Utilizare Reges Online¶

REGES ONLINE reprezintă noul sistem de administrare a salariaților, care înlocuiește vechea platformă REVISAL.
În cadrul REGES ONLINE, primul pas de inițializare și delegare a drepturilor trebuie efectuat exclusiv de către administratorul legal al societății.
Acest demers nu poate fi efectuat de către echipa Keez.
După inițializare, este necesară delegarea drepturilor de operare către firma noastră.
Termenul de migrare de la REVISAL la REGES ONLINE a expirat în septembrie 2025.
Toate societățile cu salariați trebuie să fie deja înregistrate în noul sistem.
Dacă societatea nu a efectuat încă inițializarea și delegarea accesului către Keez, procedura este urgentă.
Fără acest acces, nu se poate înregistra nicio modificare (angajări, modificări salariale etc.).

REGES este utilizat pentru contractele individuale de muncă

În cazul în care există contracte de mandat sau contracte de drepturi de autor, nu este necesară înregistrarea acestora în REGES.

Sistemul Reges rămâne relevant pentru situațiile în care societatea va avea salariați.

Mai multe detalii:

Metoda 1: Cont ROeID (Recomandat)

Metoda 2: Înregistrare și acces cu semnătură digitală

II. Formularea cererii pentru obținerea accesului în registru

III. Delegarea către KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L.

I. Metode de acces în registrul angajator¶

Există două modalități principale prin care un angajator poate accesa contul Reges Online.

Metoda recomandată este utilizarea contului ROeID.

Cu cont ROeID (Recomandat): O metodă simplificată care utilizează aplicația mobilă ROeID pentru autentificare rapidă, fără a necesita o semnătură digitală separată.
- Atenție! Activarea contului ROeID poate dura între 2 și 6 zile lucrătoare.
Cu semnătură digitală calificată: Presupune crearea unui cont pe Reges Online și activarea acestuia cu ajutorul unui certificat digital calificat.
- Certificatul calificat se obține separat, de la furnizorii de profil.

Metoda 1: Cont ROeID (Recomandat)¶

Instalarea aplicației ROeID: Se descarcă aplicația mobilă „ROeID” din Google Play sau App Store.
Înrolarea în aplicația ROeID: Se urmează pașii din aplicație, care includ scanarea cărții de identitate și realizarea unei fotografii (selfie) pentru validarea identității.
Validarea contului: Se așteaptă validarea contului ROeID. Acest proces poate dura între 2 și 6 zile lucrătoare.
Autentificarea în Reges: * Se accesează portalul https://reges.inspectiamuncii.ro/. * Se selectează opțiunea „Registrul pentru angajatori”. * Se alege metoda de autentificare prin ROeID. * Se confirmă autentificarea prin notificarea primită în aplicația mobilă ROeID.

Cererea de acces: Se accesează secțiunea „Registre - Cerere Acces” și se completează cererea cu datele firmei (a se vedea secțiunea II. Formularea cererii pentru obținerea accesului).
Se accesează secțiunea III. Delegarea către KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L..

Metoda 2: Înregistrare și acces cu semnătură digitală¶

Notă

Dacă înregistrarea a fost efectuată prin metoda ROeID, aceste instrucțiuni pot fi omise.

Crearea unui cont de utilizator în Reges Online implică parcurgerea mai multor etape.

Se accesează adresa: https://reges.inspectiamuncii.ro.
După selectarea butonului „Registrul pentru angajatori”, se va deschide fereastra pentru autentificare sau creare cont nou.

Se selectează link-ul: „Click aici pentru cont nou”.

Se completează toate datele obligatorii din formular. * Este necesară utilizarea unei adrese de e-mail valide pentru primirea link-ului de verificare. * Se poate utiliza aceeași adresă de e-mail asociată semnăturii electronice.
După verificarea e-mailului, se va efectua redirecționarea către pagina unde trebuie selectată opțiunea „Activare cu semnătura digitală”.

Se introduc datele utilizatorului: CNP, Nume și Prenume. * Numele și prenumele trebuie să corespundă exact cu cele din documentul de confirmare de la furnizorul semnăturii digitale. * Se utilizează butonul „Încarcă document”.

Se bifează căsuța de confirmare și se acționează butonul „Trimite solicitare”.

Sfat tehnic

Dacă fereastra următoare nu devine vizibilă, se recomandă utilizarea tastei F5 sau a funcției „Refresh” a browserului.

„Cererea de acces cont” este procesată de ITM.
Statusul cererii se va modifica în „Aprobat” în câteva secunde.
În acest moment, dispozitivul pentru semnătura electronică trebuie să fie conectat.
Se apasă pe „Activare cu semnătura digitală” și apoi pe „OK”.

II. Formularea cererii pentru obținerea accesului în registru¶

La prima secțiune, se selectează calitatea de reprezentant legal.
La a doua secțiune, se selectează „CUI sau CIF”, iar ulterior se introduce codul de identificare fiscală al societății.
Se bifează declarația pe propria răspundere.
Se semnează digital și se încarcă în platformă următoarele documente prin butonul „Adaugă documente”:
- Certificatul de înregistrare (CUI).
- Actul constitutiv al societății.

Completare formular pentru obtinere acces in REGES cu semnatura electronica

După finalizarea câmpurilor și atașarea documentelor, se va afișa un rezumat al cererii. Se apasă butonul „Transmite”.
Se va afișa un mesaj informativ privind încetarea accesului la vechea bază de date Revisal. Se apasă butonul „Confirmă”.
După transmitere, se va recepționa un mesaj de confirmare direct în interfață:

Confirmare înregistrare: „A fost înregistrată cererea de acordare drept de acces…”.

Schimbare registru: „Registrul angajator s-a schimbat în [Denumire firmă]…”.

III. Delegarea către KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L.¶

În secțiunea Registre / Angajatori, se selectează numele companiei.

Ulterior, se accesează secțiunea Registre / Delegare pentru a înregistra accesul către Keez.

Se completează următoarele informații:

Calitate subsemnat: Reprezentant Legal (completat automat).
Tip identificare societate: CUI sau CIF.
Număr identificare societate: Se introduce CUI-ul firmei.
Tip delegat: Prestator.
Număr identificare delegat: 38780426.
Dată contract: Data semnării contractului cu Keez (disponibil în aplicație, secțiunea Administrare - Contract Keez).
Dată începere: Data de la care începe delegarea.
Dată încetare: Se lasă necompletat.
Declarație pe propria răspundere: Se bifează pentru confirmarea existenței contractului.

2. Se verifică rezumatul informațiilor și se apasă pe butonul „Transmite”. | După finalizare, se va primi confirmarea acordării dreptului de acces pentru delegat. | Din acest moment, operațiunile vor fi preluate de echipa Keez pe baza documentelor încărcate în platformă.

IV. Responsabilități în sistemul REGES¶

Responsabilitatea creării contului inițial¶

Echipa Keez asigură operarea integrală a datelor (angajări, modificări, încetări).

Totuși, crearea inițială a contului revine administratorului, deoarece implică:

Validarea identității prin semnătură digitală sau ROeID.

Acceptarea termenilor juridici în nume personal.

Interdicția modificărilor directe în REGES¶

Pentru asigurarea unei evidențe corecte și evitarea erorilor în declarațiile fiscale, toate operațiunile în REGES sunt gestionate exclusiv de echipa Keez.

Orice solicitare de înregistrare nouă trebuie transmisă echipei Keez.

Avertisment

Modificările efectuate direct de către client în REGES pot genera neconcordanțe cu statele de plată și declarațiile fiscale.

Întocmirea documentelor justificative¶

Întocmirea documentelor (contracte, acte adiționale, decizii) constituie responsabilitatea administratorului.

Rolul Keez este de a înregistra aceste documente în REGES și de a verifica conformitatea acestora.

V. Termene legale și sancțiuni¶

Consecințele întârzierilor în înregistrare¶

Nerespectarea termenelor legale pentru înregistrarea contractelor sau a modificărilor (salariu, funcție, suspendări, încetări) poate atrage sancțiuni.

Avertisment

Conform reglementărilor, amenzile pentru înregistrări întârziate pot atinge pragul de 20.000 lei.

Importanța înrolării timpurii¶

Procesul de activare a contului ROeID poate dura până la 6 zile lucrătoare.
Fără un cont activ și delegarea efectuată, nu se pot procesa angajări noi.
Procedura este obligatorie pentru toate entitățile care au sau au avut salariați.

Notă

Sunt exceptate firmele care au avut exclusiv contracte de mandat sau drepturi de autor.

VI. Operațiuni speciale¶

Corectarea datelor transmise¶

Dacă se impune corectarea unor date deja raportate, este necesară întocmirea unei „Decizii de corecție”.

Documentul semnat se încarcă în secțiunea Salarizare → Documente.

Avertisment

Corectarea datelor reprezintă o situație specială ce poate atrage avertismente sau contravenții în cazul unui control ITM.

Date lipsă în urma migrării¶

După migrarea în REGES Online, anumite informații au devenit obligatorii.

În cazul unei solicitări de completare, se vor transmite către Keez:

Programul de lucru: intervalul orar de activitate.

Locul muncii: județul, localitatea și tipul acestuia (fix sau mobil).

Revocarea delegării¶

La încetarea colaborării, administratorul trebuie să revoce accesul Keez din portalul REGES Online.

Se accesează Registre → Delegați și se anulează dreptul de acces pentru Keez Expert Accountant.

VII. Onboarding REGES pentru clienți noi¶

Pentru preluarea serviciilor de salarizare, delegarea în REGES Online este obligatorie.

Important

Delegarea trebuie finalizată în termen de 3 zile de la inițierea procesului de onboarding pentru a evita riscul unor sancțiuni ITM.