Depunere facturi in RO e-Factură cu Keez

Depunere factură cu Keez

Facturile întocmite cu Keez se vor trimite prin apasarea butonului “Depune” din fiecare factură, din dereptul sub-meniului eFactura.

Factură se va trimite la ANAF si Keez va descarcă factură originala (XML de la ANAF). Factură originala va fi pastrata in Keez.

Dacă ANAF nu funcționează Keez va continua sa reincerce incarcarea facturii pana când se reuseste trimiterea.

In caz de eroare a sistemului se va afisa mesajul de eroare si vom primi si noi acest mesaj de eroare pentru a o rezolva in timp util.

Nu s-a schimbat nimic in regulile de emitere facturi - factură facuta cu Keez a fost dintotdeauna corectă pentru ca noi validam de fiecare data codurile fiscale, validam la ANAF adresele in fiecare noapte si utilizam aceste date in momentul in care întocmiți factură, automat.

Confirmare depunere

Starea e-facturilor se va transforma din “Nedepusa” in “In curs de depunere” sau “Depusă”.

Starea unei e-Facturi poate fi:

1. Nedepusa - nu s-a apasat încă butonul de „Depunere”

2. In curs de depunere - S-a apasat butonul de „Depunere” dar deocamdata nu a fost depusă. Depunerea nu se face instant ci la un interval de 15 minute

3. Depusă - Totul este gata - clientul dumneavoastra ar trebui deja sa vada factură in SPV-ul lui

4. Cu erori: - A aparut o eroare - in functie de eroare va rugam sa modificati factură dacă este cazul sau sa ne comunicati pe Admin. De cele mai multe ori noi vom sti de eroare si ne ocupam sa o rezolvam fără implicarea dumneavoastra. Este totusi important sa ne semnalati situațiile de acest tip.

Facturile vor aparea in secțiunea Outbox din meniul e-Factură atunci când vor fi depuse.

Outbox - Facturi vanzare

In secțiunea e-Factură/Outbox apar si facturile de vânzare emise de client, asa cum sunt preluate de Keez de la ANAF.

Apar atat facturile emise cu sistemul de facturare Keez cât si cele emise cu ajutorul altor softuri.

Astfel veti avea la dispozitie o arhiva completa a facturilor si nu mai este nevoie de sisteme de backup suplimentare, riscante si costisitoare.

In sectiunea Facturare-eFactura-Outbox -sectiunea “cu mesaje” , se vor afisa mesajele pe care le primiti in cazul in care clientul refuza/ignora factura. Veti primi atentionare in platforma cand va ajunge mesajul la dumneavoastra.

ATENTIE! Facturile depuse nu se pot modifica , trebuiesc stornate – depuse si create alte facturi corecte.

Totul este deja in Keez.

Depunere multiple facturi

Se pot trimite un set de facturi doar prin selectare si apasarea butonului “depune e-Facturi”

Cum stiu ca factură trebuie depusă?

La nivelul fiecarei facturi apare in dreptul coloanei eFactura starea „Nedepusa”.

Asta înseamnă ca acea factură trebuie depusă in e-Factură si nu a fost încă depusă.

Recomandăm configurarea sistemului Autodepunere eFactura

Depunere automata (in lucru)

Cu toate ca in majoritatea cazurilor facturile între doi operatori economici ar trebui depuse deci sistemul automat ar fi posibil - exista si exceptii. De exemplu exista operatori economici pentru care facturile si contractele sunt secretizate si sunt exceptate de la trimiterea e-Factură.

Astfel, Keez deocamdata va avea o alta abordare, aceea de a avertiza utilizatorul când se apropie termenul de trimitere.

In viitor vom dezvolta si posibilitata ca, la nivel de firma, sa configuram ca toate facturile către persoane juridice din România sa fie trimise automat imediat sau la un număr de zile dupa întocmire.

Alerte trimitere (in lucru)

• In timp ce faceti o factură care are data mai anterioară cu mai mult de 5 zile (care ar fi intarziata din momentul depunerii) - va vom avertiza in timp ce salvați factură

• Dacă exista cel putin o factură in Keez/Facturi care este validată, trebuie depusă si nu este nici depusă si nici in curs de depunere atunci dupa 4 zile va vom trimite o notificare in Connect. Dacă nu este depusă factură nici dupa 5 zile atunci va vom trimite încă o ultima notificare.