Aveți o firmă - ce urmează?¶

La prima firmă, și uneori și pentru antreprenorii cu experiență, pot apărea unele neclarități despre pașii pe care trebuie să-i urmați.

Am creat o listă cu elemente pe care ar trebui să le bifați în primele zile după ce ați devenit antreprenor.

Ghidul este gândit pentru cei care nu au mai avut o firmă, dar e posibil că unele idei să fie utile și pentru antreprenorii mai experimentați.

Structura legală și înregistrări obligatorii¶

Cont bancar profesional

Cel mai probabil veți avea nevoie de un cont bancar (asigurați-vă că se pot plăți din acea bancă taxele în România). În acest moment, bancile din România, inclusiv Revolut, pot face plăți către autorități. Un exemplu de bancă unde nu se poate plăti este Wise.
Registrul Unic de Control (RUC)

Registrul Unic de Control este obligatoriu. Obțineți mai multe detalii despre cum să-l obțineți.
Depunerea capitalului social

Acționarii trebuie să plătească suma din Actul constitutiv din contul personal în contul bancar al firmei. Această plată trebuie efectuată înainte de începerea activității și după înființarea oficială a firmei.
Administrator străin și NIF (Cod de identificare fiscală)

Dacă firma are un administrator străin, acesta trebuie să dețină un NIF (Număr de identificare fiscală). Dacă nu îl are, Keez poate ajuta la obținerea lui. Scrieți-ne pe Connect/Admin sau la extraservices@keez.ro.

CUI Special și cod de TVA

Analizați dacă veți avea nevoie de CUI Special sau cod de TVA. Veți avea nevoie de unul din ele dacă efectuați achiziții sau vânzări în/din UE.

Cod TVA special — Detalii despre CUI Special

TVA achiziții externe — Achiziții din exterior UE

Vânzări către persoane juridice din UE — Regulament vânzări UE
Sistem de impozitare

Analizați sistemul de impozitare pe care îl va avea firma. Dacă alegeți sistem micro, va trebui să angajați o persoană sau să faceți un contract de mandat. În caz contrar, pregătiți-vă pentru impozitare la profit.

Impozitul pe venit — Venituri din activități

Impozitul pe profit — Impozitare la profit

Modificări fiscale 2023 — Actualizări legislative

Modificări fiscale 2024 — Noi reglementări

Organizarea contabilității

Organizați contabilitatea și imputernicește o persoană să depună declarații la ANAF. Dacă utilizați deja Keez, vă vom contacta despre imputernicire.
Salariaților cu contract de muncă

Dacă aveți angajați cu contract de muncă, veți avea nevoie de:
- O firmă care face evaluări de sănătate și securitate în muncă (SSM)
- Dosarul personal pentru fiecare angajat
- Regulament de Ordine Interioară
Dosarul personal — Ghid pentru alcătuire
Casa de marcat

Dacă vândeți la persoane fizice, în funcție de tip de activitate, ar putea fi necesară achiziția unei case de marcat. Casa de marcat — Detalii și obligații.
Gestiunea stocurilor

Analizați dacă aveți nevoie de un sistem de gestiune a stocurilor. Stocuri — Sistem integrat în Keez.

Pregătiți-vă pentru facturat

Keez are modulul de facturare pregătit pentru eFactură. Este simplu și ușor de utilizat. Prima factură — Ghid pentru prima factură.
Coduri CAEN corecte

Codurile CAEN trebuie să se potrivească cu activitatea firmei. Sunt importante și trebuie verificate la începutul activității și atunci când modificați tipurile de activități.

Codurile CAEN — Blog cu informații detaliate.

Contractul de comodat pentru autovehicul personal

Dacă aveți o mașină personală și doriți să decontați cheltuielile pe firmă, va trebui un contract de comodat. Găsiți modelul în Keez la Dicționare/Formulare (căutați „comodat”).

Notă: Nu trebuie să încărcați contractul semnat în Keez — este un document administrativ. Trebuie să existe, dar nu se înregistrează direct în contabilitate.

Deductibilitate cheltuieli autovehicule — Regulament pentru deduceri.
Finanțare prin împrumut de la acționar

Dacă firma nu are cash inițial, o puteți finanța prin împrumut de la acționar. Veți avea nevoie de un contract de împrumut sau creditare. Găsiți modelul în Keez la Dicționare/Formulare.
Echipamente și transferuri de proprietate

Firma trebuie să lucreze cu un computer, telefon sau birou. Puteți să le achiziționați de la dumneavoastră personal și apoi să faceți un borderou de achiziție care transferă proprietatea de la persoană fizică la persoană juridică. În felul acesta, firma are echipamente și banii pot fi plătiți acționarului când firma va avea cash.

Cheltuielile deductabile ale firmei

Trebuie să analizați care cheltuieli pot fi considerate ale firmei pentru a nu cheltui bani personali în numele ei. Nu există o „rețetă” unică — depinde de fiecare firmă. De exemplu, o firmă de publicitate poate cumpăra un costum pentru a filma o reclamă, dar o firmă de programare nu poate cumpăra haine „pe firmă”.

Cheltuieli decontabile — Ghid cu exemple detaliate.
Autorizații și licențe

În funcție de tipul de activitate, ar putea fi necesare autorizații sau licențe speciale. Nu este ceva pentru contabilul firmei, dar uneori pot fi necesare. De exemplu, firmele de dezvoltare software nu au nevoie de autorizații speciale.

Plan de afaceri

Aveți nevoie de un sistem în care să estimați cel puțin:
- Câte venituri veți obține
- Cu ce cheltuieli
- Ce nevoie de finanțare aveți pentru a susține aceste cheltuieli
Un plan de afaceri vă poate ajuta din foarte multe puncte de vedere. Acestea din urmă sunt cerințe minime pentru început.
Înregistrarea mărcii la OSIM

Dacă planul este pe termen lung, ar putea fi nevoie să înregistrați marca dumneavoastră la OSIM. Nu amânați acest moment dacă înregistrarea este importantă — altfel s-ar putea să fiți nevoit să schimbați detaliile brand-ului mai târziu, cu cheltuieli considerabile.
Cod EORI pentru import/export

Dacă importați sau exportați bunuri în afara UE, aveți nevoie de cod EORI. Keez poate ajuta. Scrieți-ne pe Connect/Admin sau la extraservices@keez.ro.
Ștampilă — nu mai este obligatorie

Firmele nu mai sunt obligate să aibă ștampilă oficială.

Probabil sunt multe alte întrebări la care nu am răspuns aici — vă invităm să ni le adresați oricând în Connect/Admin.