Casa de marcat și Registrul de casă

Aici veți găsi toate informațiile necesare referitoare la casa de marcat și la registrul de casă, din punct de vedere contabil, fiscal și operațional.

Ce este casa de marcat?

Casa de marcat este un dispozitiv electronic folosit de către proprietarii operațiunilor cu amănuntul (magazine, saloane etc.) pentru a înregistra și a calcula vânzările efectuate în unitatea pe care o dețin.

Utilizând casa de marcat se fiscalizează veniturile obținute.

Îmi trebuie casă de marcat?

DA — casa de marcat este necesară în condițiile în care se încasează, integral sau parțial, numerar sau echivalente de numerar de la persoane fizice (ex: contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, prestarea de servicii efectuate direct populației).

NU — dacă nu se obțin încasări în numerar de la persoane fizice și în condițiile în care nu se desfășoară permanent activități de vânzare cu amănuntul.

Notă

Încasările cu cardul reprezintă echivalente de numerar și dau obligația de achiziție a casei de marcat și emiterii de bonuri fiscale.

Excepții de la utilizarea casei de marcat:

  • Serviciile de alimentație publică efectuate în mijloace de transport public de călători

  • Vânzarea de ziare și reviste prin distribuitori specializați

  • Transportul public de călători în interiorul unei localități pe bază de bilete sau abonamente tipărite

  • Bilete de acces la spectacole, muzee, expoziții, târguri și oboare, grădini zoologice și grădini botanice, biblioteci, locuri de parcare pentru autovehicule, bilete de participare la jocuri de noroc și altele similare

  • Activitățile de asigurări și ale caselor de pensii, precum și activitățile de intermedieri financiare, inclusiv activitățile auxiliare acestora

  • Activitățile desfășurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implică crearea unei societăți comerciale

  • Vânzarea obiectelor de cult și serviciile religioase prestate de instituțiile de cult

  • Serviciile de instalații, reparații și întreținere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului

  • Efectuarea lucrărilor de construcții, reparații, amenajări și întreținere de locuințe

  • Serviciile medicale cu plată prestate la domiciliul sau la locul de muncă al clientului

De unde cumpăr casă de marcat?

Primul pas constă în căutarea unui furnizor specializat în vânzarea acestor aparate.

Furnizorul casei de marcat va face și demersurile de fiscalizare a casei de marcat.

Fiscalizarea reprezintă procesul de întocmire a unei Declarații (inclusiv Anexe) și depunerea acesteia la ANAF.
Întocmirea Declarației se va face de către furnizor, iar declarația se va depune de către Keez la ANAF (în SPV).
Preluați declarația de la furnizor, cu toate datele completate, și trimiteți-o către office@keez.ro.
Keez va depune declarația la ANAF.

Cu ce te poate ajuta Keez?

Rolul nostru este de a vă semna în format electronic declarația, în urma obținerii de la dumneavoastră a procurii notariale.

Noi nu avem dreptul de a întocmi sau verifica documentele — doar vom depune ceea ce primim de la furnizorul casei de marcat și vom transmite înapoi Recipisa + Numărul Unic de Identificare al Casei (NUI).

Registrul de casă

Atunci când există încasări sau plăți cash din Casă, trebuie să întocmiți Registrul de casă.

Registrul de casă este un raport obligatoriu prin care Casierul justifică cu documente fiecare sumă de bani care intră și iese din casierie, zilnic.

Notă

Soldul casei poate fi găsit în platformă, în Dashboard, la raportul intitulat „Fonduri disponibile”.
Trebuie verificat constant dacă suma din raport este egală cu suma efectivă de numerar care există la locația casei de marcat.

În Registru se va găsi câte o intrare, o tranzacție pentru:

  • suma cu care s-a început ziua — câți lei erau în casă la finalul zilei anterioare

  • fiecare document de ieșire și intrare numerar din și în casă (ca excepție, pentru casa de marcat se va lucra cu Z-urile casei)

  • valoarea soldului final al casei la sfârșitul zilei

Registrul de casă trebuie întocmit la fața locului. Nu există nicio altă persoană care poate întocmi registrul de casă în afara de Casier/persoana responsabilă cu casa din firma respectivă.

Orice ieșire de bani din casă trebuie justificată.

Exemplu: depunerea de bani în bancă

Depunerea de bani în bancă nu este o operațiune exclusiv de casă. Este o operațiune care se face în două etape:

  1. Casierul face o Dispoziție de plată din casierie către persoana care va depune efectiv banii în bancă. Poate fi chiar casierul — dar nu contează. În casă trebuie să existe ori banii, ori explicația scrisă despre unde s-au dus banii.

  2. Depunerea din „portofelul” persoanei care livrează banii la bancă se va vedea în extras — deci există un document care atestă acea depunere.

Alte exemple

  • Utilizarea banilor pentru plata salariilor necesită întocmirea unei Dispoziții de plată (un șablon se regăsește la secțiunea Formulare), iar la descriere se va trece: „plată salarii”.

  • Utilizarea banilor pentru plata furnizorilor necesită întocmirea unei Dispoziții de plată cu descrierea: „plată avans”.

Ce încarc în platforma Keez?

  1. Raportul AMEF al lunii precedente în format ZIP — raportul AMEF se descarcă din casa de marcat.

  2. Dispozițiile de plată întocmite — se scanează fiecare dispoziție în parte și se încarcă zilnic.

Cum se anulează un bon înregistrat greșit?

Casele de marcat nu au o funcție de anulare bon fiscal, așa că soluția este să se întocmească un document/dosar pentru anularea bonului fiscal sau pentru corecția erorii întâlnite.

Nu există un model standard pentru acest document, dar am întocmit un formular care v-ar putea ajuta: model document anulare bon fiscal.

Documentul se completează și se semnează de angajat, eventual și de coordonatorul acestuia, dacă așa dictează procedurile interne ale dumneavoastră.
Documentul se scanează în Keez cu aplicația mobilă.

Notă

Justificarea legală — pentru corectarea sau anularea înregistrării unei operațiuni după emiterea bonului fiscal, utilizatorul întocmește un dosar care va cuprinde:

  1. sesizarea scrisă a persoanei care a efectuat greșit operațiunea, cu precizarea motivației de corectare sau de anulare a acesteia, precum și a numărului de ordine al bonului fiscal de corectat, a orei și minutului emiterii acestuia;

  2. decizia scrisă de aprobare a corectării operațiunii greșit efectuate, emisă de directorul financiar-contabil, contabilul-șef sau de altă persoană care răspunde de gestionarea patrimoniului unității;

  3. copie de pe nota sau notele de recepție și constatare de diferențe, întocmite de la ultima inventariere până la zi, prin care a fost stabilit prețul cu amănuntul al produsului sau produselor înregistrate greșit în aparatul de marcat electronic fiscal;

  4. nota de contabilitate care reflectă operațiunea efectuată.

Vezi și