Întrebări frecvente — Documente în Keez

Am un document marcat ca „neclar” (roșu). Ce înseamnă și ce fac?

Un document marcat cu roșu (în aplicația web) sau cu semn de întrebare (în aplicația mobilă) înseamnă că expertul contabil nu a putut înregistra documentul și are nevoie de intervenția dumneavoastră.

Motive frecvente:

  • Factură din România încărcată ca PDF — aceste facturi trebuie preluate din eFactura, nu încărcate manual ca PDF

  • Document care nu este contabil (contracte, situații de la parteneri) — trebuie șters

  • Document duplicat — a mai fost încărcat anterior

  • Scan/poză necitibilă — informațiile nu se pot distinge

  • Document incomplet — lipsește, de ex., chitanța POS

  • Extras de cont scanat în loc de PDF descărcat de la bancă

Cum vedeți motivul: în aplicația web dați click pe document — în dreapta apare textul cu explicația. În aplicația mobilă apăsați pe document → butonul (i).

Cum rezolvați:

  • Dacă documentul nu se vede bine → apăsați Înlocuiește documentul și încărcați o versiune mai lizibilă

  • Dacă documentul este incomplet → apăsați Clarifică document și completați informațiile lipsă (ex: ultimele 4 cifre ale cardului cu care s-a plătit)

  • Dacă nu știți cum să procedați → scrieți expertului contabil direct din document, prin funcționalitatea de mesagerie

Vezi și

Document neclar cu comentariul „lipsește chitanța POS”

Când un document plătit se marchează neclar cu comentariul „lipsește chitanța POS”:

Când îți aduci aminte dacă ai plătit cu cardul personal sau de firmă, intri în document,
apeși „Clarifică document” și scrii:

  • Plata efectuată cu cardul de firmă numărul (și scrii cardul de firmă — ultimele 4 cifre)

  • Plata cu cardul personal. Nu mai scrii numărul

Dacă nu îți mai aduci aminte dacă ai plătit cu cardul personal sau de firmă, atunci te rugăm
să îi scrii expertului contabil în Connect. El va verifica manual în extrasele de bancă
pentru a rezolva problema.

Trebuie să încarc extrasul dacă nu am avut tranzacții sau soldul este zero?

Da — extrasul de cont trebuie furnizat în fiecare lună, chiar dacă soldul este 0 sau nu au existat rulaje.
Extrasul confirmă că nu au existat tranzacții în perioada respectivă și permite închiderea corectă a lunii contabile.

Sfat

Dacă aveți activat OpenBanking, Keez preia automat datele băncii — nu mai este nevoie să încărcați manual extrasul, inclusiv în lunile fără tranzacții. | Detalii activare: Extras Online / OpenBanking

De ce să scanez contractele de muncă?

Contractele Individuale de Muncă (CIM) sunt extrem de importante și o sursă de neclarități și confuzii pentru Antreprenor.
Scanarea CIM semnat garantează raportarea acestui contract către ITM.
NU, nu se poate să declarăm contracte nesemnate sau doar datele raportate prin email.
Neraportarea către ITM poate atrage amenzi semnificative.

Important

CIM semnate trebuie să fie raportate la ITM prin REGES înainte de a avea efecte.

NIR la Contabilitate/Documente

Nu — NIR-urile nu sunt documente contabile — acestea țin de procesul de gestiune.
În contabilitate se înregistrează factura de achiziție, nu NIR-ul.