Salarizare: Întrebări frecvente¶
De ce trebuie sa fac pontajul? Pontajul se face cu ore?¶
Întocmire formalitati pentru un nou salariat¶
Înainte de angajare¶
Angajatul trebuie sa prezinte, înainte de angajare un certificat medical care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei munci (vezi mai jos)
Angajatului trebuie sa i se prezinte toate detaliile Contractului Individual de Munca
Angajatorul verifică înainte de încheierea CIM aptitudinile personale si profesionale ale potentialului angajat 1 .
Regulamentul de ordine interioara trebuie adus la cunostinta viitorului angajat
Fisa postului trebuie sa insoteasca viitorul CIM
Documente necesare pentru angajarea unei noi persoane 2 3¶
Copie act de identitate (CI/Pasaport) si, daca este cazul, permis de munca pentru Verificare date contract de munca
Adeverinta de la un medic specialist in medicina muncii cu mentiunea apt de munca 4 Este obligatorie conform legii. Trebuie luata înainte de inceperea contractului de munca
Copie acte de studii (diploma studii/calificare) - Doar pentru personal calificat - utilizat pentru verificare cu ocupatia din COR (ex. importantă pentru impozitare programatori)
Contractul individual de munca (încheiat cu minim 1 zi înainte de a începe activitatea, cu confirmare angajat ca a primit un exemplar si mentiunea datei primirii), pentru înregistrare Revisal
Declarație casa de asigurări (Dacă angajatul are alta casa de asigurări decat cea a judetului unde isi are domiciliul (sau CASM_B pentru Bucuresti)), pentru completarea in declarația 112 (pentru a evita situațiile in care medical de familie nu recunoaste plățile facute in contul unei anumite case de asigurări).
Declarație cu persoanele aflate in întreținere (pct. II) si Certificate de nastere copii ( dacă are functie de baza la firma curentă, dacă are copii minori in întreținere si salariu <3600 ron), pentru calculul deducerii personale
Declarație cu persoanele aflate in întreținere (pct. III) (când sotul/sotia/copilul major/altii nu au venituri),utilizată in calculul deducerii personale. Persoana Coasigurata este marcata ca atare in Declarația 112
Dovada calitatii de student/pensioanar (dacă este cazul) pentru acesul la diverse facilități etc.
Dosarul personal¶
Dosarul personal nu intră in sarcinile keez. Aceasta functionalitate ar putea sa fie in viitor parte din cheile oferite de keez.
Angajatorul are obligația de intocmi un dosar de personal pentru fiecare salariat . Dosarul de personal se întocmește pentru toti salariații societatii si se prezintă inspectorilor de munca.
Amenzi:
Refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca a dosarului personal al salariaților: 5000-8000 ron
Refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele solicitate de salariat sau de către un fost salariat: 300-1000 ron
Prin lege nu se enumera expres documentele incluse in dosarul personal al salariatului. Informațiile necesare pentru dosarul personal rezulta din practică diferitelor inspectorate teritoriale de munca.
Cerere de angajare
Contract de confidentialitate încheiat prealabil incheierii CIM
Fisa de informare a salariatului la angajare cu desfășurarea activității in tara/in străinătate
Fisa de identificare a factorilor de risc profesional
Contractul individual de munca împreună cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu număr de înregistrare;
Fisa postului;
Anexa la fisa postului cu privire la obligatiile ce revin angajatului in domeniul securitatii si sănătății in munca, apararii împotriva incendiilor si situatiilor de urgenta
Fisa de evaluare a performantelor
Proces verbal de predare-primire bunuri necesare pentru desfășurarea activității
Fisa de informare a salariatului la modificarea contractului individual de munca
Acte aditionale prin care a fost modificat/completat unul dintre elementele raportului juridic de munca;
Decizia colectiva de majorare a salariului minim
Decizia de detasare a salariatului intr-un alt loc de munca decat cel prevazut in CIM
Decizie de aplicare a sanctiunilor disciplinare altele decat desfacerea disciplinara a contractului individual de munca
Decizie privind radierea sanctiunii disciplinare
Cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/constatare a suspendării/decidere a suspendării, actul juridic prin care se dispune reluarea activității, decizie de încetare a suspendării contractului individual de munca;
Notificare privind încetarea contractului individual de munca pe durata sau la sfarsitul perioadei de proba din initiativa angajatorului/angajatului
Copie de pe actul de identitate: buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta;
Copie de pe livretul militar, dacă este cazul;
Adeverinta medicală eliberata de către medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar înainte de inceperea efectiva a activității, avizul medicului de medicina muncii;
Copii de pe actele de studii;
Copii de pe certificatele de participare la cursurile de instruire sau perfectionare, dacă este cazul;
Copie de pe carnetul de munca/copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare;
Recomandari de la locurile de munca anterioare, dacă este cazul;
Cazierul judiciar, in original;
Curriculum vitae, semnat si datat de către angajat;
Actele juridice care atesta modificările salariale;
Actele juridice de desemnare/mandatare a angajatului sa reprezinte angajatorul-dacă este cazul;
Actul juridic de încetare a raportului juridic de munca, când este cazul;
Rapoartele de evaluare anuală a activității profesionale;
Autorizatii si avize speciale cerute de lege pentru anumite categorii de salariați.
Am o salariata insarcinata. Ce trebuie sa fac?¶
Concediul medical¶
Mai multe detalii despre concediile medicale se poate gasi aici:
https://legislatiamuncii.manager.ro/a/126/3-conditii-de-acordare-concediul-de-maternitate.html
Recuperare bani FNUASS¶
Procedul pentru recuperarea banilor de la Stat (FNUASS) este descris aici: Recuperarea banilor de la stat (FNUASS)
Calcul indemnizatie crestere copil¶
Indemnizatia este 85% din salariul net din ultimele 12 luni, ultima luna fiind cea in care naste. Am atasat un mod de calcul.
https://www.spooker.ro/index.php?pag=utile&pag_utile=calculator_indemnizatie_crestere_copil#frm
Condica de prezență — cine o ține?¶
Condica de prezență se întocmește și se păstrează de către dumneavoastră, în format fizic sau electronic, la sediul firmei.
Este important să urmăriți ca norma de lucru din contract să fie respectată. Dacă angajatul a respectat norma, în platforma Keez trebuie doar să închideți pontajul.
Găsiți un model pentru condica internă în Dictionare → Formulare → Pontaj.
Telemuncă — act adițional obligatoriu¶
Dacă un angajat lucrează de acasă (în regim de telemuncă), este necesar să întocmiți un act adițional specific.
Găsiți modelul în Dictionare → Formulare și încărcați-l semnat în Salarizare → Documente.
Contract part-time — cum se calculează taxele¶
Dacă salariatul nu deține un contract de 8 ore (sau mai multe contracte care cumulate să atingă 8 ore/zi), taxele salariale se calculează automat la nivelul unei norme întregi (salariul minim pe economie), indiferent de numărul de ore efectiv lucrate.
Notă
Excepție: studenții și elevii cu vârsta de până la 26 de ani — vezi Angajarea unui student sau elev — facilitate fiscală.
Angajarea unui student sau elev — facilitate fiscală¶
Pentru angajații care sunt elevi sau studenți cu vârsta de până la 26 de ani, nu se aplică regula taxării la nivelul salariului minim pentru contractele part-time. CAS și CASS se calculează la nivelul salariului efectiv realizat, nu la plafonul minim.
Important
Condiție obligatorie: prezentarea unei adeverințe de la instituția de învățământ care să ateste că persoana urmează o formă de școlarizare.
Angajarea șomerilor sau pensionarilor¶
Din punct de vedere al taxelor salariale operate de Keez, nu există facilități specifice pentru angajarea șomerilor, studenților sau pensionarilor — aceștia plătesc aceleași contribuții ca orice alt angajat.
Pentru orice alte beneficii acordate de stat, contactați direct autoritățile competente (ANOFM etc.).
Angajarea cetățenilor străini¶
Serviciile Keez acoperă exclusiv partea de salarizare (declarații REGES, taxe, state de plată). Keez nu oferă consultanță de Resurse Umane pentru procesul complex de angajare a cetățenilor străini (expați) și obținerea NIF-ului sau a permiselor de muncă.
Recomandăm să contactați un avocat specializat în dreptul muncii.
Sfat
Serviciul de obținere a NIF-ului poate fi achiziționat din secțiunea Magazin Online din platformă.
Angajarea pentru muncă în străinătate — formularul A1¶
Pentru angajații care vor lucra în străinătate aveți nevoie de formularul A1 și de o persoană specializată pentru calculul corect al diurnei externe.
Datorită gradului ridicat de complexitate, recomandăm să colaborați cu firme specializate (ex: Soter & Partners).
Angajatul apare „neasigurat” la medic¶
Calitatea de asigurat se actualizează automat de către Casa de Sănătate în baza declarației D112 pe care Keez o depune la ANAF. Dacă există întârzieri, contactați direct Casa de Sănătate.
Keez poate emite rapid o adeverință de salariat și un extras REGES pentru a demonstra calitatea de angajat.
Verificați și unde este înregistrat medicul de familie al angajatului. În mod implicit, Keez declară angajații la casa de sănătate corespunzătoare adresei din buletin. Dacă medicul se află în alt județ, completați și încărcați documentul „Declarație cumulativă-angajat nou” (model în Dictionare → Formulare) la secțiunea Salarizare → Salariați.
Facilități fiscale (IT, construcții) la contractul de mandat¶
Facilitățile fiscale specifice unor domenii (ex: IT, construcții) nu se aplică pentru contractele de mandat. Beneficiile fiscale se pot aplica exclusiv contractelor individuale de muncă (CIM).
Contract de internship¶
Keez nu oferă servicii pentru declararea contractelor în registrul special de internship. Aceste contracte se supun Legii 176/2018 și se înregistrează la https://www.internship.anofm.ro/.
Singura facilitate fiscală a internship-ului este că indemnizația minimă poate fi de 50% din salariul minim brut, proporțional cu numărul de ore lucrate.
Avertisment
Conform Art. 5 alin. (5) din Legea 176/2018: „Încheierea unui contract de internship în scopul de a evita încheierea unui contract individual de muncă pentru efectuarea activității respective este interzisă, sub sancțiunea nulității absolute.”
Recomandăm consultarea unui specialist în Codul Muncii înainte de a utiliza acest tip de contract.
Dacă ați întocmit și înregistrat un contract de internship la autorități, încărcați-l în Salarizare pentru calculul statului de plată.
Student în practică¶
Serviciile Keez sunt axate pe gestiunea contractelor de muncă și de mandat. Contractele de practică nu fac parte din aria de acoperire Keez.
Recomandăm să apelați la un specialist în dreptul muncii pentru asistență dedicată.
Creditarea firmei din fonduri personale¶
Dacă împrumutați firma din fonduri personale, utilizați modelul „Contract creditare firmă” din Dictionare → Formulare.
La momentul transferului, folosiți la descriere: „creditare firmă”
Când societatea are fonduri și doriți să vă recuperați banii, efectuați plata cu descrierea: „restituire împrumut”
Contractul se păstrează în format fizic la sediul firmei.
Deducere personală pentru copil după divorț¶
Important
Plata pensiei alimentare nu dă drept la deducere personală. | Părintele nerezident nu poate beneficia de această facilitate, chiar dacă contribuie financiar la întreținerea copilului.
Suspendarea firmei la ONRC — ce se întâmplă cu contractele de muncă?¶
Suspendarea activității la Registrul Comerțului (ONRC) nu încetează automat contractele individuale de muncă. Cele două proceduri sunt independente din punct de vedere legal.
Dacă dorești să încetezi contractele de muncă, trebuie să emiți o Decizie de încetare pentru fiecare angajat și să o încarci în platforma Keez la secțiunea Salarizare → Documente.
Atenționare
Note de subsol
- 1
Dacă nu exista prevederi referitoare la perioada de proba
- 2
Varianta simplificata. Lista poate diferi in anumite circumstante
- 3
Crearea si arhivarea dosarelor de personal intră in sarcina angajatorului si nu sunt prezentate aici
- 4
La medicina muncii trebuie prezentata o fisa de la angajator cu evaluarea riscurilor profesionale. Aceasta fisa o obtineti de la inspectorul SSM