Ghid privind Formularul W-8BEN-E pentru Companiile din România¶

1. Obligații fiscale în Statele Unite¶

Companiile românești care obțin anumite tipuri de venituri din surse din Statele Unite ale Americii (SUA) trebuie să înțeleagă și să respecte reglementările fiscale americane privind reținerea la sursă a impozitului. Un element central în acest proces este Formularul W-8BEN-E, emis de Internal Revenue Service (IRS), autoritatea fiscală din SUA. Completarea corectă și la timp a acestui formular este esențială nu doar pentru conformitate, ci și pentru potențiala optimizare fiscală.

Importanța acestui formular derivă din regula generală a legislației fiscale americane care impune plătitorilor din SUA (agenți de reținere la sursă) să rețină un impozit de 30% din suma brută a anumitor plăți efectuate către entități străine. Neconformarea, adică neprezentarea unui formular W-8BEN-E valid atunci când este solicitat, va duce automat la aplicarea acestei rate maxime de impozitare.

Funcția principală a sistemului W-8 este asigurarea conformității preventive pentru plătitorul din SUA (agentul de reținere la sursă). Responsabilitatea de a dovedi statutul de entitate străină și eligibilitatea pentru beneficiile tratatului fiscal revine în totalitate beneficiarului străin al venitului – în acest caz, companiei românești.

Formularul este furnizat către agentul de reținere la sursă , care se bazează pe acesta pentru a nu aplica reținerea implicită de 30%. Sistemul fiscal american, așadar, prezumă necesitatea reținerii la sursă, cu excepția cazului în care entitatea străină demonstrează contrariul prin intermediul formularului corespunzător. Agentul de reținere la sursă poate fi tras la răspundere pentru neefectuarea corectă a reținerii.

Compania românească trebuie să acționeze proactiv, furnizând documentația corectă și completă pentru a-și proteja veniturile de impozitarea maximă. Nu este vorba doar despre completarea unui formular, ci despre afirmarea și documentarea statutului fiscal pentru a evita o rată de impozitare implicită, potențial punitivă.

Notă Importantă: Acest raport oferă îndrumări generale și nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Situațiile specifice pot varia, iar reglementările fiscale pot suferi modificări. Se recomandă consultarea unor profesioniști calificați în domeniul fiscalității americane pentru a obține sfaturi adaptate circumstanțelor particulare ale companiei.

2. Ce este Formularul W-8BEN-E?¶

Definirea „Certificatului privind Statutul Beneficiarului Efectiv”

Formularul W-8BEN-E este denumit oficial „Certificate of Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Entities)” (Certificat privind Statutul Beneficiarului Efectiv pentru Reținerea la Sursă și Raportarea Fiscală din Statele Unite (Entități)). Este un document esențial emis de IRS, destinat exclusiv entităților juridice străine.

Scopul său principal este multiplu, conform ghidurilor IRS:

Stabilirea statutului de persoană străină: Confirmă că entitatea care completează formularul nu este o entitate americană (de exemplu, o corporație înființată în SUA sau supusă impozitării ca entitate americană).
Stabilirea statutului de beneficiar efectiv: Atestă că entitatea este proprietarul final al venitului pentru care se furnizează formularul și nu acționează ca intermediar pentru o altă persoană.
Documentarea statutului pentru Capitolele 3 și 4: Furnizează informații necesare pentru conformitatea cu Capitolul 3 al Codului Fiscal american (Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Corporations - Reținerea impozitului pentru nerezidenți și corporații străine) și Capitolul 4 (FATCA - Foreign Account Tax Compliance Act).
Revendicarea beneficiilor tratatelor fiscale: Permite entității, dacă este eligibilă, să solicite o rată redusă de impozit reținut la sursă în SUA, sau chiar o scutire completă, în baza unui tratat de evitare a dublei impuneri încheiat între SUA și țara de rezidență a entității (în acest caz, România).

Este esențială distincția dintre Formularul W-8BEN-E și Formularul W-8BEN.

Formularul W-8BEN-E este destinat exclusiv entităților (corporații, parteneriate, trusturi, organizații etc.).
Formularul W-8BEN este utilizat de persoane fizice nerezidente (inclusiv liber-profesioniști sau întreprinzători individuali). O companie românească (de exemplu, un SRL sau SA) trebuie să utilizeze întotdeauna Formularul W-8BEN-E.

Formularul nu se depune direct la IRS de către compania românească. Acesta este solicitat de și trebuie furnizat plătitorului din SUA (agentul de reținere la sursă) sau instituției financiare americane prin care se efectuează plățile. Plătitorul american păstrează formularul în evidențele sale ca justificare pentru aplicarea unei rate de reținere reduse sau a unei scutiri.

Formularul W-8BEN-E deservește două regimuri de reglementare distincte, dar care se suprapun: Capitolul 3 și Capitolul 4.

Capitolul 3 se referă la reținerea tradițională la sursă, bazată pe tipul de venit și pe beneficiile acordate prin tratate fiscale.
Capitolul 4, introdus prin FATCA , se concentrează pe identificarea instituțiilor financiare străine (FFI) și a anumitor entități non-financiare străine (NFFE), în special cele pasive, cu scopul de a preveni evaziunea fiscală de către contribuabilii americani prin intermediul conturilor offshore. Această dublă funcționalitate contribuie la complexitatea formularului.

O companie românească care completează formularul nu doar solicită beneficii conform tratatului fiscal, ci trebuie să își certifice și statutul conform FATCA (de exemplu, ca Active NFFE sau Passive NFFE), chiar dacă acest lucru poate părea irelevant pentru tranzacția în sine. Ambele aspecte sunt obligatorii pentru validitatea formularului și pentru evitarea unei potențiale rețineri la sursă de 30% conform Capitolului 4 (care este distinctă de reținerea conform Capitolului 3, deși are aceeași rată). Înțelegerea acestui scop dual este esențială pentru a naviga structura formularului, în special Partea I (liniile 4 și 5) și diversele părți ulterioare specifice clasificării entității.

Conceptul de „beneficiar efectiv” este fundamental. Titlul formularului subliniază acest aspect. Formularul certifică faptul că entitatea care îl completează este cea care deține în ultimă instanță dreptul asupra venitului și controlează utilizarea acestuia, neacționând ca un simplu agent, mandatar (nominee) sau custode pentru o altă persoană. Entitățile care acționează ca intermediari trebuie să utilizeze un alt formular, W-8IMY. De asemenea, parteneriatele străine și anumite tipuri de trusturi străine nu sunt, în general, considerate beneficiari efectivi ai veniturilor plătite către ele; beneficiarii efectivi sunt, de regulă, partenerii sau beneficiarii trustului. Aceasta înseamnă că dacă o companie românească doar colectează fonduri în numele altei părți, Formularul W-8BEN-E este probabil inadecvat, iar utilizarea sa ar putea constitui o declarație falsă. Plătitorul american are nevoie să identifice corect beneficiarul final pentru a aplica regimul fiscal corespunzător. Revendicarea incorectă a statutului de beneficiar efectiv poate atrage consecințe negative atât pentru plătitor, cât și pentru beneficiar.

3. De ce este Necesar Formularul W-8BEN-E¶

Sistemul American de Reținere la Sursă a Impozitului

Codul Fiscal american (Internal Revenue Code) impune, ca regulă generală, obligația agenților de reținere la sursă (plătitorii din SUA) de a reține un impozit de 30% din suma brută a anumitor tipuri de venituri provenind din surse americane, plătite către persoane străine, inclusiv entități juridice.

Acest tip de venit supus reținerii este cunoscut sub denumirea de FDAP (Fixed, Determinable, Annual, or Periodical - Fix, Determinabil, Anual sau Periodic). Categoriile comune de venituri FDAP includ:

Dividende
Dobânzi (cu anumite excepții notabile, cum ar fi dobânda de portofoliu)
Redevențe (royalties)
Chirii
Prime (de asigurare etc.)
Anuități
Remunerații pentru servicii prestate (deși tratamentul fiscal poate varia semnificativ în funcție de tratate și de natura serviciilor; uneori pot fi necesare alte formulare, cum ar fi 8233 pentru persoane fizice sau W-8ECI dacă venitul este efectiv conectat la o activitate comercială din SUA)
Plăți substitutive în tranzacții de împrumut de valori mobiliare

Transmiterea unui Formular W-8BEN-E valid și completat corect către plătitorul american este mecanismul prin care o companie românească își notifică partenerul american despre statutul său de entitate străină și despre potențiala sa eligibilitate pentru o rată de impozitare redusă sau o scutire, conform unui tratat fiscal sau unei excepții prevăzute de lege. Acest lucru previne aplicarea automată a reținerii de 30%.

Consecința directă a nefurnizării formularului W-8BEN-E la solicitarea plătitorului este aplicarea ratei maxime de reținere la sursă de 30% (sau, în anumite cazuri specifice, a reținerii de rezervă - backup withholding) asupra plăților efectuate. Este important de subliniat că impozitul de 30% se aplică asupra sumei brute a plății, nu asupra profitului net.

De asemenea, este fundamentală determinarea corectă a faptului că venitul este considerat ca provenind din „surse americane” conform regulilor fiscale specifice din SUA. Această determinare este o precondiție esențială și depinde de factori precum locul prestării serviciilor, locația proprietății care generează chirii sau redevențe, rezidența plătitorului pentru dividende și dobânzi etc.. Întregul regim de reținere la sursă conform Capitolului 3 se aplică veniturilor din surse americane plătite către persoane străine. Dacă venitul nu provine din surse americane (de exemplu, servicii prestate integral în România pentru un client american, în anumite condiții specifice), regimul de reținere la sursă s-ar putea să nu se aplice deloc. Cu toate acestea, plătitorii americani solicită adesea formularul W-8BEN-E în mod defensiv, chiar și pentru plăți potențial non-americane, pentru a documenta în mod oficial statutul străin al beneficiarului. Compania românească trebuie să fie conștientă de aceste reguli de stabilire a sursei venitului, relevante pentru fluxurile sale specifice de încasări.

4. Valorificarea Tratatului Fiscal dintre SUA și România prin Formularul W-8BEN-E¶

Statele Unite ale Americii și România au în vigoare un tratat de evitare a dublei impuneri în materie de impozite pe venit.[28] Scopul general al tratatelor fiscale, inclusiv al celui dintre SUA și România, este de a preveni impozitarea aceluiași venit în ambele state (dubla impunere), de a preveni evaziunea fiscală și de a facilita comerțul și investițiile transfrontaliere prin reducerea barierelor fiscale.

În baza acestui tratat, rezidenții României (inclusiv entitățile juridice eligibile) pot beneficia de rate reduse de impozit reținut la sursă în SUA, sau chiar de scutiri complete, pentru anumite categorii de venituri provenind din surse americane.

Formularul W-8BEN-E, în special Partea a III-a, este instrumentul obligatoriu prin care o companie românească își certifică rezidența fiscală în România și solicită în mod formal aplicarea acestor beneficii de către plătitorul american. Fără un formular W-8BEN-E valid și completat corespunzător, plătitorul american este obligat să aplice rata standard de 30%, indiferent de existența tratatului. Existența tratatului oferă doar potențialul pentru rate reduse; formularul W-8BEN-E este cheia care deblochează acest potențial în relația cu un plătitor specific.

Conform informațiilor disponibile referitoare la tratatul, ratele de reținere la sursă aplicabile de către SUA pentru plățile către rezidenți români sunt, în general, următoarele (comparativ cu rata standard de 30%):

Dividende: 10% [30]
Dobânzi: 10% (cu excepții specifice, cum ar fi scutirea pentru dobânzile aferente împrumuturilor acordate sau garantate de Export-Import Bank sau OPIC) [30]
Redevențe: 10% [30]

Tabelul 1: Ratele de Reținere la Sursă în SUA pentru Companiile Românești (Ilustrativ)¶
Tipul Venitului	Rata Standard de Reținere SUA	Rata conform Tratatului SUA-România	Partea Relevantă din Formularul W-8BEN-E
Dividende	30%	10%	Partea III
Dobânzi	30%	10%*	Partea III
Redevențe	30%	10%	Partea III

* Pot exista scutiri specifice pentru anumite tipuri de dobânzi, conform Articolului 11 al tratatului.

Este important de menționat că tratatele fiscale mai recente conțin adesea clauze complexe de „Limitare a Beneficiilor” (Limitation on Benefits - LOB), menite să prevină utilizarea abuzivă a tratatelor de către rezidenți ai unor state terțe („treaty shopping”).[29] Deși tratatul din 1973 dintre SUA și România ar putea să nu conțină prevederi LOB la fel de elaborate ca cele moderne [29], Partea III, Linia 14b a formularului W-8BEN-E solicită bifarea unei căsuțe care atestă îndeplinirea condițiilor LOB, dacă acestea sunt aplicabile conform tratatului. Companiile românești se califică, în general, ca rezidente, dar trebuie să fie conștiente de acest concept și să se verifice textul tratatului sau să se consulte un specialist dacă există incertitudini.

Plătitorul american se bazează în mare măsură pe acuratețea informațiilor furnizate în Formularul W-8BEN-E.

5. Ghid pentru completarea Formularului W-8BEN-E pentru Companiile Românești¶

Formularul W-8BEN-E și instrucțiunile oficiale de completare pot fi descărcate de pe website-ul IRS (www.irs.gov).

Formular W-8BEN-E (PDF)

Instrucțiuni pentru Formularul W-8BEN-E (PDF)

Este esențial să se utilizeze întotdeauna cea mai recentă versiune a formularului. De regulă, formularul este solicitat direct de către plătitorul american.

Formularul este structurat în 30 de părți, însă nu toate sunt relevante pentru fiecare tip de entitate. Acest ghid se va concentra pe părțile cele mai frecvent utilizate de o companie operațională standard din România (de exemplu, un SRL sau SA) care primește tipuri comune de venituri din SUA (dividende, dobânzi, redevențe).

Partea I: Identificarea Beneficiarului Efectiv (Secțiune Crucială)

Linia 1: Numele complet al organizației care este beneficiarul efectiv. Trebuie să corespundă exact cu denumirea legală a entității românești, așa cum apare în actele constitutive și eventualele modificări.
Linia 2: Țara de înregistrare sau organizare. Se va înscrie „România”.
Linia 3: Numele unei entități transparente fiscal (Disregarded Entity). Se lasă necompletată, cu excepția cazului în care compania românească acționează printr-o astfel de structură recunoscută ca transparentă fiscal în SUA, ceea ce este mai puțin frecvent pentru SRL-uri sau SA-uri standard. O entitate transparentă fiscal este o entitate care nu este tratată separat de proprietarul său unic în scopuri fiscale americane.
Linia 4: Statutul conform Capitolului 3 (Tipul entității). Se selectează statutul corespunzător. Pentru majoritatea SRL-urilor sau SA-urilor din România, opțiunea probabilă este „Corporation” (Corporație). Trebuie evitate opțiunile „Partnership” (Parteneriat), „Simple Trust” (Trust Simplu), „Grantor Trust” (Trust de Tip Grantor), cu excepția cazului în care acestea reflectă realitatea juridică și fiscală a entității conform legislației SUA. Nu se bifează „Disregarded Entity” aici dacă entitatea însăși este beneficiarul efectiv.
Linia 5: Statutul conform Capitolului 4 (Statutul FATCA). Aceasta este adesea o secțiune complexă. Pentru o companie operațională tipică din România (care nu este o instituție financiară), statutul cel mai frecvent întâlnit este „Active Non-Financial Foreign Entity (Active NFFE)” (Entitate Străină Non-Financiară Activă). Criteriile de bază pentru calificarea drept Active NFFE se referă la praguri legate de veniturile și activele pasive: mai puțin de 50% din venitul brut al entității în anul calendaristic precedent este venit pasiv și mai puțin de 50% din activele deținute de entitate pe parcursul anului calendaristic precedent sunt active deținute în scopul producerii de venit pasiv. Selectarea statutului „Active NFFE” impune completarea obligatorie a Părții XXV a formularului. Alte opțiuni (de exemplu, Passive NFFE, diverse tipuri de FFI) există, dar Active NFFE este cea mai probabilă pentru majoritatea afacerilor non-financiare.
Linia 6: Adresa de reședință permanentă. Se introduce adresa fizică completă din România unde entitatea își are sediul principal și este considerată rezidentă în scopuri fiscale. Nu se acceptă căsuțe poștale (P.O. Box) sau adrese „în grija” (c/o), cu excepția cazului în care acestea reprezintă adresa oficială înregistrată a entității.
Linia 7: Adresa de corespondență. Se completează doar dacă este diferită de adresa de la Linia 6.
Linia 8: Numărul de Identificare Fiscală din SUA (U.S. TIN). Se introduce dacă entitatea deține un astfel de număr (de exemplu, un Employer Identification Number - EIN). Deținerea unui U.S. TIN este adesea o condiție necesară pentru a putea revendica beneficiile unui tratat fiscal, în special pentru anumite tipuri de venituri sau pentru a solicita scutiri (deși pentru veniturile efectiv conectate se utilizează de obicei Formularul W-8ECI).
Linia 9a: Numărul Global de Identificare a Intermediarului (GIIN). Se aplică, în general, doar Instituțiilor Financiare (FFI). Se lasă necompletat pentru majoritatea entităților Active NFFE.
Linia 9b: Numărul de Identificare Fiscală Străin (Foreign TIN - FTIN). Se introduce numărul de identificare fiscală românesc al entității (Codul Unic de Înregistrare - CUI sau Codul de Identificare Fiscală - CIF). Furnizarea FTIN este, în general, obligatorie.
Linia 9c: Se bifează această căsuță doar dacă legislația țării de rezidență (România) nu impune legal obținerea unui FTIN, ceea ce este foarte improbabil, având în vedere că România atribuie coduri de identificare fiscală entităților.
Linia 10: Număr(e) de referință. Câmp opțional, poate fi utilizat pentru referințe interne ale plătitorului sau beneficiarului. Poate fi folosit și pentru a identifica o entitate transparentă fiscal (disregarded entity), dacă este cazul.

Partea III: Revendicarea Beneficiilor Tratatului Fiscal (Se completează doar dacă se solicită beneficii conform tratatului)

Linia 14a: Se specifică țara de rezidență în baza căreia se revendică beneficiile tratatului: „România”.
Linia 14b: Limitarea Beneficiilor (LOB). Se bifează căsuța corespunzătoare care stabilește eligibilitatea conform prevederilor LOB ale tratatului (dacă există și sunt aplicabile). Opțiunile comune pentru companii operaționale pot include „Company that meets the ownership and base erosion test” (Companie care îndeplinește testul privind proprietatea și erodarea bazei impozabile) sau „Company with an item of income that meets active trade or business test” (Companie cu un element de venit care îndeplinește testul privind activitatea comercială sau de afaceri activă). O altă posibilitate este bifarea „No LOB article in treaty” (Nu există articol LOB în tratat), dacă se confirmă că tratatul din 1973 nu conține astfel de prevederi (necesită verificare atentă a textului tratatului sau consultanță specializată). Aceasta este o auto-certificare care necesită prudență.
Linia 15: Rate și condiții speciale. Se completează doar dacă se revendică o rată specifică sau se invocă anumite condiții din tratat care nu sunt acoperite de declarațiile standard de la Linia 14 (de exemplu, un articol specific pentru anumite tipuri de redevențe sau condiții suplimentare). Trebuie explicate condițiile suplimentare îndeplinite. Adesea, această linie nu este necesară pentru revendicarea ratelor standard de 10% pentru dividende, dobânzi și redevențe conform articolelor principale ale tratatului SUA-România.

Părțile de Certificare Relevante (în funcție de Statutul FATCA din Partea I, Linia 5):

Alegerile făcute în Partea I, în special la liniile 4 (Statutul conform Capitolului 3) și 5 (Statutul conform Capitolului 4 - FATCA), determină în mod direct care dintre părțile ulterioare ale formularului trebuie completate obligatoriu pentru certificare. O eroare în Partea I poate invalida întregul formular. Cel care completează formularul (filerul) nu poate pur și simplu să completeze primele linii și Partea III; trebuie urmată logica formularului, dictată de clasificarea entității și statutul FATCA, până la secțiunea de certificare corectă.

Dacă la Linia 5 s-a selectat „Active NFFE”: Se completează Partea XXV - Active NFFE. Se bifează căsuța 39, confirmând că entitatea îndeplinește pragurile privind veniturile și activele pasive (mai puțin de 50% din fiecare). Alegerea statutului „Active NFFE” simplifică semnificativ procesul comparativ cu alte statute.
Dacă la Linia 5 s-a selectat „Passive NFFE”: Se completează Partea XXVI - Passive NFFE. Aceasta necesită fie certificarea că nu există proprietari americani substanțiali (substantial U.S. owners), fie identificarea acestora în Partea XXX. Acest statut implică obligații suplimentare de raportare și este mai puțin frecvent pentru companiile operaționale tipice.
Alte statute FATCA selectate la Linia 5 (de exemplu, diverse tipuri de Instituții Financiare - FFI, Entități exceptate - Exempt Beneficial Owner etc.) impun completarea altor Părți specifice (Partea IV pentru Sponsored FFI, Partea XII pentru Exempt Beneficial Owner etc.).

Partea XXIX: Certificare (Obligatorie)

Semnătura: Formularul trebuie semnat și datat de o persoană fizică autorizată să semneze în numele entității românești.
Numele în clar: Numele complet al semnatarului, scris cu majuscule.
Data: Se utilizează formatul lună/zi/an (MM-DD-YYYY).
Capacitatea: Se bifează căsuța care certifică faptul că semnatarul are capacitatea legală de a semna în numele entității.
Semnături electronice: Sunt permise dacă îndeplinesc cerințele specifice ale IRS (de exemplu, includ un marcaj temporal dată/oră, o declarație privind semnătura electronică). Simpla tastare a numelui nu este considerată o semnătură electronică validă. Platforme precum DocuSign sau Adobe Acrobat pot genera semnături conforme.

În ceea ce privește numerele de identificare fiscală, deși un U.S. TIN (Linia 8) s-ar putea să nu fie întotdeauna strict necesar doar pentru a stabili statutul străin sau pentru anumite clasificări FATCA, acesta este adesea practic necesar sau solicitat explicit de către plătitor pentru acordarea beneficiilor tratatului, în special ratele reduse pentru dobânzi sau redevențe. Un FTIN românesc (Linia 9b - CUI/CIF) este aproape întotdeauna obligatoriu. Prin urmare, există o ierarhie: FTIN este, în general, obligatoriu pentru identificare. Un U.S. TIN (preferabil un EIN obținut de la IRS, dacă entitatea este eligibilă) poate fi necesar suplimentar pentru revendicarea efectivă a beneficiilor tratatului, în funcție de politica plătitorului sau de regulile specifice ale tratatului/tipului de venit. Cea mai sigură abordare pentru revendicarea beneficiilor tratatului este adesea obținerea și furnizarea unui U.S. EIN, alături de FTIN-ul românesc. Lipsa unui TIN necesar poate invalida solicitarea de beneficii conform tratatului, chiar dacă restul formularului este corect.

6. Transmitere, Valabilitate și Menținerea Conformității¶

Formularul W-8BEN-E completat și semnat se transmite direct către agentul de reținere la sursă din SUA (plătitorul veniturilor), nu către IRS. Este recomandat ca entitatea românească să păstreze o copie a formularului transmis în propriile evidențe.

Este crucial ca formularul să fie transmis plătitorului înainte de efectuarea primei plăți sau de creditarea venitului. Acest lucru asigură aplicarea corectă a ratei de reținere la sursă (eventual redusă conform tratatului) încă de la început. Neîndeplinirea acestei cerințe poate duce la reținerea a 30% din plățile inițiale, iar recuperarea ulterioară a sumelor reținute în plus de la IRS poate fi un proces complex și de durată.

În general, un Formular W-8BEN-E rămâne valabil începând cu data semnării sale și până la sfârșitul celui de-al treilea an calendaristic ulterior. De exemplu, un formular semnat pe 15 martie 2024 va fi valabil până la 31 decembrie 2027. Există mențiuni conform cărora valabilitatea poate fi nedeterminată dacă se furnizează anumite documente justificative suplimentare odată cu formularul , însă regula standard general acceptată este perioada de valabilitate de trei ani. Se recomandă respectarea acestui ciclu de trei ani, cu excepția cazului în care plătitorul confirmă în scris o altă perioadă de valabilitate pe baza documentelor suport.

O obligație esențială este actualizarea informațiilor. Dacă survine o „schimbare a circumstanțelor” care face ca orice informație din formularul W-8BEN-E transmis anterior să devină incorectă (de exemplu, schimbarea adresei, a statutului juridic, a eligibilității pentru tratat, a clasificării FATCA, a structurii de proprietate care afectează statutul FATCA), compania românească trebuie să furnizeze plătitorului un nou Formular W-8BEN-E în termen de 30 de zile de la producerea schimbării. Nerespectarea acestei obligații constituie o neconformitate și poate invalida formularul existent.

Trebuie furnizat, de regulă, un Formular W-8BEN-E separat fiecărui agent de reținere la sursă (plătitor) din SUA de la care compania românească primește plăți.

Se recomandă menținerea unei evidențe interne riguroase a tuturor formularelor W-8 transmise, a perioadelor lor de valabilitate și a documentației suport pentru statutele revendicate în formulare.

Conformitatea nu este un eveniment unic. Perioada de valabilitate de trei ani și obligația de actualizare în caz de schimbare a circumstanțelor creează o necesitate de monitorizare continuă pentru compania românească. Aceasta implică implementarea unui sistem intern pentru urmărirea datelor de expirare și pentru identificarea și raportarea promptă a modificărilor relevante către toți plătitorii americani vizați. Omiterea acestor aspecte reprezintă o lacună de conformitate care poate invalida retroactiv formularul și poate duce la ajustări ale reținerii la sursă sau penalități.

Deși formularul se transmite plătitorului, acesta din urmă (agentul de reținere la sursă) are propriile responsabilități de diligență (due diligence) și poate pune întrebări sau chiar respinge formularele pe care le consideră incorecte, incomplete sau nesigure, pe baza altor informații pe care le deține („reason to know standards” - standarde bazate pe cunoaștere sau motive de a cunoaște).[23] Prin urmare, simpla transmitere a formularului nu garantează acceptarea sa; acesta trebuie să fie corect, complet și consecvent cu alte informații de afaceri furnizate plătitorului. Companiile românești ar trebui să fie pregătite pentru o posibilă verificare din partea plătitorului și să se asigure că formularul este completat meticulos.

7. Concluzii și Recomandări¶

Formularul W-8BEN-E este un document esențial pentru orice companie românească ce primește anumite tipuri de venituri din surse americane. Rolul său principal este de a certifica statutul de entitate străină și de beneficiar efectiv al venitului, permițând astfel plătitorului american să aplice regimul corect de reținere la sursă a impozitului. Importanța sa este accentuată de regula implicită a reținerii la sursă de 30% în SUA pentru plățile către entități străine.

Prin completarea corectă a Părții III a formularului, companiile românești pot valorifica beneficiile Tratatului de evitare a dublei impuneri dintre SUA și România, obținând rate de impozitare semnificativ reduse (de exemplu, 10% pentru dividende, dobânzi și redevențe) comparativ cu rata standard de 30%. Acest lucru poate avea un impact pozitiv substanțial asupra fluxului de numerar și profitabilității.

Elemente Cheie de Reținut:

Formularul W-8BEN-E este obligatoriu pentru entitățile românești pentru documentarea statutului străin și revendicarea beneficiilor tratatului fiscal în scopul reducerii reținerii la sursă în SUA.
Neprezentarea unui formular valid la solicitarea plătitorului american atrage automat aplicarea unei rate de reținere la sursă de 30% asupra venitului brut.
Tratatul fiscal SUA-România oferă rate reduse semnificative (de exemplu, 10%) pentru dividende, dobânzi și redevențe, care pot fi accesate prin completarea corectă a Părții III a formularului W-8BEN-E.
Determinarea corectă a statutului conform Capitolului 3 (probabil „Corporation”) și Capitolului 4 - FATCA (probabil „Active NFFE” pentru majoritatea companiilor operaționale non-financiare) este crucială și dictează ce alte părți ale formularului trebuie completate.
Formularul trebuie furnizat plătitorului american înainte de primirea plății, actualizat în termen de 30 de zile în cazul oricărei schimbări relevante a circumstanțelor și reînnoit, în general, la fiecare trei ani.

Recomandare Finală:

Având în vedere complexitatea reglementărilor fiscale americane, în special a celor legate de FATCA și interpretarea tratatelor fiscale, se recomandă cu insistență consultarea Instrucțiunilor oficiale ale IRS pentru Formularul W-8BEN-E și, mai ales, solicitarea de consultanță specializată de la profesioniști calificați în fiscalitatea americană. Circumstanțele specifice ale fiecărei companii pot influența semnificativ cerințele de conformitate și opțiunile disponibile. O abordare proactivă și informată este esențială pentru navigarea cu succes a acestor cerințe și optimizarea poverii fiscale.