Unde găsesc taxele pe care le am de plată și când este termenul lor?
Sumele de plată se găsesc în platformă, la Contabilitate → Rezultate lunare →
Datorii la Stat. Raportul listează taxele și impozitele lunare ale firmei și
conturile în care se plătesc.
Termenul scadent pentru taxele aferente lunii precedente este, de regulă, data de
25 a lunii curente.
Dacă vrei informații despre taxele de plată în urma Declarației Unice (persoană
fizică / PFA), vezi Depunere Declarația Unică și plata Taxe și Contribuții.
Cum gestionez achizițiile de pe Temu sau AliExpress fără factură?
Platformele internaționale de tip marketplace (Temu, AliExpress) funcționează adesea în regim B2C (către consumatori finali persoane fizice), ceea ce face dificilă obținerea unei facturi fiscale pe datele firmei.
Pentru a înregistra bunurile în patrimoniul societății și a justifica cheltuiala, aveți la dispoziție următoarele soluții, în ordinea recomandată.
1. Generarea facturilor prin extensii terțe
Această opțiune este recomandată în primul rând pentru platforme precum AliExpress.
Există instrumente tehnice (de exemplu, extensia de browser Ali Invoice) care pot extrage datele tranzacției și genera o factură.
Fișierul rezultat se încarcă în platformă la Contabilitate → Documente.
2. Utilizarea sumarului de comandă
Dacă nu puteți genera o factură prin metodele de mai sus, puteți utiliza sumarul comenzii (Order Summary) pus la dispoziție de platformă în contul de client.
Descărcați sumarul comenzii în format PDF și încărcați-l ca document de achiziție.
3. Achiziția de către administrator prin Borderou de achiziție
Această metodă se utilizează atunci când produsele sunt achiziționate inițial de administrator ca persoană fizică (din fonduri proprii) și ulterior transferate în patrimoniul firmei.
Formularul Borderou de achiziție se accesează din varianta desktop a platformei, la Dicționare → Formulare → Diverse → Borderou achizitie.
Odată încărcat borderoul semnat, suma de plată către administrator va fi evidențiată în raportul Dashboard → Avansuri/Deconturi.
Decontul se achită ulterior din contul firmei în contul personal al administratorului.
Atenționare
Borderoul de achiziție constituie o soluție de rezervă și nu poate substitui o factură fiscală în cazurile în care vânzătorul are obligația legală de a emite una.
Notă
Dacă mărfurile sunt expediate dintr-o țară din afara Uniunii Europene și trec prin procesul de vămuire, veți primi un Document Vamal de Import (DVI).
Este obligatorie încărcarea DVI în platformă împreună cu documentele de achiziție, pentru calculul corect al taxelor și al prețului de intrare (NIR).
Cine poate ridica Registrul Unic de Control (RUC)? Trebuie să merg personal?
Nu este obligatoriu să vă deplasați personal. Registrul Unic de Control poate fi ridicat fie de administrator, fie de o persoană împuternicită de acesta.
Împuternicitul (delegatul) este o persoană fizică aleasă de administrator — de exemplu un angajat sau o persoană de încredere. Nu poate fi Keez.
Împuternicitul se prezintă la unitatea ANAF competentă cu o împuternicire din partea administratorului. Un model de împuternicire se găsește în Dicționare → Formulare, prin căutarea termenului „împuternicire”.
În Dicționare → Formulare există două cereri de RUC: „Cerere pentru registrul unic de control (RUC) — Administrator” (dacă se deplasează administratorul) și „Cerere pentru registrul unic de control (RUC) — Delegat” (dacă se deplasează împuternicitul). Se depune un singur formular, în funcție de cine merge la ANAF.
Plata se efectuează în numerar, la ghișeul unității ANAF.
Atenționare
Keez NU se ocupă de obținerea RUC
Keez nu ridică Registrul Unic de Control în numele firmei și nu poate fi desemnat delegat pentru această operațiune — indiferent dacă în platformă a fost încărcată cererea „Administrator” sau „Delegat”.
Motivul: plata se face în numerar, iar chitanța este emisă pe numele firmei, ceea ce face imposibilă decontarea.
RUC trebuie ridicat de administrator sau de un împuternicit al acestuia (o persoană fizică, nu Keez).
Acest pas este obligatoriu
RUC se păstrează la sediul social sau, în cazul în care sediul social este stabilit la un cabinet de avocatură, la locuința administratorului pentru a asigura buna gestionare a acestuia.
Arhivarea și păstrarea documentelor justificative
Majoritatea documentelor justificative pentru operațiunile de contabilitate și salarizare se păstrează în format digital.
Singurele documente care trebuie păstrate obligatoriu în format fizic (original) sunt bonurile fiscale de achiziție.
Documentele trebuie organizate astfel încât să poată fi regăsite cu ușurință într-un interval rezonabil.
Se recomandă ordonarea pe luni și, în cadrul fiecărei luni, pe tipuri de documente:
bonuri fiscale de achiziție (format fizic)
facturi de vânzare (format digital)
facturi de achiziție (format digital)
extrase de cont (format digital)
contracte individuale de muncă (format digital)
Copiile tuturor documentelor sunt stocate în platforma Keez și pot fi consultate direct din aplicație.
Sfat
Contractele de vânzare și de cumpărare nu reprezintă în mod obligatoriu documente contabile.
Prin urmare, nu este necesară încărcarea sistematică a acestora în secțiunea de contabilitate.
Anumite contracte vor fi solicitate de către expertul contabil doar în caz de necesitate, moment în care se va proceda la încărcarea lor în platformă.
Responsabilitatea arhivării documentelor
Administratorul este responsabil pentru organizarea și păstrarea arhivei de documente.
Perioada de păstrare variază: cel puțin 5 ani pentru documente contabile, 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru documentele de salarizare.
Bilanțuri, jurnale, declarații și recipise
Bilanțurile semnate se păstrează în original și se atașează lunilor corespunzătoare depunerii.
Bilanțul anual se păstrează la ultima lună a anului, iar cel semestrial la luna iunie a anului respectiv.
Bilanțurile semnate electronic de către Keez sunt disponibile în platformă și nu este necesară tipărirea lor prealabilă.
Jurnalele, declarațiile și recipisele urmează același model: fiind generate electronic, pot fi arhivate electronic.
Radierea sau închiderea firmei
Procedura de lichidare și radiere a unei firme durează, în general, între 2 și 5 luni și cuprinde două etape la Registrul Comerțului (ONRC).
Important
Înainte de demararea procedurii de lichidare, stocul de marfă trebuie adus la sold zero:
- prin vânzare (inclusiv către asociat, la prețul pieței și cu marjă de profit).
- prin casare (dacă marfa nu mai poate fi valorificată).
Keez oferă asistență în procesul de lichidare prin specialiști dedicați.
Serviciul poate fi comandat direct din platformă: Magazin Online → Servicii → Lichidare firmă.
Pot deschide o firmă nouă cât timp alta este în lichidare?
Deschiderea unei firme noi nu este afectată de faptul că administratorul are altă firmă în curs de lichidare.
Excepția microîntreprinderii
Dacă firma aflată în lichidare este microîntreprindere, iar administratorul/asociatul deține peste 25% și în firma nouă, cele două sunt considerate întreprinderi legate (Întreprinderi legate). Conform Condiția acționarilor semnificativi, un asociat cu peste 25% în două microîntreprinderi trebuie să aleagă o singură firmă care rămâne micro — iar statutul de micro este deja ocupat de firma veche. Practic, firma nouă poate fi înființată doar ca PFA sau ca firmă plătitoare de impozit pe profit.
Soluție: schimbarea regimului fiscal al firmei vechi
Pentru a putea înființa firma nouă tot ca microîntreprindere:
Din trimestrul în care firma veche intră în lichidare, aceasta se mută pe impozit pe profit.
Odată ce firma veche nu mai este microîntreprindere, firma nouă poate fi înființată și menținută în regim de microîntreprindere.
Notă
Procedura de lichidare durează în general câteva luni (vezi
Radierea sau închiderea firmei), interval suficient ca trecerea pe impozit pe profit a firmei vechi să fie deja activă când se înființează firma nouă.
