Keez: primii pasi

Ati facut inregistrarea firmei in Keez si ati trimis datele pentru transferul contabilitatii la Keez. Ce urmeaza?

Ce documente trebuie incarcate in aplicatia Keez?

Nu trebuie sa scanati documentele care sunt deja inregistrate sau nu sunt documente contabile/salarizare.

  • Ordine de plata/Foi de varsamant

  • Contracte comerciale

  • Deconturi

  • Contracte de imprumut

  • Contracte de inchiriere

  • Foi de parcurs

  • Concedii de odihna

  • Ordine de deplasare (daca nu contin diurna)

Trebuie sa scanati toate documentele care se inregistreaza in contabilitate:

  • Facturi - Fiecare factura trebuie scanata separat. Fiecare factura (impreuna cu bonul fiscal, anexe, bonul de la card) constituie un document si trebuie scanat separat de alte facturi. Aplicatia mobila: Pentru a scana urmatoarea factura (din meniul de scanare al aplicatiei mobile) alege document nou. Aplicatia web: poti incarca mai multe documente in acelasi timp si ele vor ramane in platforma documente separate

  • Extrase de cont - Fiecare extras de cont trebuie incarcat separat.

    • Pentru bancile traditionale va rugam incarcati extrasul in formatul pdf, asa cum l-ati primit de la banca. Import extrase banci Romania

    • Pentru neoBanking va rugam urmariti instructiunle pentru fiecare banca in parte. Le puteti gasi aici: Import extrase neoBanking

  • Bonurile fiscale (sau facturile) platite cu cardul trebuie insotite de Chitanta POS.

Cum se incarca un document? Cum se scaneaza?

Scanare cu Aplicatia Mobila

Deschideti aplicatia mobila - alegeti (swipe) sectiunea potrivita (Contabilitate sau Salarizare) si apasati butonul de Scanare.

  • Daca documentul are mai multe pagini (Bon fiscal + Chitanta POS, factura cu anexa etc.) apasati „Pagina noua”. Veti obtine un document cu mai multe pagini in platforma

  • Incadrati tot documentul. Nu e nevoie sa fie perfect aliniat

  • Daca documentul (bonul fiscal) este prea lung, il puteti indoi in asa fel incat sa prindeti inceputul si finalul bonului

  • Asigurati-va ca ca se poate citi documentul. Daca nu se poate citi apasati „rescan”

Aplicatia Mobila - Incarcare documente

La apasarea lunga a butonului de scanare in aplicatia mobila vor aparea mai multe optiuni pentru incarcare documente:

  • Imagini - Fiecare imagine se va constitui intr-un document separat (potrivit pentru mai mulde documente de cate o singura pagina)

  • Documente - perfect pentru fisiere pdf.

Incarcare documente in aplicatia web

Alegeti Contabiltate > Documente sau Salarizare > Documente si apasati butonul „Incarca Document”. Puteti selecta pana la 20 de documente in acelasi timp

Puteti incarca si fisiere arhivate (.rar si .zip). Sistemul le va dezarhiva si va incarca documentele din interiorul arhivei in aplicatia Keez.

Trimitere documente prin email

Puteti incarca documentele in format .pdf trimitandu-le prin email pe platforma Keez. Nu trebuie decat sa trimiteti mesajul cu atașamentul .pdf la adresa [cui]@keez.ro. De exemplu, daca firma are CUI-ul 123123, atunci veti trimite email la 123123@keez.ro.

Nu trebuie sa adaugati „RO” daca sunteti platitor de TVA. „RO” nu face parte din CUI.

Veti primi un email de confirmare care va lista documentele incarcate in platforma.

Recomandari

Puteti stabili un sistem de redirectionare (forward) automat care sa trimita toate email-urile de la banca direct in platforma keez.

Keez poate citi si fisiere (extrase de cont) parolate. Daca aveti acest tip de fisiere scrieti-ne parola in Connect

Important:

Daca primiti factura pe alta adresa de email decat cea cu care v-ai inrolat in platforma atunci trebuie sa faceti redirectionare (forward) catre adresa cu care v-ati inrolat sau sa adaugati in meniul Utilizatori si aceasta adresa de email.

Deocamdata se pot trimite fișiere de tip .pdf sau arhive ale unor fișiere de tip .pdf. Fișierele de tip imagine: html, csv, xls, xlsx nu vor fi incarcate in platforma in acest mod.