Antreprenor: Intrebari frecvente¶

Achizitia de la persoane fizice¶

Se va completa formularul „Borderou de achizitie”. Formularul se regaseste in platforma. Atentie, recomandam ca pretul de achizitie de la persoanele fizice sa fie un pret rezonabil, justificabil cu documente de achizitie.

Mai are o firma nevoie de ștampila?¶

Nu, nu mai este nevoie de stampile. Pentru nimic.

Obtinere Registrul Unic de Control (RUC)¶

Antreprenorul sau un imputernicit al acestuia merge la ANAF-ul de care apartine si cumpara Registrul Unic de Control.
Daca aveti nevoie de un model de imputernicire, acesta se gaseste in Keez in sectiunea Dictionare > Formulare. Cautati «imputernicire»
Keez nu poate prelua RUC in numele firmelor, in parte pentru ca acesta se plateste cu numerar si chitanta este in numele firmei, facand imposibila decontarea.

Acest pas este obligatoriu

RUC se tine la la sediul social sau, daca sediul social este la avocat, se tine la locuinta Administratorului (acolo unde Administratorul poate avea grija de registru)

Registrul de Evidenta Fiscala (REF)¶

Acest registru nu mai trebuie achizitionat - se poate intocmi in format electronic, de Keez.

Cum se arhiveaza si se pastreaza documentele justificative?¶

Documentele justificative pentru operatiunile de contabilitate si salarizare trebuie pastrate si arhivate astfel incat sa fie usor de regasit intr-un interval rezonabil.

De cele mai multe ori se pastreaza la indemana anul anterior si anii mai vechi se pun in dosare/cutii, ordonat.

Noi recomandam ordonarea pe luni si in cadrul lunilor pe tipuri de documente:

facturi de vanzare

facturi de achizitie, inclusiv bonuri fiscale

extrase de cont

contracte de vanzare

contracte de cumparare

contracte individuale de munca (CIM)

Copii ale documentelor sunt oricum pastrate in Keez si se pot cauta la nevoie direct din aplicatie.

Responsabilitatea arhivarii documentelor

Administratorul este responsabil organizarea si pastrarea unei arhive cu documentele.

Perioada de pastrare a documentelor variaza pentru documente contabile este de cel putin 5 ani, registre 10 ani si pentru documente de salarizare este de 50 ani

Documente digitale (facturi emise/primite digital, extrase de cont)¶

Aceste documente, daca au fost emise/primite digital, nu este neaparata nevoie sa le tipariti si arhivati fizic impruna cu celelalte documente.

Exemple de documente care trebuie pastrate doar digital:

CIM semnate de ambele parti cu semnatura digitala

eFacturi de achizitie sau de vanzare (forma digitala este singura recunoscuta ca document justificativ)

facturile de achizitii din strainatate (Google, Meta, OpenAI etc.)

Bilanturi, Jurnale, Declaratii si recipise¶

Bilanturile semnate le veti pastra in original si le veti atasa la lunile pentru care s-au depus.

Bilanul unui an se va pastra la ultima luna a anului in timp ce bilantul semestrial se va pastra la luna Iunie a anului pentru care se depune.

Bilanturile semnate electronic de keez se regasesc in platforma. Puteti descarca toate bilanturile si recipisele si tipari insa nu este neaparat necesar sa faceti asta in prealabil. Le puteti tipari la cerere.

Jurnalele, Declaratiile si recipisele urmeaza acelasi model: le puteti tipari dar nu este neaparat necesar. Au fost generate electronic, se pot arhiva electronic.

Repartizarea profitului altfel decât după numărul de acțiuni/procentul de capital deținut¶

Înțelegem că unele dintre companiile pe care le gestionăm au structuri de acționariat mai complexe, unde repartizarea profitului poate diferi de procentele de deținere a capitalului social, conform prevederilor specifice din Actul Constitutiv.

În platforma Keez, propunerea de generare Hotărâre AGA se bazează pe structura acționariatului / deținerea de capital.

Din păcate, aceasta nu permite introducerea unor reguli de repartizare a profitului care să se abată de la această structură.

Ce înseamnă acest lucru pentru dumneavoastră?

De fiecare dată când generați o Hotărâre AGA în platforma Keez (din meniul Dashboard/Dividende) va fi necesar să modificați manual procentele de distribuire a profitului. Această modificare va trebui să reflecte procentele de repartizare a profitului stabilite în Actul Constitutiv.

Mai multe informatii: Procedura pentru distribuire dividende trimestrial