Gestionarea veniturilor și cheltuielilor fără factură (Accrual-uri)

Uneori se întâmplă ca într-o lună să se vândă bunuri sau să se primească un serviciu, dar factura să nu fie emisă până la finalul lunii (30/31).
În contabilitate, acest lucru se numește accrual. Practic, se rezervă locul acelei sume în luna în care s-a produs evenimentul, chiar dacă documentul justificativ este primit ulterior.

Recomandări inițiale

  • Facturarea imediată: Se recomandă, pe cât posibil, emiterea facturilor în luna în care a fost prestat serviciul sau a fost livrat bunul. Această abordare este preferabilă utilizării rezervărilor de tip accrual.

  • Atenție la detalii: Gestionarea acestor înregistrări este meticuloasă. Expertul contabil nu are cunoștință despre discuțiile comerciale purtate cu partenerii, depinzând în totalitate de informațiile transmise de către administrator.

  • Taxe și control: Dacă se declară un venit fără factură, se va plăti impozit pentru acesta. Dacă se declară o cheltuială, aceasta diminuează taxele de plată, însă, în cazul unui control, trebuie să se poată demonstra realitatea tranzacției (prin contract sau proces-verbal de recepție a lucrărilor).

  • Costuri: Acest sistem adaugă complexitate muncii de contabilitate, fapt ce poate genera un tarif mai ridicat pentru serviciile contabile.

Funcționarea circuitului

  1. Luna curentă: Se notează suma estimată într-un fișier Excel (model mai jos).

  2. Luna următoare: În prima zi, înregistrarea se anulează automat, deoarece se preconizează primirea facturii reale.

  3. Dacă factura nu este primită: Suma trebuie introdusă din nou în fișierul lunii noi.

  4. Dacă suma nu se mai introduce: Se consideră că factura a fost primită/emisă și că situația este regularizată.

Completarea fișierului Excel

Se utilizează exclusiv formatul Excel (.xls sau .xlsx), nu documente Word. Document justificativ accrual-uri
Procedura de completare a coloanelor este următoarea:
Ghid completare fișier Accrual-uri

Element

Instrucțiuni de completare

Data (Celula B2)

Se introduce ultima zi a lunii pentru care se face raportarea.

Tip (Coloana A)

Se selectează dacă este Venit sau Cheltuială.

Partener (Coloanele B și C)

Se introduc CUI-ul și denumirea firmei partenere.

Descriere

Se explică succint serviciile/produsele, perioada și contractul aferent.

Suma (RON)

Se introduce suma fără TVA.

Notă

Se lucrează exclusiv în RON. Dacă suma este în altă monedă (EUR/USD), calculul în lei se va efectua folosind cursul BNR de la finalul lunii.
Coloanele marcate cu gri (G, H, I) se vor lăsa libere, fiind rezervate exclusiv contabilului.

Transmiterea fișierului

Pentru asigurarea timpului necesar închiderii contabile, fișierul se încarcă pe platformă (la secțiunea Contabilitate → Documente) cel târziu în primele 5 zile lucrătoare ale lunii următoare.

Important

Se solicită păstrarea structurii tabelului, evitarea calculului TVA-ului de către utilizator și a adăugării de conturi contabile.
Gestionarea aspectelor tehnice revine echipei de contabilitate — este necesară doar furnizarea informațiilor corecte despre activitatea firmei.

Vezi și