eFactura

Atentie

Decizia asupra ce facturi se depun si care nu este la latitudinea dumneavoastra.

Keez nu stabileste daca o factura se transmite in eFactura sau nu.

Keez analizeaza însă toate facturile si dacă trebuie (dupa regulile standard) sa fie depusă veti vedea informația „Nedepusa” in lista de facturi.

In acelasi timp, dacă nu este cazul sa fie depusă veti vedea „Nu e cazul”

RO eFactura (https://www.keez.ro/e-factura) este un sistem prin care facturile întocmite in anumite condiții se trimit intr-un format standard (XML) către clientul final utilizand ca mod de transmitere ANAF.

Dupa validarea facturii, ANAF:

- ataseaza XML-ului original un alt XML care contine semnatura ANAF. XML-ul original, împreună cu XML-ul care contine semnatura, devin originalul facturii.

- da un număr de înregistrare (denumit index) acestei facturi.

Dacă ANAF nu considera formatul corect atunci factură nu este considerata valida.

La Keez nu mai este nevoie de semnatura digitala

In mod standard pentru a intocmi si a depune aceste facturi trebuie ca Administratorul sa isi faca o semnatura digitala si sa gestioneze depunerea eFacturilor.

La Keez nu mai este nevoie de semnatura digitala - facturile se depun la o apasare pe buton cu ajutorul semnaturi noastre digitale.

In acelasi mod, gestiunea facturilor depuse sau nevalidate se face direct din platforma, din meniul Facturare > Facturi.

Când trebuie depusă o eFactura?

Keez analizeaza toate facturile si, dacă trebuie (dupa regulile standard) sa fie depusă, veti vedea informația „Nedepusa” in lista de facturi.

1. B2B (Business to Business - Vânzare la firme din România) - Toate facturile se depun începând cu 01 Ianuarie 2024 (fără amenzi pana la 31 Mai 2024)

2. B2G (Business to Government - Vânzare la institutii publice) - Toate facturile se depun

3. Voucher Vacanta: Facturi către persoane fizice încasate cu vouchere de vacanta (contactați-ne in Connect > Admin) - Se depun in Ro eFactura

4. Constructii: Vindeti constructii noi

5. Dacă v-ati înregistrat voluntar se depun toate facturile

6. Începând cu 1 Ianuarie 2025 toate facturile către persoane fizice se depun in RO efactura

Exista situatii cand facturile catre anumite entitati, in anumite situatii, nu trebuie depuse dar sunt foarte rare.

Un exemplu este atunci când factură este pentru un contract care este secret si pentru care exista derogari de la depunere.

Facturile catre firme din strainatate pentru servicii consumate in afara Romaniei nu se depun in RO eFactura.

De exemplu serviciile it (de programare) facute pentru o firma din Marea Britanie nu se depun in Ro eFactura

Totusi, serviciile catre firme din afara tarii dar care se consuma pe teritoriul Romaniei trebuie depuse in Ro e-Factura.

Exemplu: Serviciile de inchiriere sediu in România

Cum se definesc articolele?

Lista completa a codurilor CPV

Coduri CPV

1. B2B - intrați in Facturare > Articol si adăugați la fiecare articol cu risc, la categorie NC, codul acelui produs.

2. B2G - intrați in Facturare > Articol si definiti la fiecare articol vandut in condițiile B2G codul CPV. Alegeți codul acelui produs din lista. Dacă nu il stiti din contractul de achiziție publica il se poate caută aici: http://e-licitatie.ro/pub/browsecpvcodes

3. Nu este nevoie de un cod special de articol pentru Vouchere de Vacanta

4. Pentru constructii noi la Articol se completează la cod NC codul 1111

Cum se depune eFactura?

1. Întocmiți factură normal si o validati

2. In partea dreapta sus a ecranului de facturare veti vedea meniul eFactura. Apăsați-l si veti vedea Depune. Dupa ce apăsați Depune Keez va trimite factură in sistemul ANAF si va aparea starea facturii in lista de facturi (coloana Stare eFactura). Se poate sa apăsați si „Descarcă XML” dacă doriți sa verificați XML-ul in alt mod.

3. Dacă nu se depune cu o eroare - veti vedea eroarea. Nu ar trebui sa apara, dar totusi dacă apare analizam si rezolvam.

Autodepunere eFactura

Funcționalitatea de autodepunere permite transmiterea automată a facturilor emise către sistemul național eFactura, reducând intervenția manuală.

Pentru a activa și configura această opțiune:

1. Din meniul principal, selectați Administrare, apoi Configurări și navigați la categoria Facturare.

2. Identificați rubrica intitulată „Autodepunere eFactura”. Pentru a porni procesul automat, bifați caseta de validare asociată acestei rubrici.

3. Odată opțiunea activată, sistemul vă permite să alegeți momentul transmiterii automate. Se poate opta pentru depunerea facturii în:

• Ziua emiterii acesteia (Ziua facturii)

• Următoarea zi lucrătoare (A doua zi)

• A treia zi calendaristică/lucrătoare (în funcție de implementare specifică) (A treia zi)

Atentie la data facturilor

• Facturile trebuie întocmite la timp. Dacă este data de 20 Martie si întocmiți o factură cu data de 10 Martie, aceasta factură deja este intarziata in ceea ce priveste RO eFactura.

• Sistemul prioritizeaza depunerea ca sa evite amenzile. Astfel dacă:

  • suntem in data de 20 Martie si ati întocmit o factură cu data de 17 Martie si

  • aveti configurata Autofacturarea la 3 zile, atunci

  • factură se va depune in RO eFactura in data de 20. Sistemul nu mai asteapta 3 zile dupa data de 20 pentru ca, dacă ar astepta, ati depune cu întârziere.

Cum se depun mai multe facturi in acelasi timp?

1. Selectezi toate facturile cu de depus in dreptul coloane „eFactura”

2. In dreapta sus apare pictograma e

3. Apesi depunere (pictograma e)

Cum se verifică depunerea si cum se descarcă factură depusă?

1. Intrați in meniul Facturi. Veti vedea o lista care are si coloana Stare eFactura (dacă nu apare scrieti-ne in Connect > Admin).

2. Dacă la stare este o eroare intrați in factură si verificați care este situatia. Nu ar trebui sa apara erori.

3. Dupa ce apare in lista factură in starea „Depusă” se poate descarcă factură in formatul ZIP (este de fapt factură si o semnatura de la ANAF in interiorul unei arhive)

4. In meniul eFactura din fiecare factură (unde era si Depune) este si butonul „Descarcă ZIP”. Fisierul rezultat este direct de la ANAF si contine toate datele furnizate.

Toate facturile sunt deja incluse in sistemul Keez de arhivare si sunt disponibile când utilizați functionalitatea Cere arhiva documente

Depunerea eFactura cu alte aplicatii de facturare

Keez nu permite utilizarea token-ului nostru in alte aplicatii pentru ca nu detine in niciun fel controlul asupra a ce se depune. Keez are drept de depunere in SPV pentru Declarații si comunicari cu ANAF pe care Keez le întocmește si verifică astfel ca nu poate depune in numele Keez o factură facuta de altcineva cu o aplicatie necunoscuta.

Dacă doriți sa depuneți cu ajutorul altor aplicatii trebuie sa va achizitionati o semnatura electronică si sa o inscrieti in SPV ANAF.

Mai multe informații aici: Semnătura electronică și înregistrarea utilizatorilor cu certificat digital în SPV

eFactura: Întrebări frecvente

Este obligatorie depunerea facturilor si pentru clientii din afara Romaniei?

In anumite cazuri, da.

- Companiile care tranzacţionează bunuri considerate cu risc fiscal ridicat sunt obligate să raporteze în sistemul naţional de facturare inclusiv facturile emise pentru livrările efectuate în afara României către clienţi stabiliţi în alte state.

- Companiile care presteaza servicii considerate consumate pe teritoriul Romaniei trebuie sa depuna facturile in RO eFactura. Exemplu: inchiriere sediu către o firma din străinătate pe teritoriul Romaniei

Firmele trebuie sa se inscrie in registrul RO e-Factura?

Nu. Facturile se trimit fără înscriere in vreun Registru