RO e-Factura: Întrebări frecvente¶
Trebuie să dau eu clic pe „Depune” pentru a trimite facturile în eFactura?¶
Nu este obligatoriu să acționați manual pentru fiecare factură. Keez dispune de o funcționalitate de autodepunere care transmite automat facturile în sistemul eFactura/SPV.
Pentru a o activa: mergeți la Administrare → Configurări → Facturare, bifați „Autodepunere eFactura” și alegeți momentul transmiterii: în ziua emiterii, a doua zi lucrătoare sau a treia zi.
Dacă preferați depunerea manuală, apăsați butonul „Depune” din meniul eFactura al fiecărei facturi. Facturile pot fi depuse și în bloc prin selectare multiplă și butonul „Depune e-Facturi”.
Dacă apare o eroare (starea „Cu erori” sau un banner roșu), contactați-ne prin chat — în majoritatea cazurilor echipa Keez identifică eroarea și o rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Vezi și: Autodepunere
Factura nu apare în eFactura/Outbox. Ce fac?¶
Factura apare în secțiunea eFactura/Outbox doar după ce a fost depusă cu succes. Verificați mai întâi starea ei în lista de facturi din modulul Facturare (coloana „Stare eFactura”):
Nedepusă — nu s-a apăsat încă „Depune”. Apăsați butonul sau activați autodepunerea.
În curs de depunere — depunerea nu se face instant; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura este în Outbox și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; verificați eroarea afișată și contactați-ne prin chat.
Dacă starea coloanei eFactura nu apare deloc în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Văd un banner roșu cu mesajul „Actualizarea eFactura nu a fost disponibilă”. Ce înseamnă?¶
Acest mesaj apare atunci când sistemul ANAF a fost temporar indisponibil și Keez nu a reușit să sincronizeze starea facturilor. Nu înseamnă că facturile sunt pierdute sau nedepuse.
Ce trebuie să faceți:
Verificați starea facturilor în Facturare → lista facturi, coloana „Stare eFactura”.
Dacă facturile apar ca „Depusă” — totul este în regulă; bannerul se va închide automat după următoarea sincronizare reușită.
Dacă facturile apar ca „Cu erori” sau „Nedepusă” — contactați-ne imediat prin chat cu o captură de ecran a erorii.
Keez reîncearcă automat sincronizarea cu ANAF; în cele mai multe cazuri situația se rezolvă fără intervenția dumneavoastră.
Notă
Am apăsat pe „Actualizează acum”, dar factura emisă de furnizor astăzi tot nu apare în Inbox. Ce verific?¶
Sistemul central ANAF înregistrează periodic momente de suprasolicitare tehnică, ceea ce înseamnă că indexarea oficială a unui document poate dura de la câteva minute la câteva ore.
Dacă factura a fost emisă în ultimele 48 de ore, reîncercați sincronizarea mai târziu cu butonul „Actualizează acum”.
Dacă a trecut mai mult de o zi, asigurați-vă că furnizorul a trimis corect fișierul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor — singurul document justificativ recunoscut legal.
Sincronizarea rapidă aduce doar documentele din ultimele 48 de ore; pentru facturi mai vechi, sincronizarea de fond din timpul nopții le preia automat.
Vezi și: Sincronizarea Inbox-ului: rapidă vs. de fond
Cum verific statusul transmiterii unei facturi în eFactura?¶
Statusul transmiterii se verifică în Facturare → lista facturi, în coloana „Stare eFactura”. Stările posibile sunt:
Nedepusă — factura nu a fost încă trimisă la ANAF.
În curs de depunere — a fost inițiată depunerea; așteptați până la 15 minute.
Depusă — factura a ajuns cu succes la ANAF și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.
Cu erori — a apărut o problemă; intrați în factură pentru detalii sau contactați-ne prin chat.
Facturile depuse apar și în secțiunea eFactura → Outbox, de unde le puteți descărca în format ZIP (XML + semnătură ANAF).
(Dacă nu vedeți coloana „Stare eFactura” în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.)
Vezi și: Depunerea eFacturilor create cu Keez
Am facturi emise cu SmartBill care nu apar înregistrate în SPV/eFactura. Ce fac?¶
Facturile emise cu SmartBill (sau Oblio, FGO, Facturis) sunt depuse în SPV prin propria semnătură electronică a firmei, nu prin Keez. În funcție de situație, înregistrarea în Keez se face prin Outbox, prin import din sistemul extern, sau prin importul în facturarea Keez (care poate și transmite facturile în eFactura).
Dacă facturile nu apar nici în Outbox (SPV), verificați că semnătura electronică a firmei este corect configurată în sistemul extern.
Procedura completă, cu toate metodele și capcanele lor:
Vezi și
Depunerea eFacturilor create cu alte sisteme — Facturi emise prin platforme externe: Outbox vs. import din alte sisteme vs. import în facturarea Keez
Import vânzări — Modele de import pe platformă
Semnătura electronică și înregistrarea utilizatorilor cu certificat digital în SPV — Înregistrarea semnăturii digitale la ANAF
Softul meu de facturare îmi cere să mă „înregistrez cu e-Factura” și solicită o adresă de e-mail pentru integrarea prin contabil. Ce adresă folosesc?¶
Aveți două opțiuni:
Emiteți facturile cu Keez — integrarea cu RO e-Factura este deja realizată prin procura notarială acordată Keez. Nu aveți nevoie de token, semnătură digitală proprie sau vreo înregistrare suplimentară; facturile se depun cu semnătura digitală Keez.
Rămâneți pe softul extern — achiziționați o semnătură digitală proprie, înrolați-o la ANAF și integrați-o în sistemul de facturare dorit. Depunerea în termenul legal rămâne responsabilitatea dumneavoastră.
Vezi și
Depunerea eFacturilor create cu Keez — Depunerea facturilor emise cu Keez
Depunerea eFacturilor create cu alte sisteme — Facturi emise prin platforme externe
Semnătura electronică și înregistrarea utilizatorilor cu certificat digital în SPV — Înregistrarea semnăturii digitale la ANAF
Cum se face descărcarea unei eFacturi — facturi emise și primite?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Descărcarea facturilor emise (Outbox)
Inbox — facturi primite — Descărcarea facturilor primite (Inbox)
Cum recuperez facturi din RO e-Factura mai vechi de 60 de zile?¶
Facturile din RO e-Factura sunt disponibile în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru descărcare timp de 60 de zile de la publicare. După expirarea acestui termen, documentele sunt arhivate de ANAF și nu mai pot fi descărcate direct.
Dacă o factură a depășit intervalul fără a fi preluată în platformă — de exemplu, dacă nu ați avut o procură notarială activă în acea perioadă — este necesară o solicitare tehnică specială pentru ca ANAF să reposteze documentele în SPV.
Pași pentru recuperare prin Keez:
Accesați Magazin Online → Servicii → Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031).
În câmpul de instrucțiuni al comenzii, furnizați datele de identificare ale facturilor:
Indexul de încărcare în sistemul e-Factura (dacă este cunoscut)
Numărul și data emiterii facturii
Denumirea și CUI-ul furnizorului
Denumirea și CUI-ul clientului
Finalizați comanda. Specialiștii Keez vor depune cererea oficială prin SPV, în baza procurii notariale acordate platformei.
Odată ce ANAF procesează solicitarea și repostează fișierele, sistemul Keez le va prelua automat. Le veți găsi în ANAF sau în Contabilitate → Documente.
Atenționare
Formatul XML semnat electronic de Ministerul Finanțelor este singurul document justificativ recunoscut legal în caz de control. Copiile PDF sau facturile trimise pe e-mail nu pot înlocui originalul din RO e-Factura.
Notă
De ce nu se ajunge în mod normal în această situație cu Keez
Termenul de 60 de zile al ANAF nu afectează documentele deja preluate în platformă, deoarece:
Descărcarea automată zilnică — Robotul Keez accesează SPV-ul în fiecare zi și descarcă toate facturile originale (emise și primite), stocându-le fără limită de timp. Nu este nevoie să intrați periodic în SPV sau să salvați manual fișierele XML.
Fără certificat digital propriu — Depunerea cererilor se face prin platformă, în baza procurii notariale inițiale. Nu aveți nevoie de token fizic sau semnătură electronică personală.
Monitorizare automată — Când documentele solicitate repar în SPV, sistemul le descarcă și le integrează automat în contabilitate, fără să fie nevoie să verificați manual mesageria SPV.
Situația de față apare doar dacă platforma nu a avut acces activ la SPV-ul firmei în intervalul de 60 de zile (de exemplu, perioadă fără procură validă).
Vezi și
Cum se încarcă documentele în Keez? — Cum se încarcă documente în Keez
RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare — RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare
Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031) — Depunere documente SPV - ANAF (ANAF031)
Unde găsesc indexul ANAF?¶
Vezi și
Outbox — facturi emise — Indexul ANAF se găsește în secțiunea eFactura → Outbox
Atașamente la factură (în lucru)¶
În acest moment se pot atașa documente la facturile Keez, însă documentele nu sunt trimise la ANAF prin sistemul e-Factură din cauza limitărilor tehnice.
Deocamdată va trebui să trimiteți atașamentul separat către client, urmând să anunțăm când se vor trimite atașamentele în interiorul e-Facturii direct din Keez.
Limitările tehnice ale e-Facturii sunt 3 MB pe pagină și maxim 50 de pagini.
Ce înseamnă sigla verde de pe facturile eFactura?¶
Important
Dacă cineva încearcă să modifice o factură și să o încarce fraudulos utilizând semnătura ANAF originală, sistemul Keez va detecta neconcordanța și va semnala eroarea. Sigla verde confirmă că documentul nu a fost alterat după validarea ANAF.