Firma

Cu ajutorul acestui meniu se pot configura:

Date firma

Actele firmei

In aceasta sectiune se pastreaza documentele firmei: - Actul de identitate al Administratorului - Certificatul de inregistrare al firmei (CUI-ul) - Actul constitutiv si toate documentele ulterioare (cum ar fi cele care reflecta modificarile in denumirea firmei, actionariat etc.) - CUI-ul TVA special (daca este cazul) - Contractul de servicii de contabilitate

Incarcarea documentelor in aceasta sectiune se poate face si cu ajutoru aplicatie mobile sau direct prin apasarea butonului „Incarca”. Daca exista deja un document atunci o noua versiune se poate incarca apasand butonul „Inlocuieste”

Administratori

Administratorul trebuie sa fie neaparat unul dintre utilizatorii companiei.
Daca la inrolarea in aplicatie, din greseala, ati bifat ca sunteti administratorul companiei dar nu sunteti de fapt atunci va trebui sa schimbati administratorul. Pasii sunt:

  • creati un utilizator pentru Administrator, daca nu are deja unul. Se poate face in sectiunea Configurari/Utilizatori (Mai multe detalii aici: Adauga nou utilizator)

  • apasati in dreptul sectiunii Administratori butonul „Modifica”

  • bifati „Este Admin” in dreptul utilizatorului care este Administrator si completati CNP-ul sau NIF-ul administratorului.

  • Daca sunt mai multi administratori atunci cel care va aparea pe declaratiile fiscale trebuie sa aiba bifat si „Principal”

Puncte de lucru

Atunci cand o firma are mai multe puncte de lucru acestea se caonfigureaza in aceasta sectiune.

Este important:

  • sa se aleaga o denumire usor de identificat ulterior (preferabil ceva referitor la adresa)

  • sa se adauge codul fiscal doar daca acel punct de lucru are mai mult de 5 angajati si a fost necesara obtinerea unui cod fiscal special pentru raportarea taxelor platite pentru acel punct de lucru _stornare_partiala

Conturi bancare

Fiecare cont bancar se adauga si se configureaza aici.

Mail la modificarea sau crearea uni cont bancar

Administratorul firmei va primi de fiecare data cand se creeaza sau modifica un cont bancar un email de confirmare.

Este foarte important acest email pentru ca o schimbare a contului poate duce la imposibilitatea sau intarzierea incasarii facturilor.

Adaugarea contului IBAN este obligatoriu si IBAN-ul trebuie sa fie unic.

Atunci cand creati conturi IBAN pentru banci care au acelasi IBAN pentru diferite valute (Exemplu: Revolut) atunti trebuie sa creati trei IBAN-uri, fiecare dintre ele cu sufixul „-codul de valuta”.
Astfel, atunci cand aveti codul IBAN LT052442772151 veti crea conturile astfel:
- LT052442772151-EUR pentru euro si
- LT052442772151-USD pentru dolarul american
Atentie, Revolut probabil v-a alocat si un IBAN din Romania, gazduit la Libra Bank.
Pentru aceste conturi va rugam sa configurati acest IBAN si sa mentionati ca banca este Revolut si nu Libra.
Aceste conturi vor arata astfel: ROBREL…
Daca ati configurat deja un IBAN si l-ati salvat - acesta nu mai poate fi modificat decat de Expertul Contabil.
Cereti modificarea in Connect/Contabilitate
Atentie la configurarea „Arata pe factura”.
Aceasta informatie este utila sistemului de facturare pentru a afisa anumite IBAN-uri pe facturi si a nu le afisa pe celelalte.
La crearea unui nou cont bancar in Keez „Arata pe factura” va fi bifat din oficiu.

Carduri

Aici se configureaza cardurile din care se va face plata abonamentului Keez.

Adaugarea unui card se face prin apasarea butonului CARD NOU

Carduri Angajati

In cazul in care firma are carduri distribuite la angajati sau la adminmstrator atunci recomandam configurarea acestor carduri in acest meniu.

Configurarea cardului se poate face atasand cardul (identificat prin ultimele 4 cifre ale acestuia) la angajat/administrator.