Cheltuieli decontabile

Nu orice cheltuiala poate sa fie cheltuiala decontabila pe firma. Pentru a putea considera o cheltuiala ca fiind decontabila (uneori termenul utilizat - gresit - este „Cheltuiala deductibila”) trebuie indeplinite cateva conditii:

  1. Se pot deconta doar cheltuielile care au legatura cu generarea de venituri.

  2. Trebuie sa existe un document justificativ

Cheltuieli care au legatura cu generarea de venituri:

  • Nu ai voie sa decontezi haine, chiar daca ai firma de vanzari sau de consultanta. Ai voie sa decontezi haine daca sunt de fapt echipament de protectie sau sunt insemnate cu sigla firmei si utilizate la cine stie ce prezentari

  • Nu decontezi alcool (un bax de bere) cumparat de la Carrefour. Poti sa decontezi o masa la restaurant la care au participat clienti/parteneri etc., chair daca au consumat alcool

  • Nu decontezi transportul cu avionul in Dubai. Daca ai un client cu contract in Dubai si l-ai vizitat poti sa decontezi transportul si cazarea.

  • Cheltuielile cu masina se pot baga pe firma. Cand vei plati impozit pe profit sau cand/daca vei avea tva, acestea vor conta pentru aceste calcule doar la 50%. Acum, doar intra pe firma avand in vedere ca impozitul se plateste la venit, nu conteaza ca ai sau nu cheltuieli.

  • Mobilier: daca cumperi o canapea pentru acasa (mai ales daca ai sediul acasa) este problematic. Utilizarea canapelei (mai ales daca nu ai activitate la sediu – vezi urmatorul punct) nu este, in opinia noastra, generator de venituri pentru firma

  • Intretinere, gaze, apa pentru acasa (chiar daca ai sediu social) este un mare NU. Daca faci asta trebuie sa mergi la Taxe locale si sa iti declari casa ca atare si sa platesti taxe pe casa ca si firma. Nu vrei asta, sunt prea mari

  • Chirie la sediul social – sigur ca da. Atentie, trebuie sa fie un pret rezonabil, nu poti sa faci chirie pentru sediul social 2000 euro pe luna

  • Produse de intretinere – consumabile, hartie, curatenie – da, dar nu detergenti de vase sau de haine. Este ok sa vrei sa pastrezi sediul social curat dar nu sa speli hainele acolo

  • Training – da. Daca nu inveti sa dansezi sau ceva. Trebuie sa aiba legatura cu tine.

  • Echipamente – daca are legatura cu ce faci. Nu poti daca esti consultant sa cumperi aparate foto sau frigidere.

  • Telefon/Internet – da dar trebuie contractul mutat pe firma

  • Asigurari masina – da

  • Asigurare viata – nu

  • Abonamente sala de fitness – nu

  • Servicii medicale – nu, decat daca sunt cele standard de medicina muncii

Documente justificative:

  • Facturi fiscale (scrie pe document „Factura fiscala” si are numar, data, furnizor, cumparator si datele fiscale ale acestora)

  • Bonuri fiscale (scrie pe el Bon Fiscal). Nu sunt bonuri fiscale chitantele POS sau notele de plata de la restaurante

  • Chitantele

  • Extrasele de cont

  • Documentele de casa (Dispozitii de plata, dispozitii de incasare)

Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%)

Sfaturi - cum sa decontati corect

Cateva sfaturi care sa va ajute sa decontati corect cheltuielile cu autoturismul:

  • Daca aveti un autoturism pe benzina - nu aduceti bonuri de motorina

  • Scrieti numarul de inmatriculare al masinii pe bonul de combustibil si CUI-ul societatii. De regula sunteti intrebati de CUI la benzinarie.

  • Nu incercati sa decontati mai multe bonuri de combustibil decat este rezonabil. Nu aduceti bonuri de la prieteni

  • Daca sunteti o singura persoaa in firma - va fi o singura masina utilizata

  • Incercati sa evitati plata cu cardul personal a combustibilului pe firma

  • Devizele de reparatii pentru masina trebuie sa aiba numarul corect al masinii, nu al altor masini

In cele mai multe cazuri societatile pot deduce 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.

Pentru a fi deductibile cheltuielile in proportie de 100% trebuie indeplinite urmatoarele conditii:

Vehiculul trebuie sa faca parte din una din urmatoarele categorii:

  1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;

  2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

  3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

  4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

  5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.





Microintreprindere neplatitoare de TVA

Daca firma in cauza este microintreprindere si nu plateste (deci nu deduce) TVA atunci aceasta situatie nu este relevanta. Trebuie sa demonstreze in continuare ca se foloseste autovehicului si in scopul obtinerii de venituri dar:

  • Impozitul este pe venit deci nu conteaza cheltuiala cu autovehiculul sau procentul de deductibilitate al acesteia

  • Nu deduce TVA deci TVA este oricum o cheltuiala si nu afecteaza impozitarea

Administratorul trebuie sa intocmeasca foaie de parcurs care sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

  1. categoria de vehicul utilizat,

  2. scopul și locul deplasării,

  3. kilometrii parcurși,

  4. norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Atentie, responsabilitatea deductibilitatii 100% este purtata de catre Administrator si nu de catre contabil. Intormirea documentelor si verificarea acestora sunt activitati in sarcina Administratorului firmei.

Modul cum se transmite aceasta decizie catre keez este completarea la Dictionare > Autovehicule si se alege la Destinatie: Exclusiv Firma.