Cum „scot” bani din firma? (Dividende)

Rezultatul activității firmei este reprezentat de profitul firmei. Acționarul poate beneficia de acest profit prin distribuirea de dividende (vezi mai jos).

Asociatul poate fi si salariat. In calitate de salariat trebuie ca firma sa plătească lunar salariul si taxele aferente.

Mai exista câteva metode, mai putin clar definite in legislație, care prezintă riscuri fiscale:

• Plătește cheltuielile firmei din banii firmei, nu din cei personali. Nu uita ca de fiecare data când achiziționezi ceva pentru firma sa plătești din contul firmei sa iei document fiscal (factură, bon fiscal, chitanta etc.)

• Chiria sediului. Dacă ai sediul acasă, nu uita ca se poate sa remunerezi proprietarul casei. Atenție, veniturile din chirie se impoziteaza la proprietar. Chiria percepută trebuie să fie in standardele pietei.

• Imprumutul de la firma: Aceasta posibilitate nu este definita clar in legislatie deci vine cu un risc fiscal ridicat. Ai voie sa imprumuti legal fiecare administrator cu 5.000 euro cu conditia sa ai aceasta operatiune posibila in Actul constitutiv si sa nu oferi conditii mai favorabile administratorilor decat cele pe care societatea le practica fata de terte persoane. De exemplu: împrumuturile nu pot fi pe perioade foarte mari fără garanție, trebuie sa aiba neaparat dobândă (eventual putin mai mare decat cea de la banca).

Procedura pentru distribuire dividende trimestrial

Pentru distribuirea de dividende trimestrial trebuie sa parcurgeți următorii pasi:

1. Verificati suma de distribuit

Intrați in aplicatia Web la secțiunea Dashboard > Dividende. Aici veti gasi suma maxima distribuibila (atat suma bruta cât si suma neta).

Suma neta se calculează scăzând impozitul pe dividende (16% din suma bruta)

2. Intocmire HAGA

Întocmiți documentul „Hotărâre AGA distribuire dividende - HAGA DIVIDENDE” apăsând pe butonul din dreapta sus HAGA DIVIDENDE.

Trebuie sa completati:

* Numar AGA - Identificați care este ultima hotărâre AGA si dați numărul urmator. Dacă ultima HAGA de orice fel a fost 3, aceasta va fi numărul 4

* Din data - lăsați data curentă sau modificati-o dupa data la care s-a facut aceasta adunare generală a acționarilor

* Valoare de distribuit - Valoarea maxima este arătată in raport. Se poate sa alegeți o valoare mai mica dar nu se poate o valoare mai mare. Dacă se alege o valoare mai mica atunci restul se poate distribui cu o nota HAGA mai tarziu

Daca lista actionarilor nu este corecta atunci se poate apasa butonul „Adauga Actionar”.

Daca procentul unui actionar nu este corect atunci se poate modifica. La fel si numele actionarului.

Daca doriti sa folositi alt model si nu cel generat automat, modele ale „Hotarare AGA distribuire dividende asociat unic” si „Hotarare AGA” se gasesc in platforma la sectiunea Dictionare > Formulare.

Repartizarea profitului altfel decât după numărul de acțiuni/procentul de capital deținut

Generati HAGA, tipariti pdf-ul rezultat, semnati-l si incarcati-l in Contabilitate > Documente

3. Platiti dividendele

Suma neta din Hotărâre poate fi platita către asociați.

4. Platiti impozitul (luna viitoare)

De fiecare data când se va efectua o plata, luna viitoare va trebui platit si impozitul pe dividende. Calculul acestui impozit este facut de Keez si va aparea in raportul Datorii la stat.

Pentru orice client care dorește distribuirea dividendelor trimestrial vom întocmi situații financiare (taxate cu o luna de abonament).

La 30 de zile de la data deciziei de distribuire dividende keez va întocmi și depune bilanțul.

Daca la sfarsitul anului nu s-a platit toata suma neta din Hotarare, impozitul pe suma neta neplatita devine scadent in Ianuarie anul urmator

Dupa ce primim scanata in platforma Hotărârea AGA distribuire dividende:

1. Întocmim bilanțul trimestrial (in interval de 30 zile) si iti trimitem link-ul de download in Connect > Contabilitate.

2. Administratorul va aproba bilanțul trimestrial. Bilanțul se tipărește, se semneaza si se încarcă in platforma.

3. Keez depune bilanțul semnat.

How to distribute dividends to shareholders (EN)

For a company to distribute dividends it must follow the steps outlined below:

Imporant

Dividends can be distributed once a quarter. For each quarter when the shareholders distribute dividends a set of statutory reports must be issued These are invoiced according to the contract - the price is one month subscriprion By law keez will issue and submit to ANAF the financial statement within 30 days of the Shareholder’s Decision (HAGA)

1. Access the web application & go to Dashboard > Dividends. You will find the maximum distributable amount here (both Gross & net amounts). Net is Gross less (tax on dividends). Tax on dividends distributed in 2025 is 10%. Tax on dividends distributed in 2026 is 16%. Profits from the last quarted of 2025 cannot be distributed in 2025 and will be taxed with 16%. Undistributed profits, regardless of the period obtained, will be taxed with the tax at the moment of distribution.

2. Press the HAGA DIVIDENDE button to issue the Shareholder Decision. It will be in romanian and is called „Hotarare AGA distribuire dividende - HAGA DIVIDENDE”.

Please fill in the following:

• Număr AGA - Identify the last similar document and increment the number by one. If the last Shareholder Decision was number 3, this one will be number 4

• Din data - leave the current date

• Valoare de distribuit - The maximum value is in the report. You can choose a smaller value but not a larger one. If you choose a smaller value then you can distribute the rest of the dividends later with a new Shareholder Decision

If the list of shareholders is incomplete then you can press the „Adaugă Acționar” button. If the percentage of shares is incorrect then you can change it. The same goes for the names of shareholders.

If you would rather create your own template of a Shareholder’s Decision then you can download a template here: Dicționare > Formulare.

3. Generate the HAGA, print the pdf, sign it & upload it to Contabilitate > Documente

4. The net amount can now be paid to the shareholders.

5. Each time a payment is made, the following month the company will pay the tax on dividends. This tax will show up in the „Datorii la stat” monthly report.

Important

If by the end of the year the amounts in the Shareholder’s Decision was not paid in full then the tax for the remaining amounts becomes due on the 25th of January next year

After we receive the scan of the signed Shareholder’s Decision :

1. Keez prepares the Balance Sheet (in 30 days) and sends a notification to download it via Connect > Contabilitate.

2. The Administrator will approve the Balance Sheet. Please open it with Acrobat Reader print it, sign it and upload it in the platform.

3. Keez will submit the signed Balance Sheet to the authorities.

Dividende: Întrebări frecvente

Scoaterea de dividende nu micsoreaza profitul firmei raportat la sfarsit de an

Dividendele interimare care se ridica in cursul anului nu afecteaza profitul firmei raportat la 31.12. Acesta se calculează doar luand in calcul veniturile si cheltuielile societatii in anul in curs.

Pot incasa dividende in EUR?”

Dividendele se pot declara doar in RON, nu si in monedă străină.

Se pot plăți in euro (ceea ce veti incasa efectiv in contul personal), însă plata, ca orice alta tranzacție efectuată in monedă străină, se contabilizeaza in RON la cursul BNR al zilei. Eventuale mici diferențe între suma plătită in monedă străină * cursul BNR fata de valoarea in RON a dividendelor declarate vor necesita reglare ulterior (dacă e in minus mai faceti o plata dacă e in plus returnați ceva înapoi).

De ce imi apar dividendele cu senul minus „-”

Dividendele apar cu minus pentru ca aveți pierdere. Raportul preia rezultatul, care dacă este pozitiv arată dividendele care pot fi ridicate.

Diferenta diferenta dintre fonduri disponibile si dividende

Diferența dintre cash si profit se datorează unor tranzacții care in contabilitate se înregistrează ca si cheltuieli pe o perioada mai lunga de timp.

Plățile pentru achiția de active -mijloace fixe nu afecteaza contul de profit si pierdere al societatii in luna achizitiei, ci lunar pe măsură amortizării activului respectiv.

Diferenta diferenta dintre fonduri disponibile si dividende

Diferența dintre cash si profit se datorează unor tranzacții care in contabilitate se înregistrează ca si cheltuieli pe o perioada mai lunga de timp.

Plățile pentru achiția de active -mijloace fixe nu afecteaza contul de profit si pierdere al societatii in luna achizitiei, ci lunar pe măsură amortizării activului respectiv.

Cand se actualizeaza raportul de dividende de distribuit?

Dacă va intereseaza cât mai aveti de plata dintr-o suma anterioară - se actualizează la închiderea fiecarei luni

Exemplu: aveam profit distribuit prin HAGA si am tot platit din el - vreau sa stiu cât mai am de plata - dupa închiderea de luna

Dacă intrebarea este când se adaugă profitul lunar la acele dividende - atunci răspunsul este ca la închiderea de trimestru. Profitul nu poate fi distribuit ca dividende in interiorul unui trimestru.

Pot sa platesc cash dividendele?

In general va încurajăm sa folositi sistemul bancar pentru relatia cu acționarii pentru ca este mult mai usor de identificat ulterior când si cui ati facut plata.

Alternativ, dacă ati ales sa lucrati cu casa (încasări numerar) atunci da, se poate face plata dividendelor cu numerar in anumite condiții. Astfel:

- nu se pot face plăți fractionate (nu se poate împărți plata dividendelor in mai multe plăți pentru a evita plafonul de plăți in numerar)

- plafonul de numerar pentru dividende este de 10.000 lei

Atenție - plafoanele de numerar difera pentru diverse activități - va recomandăm sa intrebati expertul contabil in Connect despre detalii înainte de a le efectua.

De exemplu operațiunile de încasări și plăți cu persoanele cu calitatea de asociați, acționari, administratori, persoane fizice, alți creditori reprezentând împrumuturi, indiferent de natura și destinația acestora, se efectuează numai prin instrumente de plată fără numerar.

Pot să încasez dividende pe perioada suspendării?

Da, firma poate sa plătească dividende pe perioada suspendării

Este posibil ca o societate sa distribuie si sa plătească dividende din profitul obtinut pana la suspendarea activității in anul 2024, chiar dacă societatea si-a suspendat activitatea la Registrul Comerțului.

Chiar dacă suspendarea activității presupune abținerea de la desfășurarea obiectului principal de activitate, aceasta nu împiedică desfășurarea unor activități administrative sau gestionarea unor aspecte financiare ce rezulta din activitățile desfasurate anterior suspendării.

In perioada de suspendare a activității, firmele isi pot mentine activitatea administrativa. Aceasta include gestionarea conturilor bancare si a sumelor de bani, plata facturilor si a datoriilor, si, implicit, distribuirea de dividende.