Transfer (preluare) contabilitate

Ca antreprenor ai libertatea de a-ți alege furnizorii. Contabilul nu este un furnizor oarecare ci o funcție esențială pentru orice firmă, dar cu atât mai mult pentru o firmă la început.

Este foarte simplu să schimbi contabilitatea și să o aduci la Keez.
Procesul este simplu și încrederea pe care o vei câștigă în timpul tranziției îți va confirma că ai făcut alegerea corectă.

Ce ai de făcut ca antreprenor?

  • Mai întâi trebuie să alegi o dată la care să se facă schimbarea furnizorului. Nu este important în ce perioadă a anului ne aflăm ci doar că transferul să fie făcut la începutul unei luni (datorită specificului serviciului - raportare lunară către stat)

  • Keez trebuie să fie împuternicit (vezi Clientul face delegările/împuternicirile pentru keez.ro) să depună în numele tău declarațiile la ANAF și REGES. Noi te vom ajuta la fiecare pas.

  • Keez va inițializa un proces de preluare contabilitate și, dacă este cazul, un proces de preluare salarizare. Ce trebuie să faci este să intri în Administrare/Preluare și vei vedea în parte preluările deschise.

Cum decurge procesul de preluare propriu-zis

Ecranul de preluare este împărțit în două: în stânga se vor afișa documentele încărcate de antreprenor și în dreapta sunt instrucțiunile.

Lista cu documentele ce trebuie încărcate se află în partea dreaptă. Se poate copia lista și trimite la contabilul vechi pentru a începe să vă furnizeze datele.
Atenție, dacă există o bază Saga (cu toate că noi nu utilizăm Saga în contare) procesul se simplifică semnificativ.
Se folosește opțiunea „Atașează fișier” și se încarcă datele în Keez. Se apasă butonul „SALVEAZĂ”
După ce se încarcă toate datele din lista de documente atunci se apasă butonul „TRIMITE”. Expertul contabil va fi anunțat imediat că ați încărcat datele și va începe preluarea contabilității.
Dacă ai orice neclaritate te rugăm să intri în Connect/Contabilitate și să pui întrebări despre preluare direct Expertului contabil.
În scurt timp vei observa că funcția contabilității s-a schimbat și vei utiliza datele tale contabile ca niciodată până acum, ca instrument de management al activității.

Documente necesare preluării

Documentele diferă în funcție de tipul preluării (contabilitate sau salarizare) dar și în funcție de forma juridică a firmei (SRL/SA sau PFA/II).
Datele necesare preluării sunt în dreptul fiecărei preluări, în meniul Administrare/Preluare

Preluare contabilitate: Întrebări frecvente

De ce trebuie să fac eu această muncă - de ce nu o faceți voi ca de la contabil la contabil?

Inițial am considerat că este mult mai ușor să discutăm direct cu contabilul sau expertul contabil al clientului însă după analiza procesului am observat următoarele:

- raportul juridic între noi și contabilul vechi este inexistent - aceasta punând niște probleme de siguranță a datelor și nu numai
- Contabilul clientului nu răspunde la mail-uri, mai ales la mail-uri de la străini
- Administratorul este mult mai convingător în relația cu contabilul vechi - datele fiind trimise mult mai repede în acest caz în comparație cu situațiile în care noi ceream datele
- datele trimise în sistemul vechi rămâneau pe email și nu mai erau disponibile în platforma Keez. Acest lucru împiedică analiza lor rapidă de Expertul Contabil Keez și creștea gradul de nesiguranță - email-ul nefiind de fapt un mediu de păstrare a datelor. Keez este și mediu de transmitere dar și mediu de păstrare.
- Uneori apar neclarități majore în ceea ce privește versiunea datelor. Astfel - în discuții și în preluare încep să se facă referiri la diverse email-uri. Prin gestionarea datelor în platformă acest proces redevine transparent. Transparența este unul din principiile cele mai importante în Keez - aici veți vedea de fiecare dată tot ce s-a întâmplat cu datele dumneavoastră - fie prin marcarea lor ca atare fie prin rapoartele online furnizate.
- nu în ultimul rând - acest sistem este mai rapid. Fiind în interiorul Keez și nu pe un email - sistemul notifică toate persoanele implicate în proces când o parte s-a terminat și trebuie să se înceapă următoarea etapă. Astfel se elimină orice timpi morți și avem rezultatele foarte repede

Mulțumim pentru înțelegere

Trebuie să anunț eu undeva că REGES se declară acum de o altă persoană?

Nu, ne ocupăm noi de acest aspect

Cum revoc accesul fostului expert contabil din SPV, după ce Keez a preluat contabilitatea?

Aceasta este o situație delicată, cu un risc important de care trebuie să fii conștient.

Atenționare

Nu recomandăm ca administratorul să revoce accesul din SPV.
Dacă administratorul intră în SPV și revocă drepturi, revocarea se aplică tuturor împuterniciților deodată — inclusiv Keez.
Există astfel un risc semnificativ de pierdere a accesului Keez, cu consecințe directe asupra depunerii declarațiilor fiscale.

Atenționare

Nu recomandăm efectuarea revocării înainte de a vă asigura că Keez deține procura valabilă și accesul activ în SPV.
Este important să existe un backup funcțional al accesului contabil înainte de orice modificare.

Cea mai bună soluție este ca fostul expert contabil să se scoată singur din SPV. Dacă împuternicitul renunță la acces din proprie inițiativă, accesul va fi restricționat doar pentru el, fără a afecta ceilalți împuterniciți (inclusiv Keez).

Rugați fostul contabil să efectueze această operațiune direct din contul său SPV.

Dacă accesul Keez a fost revocat accidental, contactați echipa Keez — procesul se reia de la început.