Configurari

Firma

De aici administrezi:

  • documentele relevante pentru firma ta (CI administrator, Certificatul de Inregistrare, Contractul cu keez.ro, Actul constitutiv*)

  • Punctele de lucru – importante pentru facturare* dar si pentru administrarea salariatilor si platirea impozitelor in anumite conditii

  • Conturile bancare ale firmei tale. Este important sa introduci toate conturile pentru a avea situatia corecta

  • Carduri (cele folosite pentru plata serviciului keez.ro)

Abonament

In acest meniu puteti vedea detalii despre abonament pe lunile trecute dar si estimarile de costuri pentru lunile viitoare, inclusiv depasirile conform contractului in vigoare.

Facturile pe fundal verde deschis sunt cele deja emise. Aici puteti vedea de ce uneori valoarea facturata difera de abonamentul cu care ati fost obisnuit.

Cele mai des intalnite situatii sunt ca ati depasit numarul de salariati sau numarul de documente incluse.

Facturarea depasirilor de documentea/angajati se face dupa inchiderea lunilor la care se refera. Astfel inchiderea lunii Iunie si numararea documentelor va fi gata la 25 Iulie si se va factura odata cu abonamentul din 1 August.

Rezolva depasirile

Atunci cand numarul de salariati din abonament este depasit va aparea pe factrura un cost suplimentar pentru fiecare salariat salariat.

Atunci cand numarul de documente este depasit sistemul va va avertiza despre depasire la intrarea in aplicatie.

In cazul in care doriti sa optimizati numarul de documente din abonament va oferim aceasta posibilitate. Pana la data intormirii facturilor pentru depasiri (la doua luni de la data de indegistrare a documentului) puteti modifica datele cotnractului pentru a creste valoarea abonamentului.

Apasti pe butonul Rezolva din deptul lunii care are depasiri de documente.

Va aparea meniul cu abonamentele disponibile. Puteti sa alegeti unul dintre abonamentele mai potrivite sau sa cereti ajutor din partea Keez.

Modifica abonamentul

In cazul in care doriti sa modificati valoarea abonamentului puteti apasa pe butonul Modifica. Orice modificare de acest tip va fi facuta cu urmatoarea data de facturare (ziua 1 a lunii urmatoare calendaristic)

Formulare

Din acest meniu poti descarca toate formularele necesare pentru organizarea activitatii.

Toate formularele sunt editabile si utilizabile imediat.

Formularele sunt impartite pe categorii, ca sa le gasesti mai repede:

  • Deplasari

  • Casa

  • Personal si salarizare

  • Mijloace fixe

  • Diverse

Daca nu gasesti vreun formular contacteaza-ne. Ti-l vom identifica si il vom si adauga in portal pentru viitor.

Autovehicule

De ce se configureaza un autovehicul?

Trebuie inregistrate autovehicule pentru a putea sa aplicam tratamentul fiscal corect pentru fiecare cheltuiala si TVA legate de un autovehicul.

Cheltuielile si TVA-ul de la achizitie, reparatii sau combutsibil pot fi deduse in proportie de:

  • 50% - Destinatie mixta

  • 100% - Exclusiv firma

  • 0% - Personala

Detalii despre cum se alege optiunea de deductibitilate puteti gasi aici:

https://app.keez.ro/help/client/antreprenor/cheltuieli_decontabile.html?highlight=deductibilitate#deductibilitate-cheltuieli-cu-autovehiculele-100-sau-50

Este important ca atunci cand documentul care genereaza cheltuiala (factura, bon fiscal etc.) se incarca in keez sa se furnizeze informatiile corecte despre persoana care utilizeaza acel vehicol.

Configurarea persoanei in meniul Autovehicule impreuna cu datele despre pesoana din documentul contabil determina deductibilitatea cheltuielilor si TVA-ului.

Cum se inregistreaza un autovehicul?

Configurari > Autovehicule > + INREGISTRARE AUTOVEHICULE

Autovehicule
  1. Data intrare: Vedeti mai jos - Cand se inregistreaza un autovehicul?

  2. Numar vehicul: Vedeti in imaginea alaturata

  3. Serie Sasiu: Informatia este utilizata pentru identificarea masinii, avand in vedere ca numerele se pot schimba. Exemplu de completgare in imaginea alaturata

  4. Angajat: Se alege din lista de angajati

  5. Detalii: Se poate lasa necompletat sau se potate completa cu orice informatii despre vehicul.

  6. Destinatie: Vedeti mai sus cum decideti ce optiune configurati

Cand se inregistreaza un autovehicul?

Autovehiculul se inregistreaza imediat cand a fost achizitionat sau la inregistrarea companiei pentru prima data in Keez.

Daca autovehiculul isi schimba destinatia (din Mixt in Exclusiv Firma, de exemplu) aceasta modificare trebuie si ea adaugata in configurari.

Veti observa ca nu puteti selecta o perioada din trecut pentru acest tip de modificare, pentru ca perioadele contabile inchise nu mai pot suferi modificari in ceea ce priveste deductibilitate cheltuielilor si TVA-ului.

Ce se intampla daca masina este in leasing - inregistrez autovehiculul sau nu?

Masina se inregistreaza in orice situatie, chiar daca este in leasing, in comodat sau inchiriata (leasing opertional). Orice cheltuiala referitoare la un autovehicul presupune configurarea acesturia in platforma Keez.

Utilizatori

Din acest meniu gestionezi cine si ce drepturi are in portalul Keez

Tu ai fost automat desemnat administrator in procesul de inrolare.

Daca doresti, din acest meniu poti:

  • Sa iti schimbi numele, numarul de telefon, email-ul (email-ul initial va ramane ca si nume de cont) Parola ti-o poti schimba nu din acest meniu ci din meniul „Profil” (click pe numele tau in stanga sus)

  • Sa inviti un nou utilizator

  • Sa inviti un nou agent. Agentul va putea sa scaneze documente in numele firmei. Agentul va avea acces la rapoartele financiare dar nu la cele contabile si nu va putea vizualiza decat documentele scanate de el. Nu-ti face probleeme, tu le vei vedea pe toate.

Adauga nou utilizator

Configurari > Utilizatori > Adauga

Apasand butonul adauga (dreapta sus) vei putea adauga un nou utilizator. Va trebui sa completezi numele, prenumele, adresa de email si numarul de telefon. Acestea sunt importante pentru situatia in care trebuie sa comunicam cu acel utilizator (documente neclare sau orice alte situatii).

Utilizatorul va continua un proces de autentificare (va primi un email si va confirma identitatea) si isi va alege o parola. Utilizatorul va primi in acelasi timp si invitatia la aplicatia mobila pentru care va parcurge pasii de autentificare specifici pentru prima utilizare.

imagine

Nota: identificarea utilizatorilor este foarte utila si pentru situatiile in care istoricul unui document nu este foarte clar