Asociați¶
Modulul Asociați asigură evidența oficială a structurii deținerilor de capital social în cadrul firmei. Introducerea și actualizarea corectă a acestor date de către client sunt esențiale pentru configurarea profilului fiscal al companiei, deoarece alimentează direct generarea automată a Hotărârilor AGA pentru dividende (HAGA), rapoartele de Bilanț și Declarația D205.
Pentru o societate nou-înființată sau preluată, configurarea inițială a asociaților reflectă realitatea juridică din Actul Constitutiv. În cazul modificărilor ulterioare de acționariat (cesiuni de părți sociale, cooptarea de noi membri), este necesară adăugarea unei noi versiuni a actului constitutiv, pentru a păstra istoricul temporal exact al deținerilor.
Pentru a configura sau modifica structura asociaților, accesați platforma Keez în versiunea desktop și navigați la Administrare > Configurări > tabul Asociați.
Adăugarea sau modificarea unui act constitutiv¶
În câmpul Act constitutiv (asociați valabili la data), faceți click pe butonul + (Adaugă) pentru a introduce o înregistrare nouă.
Specificați data de referință — data de la care actul constitutiv sau modificator își produce efectele juridice.
Dacă doriți să actualizați datele în urma unei modificări de acționariat, repetați procesul adăugând o nouă versiune a actului constitutiv cu noua dată de vigoare, asigurând astfel istoricul corect al deținerilor în timp.
Disponibil și în Magazinul online Keez
Această acțiune este disponibilă și în Magazinul online Keez. Vezi Cesiune părți sociale - ONRC (ONRC013).
Configurarea asociaților¶
Există trei metode disponibile pentru configurarea asociaților unui act constitutiv.
Opțiunea A: Preluarea automată din contabilitate
Dacă societatea are deja solduri înregistrate în conturile de capital social (1011/1012), faceți click pe butonul PROPUNE DIN CONTABILITATE (denumit și PREIA DIN CONTABILITATE). Sistemul analizează automat datele din balanță și populează grila cu propunerile de asociați identificate. Această opțiune este disponibilă doar dacă nu există încă asociați definiți pentru actul selectat.
Opțiunea B: Importul în masă din Excel
Pentru firmele cu o structură complexă de acționari, faceți click pe butonul IMPORTĂ. Încărcați lista structurată în format Excel, asigurându-vă că fișierul conține coloana DataActConstitutiv pe toate liniile, pentru alinierea temporală corectă.
Fișierul Excel trebuie să respecte exact structura de coloane așteptată de import: Nume, CUI/CNP, PersoanaJuridica, CodTara, Procent, NumarActiuni, ValoareActiuni, DataActConstitutiv. Pentru completarea corectă, puteți descărca modelul cu aceste coloane deja completate: Model import asociați.
Opțiunea C: Adăugarea manuală linie cu linie
Faceți click pe linkul + Adaugă linie nouă din partea stângă a grilei.
Completați câmpurile obligatorii din tabel:
Nume — numele complet al persoanei fizice sau denumirea persoanei juridice
Persoană juridică — bifați caseta dacă asociatul este o companie (PJ) sau lăsați nebifat dacă este persoană fizică (PF)
CNP/CUI — codul numeric personal sau codul unic de înregistrare al asociatului
Cod țară — codul țării de rezidență a asociatului
Procent — procentul exact de deținere a capitalului (ex: 50.00)
Nr. părți sociale — numărul de părți sociale deținute de asociat
Valoare acțiuni — valoarea nominală a acțiunilor/părților sociale deținute
Câmpul Sufix analitic (format canonic din 4 caractere, cu padding la stânga — ex:
0001) este generat automat de sistem și este de tip readonly. Acesta asigură legătura unică între asociat și analiticele dedicate din planul de conturi.Faceți click pe butonul SALVEAZĂ din dreapta sus pentru a valida și stoca datele.
Atenționări și reguli de business
Important
Regula de Aur: suma procentelor tuturor asociaților introduși în grilă trebuie să fie strict egală cu 100%, altfel actul constitutiv nu poate fi salvat corect.
Validarea datelor la salvare — sistemul validează automat formatul CNP/CUI. Dacă valoarea introdusă nu respectă algoritmul standard, platforma afișează un avertisment, dar permite reținerea deciziei utilizatorului (modelul erorilor acceptate, similar procedurii de la D700).
Drepturi de editare și blocarea modificărilor — clientul are drepturi depline de configurare a asociaților. Totuși, din momentul în care un asociat are un analitic contabil activ, CNP-ul nu mai poate fi modificat direct din interfață — operațiunea este permisă exclusiv expertului contabil, pentru a proteja jurnalul de conturi.
Tipuri de societăți vizate — configurarea registrului asociaților se aplică societăților de tip SRL, SRL-D și SA. PFA-urile nu înregistrează capital social în contabilitate (conturile 1011/1012), deci nu necesită această configurare.
Asociați: Întrebări frecvente¶
Am observat coduri de tipul INIT-NNNN în câmpul CNP/CUI. Ce reprezintă?¶
Acestea sunt placeholder-e introduse automat de sistem la inițializarea automată la deploy, pentru clienții eligibili care nu aveau asociați definiți în platformă. Aveți obligația de a edita aceste rânduri pentru a înlocui placeholder-ul cu CNP-ul sau CUI-ul real al asociatului, de a completa numele acolo unde a rămas gol și de a seta corect bifa de persoană fizică sau juridică. La introducerea codului real, sistemul păstrează sau restaurează din istoric sufixul analitic alocat inițial.
Am modificat din greșeală un CNP și acum câmpul este blocat (gri). Cum procedez?¶
Dacă asociatul respectiv are deja analitice contabile asociate, sistemul restricționează modificarea directă a identificatorului fiscal din contul clientului, pentru a proteja integritatea datelor. Transmiteți o solicitare direct expertului contabil prin modulul Connect > Contabilitate, pentru a efectua corecția.