Opțiuni în meniul Factură¶
Validează / Deblochează¶
Validează transformă factura dintr-o ciornă/factură pro-forma într-o factură fiscală.
Factura va apărea în setul de documente al firmei și se va înregistra imediat în contabilitate.
Butonul Validează se va transforma în Deblochează.
Butonul Deblochează se poate utiliza atunci când este nevoie de o modificare a facturii.
Această opțiune nu funcționează pentru lunile din urmă care au fost deja raportate.
Anulează¶
Uneori se întâmplă să nu fie acceptată factura, să nu fie corectă sau să fie incompletă.
Dacă factura este deja validată, nu-i nicio problemă, se poate anula. Anularea nu are niciun fel de consecințe asupra contabilității. Documentul va apărea totuși în lista de documente cu un „Watermark” cu textul „Anulată” pentru că această factură este totuși declarată către autorități.
Șterge¶
Se poate șterge ultima factură în lucru apăsând butonul „Șterge”.
Dacă există facturi cu aceeași serie și numere mai mari nu vei mai putea șterge factura. Va trebui să o anulezi.
Stornează¶
În anumite condiții (a trecut prea mult timp de la întocmirea facturii și aceasta a fost declarată către autorități ca factură validă) factura nu poate fi anulată.
În aceste cazuri factura se stornează.
Stornarea unei facturi are ca efect crearea unei facturi similare cu factura originală, dar cu semn schimbat. Cantitatea va fi inversul cantității din factura originală.
Numărul și data facturii originale se completează automat în Nota facturii la apăsarea butonului „Stornează”.
După stornarea unei facturi se poate să creați o nouă factură, prin copierea facturii originale sau creând o factură de la început.
Atenționare
Dacă stornați o factură făcută cu alt sistem, stornarea se recomandă doar dacă ați renunțat complet la acel sistem. Dacă utilizați în continuare sistemul respectiv, stornarea trebuie făcută din același sistem, nu din Keez.
Dacă totuși trebuie stornată din Keez, se creează o nouă factură cu valoare negativă la cantitate și valoare pozitivă la preț unitar. Factura trebuie să fie identică cu originalul, doar cu semn schimbat.
Nu este nevoie să scrieți la articol că este stornare. Trebuie să păstrați același articol/articole.
Stornarea parțială¶
Pentru a face o stornare parțială vă recomandăm să utilizați butonul „Copiază” pentru a obține mai întâi o copie a facturii inițiale.
Pentru a storna doar anumite articole de pe factură trebuie modificată cantitatea — în loc de cantitatea inițială trebuie trecut minus/- <cantitatea inițială>.
Articolele care nu se stornează se șterg de pe noua factură.
Dacă pe lângă articolele stornate doriți să adăugați alte articole atunci procedați ca la orice altă factură — adăugați un articol nou.
Copiază¶
Pentru a genera mai repede facturile parte dintr-un contract, după ce creezi prima factură vei putea utiliza butonul „Copiază”.
Nu îți rămâne decât să ajustezi detaliile pentru a crea o nouă factură.
Vezi și
Descarcă¶
Descarcă creează și descarcă un fișier PDF cu factura. Documentul se păstrează și în platformă — nu este nevoie să îl tipăriți sau să îl păstrați în alt fel.
Trimite¶
Trimite trimite prin email factura către un reprezentant al clientului. Dacă aveți deja reprezentanții creați, îi veți putea alege dintr-o listă. Se poate să trimiteți și către o adresă nouă fără probleme.
Atenționare
Dacă clientul apasă reply la mail-ul cu factura, mail-ul de reply se va trimite către email-ul utilizatorului care a apăsat „Trimite”.
Excepție: dacă la Administrare → Configurări → Email de facturare este completat un email generic de facturare al întregii companii, facturile sunt trimise de pe acest email și toate reply-urile vor veni către această căsuță. Asigurați-vă că adresa este corectă.
Trimite — Istoric¶
Trimite → Istoric arată un jurnal cu data și persoanele cărora li s-a trimis o anumită factură.
eFactură¶
Acesta este meniul din care se pot genera și depune automat eFacturi cu ajutorul Keez.
Dacă nu aveți siguranța că trebuie să emiteți eFacturi, vă rugăm să ne contactați în Connect/Admin.
Vezi și
Atașează fișier¶
Funcționalitatea de atașare fișier la factură aduce posibilitatea ca fișierele care justifică valoarea facturată să fie păstrate în Keez alături de factură.
În acest meniu se poate apăsa butonul „Atașează fișier” sau se poate face drag-and-drop peste factură pentru a atașa fișierele.
Se pot atașa toate tipurile de fișier. Fișierele PDF (ca facilitate suplimentară) se vor combina cu factura la momentul trimiterii — clientul va primi factura ca pagina 1 și toate atașamentele PDF, în ordine, ca paginile 2, 3 etc.
Prestare la furnizor (din punct de vedere fiscal)¶
Locul prestării este important din punct de vedere fiscal din mai multe motive:
Dacă prestarea se consideră a fi făcută în România, atunci regulile de TVA din România se aplică, chiar dacă partenerul este din altă țară.
Dacă locul prestării este în România (adică opțiunea „Prestare la furnizor” este bifată), atunci factura trebuie transmisă în RO e-Factură dacă este către o persoană juridică.
Bifați această opțiune dacă aveți servicii care știți că sunt pentru companii în străinătate (care în mod tradițional se consideră prestate la client), dar care, prin excepție, sunt de fapt prestate în România (la furnizor).
De exemplu: dacă prestați servicii de hosting pentru o firmă din Turcia, dar hosting-ul este pentru un site din România și serviciul este livrat în România.