Încărcare facturi de vânzare din e-Factura Outbox

Notă

Această funcționalitate se recomandă doar clienților care nu folosesc platforma Keez pentru facturare — facturarea prin Keez încarcă și înregistrează automat documentele, eliminând necesitatea reîncărcării.
Se adresează clienților care folosesc alte sisteme de facturare decât cele din care se fac importuri automate în Keez (SmartBill, Oblio, FGO) și care emit facturi exclusiv către persoane fizice sau juridice din România — doar acestea intră în RO e-Factura.
Dacă firma emite și facturi către clienți din străinătate, acestea nu ajung în RO e-Factura și deci nici în Outbox. Riscul este ca administratorul să uite că nu le-a trimis în contabilitate: fiind pe sărite, sunt greu de identificat ulterior și vor trebui încărcate manual, ca PDF, în Contabilitate / Documente.

Cum funcționează e-Factura Outbox

Se configurează/bifează opțiunea în Configurări/Facturare (Operatii Efactura Outbox).

Configurare Operatii Efactura Outbox

Opțional, se poate bifa și „Auto-acceptă e-facturile proprii emise cu altă aplicație decât Keez”, care trimite facturile din Outbox în contabilitate automat, fără analiză manuală.

Atenționare

Combinația celor două opțiuni contează:

  • Doar prima — facturile se acceptă și se trimit în contabilitate una câte una, manual (nerecomandat).

  • Doar a doua — nu funcționează; „Auto-acceptă…” are efect numai împreună cu „Operatii Efactura Outbox”.

  • Ambele (recomandat) — facturile ajung în contabilitate fără intervenție manuală.

Cum se analizează manual facturile din e-Factura Outbox

Pașii din această secțiune sunt necesari doar dacă opțiunea „Auto-acceptă e-facturile proprii emise cu altă aplicație decât Keez” nu este bifată: în acest caz, fiecare factură ajunsă în Outbox trebuie acceptată sau ignorată manual. Dacă opțiunea este bifată, facturile ajung singure în contabilitate și nu mai este nimic de făcut aici.

  1. Asigurați-vă că facturile au fost deja trimise în e-Factura prin sistemul de facturare ales (Keez le preia automat în fiecare noapte și le afișează în e-Factura/Outbox pentru a fi analizate).

  2. În secțiunea Facturare / e-Factura / Outbox, vor apărea trei opțiuni în partea dreaptă:

    • Neanalizate: Facturile care nu au fost analizate pentru a fi trimise în contabilitate.

    • Acceptate: Facturile acceptate.

    • Ignorate: Facturile ignorate. Se recomandă marcarea facturilor deja încărcate în contabilitate prin metode standard (PDF) ca „Ignorate”.

    Opțiuni e-Factura Outbox

  3. Se selectează facturile care se doresc a fi trimise în contabilitate. Vor apărea două opțiuni:

    • Acceptă și trimite în contabilitate: Trimite facturile selectate în contabilitate.

    • Ignoră: Marchează facturile selectate ca fiind analizate, fără a le trimite în contabilitate.

    Opțiuni e-Factura Outbox

Atenționare

  • Dacă o factură este ștearsă din meniul Documente, va fi considerată ignorată aici.

  • Dacă o factură este trimisă în contabilitate și ulterior este ignorată, va fi ștearsă din meniul Contabilitate / Documente și din contabilitate.

  • Dacă opțiunea „Auto-acceptă e-facturile proprii emise cu altă aplicație decât Keez” nu este bifată, facturile nu sunt trimise automat în contabilitate, pentru a permite încărcarea lor și prin metoda standard (încărcare PDF).

Vezi și