Încărcare facturi de cumpărare din RO e-Factură¶
Keez descarcă automat facturile de la ANAF într-un INBOX în platforma Keez. În INBOX vor apărea facturile emise pe CUI-ul firmei de către alți operatori economici.
Acceptarea facturilor este sarcina Administratorului sau a unei persoane desemnate. După acceptarea facturilor, Keez le analizează și contabilizează — le veți găsi în Contabilitate/Documente.
Keez va prelua aceste facturi la fiecare 30 de minute, dar nu le va considera documente acceptate în mod automat. Nu se acceptă și trimit în contabilitate automat deoarece pot exista greșeli, facturile nefiind verificate de ANAF.
ANAF nu face decât să stocheze facturile și nu are de unde ști dacă:
produsul/serviciul s-a livrat sau nu,
dacă este conform contractului, sau
dacă este acceptat în vreun fel.
Facturile neanalizate apar cu font bold (similar cu sistemele de email).
Ați primit o factură în Inbox. Ce trebuie să faceți?¶
Fiecare factură trebuie analizată de Administrator sau de o persoană cu responsabilități de a accepta facturile. Această persoană trebuie să știe dacă serviciul este contractat de firmă, acceptat, dacă valoarea de pe factură este corectă sau rezonabilă.
Notă
Opțiuni disponibile în meniul E-FACTURA/Inbox: Trimite în contabilitate, Ignoră, Refuză.
Trimite în contabilitate¶
Această acțiune trimite documentul pentru a fi înregistrat în contabilitate.
Dacă nu ați încărcat deja factura în formatul vechi (pdf sau imagine), vă rugăm să o trimiteți în contabilitate din e-Factură. Dacă însă ați apucat deja să încărcați documentul în formatul vechi — vă rugăm să apăsați Refuză.
Atenționare
Trimiterea în contabilitate nu reprezintă plata. Trimiterea facturii în contabilitate nu înseamnă că se va plăti factura, ci doar că factura ajunge să se înregistreze în contabilitate.
Dacă doriți să o ștergeți, va trebui să apăsați butonul „Ștergere” din dreptul documentului de la Contabilitate/Documente, dar atenție:
Ștergerea unui document înseamnă că factura nu mai este acceptată, ci ignorată/respinsă în e-Factură/Inbox.
Ștergerea se va putea face numai dacă luna contabilă este deschisă.
Ignoră¶
„Ignoră” marchează factura ca analizată fără a o trimite în contabilitate. Se folosește când s-a încărcat deja un pdf sau când nu este o factură a firmei.
Refuză¶
Această acțiune marchează factura ca analizată, dar NU O TRIMITE LA CONTABILIZARE. În plus, trimite mesaj către furnizor prin serverul ANAF.
Notă
Mesajul trimis nu este citit de ANAF.
Utilizați opțiunea Refuză în unul din următoarele cazuri:
Factura a fost deja încărcată în formatul vechi (opțiune valabilă pentru facturile emise până în data de 30.06.2024).
Factura nu este corectă.
Este mult mai bine dacă nu mai încărcați facturile în formatele vechi. Dacă un furnizor vă trimite factura în formatul vechi, este foarte important să îi cereți să depună și în e-Factură. Știm că este potențial o problemă pentru cei care nu folosesc Keez, însă toți trebuie să se obișnuiască — altfel, începând cu 01 Iulie 2024, nu le veți mai putea accepta facturile.
Factura rămâne în sistem deoarece nu se poate șterge din ANAF, dar nu se face în practică nimic cu ea.
Facturile în e-Factură nu se pot refuza sau raporta undeva. Este posibil să primiți facturi cu mici probleme din partea partenerilor — caz în care solicitați stornare sau refacerea facturii prin metodele clasice (contactați furnizorul și verificați în Inbox după ce a confirmat că a întocmit factura de stornare și noua factură, corectă).
Vizualizare¶
Un click pe factură în meniu va afișa o imagine a facturii, cu toate datele din interior. Se poate astfel verifica dacă totul este în regulă.
Descarcă PDF¶
Dacă aveți nevoie, din acest meniu se poate descărca un exemplar PDF al facturii.
Descărcarea PDF-ului este strict pentru utilizare operațională și nu pentru contabilitate. PDF-ul se poate trimite pentru plată intern sau către un alt reprezentant din firmă. Descărcarea PDF-ului nu înseamnă că se va înregistra în contabilitate sau că această factură va fi considerată analizată.
Descarcă original XML¶
Descărcarea originalului va salva în computer varianta originală (arhivă xml și semnătură) a facturii.
Informații din factură afișate în Inbox¶
Index ANAF (descărcare/încărcare): indecși care identifică unic acest document. Este nevoie de el pentru relația cu furnizorul, în cazul în care există greșeli sau neclarități în factură.
Număr: Numărul facturii. Atenție, pot apărea de mai multe ori facturile în cazul în care sunt refăcute de furnizor sau în cazul în care se trimit de mai multe ori (din greșeală). ANAF le va primi chiar dacă sunt emise de mai multe ori. Sistemul ANAF se va îmbunătăți pe parcurs, dar în acest moment nu se face validarea de duplicate.
Furnizor: Numele furnizorului (numele oficial, de la ANAF).
CUI: Codul Unic de Identificare al furnizorului.
Valoare: valoarea totală a facturii, în lei. Există posibilitatea să se facă facturi calculate în altă valută, dar valoarea finală pentru toate facturile din e-Factură va fi în lei.
Scadență: Data completată de furnizor la care factura devine scadentă. Această informație nu este verificată în niciun fel de ANAF, iar acceptarea facturii cu o scadență alta decât cea contractuală nu presupune acceptarea faptului că trebuie plătită factura până la acel termen. Trebuie să plătiți factura în termenul contractual. Cu toate acestea vă recomandăm să verificați și acest aspect și să cereți factura cu toate datele corecte de la furnizori.
Data scadentă nu are legătură cu sistemul e-Factură și nu reprezintă termenul până la care trebuie încărcată sau acceptată factura.
Status: Este starea facturii în sistemul Keez. Factura vine de la SPV deci este deja originală. Orice factură poate să fie:
Acceptată de dumneavoastră — caz în care se înregistrează în contabilitate.
Respinsă de dumneavoastră — caz în care NU SE VA ÎNREGISTRA ÎN CONTABILITATE.
Netratată/Neanalizată deocamdată. Dacă o factură rămâne netratată o perioadă mai lungă, atunci se va trimite o notificare că există facturi neanalizate. Recomandăm să intrați în urma fiecărei notificări și să analizați toate facturile netratate.
Vă recomandăm ca măcar o dată pe lună să intrați în sistem și să analizați toate facturile. La începutul lunii (în jurul datei de 5) se va trimite o ultimă notificare dacă în luna anterioară există cel puțin o factură netratată. Atenție: dacă au rămas facturi din urmă (mai mult de o lună), pentru acestea nu se vor trimite din nou notificări, pentru a evita spam-ul.
Dacă la momentul închiderii de lună (după 10) există facturi care nu au fost aprobate, atunci acestea nu vor fi luate în calcul în situația financiară din luna respectivă.
Momentul încărcării: este momentul în care Keez a descărcat factura din SPV și a încărcat-o în Keez. Încă o dată — asta nu înseamnă că factura este înregistrată în contabilitate.
Cum aflați că s-a primit o factură?¶
Veți fi informat cel puțin o dată pe lună de Keez dacă aveți facturi în Inbox care nu au fost analizate (Connect).
Ce se întâmplă cu facturile primite și neanalizate?¶
Facturile neanalizate vor rămâne cu bold în lista din Inbox.
Dacă decideți în Decembrie să aprobați o factură din Octombrie, atunci factura se va înregistra cu data de Decembrie. Nu se pot înregistra facturi pe luni închise și raportate contabil și fiscal.
Nu există o dată de expirare a unei facturi neanalizate — nu le ștergem — doar că vi se vor trimite maximum 2 alerte pentru o factură: una în timpul lunii și alta la începutul lunii următoare. Dacă nu ați analizat facturile, vom considera că nu sunt aprobate momentan și nu le vom înregistra.