RO e-Factura: Întrebări frecvente¶
Trebuie să dau eu clic pe „Depune” pentru a trimite facturile în eFactura?¶
Nu este obligatoriu să acționați manual pentru fiecare factură. Keez dispune de o funcționalitate de autodepunere care transmite automat facturile în sistemul eFactura/SPV.
Pentru a o activa: mergeți la Administrare → Configurări → Facturare, bifați „Autodepunere eFactura” și alegeți momentul transmiterii: în ziua emiterii, a doua zi lucrătoare sau a treia zi.
Dacă preferați depunerea manuală, apăsați butonul „Depune” din meniul eFactura al fiecărei facturi. Facturile pot fi depuse și în bloc prin selectare multiplă și butonul „Depune e-Facturi”.
Dacă apare o eroare (starea „Cu erori” sau un banner roșu), contactați-ne prin chat — în majoritatea cazurilor echipa Keez identifică eroarea și o rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Vezi și: Autodepunere
Factura nu apare în eFactura/Outbox. Ce fac?¶
Factura apare în secțiunea eFactura/Outbox doar după ce a fost depusă cu succes. Verificați mai întâi starea ei în lista de facturi din modulul Facturare (coloana „Stare eFactura”):
Nedepusă — nu s-a apăsat încă „Depune”. Apăsați butonul sau activați autodepunerea.
În curs de depunere — depunerea nu se face instant; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura este în Outbox și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; verificați eroarea afișată și contactați-ne prin chat.
Dacă starea coloanei eFactura nu apare deloc în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Văd un banner roșu cu mesajul „Actualizarea eFactura nu a fost disponibilă”. Ce înseamnă?¶
Acest mesaj apare atunci când sistemul ANAF a fost temporar indisponibil și Keez nu a reușit să sincronizeze starea facturilor. Nu înseamnă că facturile sunt pierdute sau nedepuse.
Ce trebuie să faceți:
Verificați starea facturilor în Facturare → lista facturi, coloana „Stare eFactura”.
Dacă facturile apar ca „Depusă” — totul este în regulă; bannerul se va închide automat după următoarea sincronizare reușită.
Dacă facturile apar ca „Cu erori” sau „Nedepusă” — contactați-ne imediat prin chat cu o captură de ecran a erorii.
Keez reîncearcă automat sincronizarea cu ANAF; în cele mai multe cazuri situația se rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Cum verific statusul transmiterii unei facturi în eFactura?¶
Statusul transmiterii se verifică în Facturare → lista facturi, în coloana „Stare eFactura”. Stările posibile sunt:
Nedepusă — factura nu a fost încă trimisă la ANAF.
În curs de depunere — a fost inițiată depunerea; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura a ajuns cu succes la ANAF și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; intrați în factură pentru detalii sau contactați-ne prin chat.
Facturile depuse apar și în secțiunea eFactura → Outbox, de unde le puteți descărca în format ZIP (XML + semnătură ANAF).
(Dacă nu vedeți coloana „Stare eFactura” în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.)
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Am facturi emise cu SmartBill care nu apar înregistrate în SPV/eFactura. Ce fac?¶
Facturile emise cu SmartBill (sau Oblio, FGO, Facturis) sunt depuse în SPV prin propria semnătură electronică a firmei, nu prin Keez. Keez preia automat din Outbox facturile deja depuse la ANAF, dar nu le înregistrează automat în contabilitate.
Pentru ca facturile SmartBill să apară în contabilitatea Keez trebuie să:
Exportați facturile din SmartBill în format XML „Export SAGA” (Lista documente → Facturi → Export SAGA → Evidență ținută doar valoric → Exportă).
Încărcați fișierul XML rezultat în Keez prin Contabilitate → Documente.
Dacă facturile nu apar nici în Outbox (SPV), verificați că semnătura electronică a firmei este corect configurată în SmartBill.
Legături utile:
Depunerea eFacturilor create cu alte sisteme — Cum se depune eFactura cu SmartBill, Oblio, FGO sau Facturis
Import vânzări — Cum se importă facturile de vânzare în contabilitate
Cum se încarcă documentele în Keez? — Cum se încarcă documente în Keez
Semnătura electronică și înregistrarea utilizatorilor cu certificat digital în SPV — Înregistrarea semnăturii digitale la ANAF
Cum se face descărcarea unei eFacturi — facturi emise și primite?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Descărcarea facturilor emise (Outbox)
Inbox — facturi primite — Descărcarea facturilor primite (Inbox)
Cum recuperez facturi din RO e-Factura mai vechi de 60 de zile?¶
Facturile din RO e-Factura sunt disponibile în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru descărcare timp de 60 de zile de la publicare. După expirarea acestui termen, documentele sunt arhivate de ANAF și nu mai pot fi descărcate direct.
Dacă o factură a depășit intervalul fără a fi preluată în platformă — de exemplu, dacă nu ați avut o procură notarială activă în acea perioadă — este necesară o solicitare tehnică specială pentru ca ANAF să reposteze documentele în SPV.
Pași pentru recuperare prin Keez:
Accesați Magazin Online → Servicii → Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031).
În câmpul de instrucțiuni al comenzii, furnizați datele de identificare ale facturilor:
Indexul de încărcare în sistemul e-Factura (dacă este cunoscut)
Numărul și data emiterii facturii
Denumirea și CUI-ul furnizorului
Denumirea și CUI-ul clientului
Finalizați comanda. Specialiștii Keez vor depune cererea oficială prin SPV, în baza procurii notariale acordate platformei.
Odată ce ANAF procesează solicitarea și repostează fișierele, sistemul Keez le va prelua automat. Le veți găsi în ANAF sau în Contabilitate → Documente.
Atenționare
Formatul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor este singurul document justificativ recunoscut legal în caz de control. Copiile PDF sau facturile trimise pe e-mail nu pot înlocui originalul din RO e-Factura.
Notă
De ce nu se ajunge în mod normal în această situație cu Keez
Termenul de 60 de zile al ANAF nu afectează documentele deja preluate în platformă, deoarece:
Descărcarea automată zilnică — Robotul Keez accesează SPV-ul în fiecare zi și descarcă toate facturile originale (emise și primite), stocându-le fără limită de timp. Nu este nevoie să intrați periodic în SPV sau să salvați manual fișierele XML.
Fără certificat digital propriu — Depunerea cererilor se face prin platformă, în baza procurii notariale inițiale. Nu aveți nevoie de token fizic sau semnătură electronică personală.
Monitorizare automată — Când documentele solicitate repar în SPV, sistemul le descarcă și le integrează automat în contabilitate, fără să fie nevoie să verificați manual mesageria SPV.
Situația de față apare doar dacă platforma nu a avut acces activ la SPV-ul firmei în intervalul de 60 de zile (de exemplu, perioadă fără procură validă).
Vezi și
Cum se încarcă documentele în Keez? — Cum se încarcă documente în Keez
RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare — RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare
Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031) — Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031)
Unde găsesc indexul ANAF?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Indexul ANAF se găsește în secțiunea eFactura → Outbox
Atasamente la factură (in lucru)¶
In acest moment se pot atasa documente la facturile Keez însă documenetle nu sunt trimise la ANAF prin sistemul e-Factură datorita limitarior tehnice.
Deocamdata va trebui sa trimiteți atasamentul separat către client, urmand sa anuntam când se trimit atasamentele in interiorul e-Facturii direct din Keez.
Limitarile tehnice ale e-Facturii sunt 3 Mb pe pagina si maxim 50 de pagini.
Ce înseamnă sigla verde de pe facturile eFactura?¶
Important
Dacă cineva încearcă să modifice o factură și să o încarce fraudulos utilizând semnătura ANAF originală, sistemul Keez va detecta neconcordanța și va semnala eroarea. Sigla verde confirmă că documentul nu a fost alterat după validarea ANAF.