Antreprenor incepator

Ce trebuie sa fac la inchiderea de luna?

Trebuie sa scanezi toate facturile si extrasele din timp. Vom considera luna „inchisa” la documente dupa ce verificam toate extrasele si ajungem la termenul din contract. Daca vin documente dupa termen le vom lua in considerare pentru luna urmatoare. Trebuie sa completezi pontajul (selectezi zilele cu concedii similare, click dreapta si selectezi tipul de concediu) si sa „inchizi” luna (click pe pictograma cu lacat din din dreapta sus)

Achizitia de la persoane fizice

Se va completa formularul „Borderou de achizitie”. Formularul se regaseste in platforma. Atentie, recomandam ca pretul de achizitie de la persoanele fizice sa fie un pret rezonabil, justificabil cu documente de achizitie.

Mai are o firma nevoie de ștampila?

Nu, nu mai este nevoie de stampile. Pentru nimic.

Obtinere Registrul Unic de Control

Clientul merge la ANAF si cumpara Registrul Unic de Control. Atentie, este obligatoriu si se tine la sediul social.

Cum se arhiveaza si se pastreaza documentele justificative?

Documentele justificative pentru operatiunile de contabilitate si salarizare trebuie pastrate si arhivate astfel incat sa fie usor de regasit intr-un interval rezonabil.

De cele mai multe ori se pastreaza la indemana anul anterior si anii mai vechi se pun in dosare/cutii, ordonat.

Noi recomandam ordonarea pe luni si in cadrul lunilor pe tipuri de documente:

  • facturi de vanzare

  • facturi de achizitie, inclusiv bonuri fiscale

  • extrase de cont

  • contracte de vanzare

  • contracte de cumparare

  • contracte individuale de munca (CIM)

Documente digitale (facturi emise/primite digital, extrase de cont)

Aceste documente, daca au fost emise/primite digital, nu este neaparata nevoie sa le tipariti si arhivati fizic impruna cu celelalte documente. Daca va trebui sa le aratati fizic le puteti tipari la momentul cererii.

Bilanturi, Jurnale, Declaratii si recipise

Bilanturile semnate le veti pastra in original si le veti atasa la lunile pentru care s-au depus.

Bilanul unui an se va pastra la ultima luna a anului in timp ce bilantul semestrial se va pastra la luna Iunie a anului pentru care se depune.

Bilanturile semnate electronic de keez se regasesc in platforma. Puteti descarca toate bilanturile si recipisele si tipari insa nu este neaparat necesar sa faceti asta in prealabil. Le puteti tipari la cerere.

Jurnalele, Declaratiile si recipisele urmeaza acelasi model: le puteti tipari dar nu este neaparat necesar. Au fost generate electronic, se pot arhiva electronic.

Cum „scot” bani din firma?

Rezultatul activitatii firmei este reprezentat de profitul firmei. Actionarul poate beneficia de acest profit prin distribuirea de dividende (vezi mai jos).

Asociatul poate fi si salariat. In calitate de salariat trebuie ca firma sa plateasca lunar salariul si taxele aferente.

Mai exista cateva metode, mai putin clar definite in legislatie, care prezinta riscuri fiscale:

  • Plateste cheltuielile firmei din banii firmei, nu din cei personali. Nu uita ca de fiecare data cand achizitionezi ceva pentru firma sa platesti din contul firmei sa iei document fiscal (factura, bon fiscal, chitanta etc.)

  • Chiria sediului. Daca ai sediul acasa, nu uita ca poti sa remunerezi proprietarul casei. Atentie, veniturile din chirie se impoziteaza la proprietar. Chiria perceputa trebuie sa fie in standardele pietei.

  • Imprumutul de la firma: Aceasta posibilitate nu este definita clar in legislatie deci vine cu un risc fiscal ridicat. Ai voie sa imprumuti legal fiecare administrator cu 5.000 euro cu conditia sa ai aceasta operatiune posibila in Actul constitutiv si sa nu oferi conditii mai favorabile administratorilor decat cele pe care societatea le practica fata de terte persoane. De exemplu: imprumuturile nu pot fi pe perioade foarte mari fara garantie, trebuie sa aiba neaparat dobanda (eventual putin mai mare decat cea de la banca).

  • Pilonul III de pensii. Firma poate sa suporte o contributie de 400 euro anual pentru fiecare salariat

Procedura pentru distribuire dividende trimestrial

Pentru distribuirea de dividende trimestrial trebuie sa sa parcurga urmatorii pasi:

1. Intrati in platforma keez Web la sectiunea Dashboard > Dividende. Aici veti gasi suma maxima distribuibila (suma bruta). Suma neta se va calcula scazand impozitul pe dividende (5% din suma bruta)

2. Intocmiti documentul „Hotarare AGA distribuire dividende” sau „Hotarare AGA distribuire dividende asociat unic”. Modelele se gasesc in platforma la sectiunea Configurari > Formulare. Acolo va trebui sa completati sumele brute si sumele nete pentru fiecare asociat, conform procentelor de participare. Poti sa faci Hotararea si pe sume mai mici decat suma maxima distribuibila.

  1. Suma neta din Hotarare poate fi platita catre asociati.

4. De fiecare data cand se va efectua o plata, luna viitoare va trebui platit si impozitul pe dividende. Calculul acestui impozit este facut de keez si va aparea in raportul Datorii la stat.

Dupa ce primim scanata in platforma Hotararea AGA distribuire dividende:

  1. Intocmim bilantul trimestrial (in interval de 30 zile) si ti-l trimitem prin email.

  2. Administratorul va aproba bilantul trimestrial. Bilantul se tipareste, se semneaza si se incarca in platforma.

  3. Keez depune bilantul semnat de tine.

Intrebari si raspunsuri despre dividende

Scoaterea de dividende nu micsoreaza profitul firmei raportat la sfarsit de an

Dividendele interimare care se ridica in cursul anului nu afecteaza profitul firmei raportat la 31.12. Acesta se calculeaza doar luand in calcul veniturile si cheltuielile societatii in anul in curs.

Pot incasa dividende in EUR?”

Dividendele se pot declara doar in RON, nu si in moneda straina. Se pot plati in euro (ceea ce veti incasa efectiv in contul personal), insa plata, ca orice alta tranzactie efectuata in moneda straina, se contabilizeaza in RON la cursul BNR al zilei. Eventuale mici diferente intre suma platita in moneda straina * cursul BNR fata de valoarea in RON a dividendelor declarate vor necesita reglare ulterior (daca e in minus mai faceti o plata daca e in plus returnati ceva inapoi).

De ce imi apar dividendele cu senul minus „-”

Dividendele apar cu minus pentru ca aveți pierdere. Raportul preia rezultatul, care dacă este pozitiv arata dividendele care pot fi ridicate.

Diferenta diferenta dintre fonduri disponibile si dividende”

Diferenta dintre cash si profit se datoreaza unor tranzactii care in contabilitate se inregistreaza ca si cheltuieli pe o perioada mai lunga de timp.

Platile pentru achizitia de active -mijloace fixe nu afecteaza contul de profit si pierdere al societatii in luna achizitiei, ci lunar pe masura amortizarii activului respectiv.