Documente — Întrebări frecvente

De ce trebuie să scanez documentele imediat?

Scanarea imediată a documentelor este importantă din mai multe motive:

  • Ca să nu uitați documentele

  • Ca să le vedeți în rapoarte

  • Ca să nu primiți taxele de plată pe 25 neașteptate

  • Ca să avem timp să rezolvăm din timp problemele

  • Ca să vă putem sfătui cum să faceți mai bine

  • Ca să terminăm luna mai repede

Se poate alege oricare motiv. Credeți-ne, e o idee bună!

De ce trebuie să scriu numele persoanei sau numărul cardului pe bonuri și chitanțe?

Ca să știți cui trebuie să îi returnați banii.
Dacă dați avansuri sau dacă angajatul plătește din banii proprii o cheltuială a firmei, trebuie să știți cui să returnați banii.
Veți găsi detaliile „soldului” cu fiecare angajat în raportul financiar avansuri/deconturi: Avansuri/Deconturi

Am o factură cu bon fiscal — ce trebuie să fac?

Modalitatea de procesare depinde de țara de origine a furnizorului și, în cazul achizițiilor din România, de valoarea bonului fiscal.

Situația 1 — Factura și bonul sunt de la un partener din străinătate

Această situație este rară în activitatea curentă. Atunci când primiți pe suport fizic o factură din străinătate achitată cu un bon fiscal, ambele documente trebuie transmise împreună pentru a justifica înregistrarea contabilă.

Utilizați aplicația mobilă Digital Keez — platforma web procesează fișierele separat și nu permite combinarea documentelor fizice diferite într-un singur fișier digital.

  1. Deschideți aplicația mobilă Digital Keez, mergeți la secțiunea Contabilitate și apăsați butonul Scanare (dreapta jos).

  2. Fotografiați mai întâi factura primită din străinătate.

  3. Apăsați butonul Pagina nouă și fotografiați bonul fiscal aferent.

  4. Verificați că textul de pe ambele pagini este lizibil (folosiți opțiunea rescan dacă nu se distinge bine).

  5. Apăsați Finalizare — platforma va genera un singur document cu ambele pagini, trimis direct expertului contabil.

Situația 2 — Factura și bonul sunt de la un partener din România

Tratamentul fiscal depinde de valoarea totală a bonului, raportată la pragul de 100 de euro (echivalent RON):

Dacă valoarea bonului este MAI MICĂ de 100 euro:

  1. Procesați bonul — scanați și încărcați bonul fiscal în aplicație (web sau mobil) la Contabilitate > Documente pentru a înregistra cheltuiala.

  2. Monitorizați Inbox-ul E-Factura — Keez va descărca automat în E-FACTURA > Inbox factura electronică trimisă în paralel de furnizor.

  3. Ignorați factura din Inbox — selectați factura în E-FACTURA > Inbox și apăsați Ignoră, pentru a preveni dublarea cheltuielii în contabilitate.

Dacă valoarea bonului este MAI MARE de 100 euro:

  1. Nu scanați bonul — peste acest prag, bonul simplificat nu mai constituie un document justificativ fiscal valabil.

  2. Așteptați factura electronică — furnizorul este obligat să o transmită prin sistemul ANAF, iar Keez o va descărca automat în E-FACTURA > Inbox.

  3. Când apare factura în Inbox, apăsați Trimite în contabilitate pentru a o valida.

Atenționare

Începând cu reglementările fiscale curente, pentru achizițiile din România de peste 100 EUR, formatul XML semnat de Ministerul Finanțelor este singurul document justificativ recunoscut legal. Utilizarea unui document greșit poate genera obligații de plată suplimentare și penalități la un eventual control ANAF.
Dacă încărcați factura și bonul ca fișiere separate pe platforma web, acestea vor genera documente distincte, îngreunând corelarea de către contabil și riscând marcarea lor drept „neclare”.

Vezi și

Cum sunt ordonate și arhivate documentele?

„Îmi dispar documentele — ce se întâmplă?”

Atunci când un document contabil este încărcat în platformă, acesta are starea „Necontat” — înseamnă că încă nu a fost analizat.
Cât timp rămâne necontat, documentul este ordonat după data încărcării în platformă.
Imediat ce este analizat, documentului i se asociază data documentului. Această dată devine data după care documentul este sortat.
Dacă documentul pe care tocmai l-ați încărcat a dispărut, înseamnă că a fost deja analizat și rearanjat în ordine cronologică, la o dată anterioară.

Cum știu că un document a fost primit în platformă?

Confirmarea diferă în funcție de modul de încărcare:

  • Încărcare prin platforma web — documentul este primit în momentul în care apare în listă, chiar dacă nu se vede conținutul.

  • Încărcare prin aplicația mobilă — cât timp documentul are sigla galbenă, nu a fost trimis încă. Documentele netrimise apar la ecranul „Netrimis”.

  • Încărcare prin email — veți primi o confirmare de primire la același email. Atenție: confirmarea poate fi parțială (consultați: Încărcare prin email).

Vezi și