume vor fi (la fel ca mai sus) mutate in acest cont de (Documente lipsa – vezi mai jos)

La final de luna in raportul Avansuri/Deconturi nu ar trebui sa mai apara “carduri firma” datorita faptului ca vor fi mutate in acel raport (cont 473.div) de documente neaduse de catre angajati.

Retragerile de numerar

1. Utilizarea cardului definit in platforma va asigura automat (Acum se face manual) alocarea corecta a persoanei care a retras acele sume. Obtinerea informatiei se poate face astfel:

   1. Fisa angajat (perioada, angajat) va scoate pe coloana Debit toate sumele retrase din ATM sau platite prin banca de catre firma spre angajat

   2. Fisa cont (perioada, cont 542 dar nu are selectie angajat) si se urmareste efectiv numarul de card alocat

2. Platile din banca spre un angajat se vor inregistra corect astfel:

   1. Automat daca se scrie in descriere avans decontare sau decont angajat

   2. Manual daca nu se scrie nimic.

Sumele se pot vedea la fel ca mai sus, doar ca la Explicatie nu va scrie Retragere numerar ci transfer bancar sau altceva. Daca in momentul transferului bancar se scrie: plata salariu sau imprumut firma atunci aceste sume se vor trata diferit, asteptati-va sa nu le gasiti aici.

Decontarile cheltuielilor de fiecare persoana

1. Plata cu cardul de firma (tratata la punctul 1), nu este plata de catre o persoana ci plata facuta de firma

2. Plata cu cardul personal deocamdata nu este identificata automat (dupa numarul cardului). Aceasta va fi o facilitate dezvoltata in viitor. Deocamdata trebuie sa se mentioneze in clar numele persoanei in cadrul documentului. Optiuni:

   1. Scris pe document

   2. Adaugare comentariu pe document imediat dupa scanare. ATENTIE, aceasta situatie nu este la fel de sigura ca si prima optiune avand in vedere ca documentul ar putea sa fie preluat de sistemul de inregistrare inainte de adaugarea comentariului si avand in vedere ca, deocamdata, nu se poate adauga comentariu din aplicatia mobila. In conditiile lipsei de informatii alocarea se va face pe persoana definita ADM. Este de cele mai multe ori persoana care a facut inrolarea in platforma. Orice modificare ulterioara inregistrarii nu se va lua in calcul automat ci manual, cand vom avea timp.

3. Plata cu cash urmareste aceleasi reguli ca la plata cu cardul personal cu precizarea ca nu exista o solutie pentru identificarea persoanei alta decat scrisul pe document sau comentariu (cu aceleasi limitari).