Cum „scot” bani din firmă?¶
Există mai multe metode prin care asociatul sau administratorul poate beneficia de banii firmei. Cea mai frecventă și recunoscută fiscal este distribuirea de dividende din profit.
Cuprins
Metoda 1: Dividende din profit¶
Profitul firmei poate fi distribuit asociaților sub formă de dividende. Aceasta este metoda principală și cea mai recomandată.
Impozit pe dividende: 16% din suma brută (din 2026)
Dividendele se pot distribui trimestrial
Este necesară întocmirea unei Hotărâri AGA (HAGA)
Avertisment
Distribuirea de dividende este interzisă dacă activul net contabil al firmei este mai mic de jumătate din capitalul social subscris (AN < ½ CS). Vezi: Activul Net Contabil (AN)
Pentru procedura detaliată: Procedura distribuire dividende trimestrial
Metoda 2: Salariu de administrator¶
Asociatul poate fi în același timp și salariat al firmei. Salariul se plătește lunar și implică taxe salariale standard (impozit, CAS, CASS).
Notă
Salariul este o cheltuială a firmei și reduce profitul, deci și baza de calcul a dividendelor. Dividendele nu reduc profitul contabil.
Metoda 3: Chiria sediului social (nerecomandat)¶
Dacă sediul social al firmei se află la domiciliul asociatului, firma poate plăti chirie proprietarului.
Avertisment
Chiria percepută trebuie să fie la nivelul pieței (nu supraevaluată)
Veniturile din chirie se impozitează la proprietar
Se recomandă un contract de comodat sau închiriere semnat
Metoda 4: Cheltuieli ale firmei¶
Achizițiile făcute în numele și pentru activitatea firmei pot fi plătite din contul firmei.
Important
De fiecare dată când achiziționezi ceva pentru firmă, plătește din contul firmei și solicită document fiscal (factură, bon fiscal, chitanță). Nu plăti din banii personali cheltuieli ale firmei.
Pentru detalii despre ce cheltuieli se pot deconta și în ce condiții, vezi Cheltuieli decontabile.
Metoda 5: Restituirea împrumutului acordat de asociat¶
Dacă asociatul a acordat un împrumut firmei — aducând capital sub formă de credit asociat — firma poate restitui aceste sume atunci când are disponibilități, cu respectarea condițiilor legale.
Important
Interdicția împrumuturilor (Legea nr. 239/2025)
Blocaj total: Dacă ați emis o HAGA de dividende interimare, nu mai puteți face transferuri cu titlu de „împrumut asociat” către dumneavoastră sau familie (rude până la gradul III).Durata interdicției: Restricția rămâne valabilă până la regularizarea anuală (depunerea bilanțului la final de an care confirmă profitul suficient).Răspundere solidară: Dacă ignorați interdicția, asociații devin solidar răspunzători pentru toate taxele și impozitele neplătite ale firmei, în limita sumei împrumutate.
Amenzi: Între 10.000 lei și 200.000 lei.Fără reducere: Este eliminată posibilitatea de a plăti jumătate din minimul amenzii în 15 zile.
Condiție (din 2026): Activul Net Contabil¶
Restituirea împrumutului asociatului este interzisă dacă activul net contabil al firmei a scăzut sub jumătate din capitalul social subscris:
Interdicție dacă: AN < ½ × Capital Social subscris
Această regulă se verifică pe baza situațiilor financiare anuale. Amenzile pentru nerespectare sunt între 10.000 și 200.000 lei și se aplică efectiv din 2026 (pe baza situațiilor financiare aferente anului 2025).
Pentru detalii complete — definiție, formulă de calcul, sancțiuni: Activul Net Contabil (AN)
Cheltuieli decontabile¶
Nu orice cheltuiala poate sa fie cheltuiala decontabila pe firma. Pentru a putea considera o cheltuiala ca fiind decontabila (uneori termenul utilizat - greșit - este „Cheltuiala deductibila”) trebuie îndeplinite câteva condiții:
Se pot deconta doar cheltuielile care au legatura cu generarea de venituri.
Trebuie sa existe un document justificativ
Cheltuieli care au legatura cu generarea de venituri:
Nu ai voie sa decontezi haine, chiar dacă ai firma de vânzări sau de consultanta. Ai voie sa decontezi haine dacă sunt de fapt echipament de protectie sau sunt insemnate cu sigla firmei si utilizate la cine stie ce prezentari
Nu decontezi alcool (un bax de bere) cumparat de la Carrefour. Se poate sa decontezi o masa la restaurant la care au participat clienti/parteneri etc., chair dacă au consumat alcool
Nu decontezi transportul cu avionul in Dubai. Dacă ai un client cu contract in Dubai si l-ai vizitat se poate sa decontezi transportul si cazarea.
Cheltuielile cu masina se pot baga pe firma. Când vei plăți impozit pe profit sau când/dacă vei avea tva, acestea vor conta pentru aceste calcule doar la 50%. Acum, doar intră pe firma avand in vedere ca impozitul se plătește la venit, nu conteaza ca ai sau nu cheltuieli.
Mobilier: dacă cumperi o canapea pentru acasă (mai ales dacă ai sediul acasă) este problematic. Utilizarea canapelei (mai ales dacă nu ai activitate la sediu - vezi următorul punct) nu este, in opinia noastra, generator de venituri pentru firma
Întreținere, gaze, apa pentru acasă (chiar dacă ai sediu social) este un mare NU. Dacă faci asta trebuie sa mergi la Taxe locale si sa iti declari casa ca atare si sa plătești taxe pe casa ca si firma. Nu vrei asta, sunt prea mari
Chirie la sediul social - sigur ca da. Atenție, trebuie să fie un pret rezonabil, nu se poate sa faci chirie pentru sediul social 2000 euro pe luna
Produse de întreținere - consumabile, hartie, curatenie - da, dar nu detergenti de vase sau de haine. Este ok sa vrei sa pastrezi sediul social curat dar nu sa speli hainele acolo
Training - da. Dacă nu inveti sa dansezi sau ceva. Trebuie sa aiba legatura cu tine.
Echipamente - dacă are legatura cu ce faci. Nu se poate dacă esti consultant sa cumperi aparate foto sau frigidere.
Telefon/Internet - da dar trebuie contractul mutat pe firma
Asigurări masina - da
Asigurare viata - nu
Abonamente sala de fitness - nu
Servicii medicale - nu, decat dacă sunt cele standard de medicina muncii
Documente justificative:
Facturi fiscale (scrie pe document „Factură fiscală” si are număr, data, furnizor, cumparator si datele fiscale ale acestora)
Bonuri fiscale (scrie pe el Bon Fiscal). Nu sunt bonuri fiscale chitantele POS sau notele de plata de la restaurante
Chitantele
Extrasele de cont
Documentele de casa (Dispozitii de plata, dispozitii de încasare)
Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%)¶
Sfat
Sfaturi pentru decontarea corectă a cheltuielilor cu autoturismul:
In cele mai multe cazuri societățile pot deduce 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.
Pentru a fi deductibile cheltuielile in proportie de 100% trebuie îndeplinite următoarele condiții:
Vehiculul trebuie sa faca parte din una din următoarele categorii:
vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;
vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;
vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;
vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;
vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.
Notă
Pentru microîntreprinderi neplatitoare de TVA:
Administratorul trebuie sa intocmeasca foaie de parcurs care sa cuprinda cel putin următoarele informații:
categoria de vehicul utilizat,
scopul și locul deplasării,
kilometrii parcurși,
norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
Atenționare
Modul cum se transmite aceasta decizie către keez este completarea la Dicționare > Autovehicule si se alege la Destinatie: Exclusiv Firma.
Mașina personală folosită pe firmă — contract de comodat¶
Important
Fără un contract de comodat valabil, nicio cheltuială auto (combustibil, reparații, roviniată, RCA) nu poate fi decontată pe firmă.
Cheltuieli de protocol¶
Avertisment
Cheltuielile de protocol au deductibilitate limitată: se deduc doar în limita a 2% din profitul contabil înainte de impozitare. | Această limită este relevantă pentru firmele plătitoare de impozit pe profit (nu pentru microîntreprinderi).
Activul Net Contabil (AN)¶
Activul net contabil este un indicator care măsoară sănătatea financiară a firmei și care, începând cu 2026, determină dacă firma poate să restituie împrumuturi asociaților sau să distribuie dividende.
Ce este Activul Net Contabil?¶
Activul Net (AN) = Total active − Total datorii
Cu alte cuvinte, activul net este echivalentul capitalurilor proprii ale firmei — ce rămâne după ce se scad toate datoriile din toate bunurile firmei.
Active (ce are firma) |
Datorii (ce datorează firma) |
|---|---|
Imobilizări (echipamente, mijloace fixe) |
Credite bancare |
Stocuri |
Furnizori neachitați |
Creanțe (facturi de încasat) |
Salarii și impozite restante |
Numerar în conturi și casă |
Împrumuturi de la asociați |
Cheltuieli în avans |
Venituri în avans |
Pragul legal — „jumătate din capitalul social”¶
Situația critică apare atunci când:
AN < ½ × Capital Social subscris (CS)
Exemplu: Dacă firma are capital social de 5.000 lei, pragul este 2.500 lei. Dacă activul net scade sub 2.500 lei, se aplică restricțiile de mai jos.
Notă
Verificarea se face pe baza situațiilor financiare anuale, nu lunar. Amenzile se aplică efectiv din 2027, pe baza situațiilor financiare aferente anului 2025.
Ce nu mai poate face firma dacă AN < ½ CS¶
Avertisment
Dacă activul net scade sub jumătate din capitalul social subscris, firma este interzisă să efectueze următoarele operațiuni:
Restituirea împrumuturilor către asociați, acționari sau persoane afiliate
Distribuirea de dividende (inclusiv interimare) din profitul curent, până la reîntregirea activului net
Firma are obligația să:
Reconstituie activul net la cel puțin ½ din capitalul social, până la sfârșitul exercițiului financiar următor
Convertească datoriile față de asociați în capital social (majorare de capital), cu respectarea dreptului de preferință al celorlalți acționari
Notă
Obligația de reconstituire nu se aplică pe perioada de inactivitate temporară înscrisă la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
Formula de majorare minimă a capitalului prin conversie¶
Dacă firma trebuie să convertească datorii față de asociați în capital, suma minimă ce trebuie convertită se calculează astfel:
X ≥ (CS / 2 − AN) × 2
Exemplu:
Capital social (CS) = 5.000 lei → prag = 2.500 lei
Activ net (AN) = 2.000 lei
Suma minimă de convertit: X = (2.500 − 2.000) × 2 = 1.000 lei
Sancțiuni¶
Amenzile sunt aplicate de ANAF și sunt efective din 2027 (bazate pe situațiile financiare aferente anului 2025):
Situație |
Amendă |
|---|---|
Restituire împrumuturi sau distribuire dividende cu AN < ½ CS |
10.000 – 200.000 lei |
Firma are AN < ½ CS, are datorii față de asociați și nu se conformează în termen de 2 ani de la constatare |
40.000 – 300.000 lei |
Legătura cu dividendele și împrumuturile¶
Această reglementare afectează direct două metode de retragere a banilor din firmă:
Metoda 1: Dividende din profit — distribuirea de dividende este blocată dacă AN < ½ CS
Metoda 5: Restituirea împrumutului acordat de asociat — restituirea împrumuturilor este blocată dacă AN < ½ CS
Sfat
Scopul reglementării este blocarea scoaterii resurselor din firmele subcapitalizate. Dacă firma are pierderi acumulate mari față de capitalul social, consultați expertul contabil din Connect pentru a evalua situația activului net înainte de orice distribuire sau restituire.
Procedura distribuire dividende trimestrial¶
Notă
Dividendele se pot distribui o dată pe trimestru. Pentru fiecare distribuire se întocmesc situații financiare intermediare, taxate cu o lună de abonament.
Parcurgeți pașii de mai jos în ordine:
Pasul 1: Verificați suma disponibilă¶
Intrați în aplicația Web la Dashboard > Dividende.
Veți găsi:
Suma brută — profitul disponibil pentru distribuire
Suma netă — suma brută minus impozitul pe dividende (16%)
Sfat
Suma netă este cea pe care o primiți efectiv în contul personal.
Pasul 2: Întocmiți HAGA¶
Apăsați butonul HAGA DIVIDENDE din dreapta sus și completați:
Număr AGA — numărul următor după ultima hotărâre AGA. Dacă ultima a fost nr. 3, aceasta va fi nr. 4
Din data — data adunării generale (implicit data curentă)
Valoare de distribuit — maxim suma din raport; se poate alege o sumă mai mică, restul poate fi distribuit ulterior
Notă
Dacă lista acționarilor nu este corectă, apăsați „Adaugă Acționar”
Procentul și numele fiecărui acționar pot fi modificate
Modele alternative: Dicționare > Formulare
Generați HAGA, tipăriți PDF-ul, semnați-l și încărcați-l în Contabilitate > Documente.
Pasul 3: Plătiți dividendele¶
După semnarea și încărcarea HAGA, suma netă din Hotărâre poate fi plătită asociaților.
Pasul 4: Plătiți impozitul (luna viitoare)¶
Lunar următor fiecărei plăți, impozitul pe dividende devine scadent. Keez calculează automat impozitul — apare în raportul Datorii la stat.
Avertisment
Dacă la sfârșitul anului suma netă din Hotărâre nu a fost plătită integral, impozitul pe suma neachitată devine scadent pe 25 ianuarie anul următor.
Ce face Keez după primirea HAGA semnate¶
Keez întocmește bilanțul trimestrial (în maxim 30 de zile) și trimite link-ul de descărcare în Connect > Contabilitate
Administratorul aprobă, tipărește, semnează și încarcă bilanțul în platformă
Keez depune bilanțul semnat la autorități
How to distribute dividends (EN)¶
Notă
Dividends can be distributed once per quarter. Each distribution requires intermediary financial statements — invoiced at one month’s subscription fee. By law, Keez issues and submits the financial statement to ANAF within 30 days of the HAGA.
Step 1 — Check available amount
Go to Dashboard > Dividends in the web app. You will see:
Gross amount — available profit
Net amount — gross minus dividend tax (16% from 2026). Profits from Q4 2025 cannot be distributed in 2025 and will be taxed at 16%. Undistributed profits are taxed at the rate applicable at the time of distribution.
Step 2 — Issue the Shareholder Decision (HAGA)
Press HAGA DIVIDENDE and fill in:
Număr AGA — increment the last document number by one
Din data — date of the general assembly (default: today)
Valoare de distribuit — up to the maximum shown; you can distribute less and issue a new HAGA later
To add or correct shareholders, use the „Adaugă Acționar” button. Custom templates are available at Dicționare > Formulare.
Step 3 — Sign and upload
Generate the HAGA PDF, print it, sign it, and upload to Contabilitate > Documente.
Step 4 — Pay dividends
The net amount in the HAGA can now be transferred to shareholders.
Step 5 — Pay dividend tax (following month)
The dividend tax is due the month after each payment. It appears in the Datorii la stat report.
Notă
If the HAGA amount is not fully paid by year-end, the tax on the unpaid portion is due on 25 January of the following year.
After Keez receives the signed HAGA:
Keez prepares the Balance Sheet (within 30 days) and notifies you via Connect > Contabilitate
The Administrator approves, prints, signs and uploads the Balance Sheet
Keez submits the signed Balance Sheet to the authorities
Dividende: Întrebări frecvente¶
Scoaterea dividendelor micșorează profitul firmei?¶
Nu. Dividendele interimare ridicate în cursul anului nu afectează profitul contabil raportat la 31 decembrie. Profitul se calculează exclusiv din veniturile și cheltuielile firmei.
Pot încasa dividendele în EUR?¶
Dividendele se declară doar în RON, dar pot fi plătite în euro. Plata în valută se contabilizează în RON la cursul BNR al zilei.
Eventualele diferențe de curs față de suma declarată se reglează ulterior (dacă e în minus — plată suplimentară; dacă e în plus — returnare).
De ce îmi apar dividendele cu semnul „-„?¶
Dividendele apar cu minus când firma are pierdere, nu profit. Raportul preia rezultatul contabil — dacă este pozitiv, arată suma distribuibilă; dacă este negativ, apare cu minus.
De ce diferă fondurile disponibile din cont față de dividendele din raport?¶
Diferența dintre cash (bani în cont) și profit (dividende disponibile) apare din cauza tranzacțiilor înregistrate contabil diferit față de momentul plății.
Exemplu tipic: achiziția unui mijloc fix (echipament, mașină) nu reduce profitul integral în luna cumpărării, ci lunar prin amortizare pe durata de viață a activului. Banii ies din cont imediat, dar cheltuiala contabilă se eșalonează.
Când se actualizează raportul de dividende?¶
Există două situații:
Cât mai am de plătit dintr-o HAGA anterioară? — raportul se actualizează la închiderea fiecărei luni
Când se adaugă profitul lunar la dividende? — la închiderea de trimestru. Profitul nu poate fi distribuit ca dividende în interiorul unui trimestru.
Pot plăti dividendele în numerar (cash)?¶
Se poate, dar cu restricții:
Plafon maxim: 10.000 lei per plată
Nu se pot fracționa plățile pentru a evita plafonul
Se recomandă plata prin transfer bancar (mai ușor de identificat și documentat)
Avertisment
Plățile către asociați, acționari și administratori trebuie efectuate prin instrumente de plată fără numerar, conform legislației în vigoare. Consultați expertul contabil din Connect înainte de a efectua plăți cash.
Pot încasa dividende pe perioada suspendării firmei?¶
Da. O societate poate distribui și plăti dividende din profitul obținut înainte de suspendare, chiar dacă și-a suspendat activitatea la Registrul Comerțului.
Suspendarea interzice desfășurarea obiectului de activitate, dar nu împiedică:
Gestionarea conturilor bancare
Plata facturilor și datoriilor
Distribuirea dividendelor din profituri anterioare