RO e-Factură: Întrebări frecvente

Trebuie să dau eu clic pe „Depune” pentru a trimite facturile în eFactura?

Nu este obligatoriu să acționați manual pentru fiecare factură. Keez dispune de o funcționalitate de autodepunere care transmite automat facturile în sistemul eFactura/SPV.

Pentru a o activa: mergeți la Administrare → Configurări → Facturare, bifați „Autodepunere eFactura” și alegeți momentul transmiterii: în ziua emiterii, a doua zi lucrătoare sau a treia zi.

Dacă preferați depunerea manuală, apăsați butonul „Depune” din meniul eFactura al fiecărei facturi. Facturile pot fi depuse și în bloc prin selectare multiplă și butonul „Depune e-Facturi”.

Dacă apare o eroare (starea „Cu erori” sau un banner roșu), contactați-ne prin chat — în majoritatea cazurilor echipa Keez identifică eroarea și o rezolvă fără intervenția dumneavoastră.

Vezi și: Autodepunere eFactura

Factura nu apare în eFactura/Outbox. Ce fac?

Factura apare în secțiunea eFactura/Outbox doar după ce a fost depusă cu succes. Verificați mai întâi starea ei în lista de facturi din modulul Facturare (coloana „Stare eFactura”):

  • Nedepusă — nu s-a apăsat încă „Depune”. Apăsați butonul sau activați autodepunerea.

  • În curs de depunere — depunerea nu se face instant; așteptați până la 15 minute.

  • Depusă — factura este în Outbox și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.

  • Cu erori — a apărut o problemă; verificați eroarea afișată și contactați-ne prin chat.

Dacă starea coloanei eFactura nu apare deloc în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.

Vezi și: Depunere facturi in RO e-Factură cu Keez

Văd un banner roșu cu mesajul „Actualizarea eFactura nu a fost disponibilă”. Ce înseamnă?

Acest mesaj apare atunci când sistemul ANAF a fost temporar indisponibil și Keez nu a reușit să sincronizeze starea facturilor. Nu înseamnă că facturile sunt pierdute sau nedepuse.

Ce trebuie să faceți:

  1. Verificați starea facturilor în Facturare → lista facturi, coloana „Stare eFactura”.

  2. Dacă facturile apar ca „Depusă” — totul este în regulă; bannerul se va închide automat după următoarea sincronizare reușită.

  3. Dacă facturile apar ca „Cu erori” sau „Nedepusă” — contactați-ne imediat prin chat cu o captură de ecran a erorii.

Keez reîncearcă automat sincronizarea cu ANAF; în cele mai multe cazuri situația se rezolvă fără intervenția dumneavoastră.

Cum verific statusul transmiterii unei facturi în eFactura?

Statusul transmiterii se verifică în Facturare → lista facturi, în coloana „Stare eFactura”. Stările posibile sunt:

  • Nedepusă — factura nu a fost încă trimisă la ANAF.

  • În curs de depunere — a fost inițiată depunerea; așteptați până la 15 minute.

  • Depusă — factura a ajuns cu succes la ANAF și clientul o poate vedea în SPV-ul lui.

  • Cu erori — a apărut o problemă; intrați în factură pentru detalii sau contactați-ne prin chat.

Facturile depuse apar și în secțiunea eFactura → Outbox, de unde le puteți descărca în format ZIP (XML + semnătură ANAF).

(Dacă nu vedeți coloana „Stare eFactura” în lista de facturi, scrieți-ne în Connect → Admin.)

Vezi și: Depunere facturi in RO e-Factură cu Keez

Am facturi emise cu SmartBill care nu apar înregistrate în SPV/eFactura. Ce fac?

Facturile emise cu SmartBill (sau Oblio, FGO, Facturis) sunt depuse în SPV prin propria semnătură electronică a firmei, nu prin Keez. Keez preia automat din Outbox facturile deja depuse la ANAF, dar nu le înregistrează automat în contabilitate.

Pentru ca facturile SmartBill să apară în contabilitatea Keez trebuie să:

  1. Exportați facturile din SmartBill în format XML „Export SAGA” (Lista documente → Facturi → Export SAGA → Evidență ținută doar valoric → Exportă).

  2. Încărcați fișierul XML rezultat în Keez prin Contabilitate → Documente.

Dacă facturile nu apar nici în Outbox (SPV), verificați că semnătura electronică a firmei este corect configurată în SmartBill.

Legături utile:

Cum se face descarcarea e-Factură atat de clienti cât si de furnizori?

Pentru descarcarea unei facturi întocmite cu Keez - se poate sa faceti in doua moduri.
Ambele trebuie să fie facute dupa ce starea facturii este Depusa. Se poate verifică asta ori din lista de facturi din modulul Facturare ori in e-Factură/Outbox.

  1. Mergeti in Outbox si descărcați factură

  2. Mergeti la Contabilitate/Documente si descărcați originalul facturii (butonul cu sageata in jos). Acesta este zip-ul care contine si xml-ul si semnatura de la ANAF

Pentru descarcarea unei facturi primite - similar:

  1. Mergeti in e-Factură/Inbox si descărcați factură

  2. Dacă ati apasat déjà « Trimite in contabilitate » mergeti in Contabilitate/Documente si apăsați « Descarcă original »

Unde găsesc indexul ANAF?

Daca imi cere vreodata un client numarul unic pe care il da ANAF la transmiterea cu succes a facturii, de unde il iau?

Numărul respectiv se numeste index si il găsiți in meniul e-Factură/Outbox.

Atasamente la factură (in lucru)

In acest moment se pot atasa documente la facturile Keez însă documenetle nu sunt trimise la ANAF prin sistemul e-Factură datorita limitarior tehnice.

Deocamdata va trebui sa trimiteți atasamentul separat către client, urmand sa anuntam când se trimit atasamentele in interiorul e-Facturii direct din Keez.

Limitarile tehnice ale e-Facturii sunt 3 Mb pe pagina si maxim 50 de pagini.