Facturare: Întrebări frecvente¶
Ce este o factură proformă în Keez și cum o transform în factură fiscală?¶
În Keez, orice factură nou creată este inițial în starea Proformă (afișată cu culoare cărămizie în lista de facturi). O proformă poate fi descărcată sau trimisă prin e-mail către client, dar nu are valoare fiscală.
Pentru a o transforma în factură fiscală, apăsați butonul Validare. Factura va fi automat înregistrată în contabilitate. Dacă este configurată autodepunerea eFactura, va fi transmisă automat și la ANAF (prin eFactura).
Dacă după validare doriți să faceți modificări, apăsați Deblochează — factura revine în starea proformă și poate fi editată. Deblocarea este posibilă doar dacă luna contabilă este deschisă și factura nu a fost deja transmisă prin eFactura.
Notă
Facturile rămase în starea proformă/în lucru la momentul închiderii lunii contabile sunt declarate automat Anulate la ANAF. Verificați toate proformele deschise înainte de închiderea lunii.
Legături utile:
Prima factură pas cu pas — Cum se creează și validează prima factură
Opțiuni in meniul Factură — Opțiuni disponibile pe factură (Deblochează, Trimite, Stornează etc.)
Trebuie să dau eu clic pe „Depune” pentru a trimite facturile în eFactura? — Cum funcționează autodepunerea eFactura
Am o factură proformă anulată și acum seria pare blocată. Ce fac? — Ce faci dacă o proformă anulată blochează seria
Cum trimit factura prin e-mail către client?¶
Din lista de facturi sau din vizualizarea unei facturi, apăsați butonul Trimite. Puteți alege un reprezentant al clientului din lista existentă sau introduce o adresă nouă.
Factura va fi trimisă ca fișier PDF atașat. Dacă aveți fișiere PDF atașate la factură, acestea vor fi comasate automat cu factura — clientul va primi un singur document cu factura pe prima pagină și atașamentele pe paginile următoare.
Dacă doriți doar să descărcați factura ca PDF (fără a o trimite), folosiți butonul Descarcă. Documentul se păstrează și în platformă — nu este nevoie să îl arhivați separat.
Notă
Reply-ul clientului la e-mailul cu factura va ajunge la utilizatorul care a apăsat „Trimite”. Pentru a direcționa toate reply-urile către o căsuță generică a companiei, configurați un e-mail de facturare în Administrare → Configurări → Email de facturare.
Legături utile:
Opțiuni in meniul Factură — Toate opțiunile disponibile pe factură (Descarcă, Trimite, Atașează fișier etc.)
Trimite — Detalii despre funcția Trimite și istoricul trimiterilor
Am emis o factură cu o greșeală. Cum o corectez?¶
Depinde de situație:
1. Luna este încă deschisă și factura nu a fost transmisă prin eFactura
Apăsați Deblochează pe factură. Aceasta revine în starea proformă și poate fi editată liber. După corecție, validați din nou.
2. Luna este închisă SAU factura a fost transmisă prin eFactura
Nu mai este posibilă modificarea directă. Trebuie să stornați factura greșită și să emiteți una nouă corectă. Detalii în Cum stornez corect o factură?.
3. Factura nu a fost încă validată (este proformă)
Puteți edita direct. Dacă este ultima factură din serie și nu există facturi cu numere mai mari, o puteți și șterge complet cu butonul Șterge.
Legături utile:
Validează/Deblocheaza — Cum funcționează Validează și Deblochează
Cum stornez corect o factură? — Cum stornezi corect o factură
Anuleaza — Diferența dintre anulare și stornare
Cum definesc o serie nouă de facturi?¶
O serie nouă se creează direct la momentul emiterii unei facturi: la Facturare → Factură nouă, introduceți în câmpul „Serie” o denumire care nu există deja în sistem. Keez o va recunoaște ca serie nouă și va porni numerotarea de la numărul pe care îl completați.
Recomandarea Keez este să folosiți o prescurtare a numelui firmei împreună cu anul
(ex: firma „Apicultorul SRL” → seria AP26 pentru 2026). Numerele facturilor următoare
se alocă automat și trebuie să fie consecutive.
Seriile existente pot fi editate din Administrare → Configurări → Facturare → Serii facturi (butonul Modifică → pictograma creion), unde găsiți opțiunea „Gestionată de Keez”:
Bifată (implicit) — numerele sunt consecutive, datele în ordine cronologică.
Debifată — se pot emite facturi cu numere neconsecutive în cadrul seriei.
Notă
Înainte de a genera o serie nouă de facturi, completați documentul „Decizie de alocare numere facturi” din Dicționare → Formulare → Diverse.
Legături utile:
Configurarea seriilor de facturi — Gestionarea seriilor existente
Prima factură pas cu pas — Cum se setează seria și numărul la prima factură
Trebuie să emit o factură cu dată anterioară, dar am deja facturi cu dată mai recentă în aceeași serie. Ce fac?¶
Codul fiscal impune ca facturile din aceeași serie să fie emise în ordine cronologică. Dacă aveți deja facturi cu o dată ulterioară în seria curentă, nu puteți emite o factură cu dată anterioară în aceeași serie.
Soluția recomandată: definiți o serie separată pentru corecții (ex: dacă seria curentă
este AP26, adăugați seria AP26C). Emiteți factura cu data corectă în această serie,
apoi continuați cu seria standard pentru facturile următoare.
Această abordare păstrează toate beneficiile urmăririi seriilor și numerelor de facturi și lasă flexibilitate pentru facturi cu date anterioare în luna curentă.
Legături utile:
Cum definesc o serie nouă de facturi? — Cum se definește o serie nouă
Configurarea seriilor de facturi — Gestionarea seriilor existente
Pot avea mai multe serii de facturi active în același timp? Când are sens să folosesc serii diferite?¶
Da, Keez permite mai multe serii active simultan. Puteți folosi seria dorită la fiecare factură nouă, indiferent de alte serii existente.
Situații în care are sens să folosiți serii diferite:
Corecții sau facturi cu date anterioare — o serie separată (ex:
AP26C) permite emiterea de facturi cu dată anterioară celei din seria principală, fără a încălca ordinea cronologică impusă de codul fiscal în cadrul aceleiași serii.Tipuri diferite de documente — unele firme separă facturile de avans, facturile externe sau proformele pe serii distincte pentru o mai bună organizare.
Echipe sau puncte de lucru diferite — serii separate pentru fiecare punct de vânzare sau departament.
Legături utile:
Cum definesc o serie nouă de facturi? — Cum se definește o serie nouă
Trebuie să emit o factură cu dată anterioară, dar am deja facturi cu dată mai recentă în aceeași serie. Ce fac? — Factură cu dată anterioară în aceeași serie
Configurarea seriilor de facturi — Gestionarea seriilor existente
Cum stornez corect o factură?¶
Stornarea se folosește atunci când o factură a fost deja declarată la autorități și nu mai poate fi anulată.
Stornare completă (factură emisă din Keez): Deschideți factura și apăsați butonul Stornează. Keez va crea automat o factură nouă identică cu originalul, dar cu cantitățile cu semn schimbat (negative). Numărul și data facturii originale se completează automat în Nota facturii.
Stornare parțială: Folosiți butonul Copiază pe factura originală, modificați cantitățile articolelor care se stornează (puneți minus în fața cantității) și ștergeți articolele care nu se stornează.
Stornare factură emisă cu alt sistem: Stornarea se recomandă doar dacă ați renunțat complet la sistemul respectiv. Dacă îl utilizați în continuare, stornarea trebuie făcută din același sistem. Dacă totuși este necesară în Keez, creați o factură nouă cu aceleași articole ca originalul, dar cu cantitate negativă și preț pozitiv.
După stornare, creați o nouă factură corectă prin copiere sau de la zero.
Legături utile:
Stornarea partiala — Stornare parțială pas cu pas
Copiaza — Cum copiezi o factură existentă
Anuleaza — Când se anulează vs. când se stornează
Se pot storna facturi de servicii pentru ca nu au fost încasate? — Se pot storna facturi de servicii neîncasate?
Am o factură proformă anulată și acum seria pare blocată. Ce fac?¶
Dacă o factură era în starea proformă / în lucru în momentul închiderii lunii contabile, ea a fost declarată automat Anulată la ANAF. O factură anulată nu poate reapărea sau fi reactivată în altă lună.
Cum procedați:
Faceți o copie a facturii anulate (butonul Copiază).
Schimbați data pe luna curentă deschisă.
Validați noua factură.
Seria nu este blocată definitiv — numărul următor din serie va fi alocat automat la noua factură. Pentru a evita această situație în viitor, verificați la începutul fiecărei luni toate facturile rămase în starea proformă / în lucru înainte de închiderea lunii.
Legături utile:
Copiaza — Cum copiezi o factură existentă
Nu poate fi validată factură pentru ca a fost închisă luna contabilă. Ce se poate face? — Ce se întâmplă cu proformele la închiderea lunii
Ce trebuie să fac la închiderea de lună? — Procedura de închidere lunară
Configurarea seriilor de facturi — Configurarea și gestionarea seriilor de facturi
Cum se face factură in engleza?¶
Keez are API de facturare?¶
Se pot face facturi fără contract?¶
R: Intrebarea este complexa si nu tine doar de domeniul contabilității.
Pentru procesul de facturare si contractare trebuie sa tii cont de multiple elemente:
Nu toti termenii contractuali pot fi trecuti pe factură. Dacă relatia este complexa vei avea nevoie de un document care sa formalizeze aceasta relatie.
Un contract ar putea sa te ajute in cazul in care nu se poate colecta sumele facturate
Un contract ar putea sa reflecte termeni si condiții necesare din punct de vedere legal, mai ales in relatia cu persoane fizice
Contractul ar putea sa te ajute si fiscal pentru a demonstra la un eventual control ca a avut efecte (anexe de lucrari, modele de procese verbale etc.). In orice caz iti recomandăm, mai ales in cazul serviciilor, sa documentezi efectuarea unui contrac de servicii.
Recomandarea Keez este ca in majoritatea cazurilor sa se intocmeasca contracte.
Se pot storna facturi de servicii pentru ca nu au fost încasate?¶
Notă
Reamintim ca serviciile trebuie facturate in luna in care s-au prestat si nu intr-o perioada viitoare. Facturarea la încasare sau in perioada viitoare amana plata impozitului si a TVA-ului
R: Nu, facturile de servicii pentru care serviciile au fost prestate nu se pot storna.
Fiscal acest lucru poate fi interpretat ca evaziune fiscala pentru ca se diminueaza nejustificat veniturile (posibil si TVA dacă sunteti plătitor de TVA).
Dacă serviciile nu au fost prestate sau factură a fost gresita dintr-un motiv sau altul atunci se poate face stornare.
Cum pot sa fac o factură dacă am deja facturi cu o data ulterioară?¶
Am deja facturi cu data de 30 cu Seria AB si un client mi-a acceptat o factură cu data de 15 a lunii respective. Cum fac sa fac factură?
R: Este o situație care se intalneste uneori si se rezolva foarte usor. Recomandarea pentru orice firma este sa isi defineasca mai multe serii de facturi, pentru diferite scopuri. Pentru acest scop recomandăm definirea unei serii de Corectii - de exemplu ABC (C de la Corectie). Se poate face factură cu data de 15, cu seria ABC, si ulterior se poate reveni la seria standard: AB. Aceasta abordare pastreaza toate beneficiile urmaririi seriilor si numerelor de facturi si lasa si flexibilitate pentru întocmirea de facturi, in luna curentă, cu date anterioare datei ultimei facturi.
Vreau sa modific o factură deja emisă. Cum pot face asta?¶
Am o factură deja emisă si vreau sa o modific. Cum fac sa schimb ceva? Trebuie sa o anulez sau sa o stornez?
R: Facturile emise se pot modifica atata timp cât nu s-a închis luna din punct de vedere contabil.
Se poate sti dacă luna este închisă dacă aveti rapoartele publicate pentru acea luna. Alta modalitate este pur si simplu sa incercati sa modificati factură.
Modificarea unei facturi se poate face apăsând butonul Facturi > Vizualizeaza> Deblocheaza. Deblocand factură aceasta redevine o proforma si astfel se poate modifica.
Dacă însă nu este disponibil butonul Deblocheaza atunci înseamnă ca luna este deja închisă si trebuie sa stornati factură inițială si sa creați o noua factură cu noile coordonate, in luna curentă.
Vreau sa fac o factură in SUA dar nu am CUI - cum fac?¶
Sigur, se poate sa faceti facturi către clienti din SUA chiar dacă clientul nu furnizează un CUI.
Dacă clientul va furnizează un EIN (Employer Identification Number) atunci se poate sa il folositi pe acesta. Dintr-un EIN de forma ##-####### va trebui sa creați un cod de forma US#########. Astfel, dacă EIN este 12-3456789 atunci codul unic e identificare (CUI) al clientului US123456789.
Dacă clientul nu va furnizează un cod atunci va rugam sa căutați clientul intr-una din bazele de date următoare:
sau
Codul identificat acolo il veti crea sub forma US_____________ in platforma Keez
Dacă nu găsiți codul nicaieri atunci va rugam sa contactați Keez in Connect > Facturare si va com ajuta noi sa identficam un cod sau sa cream un cod unic pentru acel partener
Nu poate fi validată factură pentru ca a fost închisă luna contabilă. Ce se poate face?¶
Nu se poate ca o factură declarata Anulata sa reapara in alta luna.
Ce recomandăm este:
La începutul lunii, dupa ce încărcați extrasele si in timp ce încărcați ultimele documente, sa intrați in sistemul de facturare si sa verificați toate facturile in lucru/proforma.Mai multe detalii aici: Ce trebuie să fac la închiderea de lună?
Faceti o copie a acestei facturi (vedeti: Copiaza) si refacturati-o cu luna deschisa
Cum pot adaugă la o factură sigla firmei?¶
Cum pot personaliza care ibanuri apar pe factură de la keez?¶
dacă valuta facturii exista in cel putin un cont - atunci afișează doar acele conturi care au bifat „arată pe factură” si au valuta facturii
dacă valuta facturii nu exista in conturile bancare atunci afișează pe factură toate conturile cu „arată pe factură”
Am o firma cu TVA la încasare si facturez către o alta firma din grup (afiliata). Cum fac?¶
Facturez transportul către client — ce se întâmplă la retur?¶
Important
Dacă transportul a fost facturat separat, la retur se stornează doar valoarea produselor — costul de transport rămâne încasat. | Dacă transportul a fost inclus în prețul produsului, stornarea la retur va acoperi întreaga sumă, inclusiv componenta de transport — nu este posibilă o stornare parțială.