Antreprenor: Întrebări frecvente

Achiziția de la persoane fizice

Se va completa formularul „Borderou de achiziție”, care se regăsește în platformă.
Se recomandă ca prețul de achiziție de la persoanele fizice să fie unul rezonabil și justificabil prin documente de achiziție.

Cum gestionez achizițiile de pe Temu sau AliExpress fără factură?

Platformele internaționale de tip marketplace (Temu, AliExpress) funcționează adesea în regim B2C (către consumatori finali persoane fizice), ceea ce face dificilă obținerea unei facturi fiscale pe datele firmei.
Pentru a înregistra bunurile în patrimoniul societății și a justifica cheltuiala, aveți la dispoziție următoarele soluții, în ordinea recomandată.

1. Generarea facturilor prin extensii terțe

Această opțiune este recomandată în primul rând pentru platforme precum AliExpress.
Există instrumente tehnice (de exemplu, extensia de browser Ali Invoice) care pot extrage datele tranzacției și genera o factură.
Fișierul rezultat se încarcă în platformă la Contabilitate → Documente.

2. Utilizarea sumarului de comandă

Dacă nu puteți genera o factură prin metodele de mai sus, puteți utiliza sumarul comenzii (Order Summary) pus la dispoziție de platformă în contul de client.
Descărcați sumarul comenzii în format PDF și încărcați-l ca document de achiziție.

3. Achiziția de către administrator prin Borderou de achiziție

Această metodă se utilizează atunci când produsele sunt achiziționate inițial de administrator ca persoană fizică (din fonduri proprii) și ulterior transferate în patrimoniul firmei.
Formularul Borderou de achiziție se accesează din varianta desktop a platformei, la Dicționare → Formulare → Diverse → Borderou achizitie.
Odată încărcat borderoul semnat, suma de plată către administrator va fi evidențiată în raportul Dashboard → Avansuri/Deconturi.
Decontul se achită ulterior din contul firmei în contul personal al administratorului.

Atenționare

Borderoul de achiziție constituie o soluție de rezervă și nu poate substitui o factură fiscală în cazurile în care vânzătorul are obligația legală de a emite una.

Notă

Dacă mărfurile sunt expediate dintr-o țară din afara Uniunii Europene și trec prin procesul de vămuire, veți primi un Document Vamal de Import (DVI).
Este obligatorie încărcarea DVI în platformă împreună cu documentele de achiziție, pentru calculul corect al taxelor și al prețului de intrare (NIR).

Vezi și

Mai este necesară ștampila?

Nu mai este necesară utilizarea ștampilelor pentru nicio operațiune sau document.

Obținerea Registrului Unic de Control (RUC)

Administratorul sau un împuternicit al acestuia se deplasează la unitatea ANAF competentă pentru achiziționarea Registrului Unic de Control.
Dacă este necesar un model de împuternicire, acesta poate fi accesat în secțiunea Dicționare → Formulare, prin căutarea termenului „împuternicire”.
Formularele de cerere pentru RUC sunt disponibile în Dicționare → Formulare: „Cerere pentru registrul unic de control (RUC) — Administrator” și „Cerere pentru registrul unic de control (RUC) — Delegat”.
Keez nu poate prelua RUC în numele firmelor, deoarece plata se efectuează în numerar, iar chitanța este emisă pe numele firmei, fapt ce face imposibilă decontarea.

Acest pas este obligatoriu

RUC se păstrează la sediul social sau, în cazul în care sediul social este stabilit la un cabinet de avocatură, la locuința administratorului pentru a asigura buna gestionare a acestuia.

Registrul de Evidență Fiscală (REF)

Acest registru nu mai trebuie achiziționat, deoarece poate fi întocmit în format electronic de către Keez.

Arhivarea și păstrarea documentelor justificative

Majoritatea documentelor justificative pentru operațiunile de contabilitate și salarizare se păstrează în format digital.
Singurele documente care trebuie păstrate obligatoriu în format fizic (original) sunt bonurile fiscale de achiziție.
Documentele trebuie organizate astfel încât să poată fi regăsite cu ușurință într-un interval rezonabil.
Se recomandă ordonarea pe luni și, în cadrul fiecărei luni, pe tipuri de documente:

  • bonuri fiscale de achiziție (format fizic)

  • facturi de vânzare (format digital)

  • facturi de achiziție (format digital)

  • extrase de cont (format digital)

  • contracte individuale de muncă (format digital)

Copiile tuturor documentelor sunt stocate în platforma Keez și pot fi consultate direct din aplicație.

Sfat

Contractele de vânzare și de cumpărare nu reprezintă în mod obligatoriu documente contabile.
Prin urmare, nu este necesară încărcarea sistematică a acestora în secțiunea de contabilitate.
Anumite contracte vor fi solicitate de către expertul contabil doar în caz de necesitate, moment în care se va proceda la încărcarea lor în platformă.

Responsabilitatea arhivării documentelor

Administratorul este responsabil pentru organizarea și păstrarea arhivei de documente.
Perioada de păstrare variază: cel puțin 5 ani pentru documente contabile, 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru documentele de salarizare.

Documente digitale (facturi și extrase de cont)

Dacă documentele au fost emise sau primite digital, nu este necesară tipărirea și arhivarea fizică a acestora.
Exemple de documente care se păstrează exclusiv în format digital:

  • CIM semnate cu semnătură digitală de ambele părți.

  • e-Facturi de achiziție sau de vânzare (forma digitală este singura recunoscută ca document justificativ).

  • Facturi de achiziții din străinătate (Google, Meta, OpenAI etc.).

Bilanțuri, jurnale, declarații și recipise

Bilanțurile semnate se păstrează în original și se atașează lunilor corespunzătoare depunerii.
Bilanțul anual se păstrează la ultima lună a anului, iar cel semestrial la luna iunie a anului respectiv.
Bilanțurile semnate electronic de către Keez sunt disponibile în platformă și nu este necesară tipărirea lor prealabilă.
Jurnalele, declarațiile și recipisele urmează același model: fiind generate electronic, pot fi arhivate electronic.

Repartizarea profitului conform prevederilor specifice

În cazul structurilor de acționariat complexe, unde repartizarea profitului diferă de procentele de deținere a capitalului social, se vor aplica prevederile din Actul Constitutiv.
În platforma Keez, propunerea de generare a Hotărârii AGA se bazează pe structura acționariatului.
La generarea unei Hotărâri AGA (din meniul Dashboard → Dividende), este necesară modificarea manuală a procentelor de distribuire pentru a reflecta realitatea stabilită în Actul Constitutiv.
Modificare procente în HAGA

Vezi și

Obligativitatea deținerii unui terminal de plată (POS)

Legislația în vigoare obligă entitățile să pună la dispoziție mijloace moderne de plată.
Acestea includ: terminale POS, plata prin cod QR sau alte aplicații de plată.

Notă

Prin excepție, firmele care efectuează absolut toate operațiunile de plată și încasare exclusiv prin transfer bancar nu sunt obligate să dețină mijloace moderne de plată.
În cazul acceptării plăților în numerar sau emiterii de bonuri fiscale, obligația de a deține mijloace moderne de plată revine.

Radierea sau închiderea firmei

Procedura de lichidare și radiere a unei firme durează, în general, între 2 și 5 luni și cuprinde două etape la Registrul Comerțului (ONRC).

Important

Înainte de demararea procedurii de lichidare, stocul de marfă trebuie adus la sold zero:
- prin vânzare (inclusiv către asociat, la prețul pieței și cu marjă de profit).
- prin casare (dacă marfa nu mai poate fi valorificată).
Keez oferă asistență în procesul de lichidare prin specialiști dedicați.
Serviciul poate fi comandat direct din platformă: Magazin Online → Servicii → Lichidare firmă.

Vezi și