Raport de management personalizat

Keez oferă trei rapoarte de analiză pe linii, cu niveluri diferite de personalizare:

• Raportul de P&L se poate personaliza doar prin schimbarea mapării conturilor contabile la linii, vezi Maparea conturilor contabile la liniile de raportare.

• Centrele de cost permit analiza pe mai multe dimensiuni, vezi Centre de Cost și Linii de Buget.

• Raportul de management personalizat folosește conturi contabile, conturi corespondente, centre de cost și parteneri pentru a construi un raport făcut special pentru firmă.

Ce poate face un raport personalizat

Raportul de management personalizat este construit special pentru firma respectivă și apare în Contabilitate → Rapoarte. Poate face următoarele:

• Împarte cheltuielile dintr-un același cont pe mai multe linii, în funcție de contul corespondent, de partener sau de centrul de cost. De exemplu, cheltuielile din contul de servicii pot apărea pe linii diferite pentru hosting, marketing digital sau website, după furnizor.

• Mută toate cheltuielile unui furnizor pe o altă linie, indiferent de contul în care au fost înregistrate. De exemplu, toate cheltuielile cu un furnizor de software apar pe „Abonamente”, chiar dacă unele sunt pe 628, altele pe 604 sau pe alt cont.

• Combină pe aceeași linie o regulă pe conturi cu o regulă pe parteneri. De exemplu, „IT” poate fi formată din contul de servicii IT plus toate cheltuielile cu furnizorii de hosting și infrastructură.

• Construiește o linie numai din reguli pe parteneri, fără un cont propriu. De exemplu, „Abonamente” poate aduna cheltuielile cu o listă de furnizori de aplicații.

• Exclude anumiți parteneri dintr-o linie.

• Calculează subtotaluri și totaluri din liniile raportului, de exemplu Venituri, EBITDA sau Profit net.

Exemplu de raport de management personalizat.

Cum se construiește o linie a raportului

Raportul de management personalizat este format din linii. Fiecare linie are un cod, o poziție în raport și o denumire în limba română și în limba engleză.

Există două tipuri de linii:

• Linii de detaliu — preiau sume direct din contabilitate, pe baza unor reguli, vezi Regulile unei linii de detaliu.

• Linii de subtotal și total — nu preiau sume din contabilitate, ci adună sau scad alte linii ale raportului, vezi Subtotaluri și totaluri.

O linie de detaliu preia suma din contabilitate astfel:

• pentru venituri se folosește rulajul creditor al conturilor selectate;

• pentru cheltuieli se folosește rulajul debitor al conturilor selectate.

Ordinea în care apar liniile în raport se stabilește la configurare, independent de codul liniei. Astfel, un subtotal poate apărea imediat după liniile pe care le însumează.

Regulile unei linii de detaliu

O linie de detaliu a raportului de management personalizat preia sume din contabilitate pe baza unor reguli. O regulă combină patru filtre, iar o sumă intră pe linie doar dacă îndeplinește toate filtrele în același timp:

• Conturile contabile — lista conturilor din care se preia suma, de exemplu 628 sau 623.publ.

• Conturile corespondente — toate conturile corespondente sau doar anumite conturi. Contul corespondent este contul din cealaltă parte a înregistrării contabile. De exemplu, o linie poate prelua din contul 628 doar sumele înregistrate în corespondență cu contul 401.

• Partenerii — toți partenerii, doar anumiți parteneri (parteneri incluși) sau toți partenerii mai puțin anumiți parteneri (parteneri excluși). Partenerii se identifică după codul fiscal.

• Centrele de cost — toate centrele de cost sau doar anumite centre de cost.

Exemplu: linia „Marketing digital” poate prelua cheltuielile din contul 628 doar pentru furnizorii de publicitate online, identificați după codul fiscal. Restul cheltuielilor din contul 628 rămân pe alte linii ale raportului.

Spre deosebire de maparea standard a conturilor, unde un cont întreg merge pe o singură linie (vezi Maparea conturilor contabile la liniile de raportare), regulile permit împărțirea aceluiași cont pe mai multe linii, în funcție de contul corespondent, de partener sau de centrul de cost.

Mai multe reguli pe aceeași linie

O linie de detaliu a raportului de management personalizat poate fi formată din mai multe reguli, fiecare cu propriile filtre. Raportul adună sumele tuturor regulilor și afișează linia o singură dată, cu totalul lor.

De exemplu, linia „Servicii terți” poate avea o regulă pe conturile de servicii și o regulă pe anumiți furnizori. În raport apare un singur rând „Servicii terți”, cu suma celor două reguli.

Pentru fiecare rând din raport, regulile din care este format se văd în partea dreaptă a ecranului. Astfel înțelegeți de unde vine suma, mai ales atunci când rândul adună mai multe reguli. La rândul „Servicii terți” din exemplu vedeți atât regula pe conturile de servicii, cât și regula pe furnizorii mutați pe această linie.

Notă

Când cheltuielile unui furnizor sunt mutate pe o linie dedicată, furnizorul este exclus de pe liniile generale, ca aceeași sumă să nu apară de două ori. Echipa Keez ține cont de asta la configurare.

Subtotaluri și totaluri

Liniile de subtotal și total ale raportului de management personalizat se calculează din alte linii ale raportului, prin adunare și scădere. Ele nu preiau sume direct din contabilitate.

Un raport poate avea, de exemplu, următoarea structură:

• Venituri = suma liniilor de venituri.

• Cheltuieli operaționale = suma liniilor de cheltuieli operaționale.

• EBITDA = Venituri − Cheltuieli operaționale.

• Sub EBITDA = amortizare, taxe și impozite, cheltuieli financiare, provizioane și sponsorizări, din care se scad veniturile financiare și veniturile din provizioane.

• Profit net = EBITDA − Sub EBITDA.

Un subtotal poate și să scadă o linie din grupul pe care îl însumează. De exemplu, într-un subtotal de cheltuieli, o linie de venituri asociate (cum ar fi diferențele de curs favorabile) poate fi scăzută, astfel încât subtotalul să arate costul net.

Exemplu de structură

Tabelul de mai jos arată cum se combină regulile, liniile și totalurile într-un raport de management personalizat.

Exemplu de linii și reguli

Linie	Regulă	Rezultat în raport
Servicii terți	Regula 1: conturile de servicii terți, toți partenerii, mai puțin furnizorii mutați pe alte linii. Regula 2: toate cheltuielile operaționale ale furnizorilor de servicii aleși de firmă.	Un singur rând, cu suma celor două reguli.
Abonamente	Toate cheltuielile operaționale ale furnizorilor de aplicații software aleși de firmă.	Un singur rând.
IT	Regula 1: contul de servicii IT, toți partenerii, mai puțin furnizorii mutați pe alte linii. Regula 2: toate cheltuielile operaționale ale furnizorilor de hosting și infrastructură.	Un singur rând, cu suma celor două reguli.
Cheltuieli operaționale	Suma tuturor liniilor de cheltuieli operaționale.	Subtotal.
EBITDA	Venituri − Cheltuieli operaționale.	Total.

Cost și solicitare

Raportul de management personalizat se configurează de echipa Keez, după o analiză a nevoilor firmei.

Important

Raportul personalizat presupune o analiză prealabilă și are un cost suplimentar. Se solicită la Support.

Limite

Raportul de management personalizat combină mai multe filtre și nu are verificare de totaluri, deci pot apărea diferențe față de contabilitate. Acestea se discută cu echipa Keez în Connect.

Vezi și

• Maparea conturilor contabile la liniile de raportare — Maparea conturilor contabile la liniile de raportare

• Centre de Cost și Linii de Buget — Centre de Cost și Linii de Buget

• Analiza Profitului sau Pierderii (PnL) — Analiza Profitului sau Pierderii (PnL)