eFactura

Atentie

Decizia asupra ce facturi se depun si care nu este la latitudinea dumneavoastra.

Keez nu stabileste daca o factura se transmite in eFactura sau nu.

Keez analizeaza insa toate facturile si daca trebuie (dupa regulile standard) sa fie depusa veti vedea informatia „Nedepusa” in lista de facturi.

In acelasi timp, daca nu este cazul sa fie depusa veti vedea „Nu e cazul”

RO eFactura (https://www.keez.ro/e-factura) este un sistem prin care facturile intocmite in anumite conditii se trimit intr-un format standard (XML) catre clientul final utilizand ca mod de transmitere ANAF.

Dupa validarea facturii, ANAF:

- ataseaza XML-ului original un alt XML care contine semnatura ANAF. XML-ul original, impreuna cu XML-ul care contine semnatura, devin originalul facturii.

- da un numar de inregistrare (denumit index) acestei facturi.

Daca ANAF nu considera formatul corect atunci factura nu este considerata valida.

La Keez nu mai este nevoie de semnatura digitala

In mod standard pentru a intocmi si a depune aceste facturi trebuie ca Administratorul sa isi faca o semnatura digitala si sa gestioneze depunerea eFacturilor.

La Keez nu mai este nevoie de semnatura digitala - facturile se depun la o apasare pe buton cu ajutorul semnaturi noastre digitale.

In acelasi mod, gestiunea facturilor depuse sau nevalidate se face direct din platforma, din meniul Facturare > Facturi.

Cand trebuie depusa o eFactura?

Keez analizeaza toate facturile si, daca trebuie (dupa regulile standard) sa fie depusa, veti vedea informatia „Nedepusa” in lista de facturi.

1. B2B (Business to Business - Vanzare la firme din Romania) - Toate facturile se depun incepand cu 01 Ianuarie 2024 (fara amenzi pana la 31 Mai 2024)

2. B2G (Business to Government - Vanzare la institutii publice) - Toate facturile se depun

3. Voucher Vacanta: Facturi catre persoane fizice incasate cu vouchere de vacanta (contactati-ne in Connect > Admin) - Se depun in Ro eFactura

4. Constructii: Vindeti constructii noi

5. Daca v-ati inregistrat voluntar se depun toate facturile

6. Incepand cu 1 Ianuarie 2025 toate facturile catre persoane fizice se depun in RO efactura

Exista situatii cand facturile catre anumite entitati, in anumite situatii, nu trebuie depuse dar sunt foarte rare.

Un exemplu este atunci cand factura este pentru un contract care este secret si pentru care exista derogari de la depunere.

Facturile catre firme din strainatate pentru servicii consumate in afara Romaniei nu se depun in RO eFactura.

De exemplu serviciile it (de programare) facute pentru o firma din Marea Britanie nu se depun in Ro eFactura

Totusi, serviciile catre firme din afara tarii dar care se consuma pe teritoriul Romaniei trebuie depuse in Ro e-Factura.

Exemplu: Serviciile de inchiriere sediu in Romania

Cum se definesc articolele?

Lista completa a codurilor CPV

Coduri CPV

1. B2B - intrati in Facturare > Articol si adaugati la fiecare articol cu risc, la categorie NC, codul acelui produs.

2. B2G - intrati in Facturare > Articol si definiti la fiecare articol vandut in conditiile B2G codul CPV. Alegeti codul acelui produs din lista. Daca nu il stiti din contractul de achizitie publica il puteti cauta aici: http://e-licitatie.ro/pub/browsecpvcodes

3. Nu este nevoie de un cod special de articol pentru Vouchere de Vacanta

4. Pentru constructii noi la Articol se completeaza la cod NC codul 1111

Cum se depune eFactura?

1. Intocmiti factura normal si o validati

2. In partea dreapta sus a ecranului de facturare veti vedea meniul eFactura. Apasati-l si veti vedea Depune. Dupa ce apasati Depune Keez va trimite factura in sistemul ANAF si va aparea starea facturii in lista de facturi (coloana Stare eFactura). Puteti sa apasati si „Descarca XML” daca doriti sa verificati XML-ul in alt mod.

3. Daca nu se depune cu o eroare - veti vedea eroarea. Nu ar trebui sa apara, dar totusi daca apare analizam si rezolvam.

Cum se depun mai multe facturi in acelasi timp?

1. Selectezi toate facturile cu de depus in dreptul coloane „eFactura”

2. In dreapta sus apare pictograma e

3. Apesi depunere (pictograma e)

Cum se verifica depunerea si cum se descarca factura depusa?

1. Intrati in meniul Facturi. Veti vedea o lista care are si coloana Stare eFactura (daca nu apare scrieti-ne in Connect > Admin).

2. Daca la stare este o eroare intrati in factura si verificati care este situatia. Nu ar trebui sa apara erori.

3. Dupa ce apare in lista factura in starea „Depusa” puteti descarca factura in formatul ZIP (este de fapt factura si o semnatura de la ANAF in interiorul unei arhive)

4. In meniul eFactura din fiecare factura (unde era si Depune) este si butonul „Descarca ZIP”. Fisierul rezultat este direct de la ANAF si contine toate datele furnizate.

Toate facturile sunt deja incluse in sistemul Keez de arhivare si sunt disponibile cand utilizati functionalitatea Cere arhiva documente

Depunerea eFactura cu alte aplicatii de facturare

Keez nu permite utilizarea token-ului nostru in alte aplicatii pentru ca nu detine in niciun fel controlul asupra a ce se depune. Keez are drept de depunere in SPV pentru Declaratii si comunicari cu ANAF pe care Keez le intocmeste si verifica astfel ca nu poate depune in numele Keez o factura facuta de altcineva cu o aplicatie necunoscuta.

Daca doriti sa depuneti cu ajutorul altor aplicatii trebuie sa va achizitionati o semnatura electronica si sa o inscrieti in SPV ANAF.

Trebuie sa urmatii acesti pasi:

Descarcare formular

Formularul nu se deschide corect in browser. Puteti face astfel:

• apasati pe link si intrati in Downloads ca sa gasiti Formularul

• click drapta pe link si alegeti Save link as si stabiliti unde se va salva formularul

• Obţineţi un certificat calificat de semnătură electronică conform Legii 455/2001 de la unul din furnizorii acreditaţi. Registrul furnizorilor de servicii de certificare acreditaţi, este stabilit şi publicat de Autoritatea pentru Digitalizarea României pe site-ul www.adr.gov.ro.

• Instalaţi programul Adobe Reader (daca nu il aveti deja instalat)

• Descărcaţi documentul de confirmare de pe portalul ANAF (https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/formulare/confirmare_2021_290621.pdf), completaţi-l, transmiteţi-l pe e-mail la furnizorul certificatului, primiţi-l semnat de acesta

• Odata obtinut documentul de confirmare accesati link-ul pentru inregistrare cont SPV: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp si - urmati pasii din meniul SPV pentru inregistrare

Nota: La punctul “Selectati arhiva zip cu documentele justificative” atasati o arhiva ZIP cu (CI administrator, CUI și act constitutiv )

Completarea formularului este simpla:

• Nume, Prenume - Toate semnaturile electronice sunt in nume propriu

• email - email-ul persoanei care va semna

• cu CNP - da

eFactura: Intrebari frecvente

Este obligatorie depunerea facturilor si pentru clientii din afara Romaniei?

In anumite cazuri, da.

- Companiile care tranzacţionează bunuri considerate cu risc fiscal ridicat sunt obligate să raporteze în sistemul naţional de facturare inclusiv facturile emise pentru livrările efectuate în afara României către clienţi stabiliţi în alte state.

- Companiile care presteaza servicii considerate consumate pe teritoriul Romaniei trebuie sa depuna facturile in RO eFactura. Exemplu: inchiriere sediu catre o firma din strainatate pe teritoriul Romaniei

Firmele tebuie sa se inscrie in registrul RO e-Factura?

Nu. Facturile se trimit fara inscriere in vreun Registru

Firmele se pot înscrie şi în mod opţional pentru aplicarea sistemului e-Factura, dar ei vor fi obligaţi să transmită prin sistem toate facturile emise în cadrul relaţiei lor comerciale, deci inclusiv cele aferente unor bunuri sau servicii care nu se încadrează în categoria celor cu risc fiscal.