Documente Lipsă

Uneori nu sunt încărcate la timp în platforma Keez toate documentele justificative pentru tranzacțiile firmei (facturi de achiziție, facturi de vânzare etc.).

Pentru a obține toate documentele, identificăm din extrasul de cont bancar faptul că s-au făcut plăți sau au fost încasate sume aferente unor documente care nu există în platformă.

Notă

Raportul poate fi găsit în Dashboard → Documente Lipsă (doar în platforma web).

Tranzacțiile aferente acestor documente lipsă apar într-un raport denumit „Documente Lipsă”.

Dacă raportul nu are nicio tranzacție, totul este în regulă.

Raportul este împărțit în două categorii:

  • Încasări client fără factură — Cel mai probabil ați uitat să încărcați o factură de vânzare în platformă. Identificați (după comentariul din raport) numărul facturii și încărcați-o urgent în platformă.

  • Plăți furnizor fără factură — Cel mai probabil ați omis să încărcați în platformă facturi de achiziție sau bonuri fiscale. Dacă le aveți, scanați-le în platformă. Dacă nu mai găsiți acele documente, vă rugăm să ne transmiteți detaliile în Connect > Contabilitate. Documentele pierdute vor fi tratate ca cheltuieli personale.

Important

Dacă documentul a fost pierdut definitiv, suma va fi trecută pe avansuri spre decontare. | Va trebui să restituiți suma respectivă firmei printr-un transfer din contul personal, cu mențiunea „restituire sumă necuvenită”. | Transmiteți detaliile în Connect → Contabilitate pentru a fi ghidați.

Cum funcționează sistemul

  • Dumneavoastră încărcați facturile în timpul lunii. Dacă le încărcați când le obțineți, de obicei sunt toate contate la finalul lunii.

  • La final de lună (începutul lunii viitoare) încărcați extrasul de cont. Extrasul de cont se înregistrează, dar nu este clar tot timpul ce reprezintă o tranzacție sau alta. Faptul că sunt sau nu toate tranzacțiile clare se poate vedea în Dashboard → Fonduri proprii → Clarificare. Dacă indicatorul este roșu — unele tranzacții nu au fost clarificate.

  • Expertul contabil încearcă să reconcilieze toate tranzacțiile din bancă cu toate documentele înregistrate și determină că raportul de documente lipsă este corect și vă anunță.

  • Dumneavoastră intrați în sistem și căutați după lista de tranzacții din bancă neîmperecheate — documentele lipsă.

Vezi și