Utilizare Reges Online¶
REGES ONLINE este noul sistem de administrare a salariaților, care înlocuiește vechea platformă REVISAL.
În REGES ONLINE, primul pas de inițializare și delegare a drepturilor trebuie efectuat exclusiv de către Administratorul legal al societății.
Acesta este un pas care nu poate fi efectuat de KEEZ.
După inițializare, trebuie delegate drepturile de operare către firma noastră. Termenul de migrare de la REVISAL la REGES ONLINE a trecut în septembrie 2025. Toate firmele cu salariați trebuie să fie deja pe noul sistem.
Dacă firma ta nu a efectuat încă inițializarea și delegarea accesului către Keez, aceasta este urgentă — fără ea nu se poate înregistra nicio modificare (angajări, modificări salarii etc.).
REGES este pentru contractele individuale de munca
Mai multe detalii:
Metoda 2: Înregistrare și Acces cu Semnătură Digitală
II. Formularea cerere pentru a obtine acces in registrul dumneavoastra
III. Delegare KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L.
I. Metode de Acces în registru angajator¶
Există două modalități principale prin care un angajator poate accesa contul Reges Online:
Cu cont ROeID: O metodă simplă care folosește aplicația de mobil ROeID pentru autentificare rapidă, fără a necesita o semnătură digitală separată.
Atenție! Activarea contului ROeID poate dura 2-6 zile lucrătoare.
Cu Semnătură Digitală Calificată: Presupune crearea unui cont pe Reges Online și activarea acestuia cu ajutorul unui certificat digital calificat.
Certificatul calificat se obține separat, de la firmele de profil.
Metoda 1: Cont ROeID¶
Instalarea Aplicației ROeID: Se descarcă aplicația mobilă „ROeID” din magazinul Google Play sau App Store.
Înrolarea în Aplicația ROeID: Se urmează pașii din aplicație, care includ scanarea cărții de identitate și realizarea unei fotografii (selfie) pentru validarea identității.
Se asteapta validarea contului ROeID. Acest pas poate dura 2-6 zile lucrătoare.
Autentificarea în Reges:
Se accesează portalul https://reges.inspectiamuncii.ro/.
Se selectează opțiunea „Registrul pentru angajatori”.
Se alege metoda de autentificare prin ROeID (conform imaginii de mai jos).
Se va primi o notificare pe telefon, în aplicația ROeID, pentru a confirma autentificarea.
Intrați in Registre - Cerere Acces si se completează cererea cu datele firmei (vezi secțiunea II. Formularea cerere pentru a obtine acces in registrul dumneavoastra)
Se accesează secțiunea III. Delegare KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L.
Metoda 2: Înregistrare și Acces cu Semnătură Digitală¶
Notă
Dacă s-a creat contul cu ROeID, se poate trece peste aceste instrucțiuni.
Crearea unui cont de utilizator în Reges Online are mai mulți pași.
Într-un browser web, se introduce adresa: https://reges.inspectiamuncii.ro
După acționarea butonului „Registrul pentru angajatori”, va apărea fereastra de autentificare sau de creare a unui cont nou.
Se dă clic pe ultimul link din pagină: „Click aici pentru cont nou”.
Este necesară completarea tuturor datelor din formular, deoarece sunt obligatorii.
Adresa de e-mail trebuie să fie una validă, întrucât pe aceasta se va primi un link pentru verificare.
Se poate folosi aceeași adresă de e-mail declarată pentru semnătura electronică.
După verificarea e-mailului, va urma o redirecționare către o pagină unde trebuie selectată opțiunea „Activare cu semnătura digitală”.
Se completează datele de utilizator: CNP, Nume și Prenume. Atenție, numele și prenumele trebuie să fie exact ca în documentul de confirmare primit de la furnizorul semnăturii digitale (Documentul de Confirmare ANAF). Apoi, se apasă pe „Încarcă document”.
Se bifează căsuța de confirmare (check-box) și se apasă butonul „Trimite solicitare”.
Sfat: Dacă nu apare fereastra următoare, se apasă tasta F5 de pe tastatură sau butonul de „Refresh” al browserului.
“Cererea de acces cont” este în proces de verificare la ITM; va dura câteva secunde până se va modifica statusul cererii în ‘Aprobat’.
În acest moment, este necesar ca stick-ul cu semnătura electronică să fie conectat la computer.
Apoi, trebuie apăsat pe “Activare cu semnătura digitală” și apoi pe “OK”.
II. Formularea cerere pentru a obtine acces in registrul dumneavoastra¶
La căsuța 1 de mai jos se selectează calitatea de reprezentant legal,
La căsuța 2 se selectează „CUI sau CIF”, iar apoi la căsuța 3 din dreapta se completează CUI-ul societății.
Bifați la „Declar pe propria raspundere…””
Semnati digital si încărcați în platformă următoarele documente, prin apasarea butonului „Adaugă documente”
Certificatul de înregistrare la ONRC.
Actul constitutiv al societății.
După completarea tuturor câmpurilor și atașarea documentelor, aplicația va afișa un rezumat al cererii. Pentru finalizarea procesului, se apasă „Transmite”.
Ulterior, aplicația va afișa un mesaj informativ cu privire la pierderea accesului la baza de date Revisal anterioară. Pentru a continua, este necesar să se apese butonul „Confirma”.
După trimiterea cererii, se va primi direct în fereastra de chat un mesaj de confirmare:
Confirmare înregistrare cerere: „A fost înregistrată cererea de acordare drept de acces pentru [Nume solicitant] având CUI/CIF/CNP [cod], la registrul firmei [Denumire firmă] cu CUI/CIF/CNP [cod firmă]. Cererea urmează să fie analizată.”
Schimbare registru activ: „Registrul angajator s-a schimbat în [Denumire firmă]. Orice operație efectuată se va face în cadrul acestui registru.”
III. Delegare KEEZ EXPERT ACCOUNTANT S.R.L.¶
În secțiunea Registre / Angajatori - selectați numele companiei dumneavoastră. Ulterior, veți putea vizualiza și accesa secțiunea Registre / Delegare, urmați pașii pentru a înregistra delegarea către Keez.
Se completează următoarele câmpuri:
Calitate subsemnat - Reprezentant Legal (este deja completat)
Tip identificare societate - CUI sau CIF
Număr identificare societate - se introduce codul corespunzător (ex: CIF-ul firmei)
Tip delegat - Prestator
Număr identificare delegat - 38780426
Dată contract - data la care s-a semnat contractul cu Keez (contractul se găsește în aplicație, în secțiunea Administrare - Contract Keez, pagina 16)
Dată începere - se selectează sau se scrie manual data de la care începe delegarea.
Dată încetare - Nu se completează (se lasă liber).
Declarație pe propria răspundere - se bifează pentru a confirma că înregistrarea se face în baza unui act valid deja încheiat între părți.
La finalul formularului sunt afișate regulile legale de delegare, în funcție de tipul delegatului și calitatea celui care completează cererea. Acestea sunt informative și nu trebuie completate.
Pagina va afișa un rezumat al informațiilor completate. Se verifică dacă toate datele sunt corecte și se apasă pe butonul „Transmite” pentru a finaliza procesul.
După trimiterea cererii, se va primi direct în fereastra de chat un mesaj care confirmă acordarea dreptului de acces pentru delegatul selectat, specificând și perioada de valabilitate.
Din acest moment, echipa Keez va prelua înregistrarea contractelor încărcate în secțiunea Salarizare - Documente.
IV. Cine face ce în REGES — responsabilități¶
De ce Keez nu poate crea contul inițial¶
Echipa Keez se ocupă de operarea integrală a datelor în REGES (angajări, modificări, încetări). Totuși, crearea inițială a contului revine exclusiv administratorului, deoarece presupune:
validarea identității prin semnătură digitală sau ROeID
acceptarea personală a termenilor juridici
După ce creați contul și delegați accesul, Keez preia toate operațiunile.
Nu efectuați modificări direct în REGES¶
Pentru a menține o evidență corectă și a evita înregistrările duplicate sau erorile în declarațiile fiscale, toate operațiunile în REGES sunt gestionate exclusiv de echipa Keez.
Dacă aveți nevoie de o înregistrare nouă, trimiteți solicitarea echipei Keez, iar aceasta se va ocupa cu prioritate.
Avertisment
Modificările efectuate direct de client în REGES pot genera neconcordanțe cu statul de plată și declarațiile fiscale.
Cine întocmește documentele¶
Întocmirea documentelor (contracte, acte adiționale, decizii) este responsabilitatea administratorului companiei. Rolul Keez este să înregistreze documentele în REGES și să verifice conformitatea acestora după întocmire.
Dacă aveți întrebări despre ce informații trebuie să conțină un document, echipa Keez vă poate oferi îndrumare.
V. Termene legale și sancțiuni¶
Consecințele înregistrării întârziate¶
Nerespectarea termenelor legale pentru înregistrarea contractelor sau a modificărilor acestora (salariu, funcție, suspendări, încetări) poate atrage sancțiuni severe.
Avertisment
Conform reglementărilor actuale, amenzile aplicate pentru întârzieri pot ajunge până la 20.000 lei.
Termenele legale se aplică pentru: angajări noi, modificări de salariu sau funcție, suspendări și încetări de contracte.
De ce este importantă inrolarea timpurie¶
Procesul de creare a contului în aplicația ROeID poate dura până la 6 zile lucrătoare. Platforma poate întâmpina erori tehnice independente de voința dumneavoastră.
Fără un cont activ și delegarea efectuată, nu se pot efectua angajări noi în platformă.
Procedura este obligatorie pentru toate societățile care au avut vreodată salariați, chiar dacă în prezent nu mai sunt activi.
Notă
Excepție: firmele care au avut exclusiv contracte de mandat sau drepturi de autor (fără contracte de muncă CIM) nu sunt obligate să se înroleze în REGES.
VI. Operațiuni speciale¶
Corectarea datelor deja transmise în REGES¶
Dacă este necesară corectarea unor date deja transmise în REGES, trebuie întocmită o „Decizie de corecție”.
Completați decizia de corecție.
Încărcați-o semnată în Salarizare → Documente.
Avertisment
Corectarea datelor transmise este o situație specială. Există posibilitatea primirii unui avertisment sau a unei contravenții în cazul unui control ITM.
Consultați ghidul detaliat: https://app.keez.ro/help/client/web_app/salarizare/ghid_decizie_corectie_revisal.html
Date lipsă după migrarea din vechiul sistem¶
La migrarea din vechea platformă Revisal în REGES Online, anumite informații care nu erau solicitate anterior au devenit obligatorii. Dacă vi s-a solicitat completarea datelor, transmiteți echipei Keez:
Programul de lucru: ora de început și ora de sfârșit a activității
Locul muncii: tipul acestuia (fix sau mobil), județul și localitatea unde se desfășoară activitatea
Erori la crearea contului REGES¶
Dacă întâmpinați erori în procesul de creare a contului, urmați fiecare pas din ghidul Keez:
Dacă problemele persistă, contactați direct un reprezentant ITM.
Încetarea delegării Keez la finalul colaborării¶
La încetarea colaborării cu Keez, administratorul trebuie să revoce accesul din portalul REGES Online:
Registre → Delegați → revocați (anulați) dreptul de acces pentru Keez Expert Accountant.
Ulterior, puteți acorda delegarea noului prestator, care va avea acces automat la tot istoricul contractelor raportate anterior — baza de date fiind centralizată și legată de CUI-ul societății.
VII. Clienți noi — onboarding REGES¶
Pentru preluarea administrării proceselor de salarizare, este necesară delegarea în REGES Online.
Important
Delegarea trebuie finalizată în termen de 3 zile de la data onboardingului. Fără delegare activă, firma este expusă riscului de amendă în cazul unui control ITM.
Găsiți toți pașii detaliați în ghidul Keez:
https://app.keez.ro/help/client/web_app/salarizare/salariati_reges_online.html
Confirmați echipei Keez imediat ce ați finalizat delegarea pentru a putea continua procesul de preluare fără întârzieri.