Contract Keez

  • Contract & Contabilul firmei

  • Situatia plăților si facturilor din trecut dar si date despre următoarea factură

  • Modalitatile de plata a abonamentului

Reziliere contract: informatii importante

Nu este suficienta doar notificarea prin intermediul Connect sau telefonic.
Este necesar ca un utilizator cu drepturi de administrare aplicatie sa apese butonul de reziliere din secțiunea Administrare/Contract Keez - Reziliaza contract.

Conform prevederilor din contract exista o perioada de preaviz de 30 de zile - contractul nu se poate închide de pe o zi pe alta

Ultima lună lucrată din punct de vedere contabil va fii stabilită împreuna cu administratorul.
Pe perioada preavizului clientul are posibilitatea să utilizeze platforma la fel cum o făcea și până in momentul apăsarii butonului de reziliere.

Platforma va fii activa pâna in ultima zi a preavizului.
O sa fiti notificat si pe parcursul procesului dar este important sa stiti ca trebuie descărcat datele din Keez cât timp platforma este activa.

Contract

In partea stanga veti vedea datele curente ale contractului (datele pe care se va baza următoarea factură), împreună cu posibilitatea de descarcare si incarcare a contractului.

In plus aveti mai multe opțiuni:

  • MODIFICA contractul - care va da posibilitatea de a alege alt abonament începând cu luna viitoare

  • RADIAZA FIRMA

  • REZILIAZA CONTRACTUL

In partea dreapta aveti datele Expertului Contabil care este responsabil de firma dumneavoastra.

Tot aici apare si opțiunea de a SCHIMBA aceste expert dacă nu va potriviti cu el.

Plati si facturi

Aceasta secțiune contine daetele facturilor anterioare împreună cu informații despre următoarea factură.

Pentru fiecare factură anterioară se poate vedealuna la care se refera si componenta facturii si se poate si descarcă factură in format pdf.

  1. Luna la care se refera factură

  2. Valoarea abonamentului (in fiecare luna se factureaza valoarea abonamentului si, dacă este cazul, valoarea depasirilor)

  3. Costul suplimentar generat de depasisile de abonament. Apasarea (i) afișează ecranul de explicatii depasiri unde se pot vedea documentele incluse in abonament in luna de calcul si costul generat de depășirea abonamentului. Atenție, facturarea depasirilor se face la 2 luni de la luna in care s-au facut depasirile (Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depasiri)

  4. Dacă sunteti plătitor de TVA se afișează tariful asociat

  5. Totalul de plata este afișat la final

Abonament: plati si facturi

In cazul in care la factură următoare se vor factură si depasiri sistemul va va avertiza atat in meniul Contract cât si in meniul „Plăți si facturi”

abonament_depasiri_rezolva_contract

abonament_depasiri_rezolva_plati

Modalitati de plata

Prin acest meniu se poate gestiona cardurile cu care se face plata automat in platforma si tot aici se poate gasi IBAN-ul Keez, in cazul in care doriți sa plătiți prin ordin de plata.

Va reamintim ca puteti plati si prin link-uri de plata. Acestea vor aparea in meniul Plati si facturi

Mod de calcul facturi & depasiri

In cazul in care la factură următoare au fost calculate depasiri sistemul va va avertiza atat in meniul Contract cât si in meniul „Plăți si facturi”. In plus Keez va si trimite in Connect un mesaj de avertizare.

Abonament: Depasiri si rezolvare
Abonament: Depasiri si rezolvare

Cum si cand se calculeaza si factureaza depasirile

Keez factureaza depasirile la 2 luni dupa ce s-au realizat pentru ca atunci se pot cuantifica corect dar si pentru ca pana la facturare se poate modifica retroactiv abonamentul pentru a evita facturara depasirilor.

Exemplu

Keez factureaza abonamentul in prima zi a lunii Martie. Factură este marcata mai jos (1)
Factură pentru luna următoare (Aprilie) se face cu data de 1 Aprilie (2)
Documente pentru luna Martie se pot încarcă pana in luna Aprilie pe data de 10, uneori chiar si mai tarziu (3)
(3) reprezinta momentul când Expertul Contabil închide luna Martie si generează rapoartele. Începând cu acest moment numărul de documente aferente lunii Martie nu se mai modifica. Orice document încărcat intarziat se va inregistra in contabilitate cu luna Aprilie, chiar dacă are data de Martie.
Practic din momentul (3) Keez poate sti cu siguranta care este depășirea de documente aferentă lunii Martie.
Pana la momentul (4) Keez va ofera posibilitatea de a modifica contractul începând cu luna Martie (deci din trecut) si a alege un abonament care sa nu mai genereze costuri suplimentare.

De exemplu in Mai se va factură:

  • Abonamentul lunii Mai

  • Depasirile de salariați si documente aferente lunii Martie

Dacă însă abonamentul s-a modificat începând cu luna Martie si noul abonament contine destule documente si destui angajați inclusi atunci depășirea nu mai apare si factură din 1 Mai nu va mai contine depasiri.

Abonament: Depasiri si rezolvare

Rezolva depasirile

Atunci când numărul de salariați din abonament este depășit va aparea pe factrura un cost suplimentar pentru fiecare salariat.

Atunci când numărul de documente este depășit sistemul va va avertiza despre depășire la intrarea in aplicatie, in Connect si in meniul Contract.

In cazul in care doriți sa optimizati numărul de documente din abonament Keez va ofera aceasta posibilitate. Pana la data intocmirii facturilor pentru depasiri (la doua luni de la data de înregistrare a documentului) se poate modifica datele cotnractului pentru a creste numărul de documente din abonament si a evita facturarea depasirilor.

Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depasiri

Modifica abonamentul

In cazul in care doriți sa modificati valoarea abonamentului se poate apasă pe butonul Modifica din meniul Contract.

Orice modificare de acest tip va fi facuta cu următoarea data de facturare (ziua 1 a lunii următoare calendaristic)

Schimbare card de plata servicii Keez

Cardul de plata servicii keez.ro se initializeaza in timpul inrolarii.
Dacă pierdeti cardul sau dacă acel card nu mai este disponibil din orice alt motiv (poate inițial a fost cardul personal) atunci veti dori sa adăugați un alt card 1 si sa il dezactivati pe cel vechi.

Se poate face asta trecand prin următorii pasi:

  1. Contract > Modalitati de plata

  2. Card nou - veti fi trimisi in pagina operatorului de plata (PayU sau alt furnizor utilizat de keez.ro)

  3. Completați datele noului card si salvați

  4. Identificați cardul vechi si apăsați „ștergeți”

Note

1

Este foarte important sa se actualizeze aceasta informatie pentru a putea identifica cine face plăți cu cardul firmei

Suspendare Firma

Pentru suspendarea firmei va rugam sa intrați in aplicatia web, in Magazin Online si sa căutați „Suspendare”

Acolo veti regasi informtiile despre cum va putem ajuta cu activitatea specifică de suspendare