Contract Keez

Notă

Această secțiune acoperă gestionarea contractului de servicii Keez:

abonament și contabilul responsabil, istoricul plăților și facturilor,

modalități de plată, modificare abonament și reziliere.

Contract, Plăți și facturi, Modalități de plată

Mod de calcul facturi & depășiri

Rezolvă depășirile

Modifică abonamentul

Schimbare card de plată servicii Keez

Suspendare Firmă

• Contract & Contabilul firmei

• Situația plăților și facturilor din trecut dar și date despre următoarea factură

• Modalitățile de plată a abonamentului

Atenționare

Reziliere contract: informații importante

Nu este suficientă doar notificarea prin intermediul Connect sau telefonic.

Este necesar ca un utilizator cu drepturi de administrare aplicație să apese butonul de reziliere din secțiunea Administrare/Contract Keez - Reziliază contract.

Conform prevederilor din contract există o perioadă de preaviz de 30 de zile - contractul nu se poate închide de pe o zi pe alta

Ultima lună lucrată din punct de vedere contabil va fi stabilită împreună cu administratorul.

Pe perioada preavizului clientul are posibilitatea să utilizeze platforma la fel cum o făcea și până în momentul apăsării butonului de reziliere.

Platforma va fi activă până în ultima zi a preavizului.

O să fiți notificat și pe parcursul procesului dar este important să știți că trebuie descărcate datele din Keez cât timp platforma este activă.

Contract

În partea stângă veți vedea datele curente ale contractului (datele pe care se va baza următoarea factură), împreună cu posibilitatea de descărcare și încărcare a contractului.

În plus aveți mai multe opțiuni:

• MODIFICĂ contractul - care vă va da posibilitatea de a alege alt abonament începând cu luna viitoare

• RADIAZĂ FIRMA

• REZILIAZĂ CONTRACTUL

În partea dreaptă aveți datele Expertului Contabil care este responsabil de firma dumneavoastră.

Tot aici apare și opțiunea de a SCHIMBA acest expert dacă nu vă potriviți cu el.

Plăți și facturi

Această secțiune conține datele facturilor anterioare împreună cu informații despre următoarea factură.

Pentru fiecare factură anterioară se poate vedea luna la care se referă și componenta facturii și se poate descărca factura în format pdf.

1. Luna la care se referă factura

2. Valoarea abonamentului (în fiecare lună se facturează valoarea abonamentului și, dacă este cazul, valoarea depășirilor)

3. Costul suplimentar generat de depășirile de abonament. Apăsarea (i) afișează ecranul de explicații depășiri unde se pot vedea documentele incluse în abonament în luna de calcul și costul generat de depășirea abonamentului. Atenție, facturarea depășirilor se face la 2 luni de la luna în care s-au făcut depășirile (Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depășiri)

4. Dacă sunteți plătitor de TVA se afișează tariful asociat

5. Totalul de plată este afișat la final

În cazul în care la factura următoare se vor factura și depășiri sistemul vă va avertiza atât în meniul Contract cât și în meniul „Plăți și facturi”

abonament_depasiri_rezolva_contract

abonament_depasiri_rezolva_plati

Modalități de plată

Prin acest meniu se poate gestiona cardurile cu care se face plata automat în platformă și tot aici se poate găsi IBAN-ul Keez, în cazul în care doriți să plătiți prin ordin de plată.

Vă reamintim că puteți plăti și prin link-uri de plată. Acestea vor apărea în meniul Plăți și facturi

Mod de calcul facturi & depășiri

În cazul în care la factura următoare au fost calculate depășiri sistemul vă va avertiza atât în meniul Contract cât și în meniul „Plăți și facturi”. În plus Keez vă va trimite și în Connect un mesaj de avertizare.

Cum și când se calculează și facturează depășirile

Keez facturează depășirile la 2 luni după ce s-au realizat pentru că atunci se pot cuantifica corect dar și pentru că până la facturare se poate modifica retroactiv abonamentul pentru a evita facturarea depășirilor.

Exemplu

Keez facturează abonamentul în prima zi a lunii Martie. Factura este marcată mai jos (1)

Factura pentru luna următoare (Aprilie) se face cu data de 1 Aprilie (2)

Documentele pentru luna Martie se pot încărca până în luna Aprilie pe data de 10, uneori chiar și mai târziu (3)

(3) reprezintă momentul când Expertul Contabil închide luna Martie și generează rapoartele. Începând cu acest moment numărul de documente aferente lunii Martie nu se mai modifică. Orice document încărcat întârziat se va înregistra în contabilitate cu luna Aprilie, chiar dacă are data de Martie.

Practic din momentul (3) Keez poate ști cu siguranță care este depășirea de documente aferentă lunii Martie.

Până la momentul (4) Keez vă oferă posibilitatea de a modifica contractul începând cu luna Martie (deci din trecut) și a alege un abonament care să nu mai genereze costuri suplimentare.

De exemplu în Mai se va factura:

• Abonamentul lunii Mai

• Depășirile de salariați și documente aferente lunii Martie

Dacă însă abonamentul s-a modificat începând cu luna Martie și noul abonament conține destule documente și destui angajați incluși atunci depășirea nu mai apare și factura din 1 Mai nu va mai conține depășiri.

Rezolvă depășirile

Atunci când numărul de salariați din abonament este depășit va apărea pe factură un cost suplimentar pentru fiecare salariat.

Atunci când numărul de documente este depășit sistemul vă va avertiza despre depășire la intrarea în aplicație, în Connect și în meniul Contract.

În cazul în care doriți să optimizați numărul de documente din abonament Keez vă oferă această posibilitate. Până la data întocmirii facturilor pentru depășiri (la două luni de la data de înregistrare a documentului) se poate modifica datele contractului pentru a crește numărul de documente din abonament și a evita facturarea depășirilor.

Mai multe detalii aici: Mod de calcul facturi & depășiri

Modifică abonamentul

În cazul în care doriți să modificați valoarea abonamentului se poate apăsa pe butonul Modifică din meniul Contract.

Orice modificare de acest tip va fi făcută cu următoarea dată de facturare (ziua 1 a lunii următoare calendaristic)

Schimbare card de plată servicii Keez

Cardul de plată servicii keez.ro se inițializează în timpul înrolării.

Dacă pierdeți cardul sau dacă acel card nu mai este disponibil din orice alt motiv (poate inițial a fost cardul personal) atunci veți dori să adăugați un alt card 1 și să îl dezactivați pe cel vechi.

Se poate face asta trecând prin următorii pași:

1. Contract > Modalități de plată

2. Card nou - veți fi trimiși în pagina operatorului de plată (PayU sau alt furnizor utilizat de keez.ro)

3. Completați datele noului card și salvați

4. Identificați cardul vechi și apăsați „ștergeți”

Note

1

Este foarte important să se actualizeze această informație pentru a putea identifica cine face plăți cu cardul firmei

Suspendare Firmă

Pentru suspendarea firmei vă rugăm să intrați în aplicația web, în Magazin Online și să căutați „Suspendare”

Acolo veți regăsi informațiile despre cum vă putem ajuta cu activitatea specifică de suspendare