Centre de Cost și Linii de Buget¶
Centre de Cost¶
Ce sunt centrele de cost?¶
Analiza pe centre de cost este, de fapt, analiza pe centre de profit.
În practică, la firme mai complexe, dacă există puncte de lucru, departamente sau proiecte distincte, este rezonabil să se facă o analiză de profitabilitate la nivelul fiecărei unități, nu doar la nivelul întregii companii.
Utilizarea centrelor de cost poate fi soluția pentru acest tip de analiză.
Fiecărei tranzacții îi este atașată o informație suplimentară, care ajută la alocarea acelei tranzacții pe o anumită unitate.
La sfârșitul perioadei, se analizează atât performanța firmei, cât și performanțele fiecărui centru de cost.
Cum arată un „Centru de Cost” în Keez?¶
Un centru de cost va arăta ca un set de 15 caractere.
În urma unei analize, se va stabili cum sunt utilizate aceste caractere pentru completarea cu centre de cost.
O implementare standard are primele 5 caractere alocate centrului de cost, departamentului sau punctului de lucru.
Astfel, centrul de cost ar putea arăta așa: ABC010000000000, unde:
Primele 5 caractere reprezintă punctul de lucru: ABC01 = Punct de lucru Chiajna.
Următoarele 10 le vom lăsa libere, pentru viitor.
Fiecare tranzacție de tip cheltuială/venit trebuie să aibă acest cod de 15 caractere.
Configurare Centre de Cost¶
Lista Centre de Cost
Inițializarea utilizării funcționalității de centre de cost se face de Keez, după o discuție prealabilă și după activarea modulului.
După această configurare, sistemul poate fi utilizat de către client pentru toate activitățile de zi cu zi.
În meniul Rapoarte → Lista Centre de Cost se pot adăuga și șterge centre de cost.
Adăugarea se face prin descărcare fișier (1), adăugare coduri în Excel și import înapoi (2).
Ștergerea se poate face apăsând pictograma specifică de la nivelul fiecărei linii. Pictogramele gri semnalează faptul că acel centru de cost nu se poate șterge.
Adăugare Centre de Cost pe Documente/Tranzacții¶
Sunt mai multe posibilități de completare a centrelor de cost în Keez, fiecare cu avantaje și dezavantaje. Centrele de cost nu se completează de Keez în nicio situație — acestea trebuie configurate sau completate de client.
Posibilitățile de completare a centrelor de cost la nivelul documentului sunt:
Completare în interfață la nivelul documentelor.
Reguli automate de alocare a centrelor de cost.
Descărcare și încărcare fișier Cost Center Data.
1. Completare centre de cost în interfață¶
În dreptul fiecărui document din interfața de documente există un câmp numit „Centru de cost”. Acolo se poate completa codul de 15 caractere. Este ușor de folosit, dar recomandăm utilizarea doar pentru modificări dintr-un centru în altul pe un număr restrâns de documente. Celelalte modalități sunt mai rapide și mai eficiente.
2. Reguli automate de alocare centre de cost¶
În Keez, aveți posibilitatea de a stabili reguli prin care tranzacțiile se pot aloca automat pe un centru de cost.
Aceste reguli sunt disponibile în meniul Contabilitate → Rapoarte → Alocare automată CC.
Astfel, în funcție de diverse informații la nivelul tranzacției, se pot configura reguli pentru alocare.
Datele ce trebuie configurate sunt:
TipResursă
CodResursă
Info (Opțional)
Tip (Expense/Revenue)
FiltruLinie
FiltruHeader
TipResursă poate fi:
AccountSymbol = Contul contabil.
ThirdPartyCode = Codul fiscal al partenerului.
Deferrals = Detaliile veniturilor în avans.
AssetInvNo = Detaliile mijlocului fix.
CodResursă se referă la codul specific tipului de resursă.
FiltruLinie și FiltruHeader sunt posibilități noi de alocare bazate pe datele din interiorul unei facturi.
Astfel, odată cu apariția eFacturilor de achiziție, se poate aloca dintr-o factură, pe baza informațiilor din linia facturii (FiltruLinie) pe centre de cost diferite. Similar și pentru venituri.
Exemplu de utilizare FiltruLinie:
TipResursă, CodResursă, Info, Tip, FiltruLinie, FiltruHeader, Proiect
AccountSymbol, 615, Cheltuieli cu pregătirea personalului, Expense, Training, , 615000
AccountSymbol, 615, Cheltuieli cu pregătirea personalului, Expense, Professional literature, , 615002
De exemplu:
Dacă o cheltuială are contul contabil 627, atunci va fi întotdeauna pe codul de proiect „Administrativ”.
Dacă un cod fiscal este 37888790 (Digital Keez), atunci va fi întotdeauna codul de proiect „Administrativ”.
Ca parte dintr-un proiect separat de implementare, Keez vă poate ajuta să configurați aceste reguli.
Atenționare
Ideal este să fie cât mai multe reguli, dar atenție: o regulă nu poate fi suprascrisă de altă regulă și nu poate avea excepții.
Ștergerea și modificarea în masă a regulilor de alocare¶
Atunci când ați configurat un număr mare de reguli de alocare și doriți să le reorganizați complet, nu trebuie să le ștergeți una câte una. Keez include opțiunea de ștergere completă a nomenclatorului de reguli, pentru o reconfigurare rapidă și curată prin intermediul unui fișier Excel. Rețineți că o regulă existentă nu poate fi suprascrisă automat de o altă regulă și nu poate conține excepții — de aceea reîncărcarea completă este, uneori, soluția cea mai curată.
Pentru a curăța și reîncărca regulile automate de alocare, urmați acești pași din Contabilitate → Rapoarte → Alocare automată CC:
Descărcați regulile existente — exportați regulile actuale în format Excel, pentru a avea un backup complet al structurii vechi.
Corectați fișierul Excel — modificați liniile, filtrele sau asocierile direct în documentul descărcat, pentru a reflecta noua structură dorită.
Ștergeți regulile din platformă — reveniți în interfața Keez și folosiți butonul de ștergere în masă pentru a elimina toate regulile simultan.
Importați noile reguli — încărcați fișierul Excel corectat înapoi în sistem; noile reguli devin imediat active.
Important
Risc de pierdere a datelor: butonul de ștergere golește instantaneu lista de reguli. Asigurați-vă că ați efectuat exportul în Excel înainte de a-l acționa.
Responsabilitatea revine clientului: echipa și experții Keez nu completează și nu configurează centrele de cost în locul dumneavoastră; încadrarea pe centre de cost ține de managementul intern al administratorului.
Impact asupra rapoartelor: modul în care sunt structurate regulile automate dictează corectitudinea filtrelor aplicate în raportul Dashboard → Profit.
Pot folosi regulile automate pentru a aloca cheltuieli din e-Factura direct la nivel de linie de produs?
Da. Odată cu preluarea automată a e-Facturilor de achiziție, puteți folosi FiltruLinie din cadrul regulilor pentru ca produse diferite din aceeași factură să fie distribuite automat către centre de cost distincte.
Vezi și
Configurare Centre de Cost — Configurare Centre de Cost
Rapoarte pe centre de cost — Rapoarte pe centre de cost
Analiza Profitului sau Pierderii (PnL) — Analiza Profitului sau Pierderii (PnL)
3. Descărcare și încărcare fișier Cost Center Data¶
Se va utiliza funcționalitatea Rapoarte → Cost Center Data. Aici sunt datele dintr-o lună.
Dacă rândul este roșu — tranzacția nu este alocată pe un centru de cost.
Dacă rândul este negru — tranzacția este alocată; pe măsură ce alocați manual, se fac negre și acelea.
Actualizare date:
Se apasă Descarcă (Excel).
Se completează codurile pe liniile unde lipsește codul pe coloana L și se salvează documentul.
Se apasă butonul Încarcă pentru Import și se alege documentul.
Se verifică faptul că toate datele sunt de culoare neagră — dacă da, ați terminat.
Dacă o tranzacție are mai multe centre de cost, atunci se poate împărți un rând în două rânduri, cu coduri de centre de cost diferite. Atenție, totalul trebuie să fie același cu tranzacția inițială.
Rapoarte pe centre de cost¶
Raportul Dashboard → Profit are ca filtre centrele de cost configurate.
În acest mod, se poate face analiza mai întâi fără niciun filtru — pe întreaga firmă — și ulterior se poate selecta fiecare punct de lucru și se poate analiza performanța acestuia.
Intrați în Dashboard → Profit și veți observa centrul/centrele de cost în linia de filtre, imediat după filtrul de grupare.
Linii de buget¶
Liniile de buget reprezintă o modalitate de analiză suplimentară, împărțind diferitele tipuri de cheltuieli și venituri în funcție de alte categorii decât natura cheltuielii sau departamentul (Centru de Cost Departament).
Astfel, pe lângă Departament, am putea avea Cheltuielile de Marketing împărțite pe:
Facebook/Meta
Google
Alte firme
De exemplu, pentru o firmă care vinde atât serviciul propriu, cât și un serviciu subcontractat, ar putea să aibă o linie de venituri: Venituri subcontractate și, separat, la cheltuieli, Cheltuieli cu subcontractorii. În acest mod, firma ar putea să înțeleagă tot timpul dacă veniturile obținute pe acest tip de serviciu depășesc cheltuielile.
Modalitățile de împărțire pe linii de buget sau tipuri de cheltuieli/venituri pot fi specifice fiecărei firme, în concordanță cu specificul activității.
Configurarea unui astfel de sistem de raportare se face împreună cu Keez, în urma unei analize.
Un sistem mai simplu de linii de buget ar putea lua în calcul:
Cel mai simplu: maparea conturilor contabile la linii de buget (există o mapare standard, dar se poate modifica după analiză).
Simplu: natura cheltuielii sau veniturilor și partenerul care a prestat serviciul (facturile de la Meta/Facebook se duc pe linia „Cheltuieli Marketing Meta”, restul pe „Cheltuieli Marketing Altele”).
Complex: natura cheltuielii, partenerul, centrul de cost, conturile contabile.
În marea majoritate a cazurilor, cel mai bun sistem este doar maparea conturilor.
Important
Nu recomandăm un sistem complex decât în situații cu adevărat excepționale, când deciziile nu se pot lua pe baza unui sistem mai simplu, deoarece este dificil de întreținut pentru client.
Vezi și
Analiza Profitului sau Pierderii (PnL) — Analiza Profitului sau Pierderii (PnL)
Analiza Cash-Flow-ului — Analiza Cash-Flow-ului
Gestionarea veniturilor și cheltuielilor fără factură (Accrual-uri) — Gestionarea veniturilor și cheltuielilor fără factură