Prima factură pas cu pas¶
Generare factură¶
Intră în meniul Facturare/Facturi și apasă Factură nouă.
Selectează tipul clientului: Persoană Juridică sau Persoană Fizică.
Caută clientul (CUI + Enter). Dacă nu îl găsești abia atunci adaugă un client nou (+)
La prima utilizare trebuie completat seria și primul număr care va apărea pe factură. Următoarele numere din serie vor fi alocate automat.
Completează data și data scadentă. Sistemul va reține scadența folosită pentru fiecare client și ți-o va completa automat pentru următoarea factură pentru acel client.
Dacă ai creat deja articolul se poate să începi să scrii denumirea acestuia. Vor apărea toate articolele care conțin acea denumire. Vezi Articole
Dacă apeși „Enter” vei intra în meniul de creare articol nou. Pentru definirea sau alegerea articolelor, vezi Articole
După alegerea articolului completează detaliile specifice acestei tranzacții în câmpul dedicat. De exemplu: luna efectuării serviciului, detalii despre contract, faza de implementare etc.
Se poate completa cantitatea, prețul și se poate alege tipul de discount (rabat)
Dacă este nevoie, se poate completa deja următorul articol
Note la factură: Dacă dorești să apară informații suplimentare pe factură se poate să le completezi în câmpul Note. Exemplu: „Mulțumim pentru participarea la curs!”
Nu uita să salvezi factura
Validare¶
După salvare o factură este considerată a fi Proforma. O veți vedea în lista de facturi cu starea „Proforma” și culoarea cărămizie. Se poate să o descărcați sau să o trimiteți prin e-mail către client dar această factură nu are valoare fiscală.
Ultima factură pro-forma/în lucru va putea fi ștearsă.
După ce se apasă butonul Validare, factura va fi automat înregistrată în contabilitate.
Dacă doriți să faceți modificări la această factură trebuie să apăsați butonul „Deblochează”. Deblocarea se poate face doar atunci când luna este deschisă (nu au fost încă întocmite rapoartele lunare).
Modalitate de plată¶
La rubrica Plată de pe factură poți selecta modalitatea prin care clientul achită factura. Alegerea corectă este importantă pentru înregistrarea corectă în contabilitate.
Transfer bancar¶
Metoda standard. Selectează Transfer bancar atunci când încasarea se face prin virament în contul bancar al firmei.
Bon fiscal plătit cu cardul¶
Selectează această opțiune când factura este emisă după un bon fiscal plătit cu cardul. Este esențial să marchezi corect această modalitate pentru a nu se duplica veniturile — bonul fiscal și factura reprezintă aceeași tranzacție.
Vezi și
Bon fiscal plătit cash¶
Selectează această opțiune când factura urmează unui bon fiscal plătit cash. La fel ca în cazul plății cu cardul, alegerea corectă evită dublarea veniturilor în contabilitate.
Vezi și
Chitanță¶
Important
Atunci când emiteți o factură și selectați la rubrica Plată opțiunea Chitanță, platforma va tipări această mențiune pe PDF-ul facturii — însă chitanța fiscală nu se generează automat și nu se înregistrează automat încasarea în contabilitate.
Pentru ca factura să nu mai apară cu rest de plată în raportul Dashboard → De încasat, trebuie să încărcați chitanța aferentă ca document separat în secțiunea Contabilitate → Documente. Șablonul standard pentru chitanțe este disponibil la Dicționare → Formulare. Până la operarea chitanței de către expertul contabil, factura va figura în continuare ca neîncasată în rapoartele de management.
Facturare către persoane fizice¶
Recomandarea noastră este să nu lucrați cu CNP ci cu adresa completă a clientului.
Un exemplu de identificare corectă este:Ion IonescuStrada Principală nr.8Comuna IzvoareleJudețul Tulcea
Mai multe detalii aici: Cum știu că o factură trebuie depusă?
Atenționare
Discounturi¶
Discounturile pot fi calculate procentual și valoric, aplicate la fiecare articol atât la valoare cât și la valoarea finală, atât la articol cât și la întreaga factură.
Dacă ai utilizat discount pe articol nu vei putea utiliza discount pe întreaga factură.
Seria și numărul facturii¶
Seria și numărul sunt elemente obligatorii pe facturi.
Ca să inițializezi seria de factură, aceasta trebuie completată la prima factură. Seriile sunt definite în fiecare an (vezi mai jos).
Recomandarea noastră este să utilizezi o prescurtare a codului firmei împreună cu anul seriei. Dacă, de exemplu, firma se numește Apicultorul SRL, o serie potrivită pentru anul 2021 este AP21.
Numărul facturii trebuie inițializat pentru prima dată în momentul definirii seriei. Numerele următoarelor facturi vor fi alocate automat.
Exemplu: primul număr ar putea fi 1 sau 100. Astfel, seria și numărul facturii ar fi: AP21100.
Pentru fiecare serie numerele trebuie să fie consecutive și datele trebuie să fie consecutive.
Nu se va putea genera, de exemplu, factură cu numărul AP21100 cu data de 15.01.2021 și factură cu numărul AP21101 cu data de 14.01.2021.
Configurarea seriilor de facturi¶
Seriile de facturi pot fi gestionate din Administrare → Configurări → Facturare → Serii facturi.
Apăsați Modifică și apoi pictograma cu creionul pentru a edita o serie existentă.
Acolo se găsește opțiunea „Gestionată de Keez”:
Bifată (implicit) — Keez impune ca numerele din acea serie să fie consecutive. Nu se pot emite facturi cu numere sărite. Datele facturilor trebuie să fie în ordine cronologică.
Debifată — se pot emite facturi cu numere neconsecutive în cadrul seriei. Keez verifică în continuare că nu se emit facturi cu dată anterioară ultimei facturi din serie.
Notă
Înainte de a genera o serie nouă de facturi, completați documentul „Decizie numerotare documente financiare (alocare numere facturi)” din Dicționare → Formulare → Diverse.