Keez: primii pași

Ați finalizat înregistrarea firmei în Keez. Această secțiune vă ghidează prin primii pași concreți.

Înrolarea ta este în curs de procesare

Dacă sunteți administratorul unei firme nou înrolate în Keez, trebuie să verificăm înrolarea.
Cât timp verificăm datele firmei și ale Administratorului sau preluăm datele contabile de la fostul contabil, veți vedea mesajul „Înrolarea ta este în curs de procesare”.
Puteți încărca fără grijă documentele — ele vor fi contate, însă în rapoarte nu veți vedea soldul inițial, ci doar tranzacțiile înregistrate.

Ce urmează

  1. Pasul 1 — Semnarea contractului — Semnarea contractului

  2. Pasul 2 — Actele companiei — Actele companiei

  3. Pasul 3 — Procura notarială — Procura notarială

  4. Pasul 4 — Ești gata să începi — Ești gata să începi

  5. Webinar gratuit pentru clienți noi — Webinar gratuit pentru clienți noi

Pasul 1 — Semnarea contractului

Contractul de prestări servicii este documentul care stă la baza colaborării noastre profesionale.
Prin semnarea lui confirmăm înțelegerea comună și angajamentul reciproc pentru un parteneriat eficient și transparent.

Opțiunea 1 — Recomandat: semnare digitală prin email

Veți primi un email prin care veți fi invitați să analizați și să semnați contractul cu Keez.
Keez folosește soluția de semnare digitală esemneaza.ro.

Opțiunea 2 — Alternativ: descărcare și semnare manuală

  1. Navighează la Administrare → Contract Keez → Descarcă.

  2. Printează, semnează și încarcă contractul la secțiunea Date firmă → Contract.

Pasul 2 — Actele companiei

Actele firmei sunt importante atât pentru arhivare, cât și pentru expertul contabil — va avea nevoie de ele pe parcursul colaborării.

Încarcă în secțiunea Administrare → Acte firmă următoarele documente:

  • Actul de identitate al Administratorului

  • Certificatul de înregistrare al firmei (CUI)

  • Actul constitutiv și toate documentele ulterioare (modificări de denumire, acționariat etc.)

  • CUI-ul TVA special (dacă este cazul)

  • Contractul de servicii de contabilitate

Încărcarea se poate face din aplicația mobilă sau direct prin butonul Încarcă din dreptul fiecărui tip de document.
Dacă există deja un document, o nouă versiune se adaugă prin butonul Înlocuiește.

Pasul 3 — Procura notarială

Procura notarială este necesară pentru ca expertul contabil să poată depune declarații fiscale prin SPV
și activează dreptul firmei de a primi și trimite facturi prin RO e-Factura via Keez.

Opțiunea 1 — 100% online prin Notarity (partener Keez)

Obții procura rapid, fără deplasări, la un cost de 60 de euro.

Notă

Notarity emite facturi din Austria. Dacă firma ta este plătitoare de TVA, nu există costuri suplimentare.
Verifică înainte dacă ai cod de TVA intracomunitar valid.

Important

Originalele procurii sunt trimise fizic din Suedia, ceea ce poate adăuga câteva zile față de un birou notarial clasic.
Dacă vă grăbiți, optați pentru un birou notarial clasic.
Exemplarele pot fi trimise prin poștă sau aduse personal la sediul Keez (Biharia 26, etaj 4, Sector 1, București).

Opțiunea 2 — Birou notarial clasic

  1. Descarcă modelul de procură din Dicționare → Formulare (caută „procura notariala”).

  2. Autentifică documentul la un birou notarial.

  3. Trimite 2 exemplare originale la:

    Digital Keez SRL, în atenția: Recepție
    Strada Biharia, nr. 26, etaj 4, Sector 1, București

Important

Pentru PFA, PFI, II, Cabinet individual sau Întreprindere familială — utilizați modelul de procură specific PFA-urilor.

Pasul 4 — Ești gata să începi

Poți deja să emiți facturi și să încarci documente contabile.

Important

Atenție: Nu puteți primi și trimite facturi prin RO e-Factura înainte ca Keez să primească aprobarea de la ANAF, pe baza procurii.
Vă anunțăm imediat ce primim aprobarea.
Aprobarea poate dura câteva zile după ce primim originalele procurii.

Vezi și

Webinar gratuit pentru clienți noi

Sfat

Participarea la webinarul gratuit este cel mai simplu mod de a învăța rapid cum să folosești platforma Keez.
Primești ghidare directă, exemple live din aplicație și răspunsuri în timp real de la echipa Keez.

Înregistrează-te la webinarul pentru clienți noi

Vezi și

Întrebări frecvente

Cum știu dacă o factură a fost plătită de client? Unde văd sumele de încasat?

Sumele rămase de încasat se văd în Dashboard → De încasat. Raportul arată, pentru fiecare client, suma datorată la data ultimului document înregistrat (facturi + extrase de cont).

O factură apare ca neîncasată atâta timp cât plata nu a apărut în extrasul de cont înregistrat în Keez. Odată ce extrasul cu plata clientului este înregistrat (fie prin OpenBanking, fie prin upload PDF), suma dispare din „De încasat”.

Pentru detalii pe facturi individuale (nu doar totalul pe client), schimbați Gruparea din „Sold Client” în Detaliat.

Dacă aveți nevoie de o confirmare oficială de sold pentru un client, apăsați butonul Confirmare de sold din raport.

Furnizori de plătit funcționează similar — arată facturile de achiziție neachitate, pe furnizor. Se găsește tot în Dashboard → Furnizori de plătit.

Vezi și

Două plăți în aceeași lună

I: Am văzut că s-au efectuat două plăți recente pentru serviciile Keez. O plată pe 27 decembrie
și una pe 1 ianuarie. Mă așteptam să se facă doar o singură plată pe lună.
R: Bună ziua, facturile se emit automat pe data de 1 a fiecărei luni, iar dumneavoastră ați ales
ca lună de început a colaborării decembrie, fiind deja în ianuarie.
Sistemul a facturat automat și luna ianuarie deoarece a trecut data de 1 a lunii. Până la
1 februarie nu veți mai avea altă factură.

Vezi și