Firmă

Cu ajutorul acestui meniu se pot configura:

Date firmă

Actele firmei

În această secțiune se păstrează documentele firmei:

  • Actul de identitate al Administratorului

  • Certificatul de înregistrare al firmei (CUI-ul)

  • Actul constitutiv și toate documentele ulterioare (cum ar fi cele care reflectă modificările în denumirea firmei, acționariat etc.)

  • CUI-ul TVA special (dacă este cazul)

  • Contractul de servicii de contabilitate

Încărcarea documentelor în această secțiune se poate face și cu ajutorul aplicației mobile sau direct prin apăsarea butonului „Încarcă”. Dacă există deja un document atunci o nouă versiune se poate încărca apăsând butonul „Înlocuiește”

Vezi și

Fișiere

Secțiunea Fișiere (tehnic FisiereFirma) este un spațiu centralizat de stocare pentru toate arhivele și documentele voluminoase generate de platformă sau de expertul tău contabil (de exemplu, arhivele complete de documente lunare). Sistemul te anunță automat în modulul Connect și prin email în momentul în care fișierul este pregătit pentru descărcare.

Tot în această secțiune se primesc datele de predare la încetarea colaborării — farewell package. Acesta conține toate datele contabile avansate și registrele brute ale firmei, oferite în plus față de rapoartele și documentele standard pe care clientul le poate extrage singur din interfața aplicației.

Accesare și descărcare

Secțiunea Fișiere este accesibilă din Administrare > Firmă > tabul Fișiere (disponibil și la Configurări > Fișiere).

  1. Din meniul principal din partea stângă, navighează la Administrare > Firmă și selectează tabul Fișiere.

  2. Pe ecran se afișează lista tuturor fișierelor generate, aranjate descrescător după data creării (cele mai recente primele).

  3. Pentru fiecare fișier, platforma afișează: numele complet, starea curentă (codificată prin culori), data creării și utilizatorul din firmă care a inițiat solicitarea.

  4. Dacă fișierul are starea Ready (Pregătit), apasă butonul Download pentru a-l descărca pe dispozitivul tău.

  5. Pentru trasabilitate, apasă butonul Istoric din dreptul fișierului pentru a vedea utilizatorii care l-au descărcat și momentele exacte ale accesării.

Stările fișierelor

Fiecare rând din listă este marcat printr-o culoare specifică, determinată de stadiul operațional al fișierului.

Culoare rând

Stare sistem

Semnificație și acțiuni

Galben

InProgress (În lucru)

Fișierul sau arhiva solicitată este în curs de generare de către serverele Keez. Butoanele de descărcare sunt temporar dezactivate.

Verde Îngroșat

Ready (Necitit)

Fișierul a fost generat cu succes și este disponibil, dar nu a fost descărcat niciodată de utilizatorul curent.

Verde Normal

Ready (Citit)

Fișierul este generat cu succes și a fost deja descărcat cel puțin o dată. Se poate redescărca oricând în limita perioadei de 7 zile.

Gri

Deleted / Expired (Expirat)

Fișierul a depășit perioada de stocare de 7 zile și a fost eliminat automat din cloud. Descărcarea nu mai este posibilă.

Roșu

Failed (Eșuat)

A apărut o eroare tehnică în timpul generării arhivei. Reinițiază cererea sau solicită asistență pe canalul Connect > Admin.

Atenționări și reguli de conformitate

Atenționare

Termen limită de descărcare — retenție de 7 zile: Fișierele sunt păstrate active timp de 7 zile calendaristice din momentul creării. După acest interval, sunt șterse definitiv din spațiul de descărcare, iar rândul devine gri (starea Deleted). Această regulă se aplică și pentru farewell package — asigură-te că descarci pachetul de predare în timp util, înainte de închiderea accesului la platformă.

Notă

Securitate pe bază de roluri: Butoanele Download și Istoric sunt active sau inactive dinamic, în funcție de nivelul de acces stabilit în platformă, configurat la Utilizatori. Utilizatorii cu drepturi de Agent sau drepturi limitate pot fi restricționați de la descărcarea documentelor financiare sau a datelor de predare.

Întrebări frecvente

Ce este „farewell package” și ce conține?

Farewell package este pachetul de predare a contabilității către noul expert contabil. Se generează automat (nu trebuie să-l cereți) cu aproximativ 7 zile înainte de închiderea contului, la finalul preavizului contractual de 30 de zile, și apare în Administrare > Firmă > Fișiere.

Pe lângă documentele pe care le puteți descărca oricând singuri din platformă (facturi, declarații, recipise — vezi Descărcarea Arhivei de Documente: Cum să îți păstrezi propria copie a actelor contabile), pachetul cuprinde rapoartele contabile și de salarizare de care noul contabil are nevoie ca punct de plecare:

Contabilitate

  • Balanța parteneri (RON, EUR, USD) — soldurile pe fiecare client și furnizor, pe fiecare monedă: cine vă mai datorează bani și cui mai datorați.

  • Balanța contabilă — situația tuturor conturilor firmei la zi; este punctul de plecare din care noul contabil preia contabilitatea.

  • Jurnalul de vânzări — toate facturile emise.

  • Jurnalul de cumpărări — toate facturile de achiziție.

  • Raportul de venituri și cheltuieli în avans — sumele facturate sau plătite în avans care se repartizează pe mai multe perioade.

  • Registrul mijloacelor fixe — bunurile de valoare ale firmei și amortizarea lor.

  • Registrul obiectelor de inventar — bunurile de valoare mai mică.

  • Declarația D406 SAF-T și recipisele (ultimele 3 luni) — fișierul standard cu datele contabile detaliate raportate la ANAF, împreună cu confirmările de depunere.

  • Raportul de deconturi (Balanța angajaților) — doar pentru SRL — situația avansurilor și deconturilor pe fiecare angajat.

  • Registrul de evidență fiscală (anul curent și cel precedent) — doar pentru PFA — registrul obligatoriu cu veniturile și cheltuielile fiscale.

  • Registrul de încasări și plăți (anul curent și cel precedent) — doar pentru PFA — evidența banilor încasați și plătiți, baza contabilității unui PFA.

Salarizare

  • Baza de date Revisal (.zip) — registrul de evidență a salariaților (REVISAL), necesar noului contabil pentru preluarea angajaților.

  • Statele de plată (ultimele 12 luni) — statele lunare de salarii.

  • Declarația D112 — declarația contribuțiilor sociale și a impozitului pe salarii.

  • Statele de plată pentru colaboratori (ultimele 12 luni) — statele pentru persoanele cu contracte de colaborare.

Notă

Rapoartele de salarizare apar dacă firma a avut activitate de salarizare. Pentru un PFA fără angajați, este posibil ca aceste rapoarte să nu conțină date relevante.

Keez nu poate garanta că pachetul acoperă integral cerințele noului expert contabil — acesta poate avea solicitări suplimentare, la care noi nu ne-am gândit. Formulați aceste cereri în timpul preavizului de 30 de zile, cât timp platforma este activă, ca datele să poată fi extrase din Keez.

Ce s-a întâmplat cu opțiunea „Cere arhivă documente” din Rezultate Lunare?

Funcționalitatea a fost integrată cu acest spațiu. Când soliciți o arhivă completă de documente pentru o anumită lună, sistemul trimite sarcina în fundal și te notifică în Connect când fișierul este disponibil. Fișierul final apare direct în Administrare > Firmă > Fișiere.

Dacă un fișier a expirat (a devenit gri), datele mele contabile sunt pierdute?

Nu. Ștergerea după 7 zile se aplică doar fișierului ZIP compilat temporar pentru descărcare. Toate facturile, extrasele și declarațiile rămân stocate permanent în secțiunile dedicate din Contabilitate > Documente și ANAF. În cazul pachetului de predare (farewell package), asigurați-vă că efectuați backup-ul înainte ca platforma să devină inactivă la încetarea contractului.

Pot adăuga eu manual fișiere în această listă?

Nu. Secțiunea este destinată exclusiv fișierelor și arhivelor generate automat de platforma Keez sau de roboții de interogare. Pentru încărcarea documentelor justificative ale firmei (contracte, acte constitutive, CI), folosește tabul Actele firmei.

Vezi și

  • Contract Keez — Gestionarea contractului Keez și procedura de reziliere

  • Rezultate Lunare — Secțiunea de unde poți solicita arhive de documente lunare

  • Utilizatori — Configurarea rolurilor și drepturilor de acces