Centre de cost & Linii de buget¶
Centre de cost¶
Ce sunt centrele de cost?
Analiza pe centre de cost este de fapt analiza pe centre de profit. In practica, la firme mai complexe, se daca exista puncte de lucru, departamente sau proiecte distincte uneori este rezonabil sa se faca o analiza de profitabilitate la nivelul fiecarei unitati si nu doar la nivelul integii companiiUtilizarea centrelor de cost poate fi solutia pentru acest tip de analiza.Practic fiecarei tranzactii ii este atasata o informatie suplimentara care ajuta alocarii acelei tranzactii pe o anume unitate.La sfarsitul perioadei se analizeaza atat performanta companiei cat si performantele fiecarui centru de cost.
Cum arata un „Centru de Cost”?
Un centru de cost va arata ca un set de 15 caractere. In urma unei analize se va stabili cum sunt utilizate aceste caractere pentru completarea cu centre de cost.O implementare standard are primele 5 caractere alocate centrului de cost departament sau unitate sau punct de lucru. Astfel, centrul de cost ar putea arata asa: ABC010000000000 unde:- Primele 5 caractere reprezenta punctul de lucru: ABC01 = Punct de lucru Chiajna- Urmatoarele 10 le vom lasa libere, pentru viitorFiecare tranzactie de tip cheltuiala/venit trebuie sa aiba acest cod de 15 caractere.
Configurare: Lista Centre de Cost
Initializarea utilizarii functionalitatii de centre de cost se face de catre Keez, dupa o discutie prealabila si dupa activarea modulului. Dupa aceasta configurare sistemul poate fi utilizat de catre client pentru toate activitatile de zi cu zi.In meniul Rapoarte > Lista Centre de Cost se se pot adauga si sterge centre de costAdaugarea se face prin descarcare fisier (1), adaugare coduri in excel si import inapoi (2).
Adaugare Centru de cost pe tranzactii
Pentru a adauga aceste coduri avem mai multe posibilitati:
Completare in interfata
Descarcare si incarcare fisier Cost Center Data
Reguli automate
1. Completare centre de cost in interfata
In dreptul fiecarui document in interfata de documente exista un camp numit „Centru de cost”. Acolo se poate completa codul de 15 caractere.Este usor de folosit dar recomandam utilizarea doar pentru modificari dintr-un centru in altul pe un numar restrans de documente. Celelalte modalitati sunt mai rapide si mai eficiente.
2. Descarcare si incarcare fisier Cost Center Data
Se va utiliza functionalitatea Rapoarte > Cost Center Data.Aici sunt datele dintr-o luna.Daca randul este rosu – tranzactia nu este alocata pe un centru de costDaca randul este negru atunci tranzactia este alocata dar pe masura ce aloci manual se fac negre si acelea.
Actualizare date
Se apasa descarca (excel)
Se completeaza codurile pe liniile unde unde lipsete codul pe coloana L si se salveaza documentul.
Se apasa butonul Incarca pentru Import si se alege documentul.
Se verifica faptul ca toate datele sunt de culoare neagra - daca da - ati terminat
Daca o tranzactie are mai multe centre de cost atunci se poate imparti un rand in doua randuri, cu coduri de centre de cost diferite Atentie, totalul trebuie sa fie acelasi cu tranzactia initiala.
Reguli automate
- In functie de tipul tranzactiei (cheltuiala sau venit) si :
Contul contabil
Codul fiscal al partenerului
Detaliile veniturilor in avans
Detaliile mijlocului fix
Se pot stabili reguli prin care unei tranzactiiei i se aloca automat anumite centre de cost.
- De exemplu:
Daca o cheltuiala are contul contabil 627 atunci va fi intotdeauna pe codul de proiect „Administrativ”
Daca un cod fiscal este 37888790 (Digital Keez) atunci va fi intotdeauna codul de proiect „Administrativ”
Ca parte dintr-un proiect separat de implmentare Keez va poate ajuta sa configurati aceste reguli. Ideal este sa fie cat mai multe dar atentie, o regula nu poate fi suprascrisa de alta regula si nu poate avea exceptii.
Rapoarte pe centre de cost
Raportul Dashboard > Profit are ca filtre centrele de cost configurate.In acest mod se poate face analiza mai intai fara niciun filtru - pe intreaga firma si ulterior se poate selecta fiecare punct de lucru si se poate analiza performanta acestuia.Intrati in Dashboard > Profit si veti observa centrul/centrele de cost in linia de filtre, imediat dupa filtrul de grupare.
Linii de buget¶
Liniile de buget reprezinta o modalitate de analiza suplimentara impartind diferitele tipuri de cheltuieli si venituri in functie de alte categorii decat (natura cheltuilii - care deja exista sau Departament - Centru de Cost Departament).
Astfel, pe langa Departament am putea avea Cheltuielile de Marketing impartite pe: - Facebook/Meta - Google - Alte firme.
De exemplu, pentru o firma care vinde si serviciul propriu dar si un serviciu subcontractat, ar putea sa aiba o linie de venituri: Venituri subcontractate si, separat, la cheltuieli, Cheltuieli cu subconractorii. In acest mod firma ar putea sa inteleaga toti timpul daca veniturile obtinute pe acest tip de serviciu depasesc cheltuielile.
Modalitatile de impartire pe linii de buget sau tipuri de cheltuieli/venituri pot fi specifice fiecarei firme, in concordanta cu specificul activitatii.
Configurarea unui acest tip de sistem de raportare se face impreuna cu Keez, in urma unei analize.
Un sistem mai simplu de linii de buget ar putea lua in calcul:
Cel mai simplu: maparea conturilor contabile la linii de buget (Exista o mapare standard dar se poate modifica dupa analiza)
Simplu: natura cheltuielii sau veniturilor si partenerul care a prestat serviciul (Facturile de la Meta/Facebook se duc pe linia „Cheltuiel Marketing Meta”, Restul pe Cheltuieli Marketing Altele) sau
Complex: natura cheltuielii, partenerul, centrul de cost, conturile contabile, partenerul.
In marea majoritate a cazurilor cel mai bun sistem este doar maparea conturilor
Nu recomandam un sistem complex decat in situatii cu adevarat exceptionale, cand deciziile nu se pot lua pe baza unui sistem mai simplu pentru ca este dificil de intretinut pentru client.