Facturare: Întrebări frecvente¶
Cum se face factură in engleza?¶
Keez are API de facturare?¶
Se pot face facturi fără contract?¶
R: Intrebarea este complexa si nu tine doar de domeniul contabilității.
Pentru procesul de facturare si contractare trebuie sa tii cont de multiple elemente:
Nu toti termenii contractuali pot fi trecuti pe factură. Dacă relatia este complexa vei avea nevoie de un document care sa formalizeze aceasta relatie.
Un contract ar putea sa te ajute in cazul in care nu se poate colecta sumele facturare_probleme_des_intalnite
Un contract ar putea sa reflecte termeni si condiții necesare din punct de vedere legal, mai ales in relatia cu persoane fizice
Contractul ar putea sa te ajute si fiscal pentru a demonstra la un eventual control ca a avut efecte (anexe de lucrari, modele de procese verbale etc.). In orice caz iti recomandăm, mai ales in cazul serviciilor, sa documentezi efectuarea unui contrac de servicii.
Recomandarea Keez este ca in majoritatea cazurilor sa se intocmeasca contracte.
Se pot storna facturi de servicii pentru ca nu au fost încasate?¶
R: Nu, facturile de servicii pentru care serviciile au fost prestate nu se pot storna.
Fiscal acest lucru poate fi interpretat ca evaziune fiscala pentru ca se diminueaza nejustificat veniturile (posibil si TVA dacă sunteti plătitor de TVA).
Dacă serviciile nu au fost prestate sau factură a fost gresita dintr-un motiv sau altul atunci se poate face stornare.
Cum pot sa fac o factură dacă am deja facturi cu o data ulterioară?¶
Am deja facturi cu data de 30 cu Seria AB si un client mi-a acceptat o factură cu data de 15 a lunii respective. Cum fac sa fac factură?
R: Este o situație care se intalneste uneori si se rezolva foarte usor. Recomandarea pentru orice firma este sa isi defineasca mai multe serii de facturi, pentru diferite scopuri. Pentru acest scop recomandăm definirea unei serii de Corectii - de exemplu ABC (C de la Corectie). Se poate face factură cu data de 15, cu seria ABC, si ulterior se poate reveni la seria standard: AB. Aceasta abordare pastreaza toate beneficiile urmaririi seriilor si numerelor de facturi si lasa si flexibilitate pentru întocmirea de facturi, in luna curentă, cu date anterioare datei ultimei facturi.
Vreau sa modific o factură deja emisă. Cum pot face asta?¶
Am o factură deja emisă si vreau sa o modific. Cum fac sa schimb ceva? Trebuie sa o anulez sau sa o stornez?
R: Facturile emise se pot modifica atata timp cât nu s-a închis luna din punct de vedere contabil.
Se poate sti dacă luna este închisă dacă aveti rapoartele publicate pentru acea luna. Alta modalitate este pur si simplu sa incercati sa modificati factură.
Modificarea unei facturi se poate face apăsând butonul Facturi > Vizualizeaza> Deblocheaza. Deblocand factură aceasta redevine o proforma si astfel se poate modifica.
Dacă însă nu este disponibil butonul Deblocheaza atunci înseamnă ca luna este deja închisă si trebuie sa stornati factură inițială si sa creați o noua factură cu noile coordonate, in luna curentă.
Vreau sa fac o factură in SUA dar nu am CUI - cum fac?¶
Sigur, se poate sa faceti facturi către clienti din SUA chiar dacă clientul nu furnizează un CUI.
Dacă clientul va furnizează un EIN (Employer Identification Number) atunci se poate sa il folositi pe acesta. Dintr-un EIN de forma ##-####### va trebui sa creați un cod de forma US#########. Astfel, dacă EIN este 12-3456789 atunci codul unic e identificare (CUI) al clientului US123456789.
Dacă clientul nu va furnizează un cod atunci va rugam sa căutați clientul intr-una din bazele de date următoare:
sau
Codul identificat acolo il veti crea sub forma US_____________ in platforma Keez
Dacă nu găsiți codul nicaieri atunci va rugam sa contactați Keez in Connect > Facturare si va com ajuta noi sa identficati un cod sau sa cream un cod unic pentru acel partener
Nu poate fi validată factură pentru ca a fost închisă luna contabilă. Ce se poate face?¶
Nu se poate ca o factură declarata Anulata sa reapara in alta luna.
Ce recomandăm este:
La începutul lunii, dupa ce încărcați extrasele si in timp ce încărcați ultimele documente, sa intrați in sistemul de facturare si sa verificați toate facturile in lucru/proforma.Mai multe detalii aici: Ce trebuie sa fac la închiderea de luna?
Faceti o copie a acestei facturi (vedeti: Copiaza) si refacturati-o cu luna deschisa
Cum pot adaugă la o factură sigla firmei?¶
Cum pot personaliza care ibanuri apar pe factură de la keez?¶
dacă valuta facturii exista in cel putin un cont - atunci afișează doar acele conturi care au bifat „arată pe factură” si au valuta facturii
dacă valuta facturii nu exista in conturile bancare atunci afișează pe factură toate conturile cu „arată pe factură”