Primire facturi (e-Factura /Inbox)¶

Keez descarca automat facturile de la ANAF intr-un INBOX in platforma Keez. In INBOX vor aparea facturile emise pe CUI-ul firmei de catre alti operatori economici.
Acceptarea facturilor este sarcina Administratorului sau a unei persoane desemnate
Dupa acceptarea facturilor Keez le analizeaza si contabilizeaza si le veti gasi in Contabilitata/Documente.

Keez va prelua aceste facturi la fiecare 30 de minute dar nu le va considera documente acceptate in mod automat.

Nu se accepta si trimit in contabilitate automat pentru ca pot fi greseli, facturile nefiind verificate de ANAF.

ANAF nu face decat sa stocheze facturile, nu are de unde sti daca:

- produsul/serviciul s-a livrat sau nu,
- daca este conform contractului sau
-  daca este acceptat in vreun fel.

Facturile neanalizate apar cu font bold (similar cu sistemele de email)

Ati primit o factura in Inbox. Ce trebuie sa faceti?¶

KEEZ VA RECOMANDA SA LUCRATI NUMAI CU E-FACTURI SI NU CU DOCUMENTE IN FORMAT VECHI

Fiecare factura trebuie analizata de Administrator sau de o persoana cu responsabilitati de a accepta facturile.
Aceasta persoana trebuie sa stie daca serviciul este contractat de firma, acceptat, daca valoarea de pe factura este corecta sau rezonabila.

Trimite in contabilitate

Aceasta actiune trimite documentul pentru a fi inregistrat in contabilitate.

Daca nu ati incarcat deja factura in formatul vechi (pdf sau imagine) atunci va rugam sa o trimiteti in contabilitate din e-Factura.

Daca insa ati apucat deja sa incarcati documentul in formatul vechi - va rugam sa apasati Respinge

ATENTIE: Trimiterea facturii in contabilitate nu inseamna ca se va plati factura ci doar, ca si pana acum, ca factura ajunge sa se inregistreze in contabilitate.

Daca doriti sa o stergeti va trebui sa apasati butonul “Stergere” din dreptul documentului de la Contabilitate/Documente dar atentie:

Stergerea unui document inseamna ca factura nu mai este acceptata ci ignorata/respinsa in e-Factura/Inbox
Stergerea se va putea face numai daca luna contabila este deschisa.

Ignora

Ignora marcheaza factura ca analizata fara a o trimite in contabilitate

Se foloseste (cand s-a incarcat deja un pdf sau cand nu este o factura a firmei)

Respinge

Aceasta actiune marcheaza factura ca analizata dar NU O TRIMITE LA CONTABILIZARE

In plus, trimite mesaj catre furnizor prin serverul ANAF. Atentie, mesajul trimis nu este citit de ANAF

Utilizati optiunea Respinge in unul din urmatoarele cazuri:

1. Factura a fost deja incarcata in formatul vechi (optiune valabila pentru facturile emise pana in data de 30.06.2024)

2. Factura nu este corecta.

Este mult mai bine daca nu mai incarcati facturile in formatele vechi.
Daca un furnizor va trimite factura in formatul vechi este foarte important sa ii cereti sa depuna si in e-Factura.
Stim ce este potential o problema pentru cei care nu folosesc Keez insa trebuie ca toati sa se obisnuiasca, altfel incepand cu 01 Iulie 2024 nu le veti mai putea accepta facturile

Factura ramane pentru ca nu se poate sterge din ANAF dar nu se face in practica nimic cu ea.

Facturile in e-Factura nu se pot refuza sau raporta undeva. Este posibil sa primiti:

Facturi cu mici probleme din partea partenerilor – caz in care solicitati stornare sau refacerea facturii prin metodele clasice (contactati furnizorul si verificati in Inbox dupa ce a confirmat ca a intocmit factura de stornare si noua factura, corecta)

Vizualizare

Un click pe factura in meniu va afisa o imagine a facturii, cu toate datele din interior. Puteti astfel verifica daca totul este in regula.

Descarca pdf

Daca aveti nevoie, din acest meniu puteti descarca un exemplar pdf al facturii.

Descarcarea pdf-ului este stric pentru utilizare operationala si nu pentru contabilitate. Pdf-ul se poate trimite pentru plata intern sau catre un alt reprezentant din firma. Descarcarea pdf-ului nu inseamna ca se va inregistra in contabilitate sau ca aceast factura va fi considerata analizata

Descarca original xml

Descarcarea originalului va salva in computer varianta originala (arhiva xml si semnatura) a facturii.

Informatii din factura afisate in Inbox¶

Index ANAF (descarcare/incarcare) index-uri care identifica unic acest document. Este nevoie de el pentru relatia cu furnizorul, in cazul in care exista greseli, neclaritati in factura
Numar: Numarul facturii. Atentie, pot aparea de mai multe ori facturile in cazul in care sunt refacute de furnizor sau in cazul in care se trimit de mai multe ori (din greseala). ANAF le va primi chiar daca sunt emise de mai multe ori. Sistemul ANAF se va imbunatati pe parcurs dar in acest moment nu se face validarea de duplicate.
Furnizor: Numele furnizorului (numele oficial, de la ANAF)
CUI: Codul Unic de Identificare al furnizorului
Valoare: valoarea totala a facturii, in lei. Exista posibilitatea sa se faca facturi calculate in alta valuta dar valoarea finala pentru toate facturile din e-Factura va fi in lei.
Scadenta: Data completata de furnizor la care factura devine scadenta. Aceasta informatie nu este verificata in niciun fel de ANAF si acceptarea facturii cu o scadenta alta decat cea contractuala nu presupune acceptarea faptului ca trebuie sa platiti factura pana la acel termen. Trebuie sa platiti factura in termenul contractual. Cu toate acestea va recomandam sa verificati si acest aspect si sa cereti factura cu toate datele corecte de la furnizori (asa cum faceati si pana acum).

Data scadenta nu are legatura cu sistemul e-Factura si nu reprezinta termenul pana la care trebuie incarcata factura sau acceptata factura.

Status: Este starea facturii in sistemul Keez. Factura vine de la SPV deci este deja originala. Orice factura poate sa fie:

Acceptata de dumneavoastra – caz in care se inregistreaza in contabilitata

Respinsa de dumneavoastra – caz in care NU SE VA INREGISTRA IN CONTABILITATE

Netratata/Neanalizata deocamdata. Daca o factura ramane netratata o perioada mai lunga atunci se va trimite o notificare ca exista facturi neanalizate. Recomandam sa intrati in urma fiecarei notiifcari si sa analizati toate facturile netratate.

Va recomandam ca macar o data pe luna sa intrati in sistem si sa analizati toate facturile. La inceputul lunii (in jurul datei de 5) se va trimite o ultima notificare daca in luna anterioara exista cel putin o factura netratata. Atentie, daca au ramas facturi din urma (mai mult de o luna) pentru acestea nu se vor trimite din nou notificari pentru a evita spam-ul.

Daca la momentul inchiderii de luna (dupa 10) exista facturi care nu au fost aprobate atunci acestea nu vor fi luate in calcul in situatia financiara din luna respectiva.

Momentul incararii: este momentul in care Keez din SPV s-a incarcat factura in Keez. Inca o data – asta nu inseamna ca factura este inregistrata in contabilitate.

Atasamente la factura (in lucru)¶

In acest moment se pot atasa documente la facturile Keez insa documenetle nu sunt trimise la ANAF prin sistemul e-Factura datorita limitarior tehnice.

Deocamdata va trebui sa trimiteti atasamentul separat catre client, urmand sa anuntam cand se trimit atasamentele in interiorul e-Facturii direct din Keez.

Limitarile tehnice ale e-Facturii sunt 3 Mb pe pagina si maxim 50 de pagini.

Cum aflu ca s-a primit o factura?¶

Veti fi informat cel putin o data pe luna de Keez daca aveti facturi in Inbox care nu au fost analizate (Connect).

Ce se intampla cu facturile primite & neanalizate?¶

Facturile neanalizate vor ramane cu bold in lista din Inbox

Daca decideti in Decembrie sa aprobati o factura din Octombrie atunci factura se va inregistra cu data de Decembrie. Nu se pot inregistra facturi pe luni inchise si raportate contabil si fiscal.

Nu exista o data de expirare a unei facturi neanalizate – nu le stergem – doar ca o sa iti trimitem maxim 2 alerte-uri pentru o factura, una in timpul lunii si alta la inceputul lunii urmatoare. Daca nu ai analizat facturile vom considera ca nu sunt aprobate momentan si nu le vom inregistra.