Import Client Facturi – Încărcarea facturilor emise în sisteme externe

Această funcționalitate este esențială pentru antreprenorii care utilizează un sistem de facturare extern ce nu deține o integrare directă cu RO e-Factură.
Importul facturilor în platforma Keez permite centralizarea datelor dintr-un export realizat în software-ul de proveniență, asigurând îndeplinirea a două obiective majore:

  • Înregistrarea automată în contabilitate: documentele sunt preluate imediat pentru analiza și închiderea lunii.

  • Transmiterea în RO e-Factură: Keez preia responsabilitatea trimiterii fișierelor XML către ANAF, eliminând necesitatea unei semnături digitale proprii a administratorului pentru acest proces.

Instrucțiuni pas cu pas

Pentru a realiza un import corect, urmați acești pași în aplicația web:

  1. Accesați meniul Contabilitate > Importuri și apăsați butonul + Import nou.

  2. Din fereastra modală, selectați a doua opțiune: Importă facturi. Aceasta se utilizează pentru facturi care au deja serie și număr alocate de sistemul extern.

  3. Dacă nu aveți deja fișierul pregătit, faceți clic pe Descarcă modelul pentru a vedea formatul exact acceptat de Keez (.xlsx).

  4. Pregătiți datele respectând capetele de tabel (ex: FurnizorCIF, ClientCIF, FacturaSerie, ArticolValoare).

  5. Reveniți în aplicație și apăsați butonul Încarcă fișier pentru a selecta documentul din computerul dumneavoastră.

  6. Apăsați butonul roz IMPORTĂ pentru a finaliza procesul.

Atenționări importante

Atenționare

  • Formatul fișierului: importul va eșua dacă structura fișierului nu respectă întocmai modelul Keez.
    Nu modificați denumirile coloanelor din modelul descărcat.
  • Articole preexistente: importul de facturi nu poate funcționa dacă articolele din fișier nu există deja în catalogul Keez.
    Se recomandă utilizarea opțiunii Importă articole în prealabil.
  • Dublarea veniturilor: dacă utilizați și o casă de marcat, asigurați-vă că specificați corect modalitatea de plată în fișierul de import pentru a evita înregistrarea veniturilor de două ori.
  • Termen e-Factură: aveți obligația legală de a depune facturile în sistemul național în termen de 5 zile calendaristice de la emitere.

Întrebări frecvente

Pot importa facturi din mai multe luni într-un singur fișier?

Se recomandă încărcarea fișierelor separat pentru fiecare lună calendaristică pentru a asigura o reconciliere corectă cu extrasele bancare și pentru a nu afecta raportarea fiscală.

Ce fac dacă sistemul meu extern exportă deja facturile în format SAGA?

Keez poate importa direct fișierele XML de tip „Export SAGA”, însă importul se realizează doar în contabilitate.
Facturile emise în SAGA trebuie să fie deja depuse în RO e-Factură înainte de import — Keez nu le va retransmite către ANAF.
Fișierele se încarcă în aceeași secțiune, selectând opțiunea de import corespunzătoare.

Vezi și