Antreprenor incepator

Cum „scot” bani din firma?

Rezultatul activitatii firmei este reprezentat de profitul firmei. Actionarul poate beneficia de acest profit prin distribuirea de dividende (vezi mai jos).

Asociatul poate fi si salariat. In calitate de salariat trebuie ca firma sa plateasca lunar salariul si taxele aferente.

Mai exista cateva metode, mai putin clar definite in legislatie, care prezinta riscuri fiscale:

• Plateste cheltuielile firmei din banii firmei, nu din cei personali. Nu uita ca de fiecare data cand achizitionezi ceva pentru firma sa platesti din contul firmei sa iei document fiscal (factura, bon fiscal, chitanta etc.)

• Chiria sediului. Daca ai sediul acasa, nu uita ca poti sa remunerezi proprietarul casei. Atentie, veniturile din chirie se impoziteaza la proprietar. Chiria perceputa trebuie sa fie in standardele pietei.

• Imprumutul de la firma: Aceasta posibilitate nu este definita clar in legislatie deci vine cu un risc fiscal ridicat. Ai voie sa imprumuti legal fiecare administrator cu 5.000 euro cu conditia sa ai aceasta operatiune posibila in Actul constitutiv si sa nu oferi conditii mai favorabile administratorilor decat cele pe care societatea le practica fata de terte persoane. De exemplu: imprumuturile nu pot fi pe perioade foarte mari fara garantie, trebuie sa aiba neaparat dobanda (eventual putin mai mare decat cea de la banca).

Procedura pentru distribuire dividende trimestrial

Pentru distribuirea de dividende trimestrial trebuie sa sa parcurga urmatorii pasi:

Atentie

Pentru orice client care dorește distribuirea dividendelor trimestrial vom întocmi situații financiare (taxate cu o luna de abonament). La 30 de zile de la data deciziei de distribuire dividende keez va întocmi și depune bilanțul.

1. Intrati in platforma keez Web la sectiunea Dashboard > Dividende. Aici veti gasi suma maxima distribuibila (atat suma bruta cat si suma neta). Suma neta se calculeaza scazand impozitul pe dividende (5% din suma bruta)

2. Intocmiti documentul „Hotarare AGA distribuire dividende - HAGA DIVIDENDE” apasand pe butonul din dreapta sus HAGA DIVIDENDE.

Trebuie sa completati:

• Numar AGA - Identificati care este ultima hotarare AGA si datinumarul urmator. Daca ultima HAGA de orice fel a fost 3, aceasta va fi numarul 4

• Din data - lasati data curenta sau modificati-o dupa data la care s-a facut aceasta adunare generala a actionarilor

• Valoare de distribuit - Valoarea maxima este aratata in raport. Puteti sa alegeti o valoare mai mica dar nu se poate o valoare mai mare. Daca se alege o valoare mai mica atunci restul se poate distribui cu o nota HAGA mai tarziu

Daca lista actionarilor nu este corecta atunci se poate apasa butonul „Adauga Actionar”. Daca procentul unui actionar nu este corect atunci se poate modifica. La fel si numele actionarului.

Modele ale „Hotarare AGA distribuire dividende asociat unic” si „Hotarare AGA” se gasesc in platforma la sectiunea Configurari > Formulare.

Acolo va trebui sa completati sumele brute si sumele nete pentru fiecare asociat, conform procentelor de participare.

3. Suma neta din Hotarare poate fi platita catre asociati.

4. De fiecare data cand se va efectua o plata, luna viitoare va trebui platit si impozitul pe dividende. Calculul acestui impozit este facut de keez si va aparea in raportul Datorii la stat.

Atentie

Daca la sfarsitul anului nu s-a platit toata suma neta din Hotarare, impozitul pe suma neta neplatita devine scadent in Ianuarie anul urmator

Dupa ce primim scanata in platforma Hotararea AGA distribuire dividende:

1. Intocmim bilantul trimestrial (in interval de 30 zile) si iti trimitem link-ul de download in Connect > Contabilitate.

2. Administratorul va aproba bilantul trimestrial. Bilantul se tipareste, se semneaza si se incarca in platforma.

3. Keez depune bilantul semnat de tine.

How to distribute dividends to shareholders

For a company to distribute dividends it must follow the steps outlined below:

Imporant

Dividends can be distributed once a quarter. For each quarter when the shareholders distribute dividends a set of statutory reports must be issued These are invoiced according to the contract - the price is one month subscriprion By law keez will issue and submit to ANAF the financial statement within 30 days of the Shareholder’s Decision (HAGA)

1. Access the web application & go to Dashboard > Dividends. You will find the maximum distributable amount here (both Gross & net amounts). Net is Gross less 5% (tax on dividends)

2. Press the HAGA DIVIDENDE button to issue the Shareholder Decision. It will be in romanian and is called „Hotarare AGA distribuire dividende - HAGA DIVIDENDE”.

Please fill in the following:

• Numar AGA - Identify the last similar document and increment the number by one. If the last Shareholder Decision was number 3, this one will be number 4

• Din data - leave the current date

• Valoare de distribuit - The maximum value is in the report. You can choose a smaller value but not a larger one. If you choose a smaller value then you can distribute the rest of the dividends later with a new Shareholder Decision

If the list of shareholders is incomplete then you can press the „Adauga Actionar” button. If the percentage of shares is incorrect then you can change it. The same goes for the names of shareholders.

If you would rather create your own template of a Shareholder’s Decision then you can download a template here: Configurari > Formulare.

3. The net amount can now be paid to the shareholders.

4. Each time a payment is made, the following month the company will pay the tax on dividends. This tax will show up in the „Datorii la stat” monthly report.

Important

If by the end of the year the amounts in the Shareholder’s Decision was not paid in full then the tax for the remaining amounts becomes due on the 25th of January next year

After we receive the scan of the signed Shareholder’s Decision :

1. Keez prepares the Balance Sheet (in 30 days) and sends a notification to download it via Connect > Contabilitate.

2. The Administrator will approve the Balance Sheet. Please open it with Acrobat Reader print it, sign it and upload it in the platform.

3. Keez will submit the signed Balance Sheet to the authorities.

Intrebari si raspunsuri despre dividende

Scoaterea de dividende nu micsoreaza profitul firmei raportat la sfarsit de an

Dividendele interimare care se ridica in cursul anului nu afecteaza profitul firmei raportat la 31.12. Acesta se calculeaza doar luand in calcul veniturile si cheltuielile societatii in anul in curs.

Pot incasa dividende in EUR?”

Dividendele se pot declara doar in RON, nu si in moneda straina.

Se pot plati in euro (ceea ce veti incasa efectiv in contul personal), insa plata, ca orice alta tranzactie efectuata in moneda straina, se contabilizeaza in RON la cursul BNR al zilei. Eventuale mici diferente intre suma platita in moneda straina * cursul BNR fata de valoarea in RON a dividendelor declarate vor necesita reglare ulterior (daca e in minus mai faceti o plata daca e in plus returnati ceva inapoi).

De ce imi apar dividendele cu senul minus „-”

Dividendele apar cu minus pentru ca aveți pierdere. Raportul preia rezultatul, care dacă este pozitiv arata dividendele care pot fi ridicate.

Diferenta diferenta dintre fonduri disponibile si dividende

Diferenta dintre cash si profit se datoreaza unor tranzactii care in contabilitate se inregistreaza ca si cheltuieli pe o perioada mai lunga de timp.

Platile pentru achizitia de active -mijloace fixe nu afecteaza contul de profit si pierdere al societatii in luna achizitiei, ci lunar pe masura amortizarii activului respectiv.

Diferenta diferenta dintre fonduri disponibile si dividende

Diferenta dintre cash si profit se datoreaza unor tranzactii care in contabilitate se inregistreaza ca si cheltuieli pe o perioada mai lunga de timp.

Platile pentru achizitia de active -mijloace fixe nu afecteaza contul de profit si pierdere al societatii in luna achizitiei, ci lunar pe masura amortizarii activului respectiv.

Cand se actualizeaza raportul de dividende de distribuit?

Daca va intereseaza cat mai aveti de plata dintr-o suma anterioara - se actualizeaza la inchiderea fiecarei luni

Exemplu: aveam profit distribuit prin HAGA si am tot platit din el - vreau sa stiu cat mai am de plata - dupa inchiderea de luna

Daca intrebarea este cand se adauga profitul lunar la acele dividende - atunci raspunsul este ca la inchiderea de trimestru. Profitul nu poate fi distribuit ca dividende in interiorul unui trimestru.

Ce trebuie sa fac la inchiderea de luna?

Trebuie sa scanezi toate facturile si extrasele din timp. Vom considera luna „inchisa” la documente dupa ce verificam toate extrasele si ajungem la termenul din contract. Daca vin documente dupa termen le vom lua in considerare pentru luna urmatoare. Trebuie sa completezi pontajul (selectezi zilele cu concedii similare, click dreapta si selectezi tipul de concediu) si sa „inchizi” luna (click pe pictograma cu lacat din din dreapta sus)

Achizitia de la persoane fizice

Se va completa formularul „Borderou de achizitie”. Formularul se regaseste in platforma. Atentie, recomandam ca pretul de achizitie de la persoanele fizice sa fie un pret rezonabil, justificabil cu documente de achizitie.

Mai are o firma nevoie de ștampila?

Nu, nu mai este nevoie de stampile. Pentru nimic.

Obtinere Registrul Unic de Control

Clientul merge la ANAF si cumpara Registrul Unic de Control. Atentie, este obligatoriu si se tine la sediul social.

Cum se arhiveaza si se pastreaza documentele justificative?

Responsabilitatea arhivarii documentelor

Administratorul este responsabil organizarea si pastrarea unei arhive cu documentele. Perioada de pastrare a documentelor variaza pentru documente contabile este de cel putin 5 ani, registre 10 ani si pentru documente de salarizare este de 50 ani

Documentele justificative pentru operatiunile de contabilitate si salarizare trebuie pastrate si arhivate astfel incat sa fie usor de regasit intr-un interval rezonabil.

De cele mai multe ori se pastreaza la indemana anul anterior si anii mai vechi se pun in dosare/cutii, ordonat.

Noi recomandam ordonarea pe luni si in cadrul lunilor pe tipuri de documente:

• facturi de vanzare

• facturi de achizitie, inclusiv bonuri fiscale

• extrase de cont

• contracte de vanzare

• contracte de cumparare

• contracte individuale de munca (CIM)

Documente digitale (facturi emise/primite digital, extrase de cont)

Aceste documente, daca au fost emise/primite digital, nu este neaparata nevoie sa le tipariti si arhivati fizic impruna cu celelalte documente. Daca va trebui sa le aratati fizic le puteti tipari la momentul cererii.

Bilanturi, Jurnale, Declaratii si recipise

Bilanturile semnate le veti pastra in original si le veti atasa la lunile pentru care s-au depus.

Bilanul unui an se va pastra la ultima luna a anului in timp ce bilantul semestrial se va pastra la luna Iunie a anului pentru care se depune.

Bilanturile semnate electronic de keez se regasesc in platforma. Puteti descarca toate bilanturile si recipisele si tipari insa nu este neaparat necesar sa faceti asta in prealabil. Le puteti tipari la cerere.

Jurnalele, Declaratiile si recipisele urmeaza acelasi model: le puteti tipari dar nu este neaparat necesar. Au fost generate electronic, se pot arhiva electronic.