Documente¶
Ce documente scanez?¶
Da, vei scana:
Facturi,
chitante,
extrase de cont,
contracte individuale de munca (CIM - la sectiunea Salarizare > documente),
bonuri fiscale,
ordine de deplasare (pentru diurna)
dispozitii de incasare, dispozitii de plata
z-urile zilnice (sau AMEF 4203)
De ce trebuie sa scanez imediat?¶
Ca sa nu uiti documentele, ca sa le vezi in rapoarte, ca sa avem timp sa rezolvam din timp problemele, ca sa te putem sfatui cum sa faci mai bine, ca sa terminam luna mai repede decat oricine, ca asa ai agreat in contract. Poti alege tu dintre aceste motive.
Crede-ne, e o idee buna!
De ce trebuie sa scriu numele persoanei/numarul cardului pe bonurile fiscale/chitante?¶
Ca sa stim cui trebuie sa ii returnam banii.
Daca dai avansuri sau daca lumea plateste din banii proprii aceasta este o situatie pe care cumva trebuie sa ti-o mentinem si noi. Nu este deloc greu, trebuie doar sa identificam cine plateste.
Vei gasi detaliile „soldului” cu fiecare angajat in raportul financiar avansuri/deconturi.
Iti sugeram sa faci platile regulat catre salariatii care au platit in numele companiei ca eventualele sume ramase sa nu se reporteze pe o perioada foarte luna. Si tu si angajatii veti uita de unde au ramas acele sume.
Am o factura cu bon fiscal? Ce trebuie sa fac?¶
Le scanezi impreuna, ca doua pagini ale aceluiasi document. Nu uita sa ne spui cumva cine a platit (scrie numele pe bonul fiscal sau pe chitanta). Daca ai platit cu cardul nu uita sa atasezi in urmatoarea pagina si chitanta de card (tot ca sa stim cine a facut plata).
Cum sunt ordonate documentele?¶
„Imi dispar documentele, ce se intampla?”
Atunci cand un document contabil este incarcat in platforma in acesta are starea “Necontat”.
Aceasta inseamna ca inca nu a fost analizat.Atata timp cat ramane necontat documentul este ordonat dupa data incarcarii in platforma.
Imediat ce se analizeaza documentului i se asociaza data documentului. Aceasta data, nu data incarcarii in platforma devine data dupa care documentul este sortat.
Daca documentul pe care tocmai l-ai urcat deja a disparut inseamna ca el a fost deja analizat si, cel mai probabil, contact si rearanjat in ordine, la o data anterioara.
Cum stiu ca un document a fost primit in platforma?¶
Confirmarea de primire document in platforma este diferita in functie de modul in care ati incarcat documente in platforma. Astfel:
Daca ai incarcat prin platforma, in momentul in care apar documente (chiar daca nu se vede continutul), acestea sunt incarcate.
Daca ai incarcat prin aplicatia mobila atunci atata timp documentele au sigla galbena, inca nu au fost incarcate. Acestea apar la ecranul „netrimis”.
Daca ai incarcat documentele prin email atunci vei primi o confirmare de primire la acelasi email. Atentie, confirmarea poate sa fie partiala (vezi: trimitere de documente prin email)
De ce sa scanez contractele de munca?¶
Contractele Individuale de Munca (CIM) sunt extrem de importante si o sursa de neclaritati si confuzii pentru Antreprenor. Scanarea CIM semnat garanteaza raportarea acestui contract catre ITM. NU, nu se poate sa declaram contracte nesemnate sau doar datele raportate prin email.
Neraportarea catre ITM poate atrage amenzi semnificative.
Important: CIM semnate trebuie sa fie raportate la ITM prin Revisal/Reges inainte de a avea efecte.
Document neclar cu comentariu „lipseste chitanta POS”¶
Ce facem cand un document platit se marcheaza neclar cu comentariul “lipseste chitanta POS”?
Cand iti aduci aminte daca ai platit cu cardul personal sau de firma, intri in document, apesi „Clarifica document” si scrii:
Plata efectuata cu cardul de firma numarul (si scrii cardul de firma (ultimele 4 cifre))
Plata cu cardul personal. Nu mai scrii numarul
Daca nu iti mai aduci aminte daca ai platit cu cardul personal sau de firma, atunci te rugam sa ii scrii expertului contabil in Connect. El va verifica manyual in extrasele de banca pentru a rezolva problema.