Documente: Întrebări frecvente

Ce documente trebuie să încarc în Keez și ce nu trebuie scanat?

Trebuie încărcate în Keez toate documentele care se înregistrează în contabilitate:

Achiziții/Cumpărări:

  • Bonuri fiscale (împreună cu chitanța POS dacă s-a plătit cu cardul) — încărcare prin scanare

  • Facturi de achiziție din România — prin acceptare din eFactura

  • Facturi de achiziție din străinătate — prin web sau email, câte una separat, în format PDF (nu Excel sau Word — dacă primiți facturi în aceste formate, salvați-le mai întâi ca PDF)

Vânzări:

  • Facturi emise din Keez — înregistrate automat

  • Bonuri fiscale AMEF — prin import dedicat

  • Facturi din alte sisteme — prin eFactura/Outbox, import (Saga, SmartBill, Oblio etc.) sau upload PDF individual

Extrase de cont:

Alternativa recomandată este sincronizarea automată prin OpenBanking / Extras Online — Keez citește zilnic plățile și încasările direct din datele băncii, fără a mai fi nevoie să încărcați extrasul PDF la final de lună. Acest serviciu este inclus în prețul abonamentului Keez, fără cost suplimentar.

Dacă nu utilizați OpenBanking, încărcați extrasul PDF primit de la bancă, câte unul separat.

Nu trebuie scanate: ordine de plată, contracte comerciale, deconturi, contracte de închiriere/împrumut, foi de parcurs, concedii de odihnă, ordine de deplasare (fără diurnă).

Notă

NIR-urile nu sunt documente contabile și nu trebuie încărcate la Contabilitate → Documente. În contabilitate se înregistrează factura de achiziție, nu NIR-ul.

Legături utile:

Am un document marcat ca „neclar” (roșu). Ce înseamnă și ce fac?

Un document marcat cu roșu (în aplicația web) sau cu semn de întrebare (în aplicația mobilă) înseamnă că expertul contabil nu a putut înregistra documentul și are nevoie de intervenția dumneavoastră.

Motive frecvente:

  • Factură din România încărcată ca PDF — aceste facturi trebuie preluate din eFactura, nu încărcate manual ca PDF

  • Document care nu este contabil (contracte, situații de la parteneri) — trebuie șters

  • Document duplicat — a mai fost încărcat anterior

  • Scan/poză necitibilă — informațiile nu se pot distinge

  • Document incomplet — lipsește, de ex., chitanța POS

  • Extras de cont scanat în loc de PDF descărcat de la bancă

Cum vedeți motivul: în aplicația web dați click pe document — în dreapta apare textul cu explicația. În aplicația mobilă apăsați pe document → butonul (i).

Cum rezolvați:

  • Dacă documentul nu se vede bine → apăsați Înlocuiește documentul și încărcați o versiune mai lizibilă

  • Dacă documentul este incomplet → apăsați Clarifică document și completați informațiile lipsă (ex: ultimele 4 cifre ale cardului cu care s-a plătit)

  • Dacă nu știți cum să procedați → scrieți expertului contabil direct din document, prin funcționalitatea de mesagerie

Legături utile:

Cum încarc extrasul de cont în Keez?

Există două modalități:

1. Sincronizare automată prin OpenBanking (recomandat)

Keez s-a integrat cu toate băncile din România prin sistemul PSD2. Odată activat, Keez citește zilnic plățile și încasările direct din datele băncii — nu mai este nevoie să descărcați și să încărcați manual extrasul PDF. Serviciul este inclus în prețul abonamentului Keez, fără cost suplimentar.

Activare: Dicționare → Conturi bancare → Autorizează sincronizarea cu banca, căutați banca, apăsați „Autorizați sincronizarea cu banca” și urmați pașii de consimțământ. Consimțământul trebuie reînnoit la fiecare 6 luni.

2. Încărcare manuală PDF

Descărcați extrasul de cont din platforma de online banking exact în formatul oferit de bancă (PDF sau arhivă ZIP — unele bănci arhivează extrasul). Încărcați-l în Keez ca orice alt document.

Folosiți extrasul de cont (nu raportul de tranzacții) — extrasul conține și soldul contului, permițând verificarea corectitudinii înregistrărilor.

Legături utile:

Trebuie să încarc extrasul dacă nu am avut tranzacții sau soldul este zero?

Da — extrasul de cont trebuie furnizat în fiecare lună, chiar dacă soldul este 0 sau nu au existat rulaje.
Extrasul confirmă că nu au existat tranzacții în perioada respectivă și permite închiderea corectă a lunii contabile.

Sfat

Dacă aveți activat OpenBanking, Keez preia automat datele băncii — nu mai este nevoie să încărcați manual extrasul, inclusiv în lunile fără tranzacții. | Detalii activare: Extras Online / OpenBanking

Cum știu dacă o factură a fost plătită de client? Unde văd sumele de încasat?

Sumele rămase de încasat se văd în Dashboard → De încasat. Raportul arată, pentru fiecare client, suma datorată la data ultimului document înregistrat (facturi + extrase de cont).

O factură apare ca neîncasată atâta timp cât plata nu a apărut în extrasul de cont înregistrat în Keez. Odată ce extrasul cu plata clientului este înregistrat (fie prin OpenBanking, fie prin upload PDF), suma dispare din „De încasat”.

Pentru detalii pe facturi individuale (nu doar totalul pe client), schimbați Gruparea din „Sold Client” în Detaliat.

Dacă aveți nevoie de o confirmare oficială de sold pentru un client, apăsați butonul Confirmare de sold din raport.

Furnizori de plătit funcționează similar — arată facturile de achiziție neachitate, pe furnizor. Se găsește tot în Dashboard → Furnizori de plătit.

Legături utile:

Vezi și

De ce sa scanez contractele de munca?

Contractele Individuale de Munca (CIM) sunt extrem de importante si o sursa de neclaritati si confuzii pentru Antreprenor.
Scanarea CIM semnat garanteaza raportarea acestui contract către ITM. NU, nu se poate sa declaram contracte nesemnate sau doar datele raportate prin email.
Neraportarea către ITM poate atrage amenzi semnificative.
Important: CIM semnate trebuie să fie raportate la ITM prin Revisal/Reges înainte de a avea efecte.

Document neclar cu comentariu „lipseste chitanta POS”

Ce facem când un document platit se marcheaza neclar cu comentariul “lipseste chitanta POS”?

Când iti aduci aminte dacă ai platit cu cardul personal sau de firma, intri in document, apesi „Clarifica document” si scrii:
- Plata efectuată cu cardul de firma numărul (si scrii cardul de firma (ultimele 4 cifre))
- Plata cu cardul personal. Nu mai scrii numărul
Dacă nu iti mai aduci aminte dacă ai platit cu cardul personal sau de firma, atunci te rugam sa ii scrii expertului contabil in Connect. El va verifică manyual in extrasele de banca pentru a rezolva problema.

NIR la Contabilitate/Documente

Trebuie sa incarc NIR-urile la Contabilitate/Documente?

Nu - NIR-urile nu sunt documente contabile - acestea tin de procesul de gestiune. In contabilitate noi inregistram factură de achiziție - nu NIR-ul