Ce documente trebuie încărcate în Keez?

Trebuie să încărcați toate documentele care se înregistrează în contabilitate.

Cuprins:

• Documente Achiziții/Cumpărări

• Documente Vânzare

• Documente de trezorerie (Banca/Casa)

• Documente care nu se încarcă în Keez

Documente Achiziții/Cumpărări

Bonurile fiscale de achizitie

Bonurile fiscale se încarcă prin Scanare documente (Aplicatia Mobila).

Bonurile plătite cu cardul trebuie insotite de Chitanta POS.

Bonurile fiscale sunt printre singurele documente care trebuie pastrate in format fizic.

Facturi de achizitie din strainatate

Fiecare factură trebuie încărcată separat.

Incarcarea facturilor din străinătate se poate face in doua moduri:

• Încărcare documente în aplicația web

• Încărcare prin email

Nu incarcati fisiere editabile!

Nu incarcati facturi in EXCEL sau WORD - Facturile trebuie sa fie in formate needitabile.

Daca partenerii va trimit facturi in Excel sau Word trebuie mai intai sa le transformati in pdf.

Transformarea in pdf este simpla - Deschideti factura si apasati „Save as” si alegeti pdf

Facturi de achizitie din Romania

Aceste facturi se încarcă prin acceptare din eFactura.

Mai multe detalii aici: Încărcare facturi de cumpărare din RO e-Factură

---

Documente Vânzare

• Bonuri fiscale de vânzare/AMEF — Import p7b (AMEF case de marcat)

• Facturi emise din Keez — înregistrate automat. Facturare

• Facturi emise prin API Keez — documentație la https://app.keez.ro/help/api/

• Facturi din alte sisteme de facturare — pot fi încărcate în trei moduri:

  • Prin acceptare din eFactura/Outbox — Încărcare facturi de vânzare din e-Factura Outbox

  • Prin export din sistemul utilizat și import în Keez (Saga, SmartBill, Oblio, Facturis etc.) — Import vânzări

  • Prin încărcarea PDF-urilor, câte unul

Atentie, importul in contabilitate nu depune facturile in RO eFactura

Depunerea in RO eFactura este sarcina sistemului de facturare utilizat. Atenție, unele sisteme din România nu depun automat in eFactura. eMag, Uber, Bolt nu depun facturile in RO eFactura

---

Documente de trezorerie (Banca/Casa)

Extrasele de cont bancar

OpenBanking — sincronizare automată (recomandat)

Keez se conectează direct cu banca și preia zilnic tranzacțiile, fără să mai fie nevoie să descărcați și să încărcați manual extrasul PDF la final de lună. Serviciul este inclus în abonament, fără cost suplimentar.

Extras Online / OpenBanking — Cum se activează (durează 2 minute)

Extras PDF lunar

Dacă banca dumneavoastră nu este disponibilă în OpenBanking sau preferați metoda manuală, descărcați extrasul din portalul bancar și încărcați-l în Keez ca orice alt document.

Important

Extrasele trebuie să fie lunare: un fișier = o lună = un cont.

Nu se acceptă extrase care acoperă mai multe luni într-un singur fișier.

Nu se acceptă extrase parțiale (mai puțin de o lună), cu excepția primei luni în care a fost deschis contul.

Neobanks și platforme internaționale

Keez știe să citească extrase din foarte multe surse, inclusiv neobanks și platforme de plată internaționale: Revolut Business, Revolut Pro, Wise, Stripe, PayPal, Paysera, Vivawallet, Payoneer și multe altele.

Vezi și

• Mai multe detalii și instrucțiuni specifice per bancă

Plăți în numerar (casă)

Dispoziția de plată pentru salarii sau alte plăți efectuate prin casă trebuie scanată și încărcată în Keez. Spre deosebire de plățile bancare (vizibile în extrasul de cont), plățile în numerar nu au o evidență electronică — dispoziția semnată este singurul document justificativ al ieșirii banilor din casă.

Mai multe detalii: Plata salariului în numerar

---

Documente care nu se încarcă în Keez

Nu trebuie să încărcați documentele deja înregistrate sau care nu sunt documente contabile:

• Ordine de plată bancare / Foi de vărsământ (plățile prin transfer apar automat în extrasul de cont)

• Contracte comerciale, de împrumut, de închiriere

• Deconturi

• Foi de parcurs

• Concedii de odihnă

• Ordine de deplasare (dacă nu conțin diurnă)

• NIR-uri (în contabilitate se înregistrează factura de achiziție, nu NIR-ul)