Depunere facturi in RO e-Factură cu Keez

Depunere factură cu Keez

Facturile întocmite cu Keez se vor trimite prin apasarea butonului “Depune” din fiecare factură, din dereptul sub-meniului eFactura.

Factură se va trimite la ANAF si Keez va descarcă factură originala (XML de la ANAF). Factură originala va fi pastrata in Keez.

Dacă ANAF nu funcționează Keez va continua sa reincerce incarcarea facturii pana când se reuseste trimiterea.

In caz de eroare a sistemului se va afisa mesajul de eroare si vom primi si noi acest mesaj de eroare pentru a o rezolva in timp util.

Nu s-a schimbat nimic in regulile de emitere facturi - factură facuta cu Keez a fost dintotdeauna corectă pentru ca noi validam de fiecare data codurile fiscale, validam la ANAF adresele in fiecare noapte si utilizam aceste date in momentul in care întocmiți factură, automat.

Confirmare depunere

Starea e-facturilor se va transforma din “Nedepusa” in “In curs de depunere” sau “Depusă”.

Starea unei e-Facturi poate fi:

1. Nedepusa - nu s-a apasat încă butonul de „Depunere”

2. In curs de depunere - S-a apasat butonul de „Depunere” dar deocamdata nu a fost depusă. Depunerea nu se face instant ci la un interval de 15 minute

3. Depusă - Totul este gata - clientul dumneavoastra ar trebui deja sa vada factură in SPV-ul lui

4. Cu erori: - A aparut o eroare - in functie de eroare va rugam sa modificati factură dacă este cazul sau sa ne comunicati pe Admin. De cele mai multe ori noi vom sti de eroare si ne ocupam sa o rezolvam fără implicarea dumneavoastra. Este totusi important sa ne semnalati situațiile de acest tip.

Facturile vor aparea in secțiunea Outbox din meniul e-Factură atunci când vor fi depuse.

Sigla verde pe facturile eFactura

Sigla verde care apare în dreptul facturilor eFactura — atât la vânzare cât și la cumpărare — indică faptul că Keez a verificat că cele două componente ale facturii sunt corecte una față de cealaltă: factura originală și semnătura ANAF atașată acesteia.

Semnătura ANAF este unică și semnează o singură factură. Keez validează că semnătura aparține exact acelei facturi.

Important

Dacă cineva încearcă să modifice o factură și să o încarce fraudulos utilizând semnătura ANAF originală, sistemul Keez va detecta neconcordanța și va semnala eroarea. Sigla verde confirmă că documentul nu a fost alterat după validarea ANAF.

Outbox - Facturi vanzare

In secțiunea e-Factură/Outbox apar si facturile de vânzare emise de client, asa cum sunt preluate de Keez de la ANAF.

Apar atat facturile emise cu sistemul de facturare Keez cât si cele emise cu ajutorul altor softuri.

Astfel veti avea la dispozitie o arhiva completa a facturilor si nu mai este nevoie de sisteme de backup suplimentare, riscante si costisitoare.

In sectiunea Facturare-eFactura-Outbox -sectiunea “cu mesaje” , se vor afisa mesajele pe care le primiti in cazul in care clientul refuza/ignora factura. Veti primi atentionare in platforma cand va ajunge mesajul la dumneavoastra.

Atenționare

Facturile depuse nu se pot modifica — trebuie stornate, depuse din nou și create alte facturi corecte.

Totul este deja in Keez.

Depunere multiple facturi

Se pot trimite un set de facturi doar prin selectare si apasarea butonului “depune e-Facturi”

Cum stiu ca factură trebuie depusă?

La nivelul fiecarei facturi apare in dreptul coloanei eFactura starea „Nedepusa”.

Asta înseamnă ca acea factură trebuie depusă in e-Factură si nu a fost încă depusă.

Recomandăm configurarea sistemului de autodepunere — vezi secțiunea de mai jos.

Autodepunere eFactura

Funcționalitatea de autodepunere permite transmiterea automată a facturilor emise către sistemul național eFactura, reducând intervenția manuală.

Pentru a activa și configura această opțiune:

1. Din meniul principal, selectați Administrare → Configurări și navigați la categoria Facturare.

2. Identificați rubrica „Autodepunere eFactura” și bifați caseta de validare asociată.

3. Odată opțiunea activată, alegeți momentul transmiterii automate:

   • Ziua facturii — depunere în ziua emiterii

   • A doua zi — următoarea zi lucrătoare

   • A treia zi — a treia zi calendaristică

Atenționare

Atenție la data facturilor

Facturile trebuie întocmite la timp. Dacă este data de 20 Martie și întocmiți o factură cu data de 10 Martie, aceasta este deja întârziată în ceea ce privește RO eFactura.

Sistemul prioritizează depunerea pentru a evita amenzile. Exemplu: dacă suntem pe 20 Martie, ați întocmit o factură cu data de 17 Martie și aveți configurată autodepunerea la 3 zile — factura se va depune pe 20 Martie. Sistemul nu mai așteaptă 3 zile suplimentare deoarece ar rezulta o depunere cu întârziere.