Ce faci dacă ai pierdut un document contabil?

Conform legislației fiscale, orice plată trebuie justificată printr-un document original — extrasul de cont nu este suficient.
Dacă documentul a fost pierdut, prima acțiune este să solicitați un duplicat — de la furnizor sau de la ANAF.
Dacă este vorba despre o e-Factură, solicitați furnizorului arhiva ZIP a documentului: aceasta conține atât factura cât și semnătura digitală.
Keez verifică automat la încărcare dacă semnătura corespunde facturii — un document ZIP incomplet sau modificat va fi respins.
Dacă duplicatul nu poate fi obținut, aveți trei opțiuni:

Opțiunea 1: Încărcați copia PDF primită de la furnizor

Dacă furnizorul v-a trimis o copie PDF a facturii, o puteți încărca manual în platformă.

  • Cum: Navigați la Contabilitate → Documente, apăsați Încarcă Document și atașați PDF-ul.

Notă

Copia PDF nu elimină riscurile fiscale — vezi Riscuri fiscale în absența actelor justificative. Sub reglementările e-Factura, documentul cu valoare fiscală deplină este fișierul XML semnat de Ministerul Finanțelor — obținerea unui duplicat oficial din serverele ANAF este extrem de dificilă.

Opțiunea 2: Mențineți suma ca cheltuială a firmei (Nerecomandat)

Dacă nu puteți obține niciun duplicat, dar decideți că suma rămâne cheltuială a firmei:

  • Cum: Redactați și semnați o notă internă în care vă asumați responsabilitatea pentru pierderea documentului. Scanați-o și încărcați-o în Contabilitate → Documente.

  • Formular: Diverse → Nota explicativă internă – Cheltuieli firmă

Această opțiune nu este recomandată din cauza riscurilor fiscale detaliate mai jos. Expertul contabil Keez o va procesa exclusiv pe baza notei de asumare încărcate de dumneavoastră.

Opțiunea 3: Treceți suma pe cheltuieli personale

Aceasta este procedura standard când documentul nu mai poate fi recuperat:

  • Cum: Încărcați o declarație în Contabilitate → Documente prin care specificați pierderea actului.

  • Formular: Diverse → Declarație pierdere document – decontare personală

  • Ce se întâmplă: Suma apare în Dashboard → Avansuri/Deconturi ca datorie față de firmă. Vezi Avansuri/Deconturi pentru reconcilierea și restituirea sumei.

Restituiți suma în contul firmei printr-un transfer din contul personal. Menționați obligatoriu: „restituire sumă necuvenită” sau „restituire decont”. Transmiteți detaliile în Connect → Contabilitate pentru a fi ghidat.

Riscuri fiscale în absența actelor justificative

Plățile înregistrate fără documente justificative expun firma la consecințe severe la un control ANAF:

Situație

Impact

Tip

Reîncadrarea sumelor

Sumele fără documente vor fi considerate de ANAF sume ridicate de asociați în scop personal.

Risc de control

Impozit pe persoană fizică

Banii vor fi reîncadrați ca „venituri din alte surse”, cu impozit de 10% aplicat pe suma brută.

Risc de control

Cheltuieli nedeductibile

Cheltuielile fără document justificativ sunt automat nedeductibile la calculul impozitului.

Certitudine legală

Fără deducere TVA

ANAF nu acordă dreptul de deducere a TVA-ului pentru achizițiile nedovedite cu facturi în format legal.

Certitudine legală

Penalități și dobânzi

Pe lângă debitele recalculate, ANAF aplică dobânzi și penalități de întârziere pentru fiecare zi de la scadența inițială.

Certitudine legală

Verificați periodic raportul Documente Lipsă. Orice neconcordanță rezolvată rapid înseamnă riscuri fiscale eliminate.

Vezi și