Ridesharing (Bolt, Uber) — facturarea în RO e-Factura

Dacă firma ta lucrează în ridesharing, facturile pentru cursele efectuate nu le emiți tu: le emite platforma în numele tău.
Ele trebuie totuși să ajungă în sistemul național RO e-Factura, iar acest lucru se întâmplă numai după ce autorizezi FONOA — furnizorul de facturare electronică folosit atât de Bolt, cât și de Uber — să raporteze facturile la ANAF în numele firmei tale.
Cât timp autorizarea lipsește, obligația de raportare rămâne integral la tine.

Cine emite facturile și cine le raportează

În ridesharing, platforma emite facturile de călătorie în numele firmei tale, pe baza datelor din contul de partener. Transmiterea acelor facturi în RO e-Factura se face prin FONOA, platforma de facturare electronică pe care o folosesc și Bolt, și Uber.

Pentru ca transmiterea să funcționeze sunt necesare două lucruri, în această ordine:

  1. Firma ta să fie înregistrată și funcțională în SPV (Spațiul Privat Virtual).

  2. Tu să autorizezi FONOA în numele firmei, pe portalul dedicat al platformei cu care lucrezi.

Important

Autorizarea nu este retroactivă: Bolt precizează că va încărca în SPV facturile de la data autorizării înainte.
Facturile emise înainte de acest moment rămân în sarcina ta.

Notă

Dacă lucrezi cu ambele platforme, autorizarea se face separat pentru fiecare — sunt două portaluri diferite.
Regulile generale de depunere și termenul legal sunt descrise în eFactura și RO e-Factura — termen de 5 zile lucrătoare.

Pasul 1 — Acces activ în SPV

Înainte de a autoriza FONOA, firma ta trebuie să aibă acces activ și funcțional în SPV. Uber listează patru condiții care trebuie îndeplinite:

  • Certificat digital calificat valabil — neexpirat, emis de un furnizor român acreditat și disponibil (token USB sau soluție bazată pe cloud).

  • Titularul corect al certificatului — o persoană fizică ce este fie reprezentantul legal al firmei, fie o persoană căreia i s-a delegat oficial dreptul de acces la SPV în numele firmei.

  • Înscriere SPV finalizată — cererea de înregistrare a fost trimisă și aprobată pe portalul SPV pentru firma ta.

  • Test de autentificare reușit — te conectezi la portalul SPV ANAF cu certificatul și verifici că accesul funcționează și că CIF-ul firmei apare corect în profilul utilizatorului.

Dacă firma nu este încă înregistrată în SPV, Bolt descrie parcursul de înregistrare astfel:

  1. Deschide www.anaf.ro și accesează secțiunea Înregistrare Spațiu Privat Virtual.

  2. Apasă Înregistrare utilizatori – persoane fizice și juridice, selectează Persoane juridice sau Persoane fizice (după caz) și alege Înregistrare utilizatori cu certificat digital.

  3. Introdu datele de identificare ale persoanei juridice și ale deținătorului certificatului.

  4. Încarcă documentul de confirmare și un fișier ZIP care conține documentele justificative.

  5. Introdu codurile primite prin e-mail sau telefon, așa cum au fost declarate în formular, împreună cu codul de validare afișat pe ecran.

  6. Revizuiește informațiile afișate și trimite cererea.

Un certificat expirat se reînnoiește din aceeași zonă, prin opțiunea Reînnoire certificate digitale.

Vezi și

Pasul 2 — Autorizarea FONOA pentru Bolt

Bolt încarcă facturile flotei în SPV prin FONOA, după ce partenerul autorizează FONOA să raporteze în numele său. Autorizarea se face o singură dată, pe portalul Bolt:

  1. Deschide https://suppliers.fonoa.com/ro/bolt

  2. Adaugă CUI-ul firmei în câmpul Număr fiscal.

  3. Apasă Continuare.

Ești gata pentru facturarea electronică automată prin Bolt în momentul în care apare mesajul Succes.

Important

Bolt precizează că ambii pași (înregistrarea în SPV și autorizarea FONOA) trebuie parcurși pe același dispozitiv, un PC cu sistem de operare Windows.
Sistemul de operare Mac nu este compatibil.

Atenționare

Autorizația acordată către FONOA este valabilă 12 luni de la data acordării.
La expirare, reia pașii de mai sus. Fără o autorizare validă, Bolt nu mai transmite facturile în numele tău, iar obligația de raportare în RO e-Factura îți revine.

Dacă vezi un mesaj de eroare scris cu roșu, Bolt recomandă următoarele verificări:

  • CUI-ul introdus este corect.

  • Este același CUI care a fost furnizat inițial către Bolt.

  • Calculatorul folosește Windows, nu Mac.

  • Dacă ai deja certificate instalate, folosești același calculator pe care sunt instalate, sau stick-ul USB care le conține este corect conectat.

Dacă tot nu reușești, Bolt oferă suport la adresa flote@bolt-fleet.com sau direct din portalul flotelor Bolt.

Pasul 2 — Autorizarea FONOA pentru Uber

Uber folosește același furnizor, FONOA, dar un portal de autorizare separat. După ce toate condițiile din Pasul 1 — Acces activ în SPV sunt îndeplinite:

  1. Deschide portalul de autorizare: https://suppliers.fonoa.com/ro/uberromania

  2. Introdu numărul de identificare fiscală (CIF) al firmei în formularul de autorizare și apasă Continuă.

  3. Verifică rezultatul autorizării.

Autorizarea a reușit dacă apare un mesaj de confirmare care indică faptul că procesul s-a încheiat și că CIF-ul a fost asociat cu succes cu sistemul autorității fiscale. Dacă autorizarea eșuează, reverifică cerințele preliminare din Pasul 1 — Acces activ în SPV și încearcă din nou.

Ce faci în Keez

Facturile de ridesharing sunt emise și depuse în RO e-Factura de platformă, prin FONOA — nu din Keez. Keez le preia din ANAF pentru evidența contabilă, prin e-Factura Outbox, și nu retransmite nimic la ANAF pentru ele.

Activează, în Administrare → Configurări → Facturare:

  1. Opțiunea Operații eFactura Outbox — facturile depuse în numele tău apar zilnic în Facturare → eFactura → Outbox.

  2. Opțiunea Auto-acceptă e-facturile proprii emise cu altă aplicație decât Keez — facturile preluate intră automat în contabilitate, fără să le mai accepți manual.

Notă

Dacă lipsesc facturi din Outbox, primul lucru de verificat este dacă autorizarea FONOA este activă — vezi Pasul 2 — Autorizarea FONOA pentru Bolt.
O autorizare expirată oprește transmiterea, deci facturile nu mai ajung nici în SPV, nici în Keez.

Vezi și