Intrebari facturare

Cum se face factura in engleza?

Keez face automat facturile pentru parteneri din alte tari in doua limbi - engleza romana.
Nu trebuie decat sa alegeti partenerul din tara respectiva si, la descarcarea facturii, vor aparea toate detaliile facturii si in engleza.

Keez are API de facturare?

Da
Instructiunile se pot gasi la https://app.keez.ro/help/api/
Pentru detalii sau alte informatii aveti mai multe optiuni puteti sa ne contactati in Connect > Admin

Se pot face facturi fara contract?

R: Intrebarea este complexa si nu tine doar de domeniul contabilitatii.

Pentru procesul de facturare si contractare trebuie sa tii cont de multiple elemente:

  • Nu toti termenii contractuali pot fi trecuti pe factura. Daca relatia este complexa vei avea nevoie de un document care sa formalizeze aceasta relatie.

  • Un contract ar putea sa te ajute in cazul in care nu poti colecta sumele facturare_probleme_des_intalnite

  • Un contract ar putea sa reflecte termeni si conditii necesare din punct de vedere legal, mai ales in relatia cu persoane fizice

  • Contractul ar putea sa te ajute si fiscal pentru a demonstra la un eventual control ca a avut efecte (anexe de lucrari, modele de procese verbale etc.). In orice caz iti recomandam, mai ales in cazul serviciilor, sa documentezi efectuarea unui contrac de servicii.

Recomandarea Keez este ca in majoritatea cazurilor sa se intocmeasca contracte.

Se pot storna facturi de servicii pentru ca nu au fost incasate?

R: Nu, facturile de servicii pentru care serviciile au fost prestate nu se pot storna.

Fiscal acest lucru poate fi interpretat ca evaaziune fiscala pentru ca se diminueaza nejustificat veniturile (posibil si TVA daca sunteti platitor de TVA).

Daca serviciile nu au fost prestate sau factura a fost gresita dintr-un motiv sau altul atunci se poate face stornare.

Cum pot sa fac o factura daca am deja facturi cu o data ulterioara?

Am deja facturi cu data de 30 cu Seria AB si un client mi-a acceptat o factura cu data de 15 a lunii respective. Cum fac sa fac factura?

R: Este o situatie care se intalneste uneori si se rezolva foarte usor. Recomandarea pentru orice firma este sa isi defineasca mai multe serii de facturi, pentru diferite scopuri. Pentru acest scop recomandam definirea unei serii de Corectii - de exemplu ABC (C de la Corectie). Se poate face factura cu data de 15, cu seria ABC, si ulterior se poate reveni la seria standard: AB. Aceasta abordare pastreaza toate beneficiile urmaririi seriilor si numerelor de facturi si lasa si flexibilitate pentru intocmirea de facturi, in luna curenta, cu date anterioare datei ultimei facturi.

Vreau sa modific o factura deja emisa. Cum pot face asta?

Am o factura deja emisa si vreau sa o modific. Cum fac sa schimb ceva? Trebuie sa o anulez sau sa o stornez?

R: Facturile emise se pot modifica atata timp cat nu s-a inchis luna din punct de vedere contabil.

Puteti sti daca luna este inchisa daca aveti rapoartele publicate pentru acea luna. Alta modalitate este pur si simplu sa incercati sa modificati factura.

Modificarea unei facturi se poate face apasand butonul Facturi > Vizualizeaza> Deblocheaza. Deblocand factura aceasta redevine o proforma si astfel se poate modifica.

Daca insa nu este disponibil butonul Deblocheaza atunci inseamna ca luna este deja inchisa si trebuie sa stornati factura initiala si sa creati o noua factura cu noile coordonate, in luna curenta.

Vreau sa fac o factura in SUA dar nu am CUI - cum fac?

Sigur, se poate sa faceti facturi catre clienti din SUA chiar daca clientul nu furnizeaza un CUI.

Daca clientul va furnizeaza un EIN (Employer Identification Number) atunci puteti sa il folositi pe acesta. Dintr-un EIN de forma ##-####### va trebui sa creati un cod de forma US#########. Astfel, daca EIN este 12-3456789 atunci codul unic e identificare (CUI) al clientului US123456789.

Daca clientul nu va furnizeaza un cod atunci va rugam sa cautati clientul intr-una din bazele de date urmatoare:

https://opencorporates.com

sau

https://opencorpdata.com

Codul identificat acolo il veti crea sub forma US_____________ in platforma Keez

Daca nu gasiti codul nicaieri atunci va rugam sa contactati Keez in Connect > Admin si va com ajuta noi sa identficati un cod sau sa cream un cod unic pentru acel partener

Nu poate fi validata factura pentru ca a fost inchisa luna contabila. Ce se poate face?

O luna inchisa este o luna raportata deja la ANAF.
Din punct de vedere al facturilor emise - deja am raportat la ANAF - lista facturilor emise si pentru ca o factura era in starea in lucru/proforma la momentul inchiderii lunii, acea factura a fost declarata Anulata.

Nu se poate ca o factura declarata Anulata sa reapara in alta luna.

Ce recomandam este:

  • La inceputul lunii, dupa ce incarcati extrasele si in timp ce incarcati ultimele documente, sa intrati in sistemul de facturare si sa verificati toate facturile in lucru/proforma.Mai multe detalii aici: Ce trebuie sa fac la inchiderea de luna?

  • Faceti o copie a acestei facturi (vedeti: Copiaza) si refacturati-o cu luna deschisa

Cum pot adauga la o factura sigla firmei?

Pentru a adauga sigla sau logo-ul firmei trebuie sa intrati in Configurari/Firma.
In partea din dreapta sus apare „LOGO”. Click pe logo sau pe sigla existenta va deschide meniul de incarcare noua imagine. Sistemul accepta imagini in format JPG si PNG.

Atentie, Logo-ul va fi afisat in stanga facturii si se recomanda un logo circular, rectangular sau orientare portret.