Documente — Întrebări frecvente

De ce trebuie să scanez documentele imediat?

Scanarea imediată a documentelor este importantă din mai multe motive:

  • Ca să nu uitați documentele

  • Ca să le vedeți în rapoarte

  • Ca să nu primiți taxele de plată pe 25 neașteptate

  • Ca să avem timp să rezolvăm din timp problemele

  • Ca să vă putem sfătui cum să faceți mai bine

  • Ca să terminăm luna mai repede

Se poate alege oricare motiv. Credeți-ne, e o idee bună!

De ce trebuie să scriu numele persoanei sau numărul cardului pe bonuri și chitanțe?

Ca să știți cui trebuie să îi returnați banii.
Dacă dați avansuri sau dacă angajatul plătește din banii proprii o cheltuială a firmei, trebuie să știți cui să returnați banii.
Veți găsi detaliile „soldului” cu fiecare angajat în raportul financiar avansuri/deconturi: Avansuri/Deconturi

Am o factură cu bon fiscal — ce trebuie să fac?

Scanați-le împreună, ca două pagini ale aceluiași document.
Nu uitați să specificați cine a plătit (scrieți numele pe bonul fiscal sau pe chitanță).
Dacă ați plătit cu cardul, nu uitați să atașați în pagina următoare și chitanța de card.

Cum sunt ordonate și arhivate documentele?

„Îmi dispar documentele — ce se întâmplă?”

Atunci când un document contabil este încărcat în platformă, acesta are starea „Necontat” — înseamnă că încă nu a fost analizat.
Cât timp rămâne necontat, documentul este ordonat după data încărcării în platformă.
Imediat ce este analizat, documentului i se asociază data documentului. Această dată devine data după care documentul este sortat.
Dacă documentul pe care tocmai l-ați încărcat a dispărut, înseamnă că a fost deja analizat și rearanjat în ordine cronologică, la o dată anterioară.

Cum știu că un document a fost primit în platformă?

Confirmarea diferă în funcție de modul de încărcare:

  • Încărcare prin platforma web — documentul este primit în momentul în care apare în listă, chiar dacă nu se vede conținutul.

  • Încărcare prin aplicația mobilă — cât timp documentul are sigla galbenă, nu a fost trimis încă. Documentele netrimise apar la ecranul „Netrimis”.

  • Încărcare prin email — veți primi o confirmare de primire la același email. Atenție: confirmarea poate fi parțială (consultați: Încărcare prin email).

Vezi și