Încărcare facturi de cumparare din RO e-Factură¶
Ati primit o factură in Inbox. Ce trebuie sa faceti?¶
Optiuni in meniul E-FACTURA/Inbox
Trimite in contabilitate
Atenționare
Trimiterea in contabilitatenu reprezinta plata Trimiterea facturii in contabilitate nu înseamnă ca se va plăți factură ci doar, ca si pana acum, ca factură ajunge sa se inregistreze in contabilitate.
Dacă doriți sa o ștergeți va trebui sa apăsați butonul “Ștergere” din dreptul documentului de la Contabilitate/Documente dar atenție:
Stergerea unui document înseamnă ca factură nu mai este acceptata ci ignorata/respinsa in e-Factură/Inbox
Stergerea se va putea face numai dacă luna contabilă este deschisa.
Ignora
Refuza
Utilizați opțiunea Refuza in unul din următoarele cazuri:
Factură rămâne pentru ca nu se poate șterge din ANAF dar nu se face in practică nimic cu ea.
Facturile in e-Factură nu se pot refuza sau raporta undeva. Este posibil sa primiți:
Facturi cu mici probleme din partea partenerilor - caz in care solicitati stornare sau refacerea facturii prin metodele clasice (contactați furnizorul si verificați in Inbox dupa ce a confirmat ca a întocmit factură de stornare si noua factură, corectă)
Vizualizare
Un click pe factură in meniu va afisa o imagine a facturii, cu toate datele din interior. Se poate astfel verifică dacă totul este in regula.
Descarca pdf
Dacă aveti nevoie, din acest meniu se poate descarcă un exemplar pdf al facturii.
Descarcarea pdf-ului este stric pentru utilizare operationala si nu pentru contabilitate. Pdf-ul se poate trimite pentru plata intern sau către un alt reprezentant din firma. Descarcarea pdf-ului nu înseamnă ca se va inregistra in contabilitate sau ca aceast factură va fi considerata analizata
Descarca original xml
Descarcarea originalului va salva in computer varianta originala (arhiva xml si semnatura) a facturii.
Informații din factură afișate in Inbox¶
Index ANAF (descarcare/incarcare) index-uri care identifica unic acest document. Este nevoie de el pentru relatia cu furnizorul, in cazul in care exista greșeli, neclaritati in factură
Numar: Numărul facturii. Atenție, pot aparea de mai multe ori facturile in cazul in care sunt refacute de furnizor sau in cazul in care se trimit de mai multe ori (din greșeală). ANAF le va primi chiar dacă sunt emise de mai multe ori. Sistemul ANAF se va imbunatati pe parcurs dar in acest moment nu se face validarea de duplicate.
Furnizor: Numele furnizorului (numele oficial, de la ANAF)
CUI: Codul Unic de Identificare al furnizorului
Valoare: valoarea totala a facturii, in lei. Exista posibilitatea sa se faca facturi calculate in alta valuta dar valoarea finala pentru toate facturile din e-Factură va fi in lei.
Scadenta: Data completata de furnizor la care factură devine scadentă. Aceasta informatie nu este verificată in niciun fel de ANAF si acceptarea facturii cu o scadentă alta decat cea contractuala nu presupune acceptarea faptului ca trebuie plătit factură pana la acel termen. Trebuie sa plătiți factură in termenul contractual. Cu toate acestea va recomandăm sa verificați si acest aspect si sa cereti factură cu toate datele corecte de la furnizori (asa cum faceati si pana acum).
Data scadentă nu are legatura cu sistemul e-Factură si nu reprezinta termenul pana la care trebuie încărcată factură sau acceptata factură.
Status: Este starea facturii in sistemul Keez. Factură vine de la SPV deci este deja originala. Orice factură poate sa fie:
Acceptata de dumneavoastra - caz in care se înregistrează in contabilitata
Respinsa de dumneavoastra - caz in care NU SE VA INREGISTRA IN CONTABILITATE
Netratata/Neanalizata deocamdata. Dacă o factură rămâne netratata o perioada mai lunga atunci se va trimite o notificare ca exista facturi neanalizate. Recomandăm sa intrați in urma fiecarei notiifcari si sa analizati toate facturile netratate.
Va recomandăm ca macar o data pe luna sa intrați in sistem si sa analizati toate facturile. La începutul lunii (in jurul datei de 5) se va trimite o ultima notificare dacă in luna anterioară exista cel putin o factură netratata. Atenție, dacă au rămas facturi din urma (mai mult de o luna) pentru acestea nu se vor trimite din nou notificari pentru a evita spam-ul.
Dacă la momentul inchiderii de luna (dupa 10) exista facturi care nu au fost aprobate atunci acestea nu vor fi luate in calcul in situatia financiară din luna respectiva.
Momentul incararii: este momentul in care Keez din SPV s-a încărcat factură in Keez. Încă o data - asta nu înseamnă ca factură este înregistrată in contabilitate.
Cum aflati ca s-a primit o factură?¶
Veti fi informat cel putin o data pe luna de Keez dacă aveti facturi in Inbox care nu au fost analizate (Connect).
Ce se întâmplă cu facturile primite & neanalizate?¶
Facturile neanalizate vor rămâne cu bold in lista din Inbox
Dacă decideti in Decembrie sa aprobati o factură din Octombrie atunci factură se va inregistra cu data de Decembrie. Nu se pot inregistra facturi pe luni inchise si raportate contabil si fiscal.
Nu exista o data de expirare a unei facturi neanalizate - nu le stergem - doar ca o sa iti trimitem maxim 2 alerte-uri pentru o factură, una in timpul lunii si alta la începutul lunii următoare. Dacă nu ai analizat facturile vom considera ca nu sunt aprobate momentan si nu le vom inregistra.