Centre de Cost și Linii de Buget

Centre de Cost

Ce sunt centrele de cost?

• Analiza pe centre de cost este, de fapt, analiza pe centre de profit.

• În practică, la firme mai complexe, dacă există puncte de lucru, departamente sau proiecte distincte, este rezonabil să se facă o analiză de profitabilitate la nivelul fiecărei unități, nu doar la nivelul întregii companii.

• Utilizarea centrelor de cost poate fi soluția pentru acest tip de analiză.

• Fiecărei tranzacții îi este atașată o informație suplimentară, care ajută la alocarea acelei tranzacții pe o anumită unitate.

• La sfârșitul perioadei, se analizează atât performanța firmei, cât și performanțele fiecărui centru de cost.

Cum arată un „Centru de Cost” in Keez?

• Un centru de cost va arăta ca un set de 15 caractere.

• În urma unei analize, se va stabili cum sunt utilizate aceste caractere pentru completarea cu centre de cost.

• O implementare standard are primele 5 caractere alocate centrului de cost, departament sau punct de lucru.

• Astfel, centrul de cost ar putea arăta așa: ABC010000000000, unde:

  • Primele 5 caractere reprezintă punctul de lucru: ABC01 = Punct de lucru Chiajna.

  • Următoarele 10 le vom lăsa libere, pentru viitor.

• Fiecare tranzacție de tip cheltuială/venit trebuie să aibă acest cod de 15 caractere.

Configurare: Lista Centre de Cost

• Inițializarea utilizării funcționalității de centre de cost se face de Keez, după o discuție prealabilă și după activarea modulului.

• După această configurare, sistemul poate fi utilizat de către client pentru toate activitățile de zi cu zi.

• În meniul Rapoarte > Lista Centre de Cost se pot adăuga și șterge centre de cost.

• Adăugarea se face prin descărcare fișier (1), adăugare coduri în Excel și import înapoi (2).

• Ștergerea se poate face apăsând pictograma specifică de la nivelul fiecărei linii. Pictogramele gri semnalează faptul că acel centru de cost nu se poate șterge.

Adăugare Centre de Cost pe Documente/Tranzacții

• Sunt mai multe posibilități de completare a centrelor de cost în Keez, fiecare cu avantaje și dezavantaje.

• Centrele de cost nu se completează de Keez în nicio situație. Acestea trebuie configurate sau completate de client.

• Posibilitățile de completare a centrelor de cost la nivelul documentului sunt:

  1. Completare în interfață la nivelul documentelor.

  2. Reguli automate de alocare a centrelor de cost.

  3. Descărcare și încărcare fișier Cost Center Data.

1. Completare centre de cost în interfață

• În dreptul fiecărui document din interfața de documente există un câmp numit „Centru de cost”. Acolo se poate completa codul de 15 caractere.

• Este ușor de folosit, dar recomandăm utilizarea doar pentru modificări dintr-un centru în altul pe un număr restrâns de documente. Celelalte modalități sunt mai rapide și mai eficiente.

2. Reguli automate de alocare centre de cost

În Keez, aveți posibilitatea de a stabili reguli prin care tranzacțiile se pot aloca automat pe un centru de cost.

Aceste reguli sunt disponibile în meniul Contabilitate/Rapoarte/Alocare automată CC.

Astfel, în funcție de diverse informații la nivelul tranzacției, se pot configura reguli pentru alocare.

Datele ce trebuie configurate sunt:

• TipResursă

• CodResursă

• Info (Opțional)

• Tip (Expense/Revenue)

• FiltruLinie

• FiltruHeader

TipResursă poate fi:

• AccountSymbol = Contul contabil.

• ThirdPartyCode = Codul fiscal al partenerului.

• Deferrals = Detaliile veniturilor în avans.

• AssetInvNo = Detaliile mijlocului fix.

CodResursă se referă la codul specific tipului de resursă.

Dacă TipResursă este AccountSymbol, atunci codul resursei ar putea fi contul contabil 627. Dacă TipResursă este ThirdPartyCode, atunci codul resursei ar putea fi CUI-ul lui Digital Keez SRL, adică 37888790.

FiltruLinie și FiltruHeader sunt posibilități noi de alocare bazate pe datele din interiorul unei facturi.

Astfel, odată cu apariția eFacturilor de achiziție, puteți aloca dintr-o factură, pe baza informațiilor din linia facturii (FiltruLinie) pe centre de cost diferite. Similar și pentru venituri.

Exemplu de utilizare FiltruLinie:

TipResursă, CodResursă, Info, Tip, FiltruLinie, FiltruHeader, Proiect AccountSymbol, 615, Cheltuieli cu pregătirea personalului, Expense, Training, , 615000 AccountSymbol, 615, Cheltuieli cu pregătirea personalului, Expense, Professional literature, , 615002

De exemplu:

• Dacă o cheltuială are contul contabil 627, atunci va fi întotdeauna pe codul de proiect „Administrativ”.

• Dacă un cod fiscal este 37888790 (Digital Keez), atunci va fi întotdeauna codul de proiect „Administrativ”.

Ca parte dintr-un proiect separat de implementare, Keez vă poate ajuta să configurați aceste reguli.

Atenționare

Ideal este să fie cât mai multe reguli, dar atenție, o regulă nu poate fi suprascrisă de altă regulă și nu poate avea excepții.

3. Descărcare și încărcare fișier Cost Center Data

• Se va utiliza funcționalitatea Rapoarte > Cost Center Data. Aici sunt datele dintr-o lună.

• Dacă rândul este roșu – tranzacția nu este alocată pe un centru de cost.

• Dacă rândul este negru, atunci tranzacția este alocată, dar pe măsură ce alocați manual, se fac negre și acelea.

Actualizare date:

• Se apasă descarcă (Excel).

• Se completează codurile pe liniile unde lipsește codul pe coloana L și se salvează documentul.

• Se apasă butonul Încarcă pentru Import și se alege documentul.

• Se verifică faptul că toate datele sunt de culoare neagră - dacă da - ați terminat.

Dacă o tranzacție are mai multe centre de cost, atunci se poate împărți un rând în două rânduri, cu coduri de centre de cost diferite. Atenție, totalul trebuie să fie același cu tranzacția inițială.

Rapoarte pe centre de cost

• Raportul Dashboard > Profit are ca filtre centrele de cost configurate.

• În acest mod, se poate face analiza mai întâi fără niciun filtru - pe întreaga firmă - și ulterior se poate selecta fiecare punct de lucru și se poate analiza performanța acestuia.

• Intrați în Dashboard > Profit și veți observa centrul/centrele de cost în linia de filtre, imediat după filtrul de grupare.

Linii de buget

Liniile de buget reprezintă o modalitate de analiză suplimentară, împărțind diferitele tipuri de cheltuieli și venituri în funcție de alte categorii decât (natura cheltuielii - care deja există sau Departament - Centru de Cost Departament).

Astfel, pe lângă Departament, am putea avea Cheltuielile de Marketing împărțite pe:

• Facebook/Meta

• Google

• Alte firme

De exemplu, pentru o firmă care vinde și serviciul propriu, dar și un serviciu subcontractat, ar putea să aibă o linie de venituri: Venituri subcontractate și, separat, la cheltuieli, Cheltuieli cu subcontractorii. În acest mod, firma ar putea să înțeleagă tot timpul dacă veniturile obținute pe acest tip de serviciu depășesc cheltuielile.

Modalitățile de împărțire pe linii de buget sau tipuri de cheltuieli/venituri pot fi specifice fiecărei firme, în concordanță cu specificul activității.

Configurarea unui astfel de sistem de raportare se face împreună cu Keez, în urma unei analize.

Un sistem mai simplu de linii de buget ar putea lua în calcul:

• Cel mai simplu: maparea conturilor contabile la linii de buget (Există o mapare standard, dar se poate modifica după analiză).

• Simplu: natura cheltuielii sau veniturilor și partenerul care a prestat serviciul (Facturile de la Meta/Facebook se duc pe linia „Cheltuieli Marketing Meta”, Restul pe Cheltuieli Marketing Altele) sau

• Complex: natura cheltuielii, partenerul, centrul de cost, conturile contabile, partenerul.

În marea majoritate a cazurilor, cel mai bun sistem este doar maparea conturilor.

Nu recomandăm un sistem complex decât în situații cu adevărat excepționale, când deciziile nu se pot lua pe baza unui sistem mai simplu, pentru că este dificil de întreținut pentru client.