Antreprenor: Întrebări frecvente¶
Achiziția de la persoane fizice¶
Se va completa formularul „Borderou de achiziție”, care se regăsește în platformă.
Se recomandă ca prețul de achiziție de la persoanele fizice să fie unul rezonabil și justificabil prin documente de achiziție.
Mai este necesară ștampila?¶
Nu mai este necesară utilizarea ștampilelor pentru nicio operațiune sau document.
Obținerea Registrului Unic de Control (RUC)¶
Administratorul sau un împuternicit al acestuia se deplasează la unitatea ANAF competentă pentru achiziționarea Registrului Unic de Control.
Dacă este necesar un model de împuternicire, acesta poate fi accesat în secțiunea Dicționare > Formulare, prin căutarea termenului „împuternicire”.
Keez nu poate prelua RUC în numele firmelor, deoarece plata se efectuează în numerar, iar chitanța este emisă pe numele firmei, fapt ce face imposibilă decontarea.
Acest pas este obligatoriu
RUC se păstrează la sediul social sau, în cazul în care sediul social este stabilit la un cabinet de avocatură, la locuința administratorului pentru a asigura buna gestionare a acestuia.
Registrul de Evidență Fiscală (REF)¶
Acest registru nu mai trebuie achiziționat, deoarece poate fi întocmit în format electronic de către Keez.
Arhivarea și păstrarea documentelor justificative¶
Majoritatea documentelor justificative pentru operațiunile de contabilitate și salarizare se păstrează în format digital.
Singurele documente care trebuie păstrate obligatoriu în format fizic (original) sunt bonurile fiscale de achiziție.
Documentele trebuie organizate astfel încât să poată fi regăsite cu ușurință într-un interval rezonabil.
Se recomandă ordonarea pe luni și, în cadrul fiecărei luni, pe tipuri de documente:
bonuri fiscale de achiziție (format fizic)
facturi de vânzare (format digital)
facturi de achiziție (format digital)
extrase de cont (format digital)
contracte individuale de muncă (format digital)
Copiile tuturor documentelor sunt stocate în platforma Keez și pot fi consultate direct din aplicație.
Sugestie
Încărcarea contractelor
Contractele de vânzare și de cumpărare nu reprezintă în mod obligatoriu documente contabile.
Prin urmare, nu este necesară încărcarea sistematică a acestora în secțiunea de contabilitate.
Anumite contracte vor fi solicitate de către expertul contabil doar în caz de necesitate, moment în care se va proceda la încărcarea lor în platformă.
Responsabilitatea arhivării documentelor
Administratorul este responsabil pentru organizarea și păstrarea arhivei de documente.
Perioada de păstrare variază: cel puțin 5 ani pentru documente contabile, 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru documentele de salarizare.
Documente digitale (facturi și extrase de cont)¶
Dacă documentele au fost emise sau primite digital, nu este necesară tipărirea și arhivarea fizică a acestora.
Exemple de documente care se păstrează exclusiv în format digital:
CIM semnate cu semnătură digitală de ambele părți.
e-Facturi de achiziție sau de vânzare (forma digitală este singura recunoscută ca document justificativ).
facturile de achiziții din străinătate (Google, Meta, OpenAI etc.).
Bilanțuri, jurnale, declarații și recipise¶
Bilanțurile semnate se păstrează în original și se atașează lunilor corespunzătoare depunerii.
Bilanțul anual se păstrează la ultima lună a anului, iar cel semestrial la luna iunie a anului respectiv.
Bilanțurile semnate electronic de către Keez sunt disponibile în platformă și nu este necesară tipărirea lor prealabilă.
Jurnalele, declarațiile și recipisele urmează același model: fiind generate electronic, pot fi arhivate electronic.
Repartizarea profitului conform prevederilor specifice¶
În cazul structurilor de acționariat complexe, unde repartizarea profitului diferă de procentele de deținere a capitalului social, se vor aplica prevederile din Actul Constitutiv.
În platforma Keez, propunerea de generare a Hotărârii AGA se bazează pe structura acționariatului.
La generarea unei Hotărâri AGA (din meniul Dashboard/Dividende), este necesară modificarea manuală a procentelor de distribuire pentru a reflecta realitatea stabilită în Actul Constitutiv.
Informații suplimentare: Procedura distribuire dividende trimestrial
Obligativitatea deținerii unui terminal de plată (POS)¶
Legislația în vigoare obligă entitățile să pună la dispoziție mijloace moderne de plată.
Acestea includ: terminale POS, plata prin cod QR sau alte aplicații de plată.
Notă
Prin excepție, firmele care efectuează absolut toate operațiunile de plată și încasare exclusiv prin transfer bancar nu sunt obligate să dețină mijloace moderne de plată.
În cazul acceptării plăților în numerar sau emiterii de bonuri fiscale, obligația de a deține mijloace moderne de plată revine.
Radierea sau închiderea firmei¶
Procedura de lichidare și radiere a unei firme durează, în general, între 2 și 5 luni și cuprinde două etape la Registrul Comerțului (ONRC).
Important
Înainte de demararea procedurii de lichidare, stocul de marfă trebuie adus la sold zero:
- prin vânzare (inclusiv către asociat, la prețul pieței și cu marjă de profit).
- prin casare (dacă marfa nu mai poate fi valorificată).
Keez oferă asistență în procesul de lichidare prin specialiști dedicați.
Serviciul poate fi comandat direct din platformă: Magazin Online -> Servicii -> Lichidare firmă.