Keez: primii pași

Ați finalizat înregistrarea firmei în Keez. Această secțiune vă ghidează prin primii pași concreți.

Înrolarea ta este în curs de procesare

Dacă sunteți administratorul unei firme nou înrolate în Keez, trebuie să verificăm înrolarea.
Cât timp verificăm datele firmei și ale Administratorului sau preluăm datele contabile de la fostul contabil, veți vedea mesajul „Înrolarea ta este în curs de procesare”.
Puteți încărca fără grijă documentele — ele vor fi contate, însă în rapoarte nu veți vedea soldul inițial, ci doar tranzacțiile înregistrate.

Pasul 1 — Ce documente trebuie să încarc?

Înainte de orice, stabiliți ce documente aparțin firmei și care nu trebuie scanate.
Consultați lista completă: Ce documente trebuie încărcate în Keez?

Pasul 2 — Cum încarc documentele?

Keez oferă mai multe metode de încărcare în funcție de tipul documentului.
Consultați ghidul complet: Cum se încarcă documentele în Keez?

Pasul 3 — Întrebări frecvente

Răspunsuri la cele mai comune situații întâlnite de clienții noi Keez.

Documente

Ce documente trebuie să încarc în Keez și ce nu trebuie scanat?

Trebuie încărcate în Keez toate documentele care se înregistrează în contabilitate:

Achiziții/Cumpărări:

  • Bonuri fiscale (împreună cu chitanța POS dacă s-a plătit cu cardul) — încărcare prin scanare

  • Facturi de achiziție din România — prin acceptare din eFactura

  • Facturi de achiziție din străinătate — prin web sau email, câte una separat, în format PDF (nu Excel sau Word — dacă primiți facturi în aceste formate, salvați-le mai întâi ca PDF)

Vânzări:

  • Facturi emise din Keez — înregistrate automat

  • Bonuri fiscale AMEF — prin import dedicat

  • Facturi din alte sisteme — prin eFactura/Outbox, import (Saga, SmartBill, Oblio etc.) sau upload PDF individual

Extrase de cont:

Alternativa recomandată este sincronizarea automată prin OpenBanking / Extras Online — Keez citește zilnic plățile și încasările direct din datele băncii, fără a mai fi nevoie să încărcați extrasul PDF la final de lună. Acest serviciu este inclus în prețul abonamentului Keez, fără cost suplimentar.

Dacă nu utilizați OpenBanking, încărcați extrasul PDF primit de la bancă, câte unul separat.

Nu trebuie scanate: ordine de plată, contracte comerciale, deconturi, contracte de închiriere/împrumut, foi de parcurs, concedii de odihnă, ordine de deplasare (fără diurnă).

Notă

NIR-urile nu sunt documente contabile și nu trebuie încărcate la Contabilitate → Documente. În contabilitate se înregistrează factura de achiziție, nu NIR-ul.

Legături utile:

Am un document marcat ca „neclar” (roșu). Ce înseamnă și ce fac?

Un document marcat cu roșu (în aplicația web) sau cu semn de întrebare (în aplicația mobilă) înseamnă că expertul contabil nu a putut înregistra documentul și are nevoie de intervenția dumneavoastră.

Motive frecvente:

  • Factură din România încărcată ca PDF — aceste facturi trebuie preluate din eFactura, nu încărcate manual ca PDF

  • Document care nu este contabil (contracte, situații de la parteneri) — trebuie șters

  • Document duplicat — a mai fost încărcat anterior

  • Scan/poză necitibilă — informațiile nu se pot distinge

  • Document incomplet — lipsește, de ex., chitanța POS

  • Extras de cont scanat în loc de PDF descărcat de la bancă

Cum vedeți motivul: în aplicația web dați click pe document — în dreapta apare textul cu explicația. În aplicația mobilă apăsați pe document → butonul (i).

Cum rezolvați:

  • Dacă documentul nu se vede bine → apăsați Înlocuiește documentul și încărcați o versiune mai lizibilă

  • Dacă documentul este incomplet → apăsați Clarifică document și completați informațiile lipsă (ex: ultimele 4 cifre ale cardului cu care s-a plătit)

  • Dacă nu știți cum să procedați → scrieți expertului contabil direct din document, prin funcționalitatea de mesagerie

Legături utile:

Document neclar cu comentariul „lipsește chitanța POS”

Când un document plătit se marchează neclar cu comentariul „lipsește chitanța POS”:

Când îți aduci aminte dacă ai plătit cu cardul personal sau de firmă, intri în document,
apeși „Clarifică document” și scrii:

  • Plata efectuată cu cardul de firmă numărul (și scrii cardul de firmă — ultimele 4 cifre)

  • Plata cu cardul personal. Nu mai scrii numărul

Dacă nu îți mai aduci aminte dacă ai plătit cu cardul personal sau de firmă, atunci te rugăm
să îi scrii expertului contabil în Connect. El va verifica manual în extrasele de bancă
pentru a rezolva problema.

Cum încarc extrasul de cont în Keez?

Există două modalități:

1. Sincronizare automată prin OpenBanking (recomandat)

Keez s-a integrat cu toate băncile din România prin sistemul PSD2. Odată activat, Keez citește zilnic plățile și încasările direct din datele băncii — nu mai este nevoie să descărcați și să încărcați manual extrasul PDF. Serviciul este inclus în prețul abonamentului Keez, fără cost suplimentar.

Activare: Dicționare → Conturi bancare → Autorizează sincronizarea cu banca, căutați banca, apăsați „Autorizați sincronizarea cu banca” și urmați pașii de consimțământ. Consimțământul trebuie reînnoit la fiecare 6 luni.

2. Încărcare manuală PDF

Descărcați extrasul de cont din platforma de online banking exact în formatul oferit de bancă (PDF sau arhivă ZIP — unele bănci arhivează extrasul). Încărcați-l în Keez ca orice alt document.

Folosiți extrasul de cont (nu raportul de tranzacții) — extrasul conține și soldul contului, permițând verificarea corectitudinii înregistrărilor.

Legături utile:

Trebuie să încarc extrasul dacă nu am avut tranzacții sau soldul este zero?

Da — extrasul de cont trebuie furnizat în fiecare lună, chiar dacă soldul este 0 sau nu au existat rulaje.
Extrasul confirmă că nu au existat tranzacții în perioada respectivă și permite închiderea corectă a lunii contabile.

Sfat

Dacă aveți activat OpenBanking, Keez preia automat datele băncii — nu mai este nevoie să încărcați manual extrasul, inclusiv în lunile fără tranzacții. | Detalii activare: Extras Online / OpenBanking

Cum știu dacă o factură a fost plătită de client? Unde văd sumele de încasat?

Sumele rămase de încasat se văd în Dashboard → De încasat. Raportul arată, pentru fiecare client, suma datorată la data ultimului document înregistrat (facturi + extrase de cont).

O factură apare ca neîncasată atâta timp cât plata nu a apărut în extrasul de cont înregistrat în Keez. Odată ce extrasul cu plata clientului este înregistrat (fie prin OpenBanking, fie prin upload PDF), suma dispare din „De încasat”.

Pentru detalii pe facturi individuale (nu doar totalul pe client), schimbați Gruparea din „Sold Client” în Detaliat.

Dacă aveți nevoie de o confirmare oficială de sold pentru un client, apăsați butonul Confirmare de sold din raport.

Furnizori de plătit funcționează similar — arată facturile de achiziție neachitate, pe furnizor. Se găsește tot în Dashboard → Furnizori de plătit.

Legături utile:

De ce să scanez contractele de muncă?

Contractele Individuale de Muncă (CIM) sunt extrem de importante și o sursă de neclarități și confuzii pentru Antreprenor.
Scanarea CIM semnat garantează raportarea acestui contract către ITM.
NU, nu se poate să declarăm contracte nesemnate sau doar datele raportate prin email.
Neraportarea către ITM poate atrage amenzi semnificative.

Important

CIM semnate trebuie să fie raportate la ITM prin REGES înainte de a avea efecte.

NIR la Contabilitate/Documente

Nu — NIR-urile nu sunt documente contabile — acestea țin de procesul de gestiune.
În contabilitate se înregistrează factura de achiziție, nu NIR-ul.

Contract și facturare

Două plăți în aceeași lună

I: Am văzut că s-au efectuat două plăți recente pentru serviciile Keez. O plată pe 27 decembrie
și una pe 1 ianuarie. Mă așteptam să se facă doar o singură plată pe lună.
R: Bună ziua, facturile se emit automat pe data de 1 a fiecărei luni, iar dumneavoastră ați ales
ca lună de început a colaborării decembrie, fiind deja în ianuarie.
Sistemul a facturat automat și luna ianuarie deoarece a trecut data de 1 a lunii. Până la
1 februarie nu veți mai avea altă factură emisă.
Altă posibilitate dacă ați avut două facturi în aceeași lună ar mai putea fi:
- Ați comandat un serviciu suplimentar din meniu
- Vi s-a încasat factură pentru un bilanț trimestrial sau unul anual.

Vezi și