Prima factura pas cu pas

Seria si numarul facturii

Atentie

Inainte de a genera fiecare serie noua de facturi va trebui sa completezi documentul din platforma: „Decizie de alocare numere facturi”. Il gasesti la Configurari > Formulare > Diverse.

Seria si numarul sunt elemente obligatorii pe facturi.

Ca sa initializezi seria de factura trebuie sa o completezi la prima factura. Seriile sunt definite in fiecare an (vezi mai jos).

Recomandarea noastra este sa utilizezi o prescurtare a codului companiei impreuna cu anul seriei. Daca, de exemplu, firma se numeste Apicultorul SRL, o serie potrivita pentru anul 2021 este AP21.

Numarul facturii trebuie initializat pentru prima data in momentul definirii seriei. Numerele urmatoarelor facturi vor fi alocate automat.

Exemplu: primul numar ar putea fi 1 sau 100. Astfel, seria si numarul facturii ar fi: AP21100.

Pentru fiecare serie numerele trebuie sa fie consecutive si datele trebuie sa fie consecutive.

Nu se va putea genera, de exemplu, factura cu numarul AP21100 cu data de 15.01.2021 si factura cu numarul AP21101 cu data de 14.01.2021.

Cum pot sa fac o factura daca am deja facturi cu o data ulterioara?

Generare factura

  1. Intră în meniul Facturare, și apasă „Factura noua”.

  2. Cauta clientul (CUI + Enter). Daca nu il gasesti abia atunci adauga un client nou (+)

  3. La prima utilizare trebuie sa completezi seria si primul numar care va apărea pe factură. Următoarele numere din serie vor fi alocate automat.

  4. Completeaza data si data scadenta. Sistemul va reține scadența folosită pentru fiecare client și ți-o va completa automat pentru următoarea factură pentru acel client.

  5. Daca ai creat deja articolul poti sa incepi sa scrii denumirea acestuia. Vor aparea toate articolele care contin acea denumire.

  6. Daca apesi „Enter” vei intra in meniul de creare articol nou. Pentru definirea sau alegerea articolelor, vezi Articole

  7. După alegerea articolului poți completa cantitatea, prețul și poți alege tipul de discount (rabat)

  8. Daca este nevoie, poti completa deja urmatorul articol

  9. Note la factura: Dacă dorești să apară informații suplimentare pe factură poți să le completezi în câmpul Note. _Exemplu: „Multumim pentru participarea la curs!”_

  10. Nu uita sa salvezi factura

Validare

  1. După salvare o factură este considerată a fi Proforma. O veti vedea in lista de facturi cu starea „Proforma” si culoarea caramiziu. Puteti sa o descarcati sau sa o trimiteti prin e-mail catre client dar aceasta factura nu are valoare fiscala.

  2. Ultima factură pro-forma/in lucru va putea fi ștearsă.

  3. După ce se apasa butonul Validare, factura va fi automat înregistrată în contabilitate.

  4. Daca doriti sa faceti modificari la aceasta factura trebuie sa apasati butonul „Deblocheaza”. Deblocarea se poate face doar atunci cand luna este deschisa (nu au fost inca intocmite rapoartele lunare).

Discounturi

  • Discounturile pot fi calculate procentual si valoric, aplicate la fiecare articol atât la valoare cât si la valoarea finală, atât la articol cât și la întreaga factură.

  • Dacă ai utilizat discount pe articol nu vei putea utiliza discount pe întreaga factură.