Cheltuieli decontabile

Nu orice cheltuiala poate sa fie cheltuiala decontabila pe firma. Pentru a putea considera o cheltuiala ca fiind decontabila (uneori termenul utilizat - greșit - este „Cheltuiala deductibila”) trebuie îndeplinite câteva condiții:

  1. Se pot deconta doar cheltuielile care au legatura cu generarea de venituri.

  2. Trebuie sa existe un document justificativ

Cheltuieli care au legatura cu generarea de venituri:

  • Nu ai voie sa decontezi haine, chiar dacă ai firma de vânzări sau de consultanta. Ai voie sa decontezi haine dacă sunt de fapt echipament de protectie sau sunt insemnate cu sigla firmei si utilizate la cine stie ce prezentari

  • Nu decontezi alcool (un bax de bere) cumparat de la Carrefour. Se poate sa decontezi o masa la restaurant la care au participat clienti/parteneri etc., chair dacă au consumat alcool

  • Nu decontezi transportul cu avionul in Dubai. Dacă ai un client cu contract in Dubai si l-ai vizitat se poate sa decontezi transportul si cazarea.

  • Cheltuielile cu masina se pot baga pe firma. Când vei plăți impozit pe profit sau când/dacă vei avea tva, acestea vor conta pentru aceste calcule doar la 50%. Acum, doar intră pe firma avand in vedere ca impozitul se plătește la venit, nu conteaza ca ai sau nu cheltuieli.

  • Mobilier: dacă cumperi o canapea pentru acasă (mai ales dacă ai sediul acasă) este problematic. Utilizarea canapelei (mai ales dacă nu ai activitate la sediu - vezi următorul punct) nu este, in opinia noastra, generator de venituri pentru firma

  • Întreținere, gaze, apa pentru acasă (chiar dacă ai sediu social) este un mare NU. Dacă faci asta trebuie sa mergi la Taxe locale si sa iti declari casa ca atare si sa plătești taxe pe casa ca si firma. Nu vrei asta, sunt prea mari

  • Chirie la sediul social - sigur ca da. Atenție, trebuie să fie un pret rezonabil, nu se poate sa faci chirie pentru sediul social 2000 euro pe luna

  • Produse de întreținere - consumabile, hartie, curatenie - da, dar nu detergenti de vase sau de haine. Este ok sa vrei sa pastrezi sediul social curat dar nu sa speli hainele acolo

  • Training - da. Dacă nu inveti sa dansezi sau ceva. Trebuie sa aiba legatura cu tine.

  • Echipamente - dacă are legatura cu ce faci. Nu se poate dacă esti consultant sa cumperi aparate foto sau frigidere.

  • Telefon/Internet - da dar trebuie contractul mutat pe firma

  • Asigurări masina - da

  • Asigurare viata - nu

  • Abonamente sala de fitness - nu

  • Servicii medicale - nu, decat dacă sunt cele standard de medicina muncii

Documente justificative:

  • Facturi fiscale (scrie pe document „Factură fiscală” si are număr, data, furnizor, cumparator si datele fiscale ale acestora)

  • Bonuri fiscale (scrie pe el Bon Fiscal). Nu sunt bonuri fiscale chitantele POS sau notele de plata de la restaurante

  • Chitantele

  • Extrasele de cont

  • Documentele de casa (Dispozitii de plata, dispozitii de încasare)

Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%)

Sfaturi - cum sa decontati corect

Câteva sfaturi care sa va ajute sa decontati corect cheltuielile cu autoturismul:

  • Dacă aveti un autoturism pe benzina - nu aduceti bonuri de motorina

  • Scrieti numărul de inmatriculare al masinii pe bonul de combustibil si CUI-ul societatii. De regula sunteti intrebati de CUI la benzinarie.

  • Nu incercati sa decontati mai multe bonuri de combustibil decat este rezonabil. Nu aduceti bonuri de la prieteni

  • Dacă sunteti o singura persoaa in firma - va fi o singura masina utilizată

  • Incercati sa evitati plata cu cardul personal a combustibilului pe firma

  • Devizele de reparatii pentru masina trebuie sa aiba numărul corect al masinii, nu al altor masini

In cele mai multe cazuri societățile pot deduce 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.

Pentru a fi deductibile cheltuielile in proportie de 100% trebuie îndeplinite următoarele condiții:

Vehiculul trebuie sa faca parte din una din următoarele categorii:

  1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;

  2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

  3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

  4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

  5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.





Microintreprindere neplatitoare de TVA

Dacă firma in cauza este microintreprindere si nu plătește (deci nu deduce) TVA atunci aceasta situație nu este relevanta. Trebuie sa demonstreze in continuare ca se foloseste autovehicului si in scopul obtinerii de venituri dar:

  • Impozitul este pe venit deci nu conteaza cheltuiala cu autovehiculul sau procentul de deductibilitate al acesteia

  • Nu deduce TVA deci TVA este oricum o cheltuiala si nu afecteaza impozitarea

Administratorul trebuie sa intocmeasca foaie de parcurs care sa cuprinda cel putin următoarele informații:

  1. categoria de vehicul utilizat,

  2. scopul și locul deplasării,

  3. kilometrii parcurși,

  4. norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Atentie, responsabilitatea deductibilitatii 100% este purtata de catre Administrator si nu de catre contabil. Intormirea documentelor si verificarea acestora sunt activități in sarcina Administratorului firmei.

Modul cum se transmite aceasta decizie către keez este completarea la Dicționare > Autovehicule si se alege la Destinatie: Exclusiv Firma.

Mașina personală folosită pe firmă — contract de comodat

Dacă folosiți mașina personală pentru activitatea firmei, trebuie întocmit un contract de comodat între dumneavoastră (ca persoană fizică) și societate.
Contractul de comodat este un document administrativ — nu se încarcă în platformă, dar trebuie semnat și păstrat la actele firmei.

Important

Fără un contract de comodat valabil, nicio cheltuială auto (combustibil, reparații, roviniată, RCA) nu poate fi decontată pe firmă.

Pentru detalii despre procentele de deductibilitate și condițiile aplicabile, vezi Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%).

Cheltuieli de protocol

Cheltuielile de protocol — mese la restaurant cu clienți sau parteneri, vouchere cadou, flori — se pot deconta pe firmă, cu condiția să existe documente justificative și să fie legate de activitatea profesională.

Avertisment

Cheltuielile de protocol au deductibilitate limitată: se deduc doar în limita a 2% din profitul contabil înainte de impozitare. | Această limită este relevantă pentru firmele plătitoare de impozit pe profit (nu pentru microîntreprinderi).