RO e-Factura: Întrebări frecvente¶
Trebuie să dau eu clic pe „Depune” pentru a trimite facturile în eFactura?¶
Nu este obligatoriu să acționați manual pentru fiecare factură. Keez dispune de o funcționalitate de autodepunere care transmite automat facturile în sistemul eFactura/SPV.
Pentru a o activa: mergeți la Administrare → Configurări → Facturare, bifați „Autodepunere eFactura” și alegeți momentul transmiterii: în ziua emiterii, a doua zi lucrătoare sau a treia zi.
Dacă preferați depunerea manuală, apăsați butonul „Depune” din meniul eFactura al fiecărei facturi. Facturile pot fi depuse și în bloc prin selectare multiplă și butonul „Depune e-Facturi”.
Dacă apare o eroare (starea „Cu erori” sau un banner roșu), contactați-ne prin chat — în majoritatea cazurilor echipa Keez identifică eroarea și o rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Vezi și: Autodepunere
Factura nu apare în eFactura/Outbox. Ce fac?¶
Factura apare în secțiunea eFactura/Outbox doar după ce a fost depusă cu succes. Verificați mai întâi starea ei în lista de facturi din modulul Facturare (coloana „Stare eFactura”):
Nedepusă — nu s-a apăsat încă „Depune”. Apăsați butonul sau activați autodepunerea.
În curs de depunere — depunerea nu se face instant; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura este în Outbox și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; verificați eroarea afișată și contactați-ne prin chat.
Dacă starea coloanei eFactura nu apare deloc în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Văd un banner roșu cu mesajul „Actualizarea eFactura nu a fost disponibilă”. Ce înseamnă?¶
Acest mesaj apare atunci când sistemul ANAF a fost temporar indisponibil și Keez nu a reușit să sincronizeze starea facturilor. Nu înseamnă că facturile sunt pierdute sau nedepuse.
Ce trebuie să faceți:
Verificați starea facturilor în Facturare → lista facturi, coloana „Stare eFactura”.
Dacă facturile apar ca „Depusă” — totul este în regulă; bannerul se va închide automat după următoarea sincronizare reușită.
Dacă facturile apar ca „Cu erori” sau „Nedepusă” — contactați-ne imediat prin chat cu o captură de ecran a erorii.
Keez reîncearcă automat sincronizarea cu ANAF; în cele mai multe cazuri situația se rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Cum verific statusul transmiterii unei facturi în eFactura?¶
Statusul transmiterii se verifică în Facturare → lista facturi, în coloana „Stare eFactura”. Stările posibile sunt:
Nedepusă — factura nu a fost încă trimisă la ANAF.
În curs de depunere — a fost inițiată depunerea; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura a ajuns cu succes la ANAF și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; intrați în factură pentru detalii sau contactați-ne prin chat.
Facturile depuse apar și în secțiunea eFactura → Outbox, de unde le puteți descărca în format ZIP (XML + semnătură ANAF).
(Dacă nu vedeți coloana „Stare eFactura” în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.)
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Am facturi emise cu SmartBill care nu apar înregistrate în SPV/eFactura. Ce fac?¶
Facturile emise cu SmartBill (sau Oblio, FGO, Facturis) sunt depuse în SPV prin propria semnătură electronică a firmei, nu prin Keez. Keez preia automat din Outbox facturile deja depuse la ANAF, dar nu le înregistrează automat în contabilitate.
Pentru ca facturile SmartBill să apară în contabilitatea Keez trebuie să:
Exportați facturile din SmartBill în format XML „Export SAGA” (Lista documente → Facturi → Export SAGA → Evidență ținută doar valoric → Exportă).
Încărcați fișierul XML rezultat în Keez prin Contabilitate → Documente.
Dacă facturile nu apar nici în Outbox (SPV), verificați că semnătura electronică a firmei este corect configurată în SmartBill.
Legături utile:
Depunerea eFacturilor create cu alte sisteme — Cum se depune eFactura cu SmartBill, Oblio, FGO sau Facturis
Import vânzări — Cum se importă facturile de vânzare în contabilitate
Cum se încarcă documentele în Keez? — Cum se încarcă documente în Keez
Semnătura electronică și înregistrarea utilizatorilor cu certificat digital în SPV — Înregistrarea semnăturii digitale la ANAF
Cum se face descărcarea unei eFacturi — facturi emise și primite?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Descărcarea facturilor emise (Outbox)
Inbox — facturi primite — Descărcarea facturilor primite (Inbox)
Unde găsesc indexul ANAF?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Indexul ANAF se găsește în secțiunea eFactura → Outbox
Atasamente la factură (in lucru)¶
In acest moment se pot atasa documente la facturile Keez însă documenetle nu sunt trimise la ANAF prin sistemul e-Factură datorita limitarior tehnice.
Deocamdata va trebui sa trimiteți atasamentul separat către client, urmand sa anuntam când se trimit atasamentele in interiorul e-Facturii direct din Keez.
Limitarile tehnice ale e-Facturii sunt 3 Mb pe pagina si maxim 50 de pagini.
Ce înseamnă sigla verde de pe facturile eFactura?¶
Important
Dacă cineva încearcă să modifice o factură și să o încarce fraudulos utilizând semnătura ANAF originală, sistemul Keez va detecta neconcordanța și va semnala eroarea. Sigla verde confirmă că documentul nu a fost alterat după validarea ANAF.