eFactura

eFactura este un sistem prin care facturile intocmite de catre anumite firme in anumite conditii se trimit intr-un format standard (XML) direct la ANAF.

ANAF verifica formatul facturii si elementele de pe factura si da un numar de inregistrare acestei facturi.

Daca ANAF nu considera formatul corect atunci factura nu este considerata valida.

In mod standard pentru a intocmi si a depune aceste facturi trebuie ca Administratorul sa isi faca o semnatura digitala si sa gestioneze cumbva aceasta depunere.

La Keez nu mai este nevoie de semnatura digitala - facturile se depun la o apasare pe buton cu ajutorul semnaturi noastre digitale.

In acelasi mod, gestiunea facturilor depuse sau nevalidate se face direct din platforma, din meniul Facturare > Facturi.

Cand trebuie depusa o eFactura

  1. B2B (Business to Business - Vanzare la firme) - produse cu risc: Facturi catre persoane juridice care contin cel putin un produs considerat „cu risc”. Cateva din produsele cu risc sunt: legume, fruicte, bauturi alcoolice, apa minerala naturala, nisip, pietris, imbracaminte si incaltaminte.

  2. B2G (Business to Government - Vanzare la institutii publice) - ci doar cele ca urmare a unor contracte de achizitii publice

  3. Voucher Vacanta: Facturi incasate cu vouchere de vacanta (contactati-ne in Connect > Admin)

  4. Constructii: Vindeti constructii noi

  5. Daca v-ati inregistrat voluntar

Cum se definesc articolele

  1. B2B - intrati in Facturare > Articol si adaugati la fiecare articol cu risc, la categorie NC, codul acelui produs.

  2. B2G - intrati in Facturare > Articol si definiti la fiecare articol vandut in conditiile B2G codul CPV. Alegeti codul acelui produs din lista. Daca nu il stiti din contractul de achizitie publica il puteti cauta aici: http://e-licitatie.ro/pub/browsecpvcodes

  3. Nu este nevoie de un cod special de articol pentru Vouchere de Vacanta

  4. Pentru constructii noi la Articol se completeaza la cod NC codul 1111

Cum se depune factura

  1. Faceti factura normal si o validati

  2. In partea dreapta sus a ecranului de facturare veti vedea meniul eFactura. Apasati-l si veti vedea Depune. Dupa ce apasati Depune Keez va trimite factura in sistemul ANAF si va aparea starea facturii in lista de facturi (coloana Stare eFactura). Puteti sa apasati si „Descarca XML” daca doriti sa verificati XML-ul in alt mod.

  3. Daca nu se depune cu o eroare - veti vedea eroarea. Nu ar trebui sa apara, dar totusi daca apare analizam si rezolvam.

Cum se verifica depunerea si cum se descarca factura depusa

  1. Intrati in meniul Facturi. Veti vedea o lista care are si coloana Stare eFactura (daca nu apare scrieti-ne in Connect > Admin).

  2. Daca la stare este o eroare intrati in factura si verificati care este situatia. Nu ar trebui sa apara erori.

  3. Dupa ce apare in lista factura in starea „Depusa” puteti descarca factura in formatul ZIP (este de fapt factura si o semnatura de la ANAF in interiorul unei arhive)

  4. In meniul eFactura din fiecare factura (unde era si Depune) este si butonul „Descarca ZIP”. Fisierul rezultat este direct de la ANAF si contine toate datele furnizate.

Depunerea eFactura cu alte aplicatii de facturare

Keez nu permite utilizarea token-ului nostru in alte aplicatii pentru ca nu detine in niciun fel controlul asupra a ce se depune. Keez are drept de depunere in SPV pentru Declaratii si comunicari cu ANAF pe care Keez le intocmeste si verifica astfel ca nu poate depune in numele Keez o factura facuta de altcineva cu o aplicatie necunoscuta.

Daca doriti sa depuneti cu ajutorul altor aplicatii trebuie sa va achizitionati o semnatura electronica si sa o inscrieti in SPV ANAF.

Trebuie sa urmatii acesti pasi:

  • Obţineţi un certificat calificat de semnătură electronică conform Legii 455/2001 de la unul din furnizorii acreditaţi. Registrul furnizorilor de servicii de certificare acreditaţi, este stabilit şi publicat de Autoritatea pentru Digitalizarea României pe site-ul www.adr.gov.ro.

  • Instalaţi programul Adobe Reader (daca nu il aveti deja instalat)

  • Descărcaţi documentul de confirmare de pe portalul ANAF (https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/formulare/confirmare_2021_290621.pdf), completaţi-l, transmiteţi-l pe e-mail la furnizorul certificatului, primiţi-l semnat de acesta

  • Odata obtinut documentul de confirmare accesati link-ul pentru inregistrare cont SPV: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp si - urmati pasii din meniul SPV pentru inregistrare

Nota: La punctul “Selectati arhiva zip cu documentele justificative” atasati o arhiva ZIP cu (CI administrator, CUI și act constitutiv )

Completarea formularului este simpla:

  • Nume, Prenume - Toate semnaturile electronice sunt in nume propriu

  • email - email-ul persoanei care va semna

  • cu CNP - da

eFactura: Intrebari frecvente

Este obligatorie depunerea facturilor si pentru clientii din afara Romaniei?

Da
Companiile care tranzacţionează bunuri considerate cu risc fiscal ridicat sunt obligate să raporteze în sistemul naţional de facturare inclusiv facturile emise pentru livrările efectuate în afara României către clienţi stabiliţi în alte state.

Firmele tebuie sa se inscrie in registrul RO e-Factura?

Nu. Facturile se trimit fara inscriere in vreun Registru
Firmele se pot înscrie şi în mod opţional pentru aplicarea sistemului e-Factura, dar ei vor fi obligaţi să transmită prin sistem toate facturile emise în cadrul relaţiei lor comerciale, deci inclusiv cele aferente unor bunuri sau servicii care nu se încadrează în categoria celor cu risc fiscal.