Contract Keez

  • Contract & Contabilul firmei

  • Situatia platilor si facturilor din trecut dar si date despre urmatoarea factura

  • Modalitatile de plata a abonamentului

Reziliere contract: informatii importante

Nu este suficienta doar notificarea prin intermediul Connect sau telefonic.
Este necesar ca un utilizator cu drepturi de administrare aplicatie sa apese butonul de reziliere din sectiunea Administrare/Contract Keez – Reziliaza contract.

Conform prevederilor din contract exista o perioada de preaviz de 30 de zile - contractul nu se poate inchide de pe o zi pe alta

Ultima lună lucrată din punct de vedere contabil va fii stabilită împreuna cu administratorul.
Pe perioada preavizului clientul are posibilitatea să utilizeze platforma la fel cum o făcea și până in momentul apăsarii butonului de reziliere.

Platforma va fii activa pâna in ultima zi a preavizului.
O sa fiti notificat si pe parcursul procesului dar este important sa stiti ca trebuie sa descarcati datele din Keez cat timp platforma este activa.

Contract

In partea stanga veti vedea datele curente ale contractului (datele pe care se va baza urmatoarea factura), impreuna cu posibilitatea de descarcare si incarcare a contractului.

In plus aveti mai multe optiuni:

  • MODIFICA contractul - care va da posibilitatea de a alege alt abonament incepand cu luna viitoare

  • RADIAZA FIRMA

  • REZILIAZA CONTRACTUL

In partea dreapta aveti datele Expertului Contabil care este responsabil de firma dumneavoastra.

Tot aici apare si optiunea de a SCHIMBA aceste expert daca nu va potriviti cu el.

Plati si facturi

Aceasta sectiune contine daetele facturilor anterioare impreuna cu informatii despre urmatoarea factura.

Pentru fiecare factura anterioara puteti vedealuna la care se refera si componenta facturii si puteti si descarca factura in format pdf.

  1. Luna la care se refera factura

  2. Valoarea abonamentului (in fiecare luna se factureaza valoarea abonamentului si, daca este cazul, valoarea depasirilor)

  3. Costul suplimentar generat de depasisile de abonament. Apasarea (i) afiseaza ecranul de explicatii depasiri unde se pot vedea documentele incluse in abonament in luna de calcul si costul generat de depasirea abonamentului. Atentie, facturarea depasirilor se face la 2 luni de la luna in care s-au facut depasirile (Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depasiri)

  4. Daca sunteti platitor de TVA se afiseaza tariful asociat

  5. Totalul de plata este afisat la final

Abonament: plati si facturi

In cazul in care la factura urmatoare se vor factura si depasiri sistemul va va avertiza atat in meniul Contract cat si in meniul „Plati si facturi”

abonament_depasiri_rezolva_contract

abonament_depasiri_rezolva_plati

Modalitati de plata

Prin acest meniu puteti gestiona cardurile cu care se face plata automat in platforma si tot aici puteti gasi IBAN-ul Keez, in cazul in care doriti sa platiti prin ordin de plata.

Va reamintim ca puteti plati si prin link-uri de plata. Acestea vor aparea in meniul Plati si facturi

Mod de calcul facturi & depasiri

In cazul in care la factura urmatoare au fost calculate depasiri sistemul va va avertiza atat in meniul Contract cat si in meniul „Plati si facturi”. In plus Keez va si trimite in Connect un mesaj de avertizare.

Abonament: Depasiri si rezolvare
Abonament: Depasiri si rezolvare

Cum si cand se calculeaza si factureaza depasirile

Keez factureaza depasirile la 2 luni dupa ce s-au realizat pentru ca atunci se pot cuantifica corect dar si pentru ca pana la facturare se poate modifica retroactiv abonamentul pentru a evita facturara depasirilor.

Exemplu

Keez factureaza abonamentul in prima zi a lunii Martie. Factura este marcata mai jos (1)
Factura pentru luna urmatoare (Aprilie) se face cu data de 1 Aprilie (2)
Documente pentru luna Martie se pot incarca pana in luna Aprilie pe data de 10, uneori chiar si mai tarziu (3)
(3) reprezinta momentul cand Expertul Contabil inchide luna Martie si genereaza rapoartele. Incepand cu acest moment numarul de documente aferente lunii Martie nu se mai modifica. Orice document incarcat intarziat se va inregistra in contabilitate cu luna Aprilie, chiar daca are data de Martie.
Practic din momentul (3) Keez poate sti cu siguranta care este depasirea de documente aferenta lunii Martie.
Pana la momentul (4) Keez va ofera posibilitatea de a modifica contractul incepand cu luna Martie (deci din trecut) si a alege un abonament care sa nu mai genereze costuri suplimentare.

De exemplu in Mai se va factura:

  • Abonamentul lunii Mai

  • Depasirile de salariati si documente aferente lunii Martie

Daca insa abonamentul s-a modificat incepand cu luna Martie si noul abonament contine destule documente si destui angajati inclusi atunci depasirea nu mai apare si factura din 1 Mai nu va mai contine depasiri.

Abonament: Depasiri si rezolvare

Rezolva depasirile

Atunci cand numarul de salariati din abonament este depasit va aparea pe factrura un cost suplimentar pentru fiecare salariat.

Atunci cand numarul de documente este depasit sistemul va va avertiza despre depasire la intrarea in aplicatie, in Connect si in meniul Contract.

In cazul in care doriti sa optimizati numarul de documente din abonament Keez va ofera aceasta posibilitate. Pana la data intocmirii facturilor pentru depasiri (la doua luni de la data de inregistrare a documentului) puteti modifica datele cotnractului pentru a creste numarul de documente din abonament si a evita facturarea depasirilor.

Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depasiri

Modifica abonamentul

In cazul in care doriti sa modificati valoarea abonamentului puteti apasa pe butonul Modifica din meniul Contract.

Orice modificare de acest tip va fi facuta cu urmatoarea data de facturare (ziua 1 a lunii urmatoare calendaristic)

Schimbare card de plata servicii Keez

Cardul de plata servicii keez.ro se initializeaza in timpul inrolarii.
Daca pierdeti cardul sau daca acel card nu mai este disponibil din orice alt motiv (poate initial a fost cardul personal) atunci veti dori sa adaugati un alt card 1 si sa il dezactivati pe cel vechi.

Puteti face asta trecand prin urmatorii pasi:

  1. Contract > Modalitati de plata

  2. Card nou – veti fi trimisi in pagina operatorului de plata (PayU sau alt furnizor utilizat de keez.ro)

  3. Completati datele noului card si salvati

  4. Identificati cardul vechi si apasati „stergeti”

Note

1

Este foarte important sa se actualizeze aceasta informatie pentru a putea identifica cine face plati cu cardul firmei

Suspendare Firma

Pentru suspendarea firmei va rugam sa intrati in aplicatia web, in Magazin Online si sa cautati „Suspendare”

Acolo veti regasi informtiile despre cum va putem ajuta cu activitatea specifica de suspendare