Opțiuni in meniul Factură¶
Validează/Deblocheaza¶
Validează transforma factură dintr-o ciorna/factură pro-forma intr-o factura fiscala.
Factură va aparea in setul de documente al firmei si se va inregistra imediat in contabilitate.
Butonul Validează se va transforma in Deblocheaza.
Butonul Deblocheaza se poate utiliza atunci când este nevoie de o modificare a facturii.
Aceasta opțiune nu funcționează pentru lunile din urma, care au fost deja raportate.
Anuleaza¶
Uneori se întâmplă sa nu fie acceptata factură, sa nu fie corectă sau sa fie incompleta.
Dacă factură este deja validată, nu-i nicio problema, se poate anula. Anularea nu are niciun fel de consecinte asupra contabilității. Documentul va aparea totusi in lista de documente cu un „Watermark” cu textul „Anulata” pentru ca aceasta factură este totusi declarata către autoritati.
Șterge¶
Se poate șterge ultima factură in lucru apăsând butonul „Șterge”.
Dacă exista facturi cu aceeasi serie si numere mai mari nu vei mai putea șterge factură. Va trebui sa o anulezi.
Storneaza¶
In anumite condiții (a trecut prea mult timp de la întocmirea facturii si aceasta a fost declarata către autoritati ca factură valida) factură nu poate fi anulata.
In aceste cazuri aceasta factură se storneaza.
Stornarea unei facturi are ca efect crearea unei facturi similare cu factură originala, dar cu semn schimbat. Cantitatea va fi inversul cantitatii din factură originala.
Dupa stornarea unei facturi se poate sa creați o noua factură, prin copierea facturii originale sau creand o factură de la început.
ATENTIE:
Stornarea partiala¶
Pentru a face o stornare partiala va recomandăm sa utilizați butonul „Copiaza” pentru a obtine mai întâi o copie a facturii initiale.
Pentru a storna doar anumite articole de pe factură trebuie modificată cantitatea, in loc de cantitatea inițială trebuie trecut minus/- <cantitatea inițială>.
Articolele care nu se storneaza se sterg de pe noua factură.
Dacă pe langa articolele stornate doriți sa adăugați alte articole atunci procedati ca la orice alta factură - adăugați un articol nou.
Copiaza¶
Pentru a genera mai repede facturile parte dintr-un contract, după ce creezi prima factură vei putea utiliza butonul „Copiaza”.
Nu îți rămâne decât să ajustezi detaliile pentru a crea o nouă factură.
Copiaza multiple facturi¶
Sunt situații in care facturile au o anumita regularitate (Exemplu: o data pe luna se factureaza un abonament la 100 de firme)
In aceste situati solutia propusă in Keez este următoarea:
Pentru aceste facturi creați o noua serie de facturi Exemplu DEMOAB (unde AB vine de la Abonament). In exemplul de mai jos seria este „POU”
Dacă aveti facturi care sunt întocmite in valuta atunci aveti grija sa faceti facturile cu monedă calcul valuta respectiva si monedă factură valuta respectiva sau RON, dupa caz.
La începutul lunii faceti facturile din serie astfel:
Selectați toata seria (ca in imagine)
Selectați perioada pe care doriți sa o copiati (astfel veti avea toate facturile de luna anterioară)
Selectați toate facturile
In partea dreapta apăsați pictograma pentru copiere
sistemul va crea un nou set de facturi, cu data curentă
In fiecare luna, dacă aveti un client nou sau mai multi (sa speram) creați prima factură din abonamentul pentru acest client de mana, cu seria AB. In felul ascesta factură pe care o faceti va face parte din selectia de facturi „de copiat” pentru luna viitoare
Descarcă¶
Descarca creează si descarcă un fisier pdf cu factură. Documentul se pastreaza si in platforma, nu este nevoie sa il tipăriți sau pastrati in alt fel.
Trimite¶
Trimite trimite prin email factură către un reprezentant al clientului. Dacă aveti deja reprezentatii creați, ii veti putea alege dintr-o lista. Se poate sa trimiteți si către o adresa noua fără probleme.
Atenție! Dacă clientul va apasă reply la mail-ul cu factură atunci mail-ul de reply se va trimite către email-ul utilizatorului care a apasat „trimite”.
Exceptie la aceasta regula este situatia in care la Administrare/Configurari/Email de facturare este completat un email generic de facturare al intregii companii. In aceasta situație se facturile sunt trimise de pe acest email si toate reply-urile vor veni către aceasta casuta de email.
Atenție, aceasta casuta trebuie să fie corectă altfel reply-urile nu vor fi corecte.
Trimite - istoric¶
Trimite - Istoric arată un jurnal cu data si persoanele carora li s-a trimis o anumita factură.
eFactura¶
Acesta este meniul din care se pot gerera si depune automat eFacturi cu ajutorl Keez.
Dacă nu aveti siguranta ca trebuie sa emiteti eFctur va rugam sa ne contactați in Connect/Admin.
Detalii suplimentare despre sistemul eFactura găsiți aici eFactura
Ataseaza fisier¶
Functionalitatea de atasare fisier la factură aduce posibilitate ca fisierele care justifica valoarea facturata sa fie pastrate in Keez laolalta cu factură.
In acest meniu se poate apasă butonul „Ataseaza fisier” sau se poate face Drag-and-drop peste factură pentru a atasa fisierele.
Se pot atasa toate tipurile de fisier, cu mentiunea ca fisierele pdf (ca o facilitate suplimentara) se vor comasa cu factură la momemtul trimterii.
Astfel, când trimteti o factură care are fisiere pdf atasate clientul va primi factură ca pagina 1 si toate atasamentele pdf, in ordine, ca pagina 2,3 etc.
Prestare la furnizor (din punct de vedere fiscal)¶
Locul prestarii este important din punct de vedere fiscal din mai multe motive:
Dacă prestarea se considera a fi facuta in România atunci regulile de TVA din România se aplica, chiar dacă partenerul este din alta tara
Dacă locul prestarii este in România (adica prestare la furnizor este bifata) atunci factură trebuie transmisa in RO e-Factură dacă este către o persoana juridică
Bifați aceasta opțiune dacă aveti servicii care stiti ca in sunt pentru companii in străinătate (care in mod tradintional se considera prestate la client) dar care, prin exceptie, sunt de fapt prestate in România (la funrizor adica).
De exemplu dacă prestati servicii de hosting pentru o firma din Turcia dar de fapt hosting-ul este pentur un site din România si serviciul este in România