Stocuri: Întrebări frecvente

Cum adaug un produs nou în stoc?

Există două modalități de a adăuga articole în sistem:

1. Manual — din Dictionare → Articole

Apăsați + ARTICOL NOU și completați: Cod articol, Denumire, Unitate de măsură, Categorie (cel mai des „Bunuri non alimentare”), Preț, Monedă. Bifați obligatoriu opțiunea Stocabil — fără această bifă articolul nu va fi scăzut din gestiune la facturare și nu va apărea în meniurile de Stocuri (Intrări, Ieșiri, Inventar).

2. Prin import Excel — din Contabilitate → Importuri

Dacă aveți mai multe articole, puteți importa o listă în bulk: descărcați modelul Excel din secțiunea „Import Articole”, completați datele și încărcați fișierul înapoi în aplicație.

—

După ce articolele există în sistem, intrările de stoc (NIR-uri) pot fi înregistrate în două moduri:

1. Manual — din Stocuri → Intrări → Intrare nouă

2. Prin import Excel — din Contabilitate → Importuri → „Importă Intrări în Stoc”

Notă

Articolele trebuie să existe deja în Dictionare → Articole înainte de a importa intrările în stoc, altfel importul va returna eroare.

Legături utile:

Cum introduc stocul inițial când trec de la altă aplicație la Keez?

Stocul inițial se introduce prin Stocuri → Inventare → + INVENTAR NOU.

Pași:

  1. Asigurați-vă că articolele sunt deja create în Dictionare → Articole și bifate ca Stocabile. Dacă un articol nu apare, editați-l și bifați opțiunea „Stocabil”.

  2. Selectați data inventarului și gestiunea. Nu apăsați „Completează automat” — acel buton este pentru inventarele periodice, nu pentru inițializare.

  3. Apăsați + Adaugă linie nouă și completați pentru fiecare articol: Cod, Denumire, Unitate de măsură, cantitatea Faptică și Prețul unitar din sistemul vechi. Ignorați coloana „Scriptic”.

  4. Verificați că totalul valoric din Keez coincide cu totalul din aplicația anterioară.

Alternativ, inventarul inițial poate fi importat în bulk dintr-un fișier Excel prin Contabilitate → Importuri → Import Inventar.

Legături utile:

Ce fac la sfârșitul lunii cu stocurile? Trebuie să fac ceva?

Da — la sfârșitul fiecărei luni trebuie efectuată Închiderea și descarcarea de gestiune din meniul Stocuri → Închidere și descarcare.

Înainte de închidere, asigurați-vă că inventarul este corect (toate intrările și ieșirile lunii sunt înregistrate). Apoi, în dreptul lunii respective, apăsați Închide luna.

Această operațiune:

  • calculează costul stocului pentru luna respectivă (descarcarea de gestiune)

  • generează automat înregistrarea contabilă a costului cu mărfurile (vizibil în raportul Profit și Pierdere)

Dacă doriți să verificați suma de descărcat înainte de închidere, folosiți butonul Calculează (calcul provizoriu, fără a închide luna).

Notă

O lună închisă poate fi redeschisă doar dacă luna contabilă este deschisă și este ultima lună închisă — nu se poate redeschide o lună dacă există luni ulterioare deja închise.

Legături utile:

Cum văd situația stocurilor — ce am în gestiune și la ce valoare?

Keez oferă trei rapoarte de stocuri, disponibile în Stocuri → Rapoarte:

  • Balanță stocuri — arată, pentru fiecare articol și gestiune, stocul inițial, intrările, ieșirile și stocul final al lunii, atât cantitativ cât și valoric. Poate fi filtrat pe perioadă, gestiune, categorie sau articol. Export disponibil în Excel și PDF.

  • Stoc la dată — arată cantitatea și valoarea stocului pentru fiecare articol la o anumită dată. Util pentru a verifica ce se poate vinde și la ce valoare.

  • Fișă de magazie — afișează toate mișcările (intrări și ieșiri) pentru un singur articol într-o perioadă selectată. Raport esențial pentru analiza cantitativă și valorică a unui articol.

Legături utile:

Produsul nu se scade din inventar la facturare. De ce?

Cel mai probabil articolul nu a fost marcat ca Stocabil în momentul creării. Doar articolele stocabile sunt scăzute automat din gestiune la facturare.

Cum rezolvați:

  1. Verificați articolul în Dictionare → Articole și asigurați-vă că este bifat ca Stocabil.

  2. Pentru facturile deja emise, există două opțiuni de corecție: efectuați un inventar și introduceți cantitățile corecte conform inventarierii, sau creați manual ieșiri pentru facturile respective din meniul Stocuri → Ieșiri.

Legături utile:

  • Articole stocabile — Ce înseamnă că un articol este stocabil și cum se configurează

  • Inventare — Cum se efectuează un inventar de corecție

  • Iesiri — Cum se înregistrează ieșiri manuale din gestiune

Cum se aleg articolele pentru care se face inventar?

Exemplu:

Am cumpărat marfă și aș fi vrut să știu cum trebuie făcute intrările.
Am cumpărat un sac de haine second hand amestecate, nu o să am o categorie de produs cu măsuri diferite, o să am 60 de produse diferite.
Se pot cumva face intrările pe, de ex.: haine (sau îmbrăcăminte) - 60 bucăți? Sau trebuie - geci - 15, pantaloni - 5, tricouri-12, bluze-2, etc.?

Ce se recomandă este să nu se țină gestiunea prea detaliat sau prea generic. De exemplu, nu este cazul în exemplul de mai sus să fie ținută pe:

  • pantaloni negri stil abc, mărimea XS

  • pantaloni albaștri marca aaa, mărimea L etc. Acest lucru ar putea deveni extrem de complex.

La fel, nu este cazul să se creeze articole separate în gestiune pentru fiecare element de îmbrăcăminte - practic vor exista sute de produse, toate vândute o singură dată și apoi abandonate. Cel mai bine ar fi să existe câteva produse generice: - pantalon - geacă - tricou - bluză

Este totuși important să se planifice în avans. Dacă la un moment dat va fi nevoie de mărimi și culori (dacă, de exemplu, se dorește publicarea lor pe un site), atunci este posibil să fie nevoie să se știe câte bucăți din fiecare mărime, stil, culoare mai există.

Genul acesta de decizii (după cum se vede) sunt specifice fiecărui business, deci sfaturile noastre ca și contabili nu prea sunt de folos peste un anumit nivel. Se poate spune că trebuie știut care este numărul de elemente de inventar și valoarea acestora, dar cum se stabilesc acele elemente (nivelul de detaliu) este subiectiv.

Cum se poate verifică un NIR?

În primul rând se verifică datele facturii înscrise în NIR:

  • date furnizor

  • dată achiziție

  • număr factură

În al doilea rând se face comparația cu factura/facturile de achiziție. Astfel:

Dacă firma este plătitoare de TVA și factură e din România, valoarea din factură fără TVA = Valoare NIR.

Dacă firma nu este plătitoare de TVA, atunci TVA este o taxă nerecuperabilă, deci este inclusă în valoarea din NIR. Totalul NIR = Total factură inclusiv TVA.

Dacă s-a cumpărat din Non-UE și s-a făcut vamă, atunci valoarea NIR este suma următoarelor elemente:

  • Valoare factură marfă la cursul zilei facturii

  • Valoare factură transport la cursul zilei facturii de transport

  • Valoarea taxelor vamale + TVA plătit în vamă (dacă firma nu este plătitoare de TVA). Dacă firma este plătitoare de TVA, atunci TVA nu se include în valoarea din NIR pentru că este o taxă recuperabilă.

Mai multe informații despre NIR:

Cum se întocmește un NIR

Calcul pret intrare NIR

Nu s-au scăzut din gestiune unele produse. De ce?

Închizând luna și verificând stocurile, am observat că nu s-au scăzut unele produse din stoc. S-a făcut ceva greșit?

În primul rând, este foarte bine că s-au verificat stocurile. Acest lucru face parte din obiceiurile bune în privința gestiunii.
În al doilea rând, cel mai probabil da, s-a făcut o mică greșeală - nu s-a marcat „stocabil” articolul la momentul facturării. Se poate rezolva fără prea multe dificultăți.
Atunci când se creează un articol (Articole stocabile), trebuie creat ca Stocabil, adică un articol gestionat de sistemul de stocuri.
Uneori însă, când se creează articolul, nu este creat ca Stocabil. Doar aceste articole se scad din stoc.
Rezolvarea problemei este să se efectueze un inventar și să se introducă corect cantitatea pe fiecare articol conform inventarierii (Inventare) sau să se creeze ieșiri pentru fiecare factură (sau una pentru toate) din meniul Iesiri.

Care e diferența între o gestiune global-valorică și una cantitativ-valorică?

Există multe diferențe: de la actele care trebuie făcute, până la tipul de produse ținute în gestiune și cine poate aplica aceste metode.

Metoda Global-Valorică

În primul rând, metoda global-valorică - cunoscută și sub numele de metodă a prețului cu amănuntul - nu poate fi folosită pentru orice tip de stocuri, ci doar pentru bunuri și ambalaje.
Ea se aplică la produse similare, cu o marjă de adaos similară, și care pot fi agregate și contabilizate doar valoric.
Metoda prețului cu amănuntul este folosită des în magazinele de retail, cu NIR-uri care menționează prețul de vânzare.
Dar de fiecare dată când prețul de vânzare se modifică, trebuie întocmit un proces verbal de schimbare a prețurilor, care nu este tocmai simplu, deoarece necesită inventarierea fizică a stocului pentru care se schimbă prețul.

Această metodă scutește de fișele de magazie, dar trebuie ținut cont că organele de control cer păstrarea în unitate a cel puțin copii după NIR-urile întocmite pentru toate produsele existente în stoc. În plus, dacă se aplică această metodă, trebuie să se asigure că prețurile de vânzare menționate în NIR-uri coincid cu cele de pe raft (afișate) sau să se poată demonstra modificările cu procesele verbale de schimbare a prețului.

Stocurile sunt ținute doar valoric. Contabilitatea nu va ști niciodată câte bucăți există din fiecare produs. Ele sunt agregate, iar când se vinde un produs, acesta este descărcat pe baza unui coeficient K (de adaos comercial), obținându-se un cost mediu asociat tuturor produselor firmei. Dacă adaosul comercial este aproape identic, fiecare vânzare va avea un cost proporțional cu valoarea vânzării.

Un alt dezavantaj este că nu se cunoaște marja și profitul aferent fiecărui produs, ceea ce poate afecta planificarea stocului.
De asemenea, nu se poate face o analiză a vânzărilor pentru a ști ce produse aduc mai mult profit, pentru a permite concentrarea pe ele.

În plus, procesele verbale de schimbare a prețului sunt adesea neglijate. Lipsa lor duce la un stoc mult mai mare în contabilitate decât în realitate, mai ales în perioada de reduceri. Dacă prețul nu este modificat prin întocmirea proceselor verbale de schimbare a prețului, contabilitatea va înregistra o marjă de adaos mai mare, un cost mai mic al mărfurilor și un profit mai mare, pentru care se va plăti impozit.

Metoda Cantitativ-Valorică

Metoda cantitativ-valorică presupune o evidență mai detaliată. Pentru fiecare produs există fișe de magazie unde sunt trecute cantitățile, precum și prețul de intrare și valoarea pentru ieșire.

În orice moment există o evidență - câte bucăți sunt din fiecare produs și ce valoare are fiecare.

Modul de stabilire a valorii produselor depinde de modul de descărcare a stocurilor. Acesta poate fi FIFO, CMP sau Inventar intermitent.
Una din metodele cele mai populare este metoda FIFO (first in - first out), care permite descărcarea stocurilor în ordinea istorică, astfel încât produsele cu costul vechi să fie primele scoase din evidență.
În cadrul metodei cantitativ-valorice, NIR-urile se fac menționând doar prețul de achiziție.
Astfel, în cazul în care prețul de vânzare suferă modificări sau este negociat, nu va mai fi necesar să se facă procese verbale de schimbare a prețului.
Gestiunea cantitativ-valorică poate fi folosită pentru orice tip de stocuri (materii prime, consumabile, obiecte de inventar, mărfuri, produse finite etc.). Fiecare produs poate fi urmărit în parte, astfel încât se poate afla ce marjă de profit aduce și ce procentaj din vânzări este axat pe acel produs.

În timp ce metoda global-valorică poate fi folosită doar în comerțul cu amănuntul, cea cantitativ-valorică poate fi utilizată pentru orice tip de comerț, inclusiv cel cu amănuntul.

Dacă se fac facturi de vânzare cu eMag, dar și cu KEEZ, mai trebuie închise stocurile în Keez? Dar înregistrate ieșirile?

Dacă se țin stocurile în Keez, atât intrările (NIR), cât și ieșirile trebuie gestionate în Keez.
Da, trebuie apăsat „Închidere gestiune”.

În timp ce ieșirile din Keez se înregistrează automat atunci când se face factură direct din Keez, cele din alte sisteme (precum eMag) nu se pot descărca automat.

Asta înseamnă că trebuie înregistrate ieșirile într-unul din cele trei moduri:

- se înregistrează fiecare ieșire manual, pe factură de ieșire (adică se pune manual fiecare produs ieșit pe fiecare factură făcută cu altceva decât Keez)
- se înregistrează toate ieșirile non-Keez, la final de lună (adică dacă s-au făcut 5 facturi cu în total 10 „pahare”, câte 2 pe factură, atunci se înregistrează o singură ieșire cu 10 „pahare”), cu partenerul generic 0000000000000 (Persoană fizică România)
- se face un inventar la final de lună în care se specifică doar câte „pahare” au rămas. Diferența între paharele din stoc și paharele rămase va fi transferată pe costurile cu marfa vândută.

Cum se face ca un articol să fie urmărit / gestionat în sistemul de stocuri? Ce înseamnă că un articol este stocabil?

Informații suplimentare despre articolele stocabile aici Articole stocabile

Utilizarea Gestiunilor Multiple în Keez

Da, în Keez există posibilitatea de a crea și administra multiple gestiuni (locații de stocare), pe lângă cea principală.

Această funcționalitate este utilă în special în următoarele situații:

Administrarea Mai Multor Puncte de Lucru sau Depozite

Dacă afacerea operează în mai multe locații fizice (magazine, depozite, puncte de lucru distincte), crearea unei gestiuni separate pentru fiecare locație în Keez permite:

  • Urmărirea distinctă a stocurilor: Se va ști exact ce produse și ce cantități există în fiecare locație.

  • Responsabilizarea gestionarilor: Se poate asocia responsabilitatea pentru stocul dintr-o anumită locație unui gestionar specific.

  • Raportare detaliată: Se pot genera rapoarte de stoc specifice pentru fiecare punct de lucru.

Respectarea Cerințelor Legale la Transferul între Locații

Atunci când se mută mărfuri între două locații gestionate separat (de exemplu, din depozitul central către un magazin), legislația impune adesea emiterea unui document de transfer.

Utilizând gestiuni distincte în Keez pentru fiecare locație, se pot înregistra corect aceste transferuri:

  1. Se înregistrează ieșirea stocului dintr-o gestiune (ex: Depozit Central).

  2. Se generează documentul de transfer necesar.

  3. Se înregistrează intrarea stocului în cealaltă gestiune (ex: Magazin).

Acest lucru asigură trasabilitatea mărfurilor și conformitatea cu cerințele legale privind mișcarea stocurilor între locații diferite din punct de vedere juridic sau administrativ.

Pe scurt, utilizarea gestiunilor multiple în Keez oferă o mai bună organizare, un control sporit asupra stocurilor din locații diferite și ajută la respectarea cerințelor legale privind transferurile de mărfuri.

Marfă expirată, deteriorată sau perisabilă — cum procedez?

Produsele expirate sau care nu mai pot fi valorificate pot fi scoase din gestiune pe baza unui proces-verbal de casare și distrugere.
Marfa casată se predă unei firme de reciclare sau salubritate, care emite un document justificativ.

Avertisment

Scoaterea din gestiune fără documente justificative poate fi contestată la control fiscal. | Încărcați procesul-verbal și documentul de la firma de reciclare direct în platformă, la Contabilitate → Documente.

Notă

Pentru anumite categorii de produse (alimente, produse farmaceutice etc.) există procente de perisabilitate admise prin norme legale — pierderi în limite legale care se deduc fără a necesita proces-verbal de casare. | Consultați expertul contabil Keez pentru a stabili dacă produsele dumneavoastră se încadrează în aceste norme.