Stocuri: Intrebari frecvente

Cum aleg articolele pentru care fac inventar?

Exemplu:

Am cumparat marfa si as fi vrut sa stiu cum trebuie sa fac intrarile.

Am cumparat un sac de haine second hand amestecate, nu o sa am o categorie de produs cu masuri diferite, o sa am 60 de produse diferite.

Pot cumva sa fac intrarile pe, de ex. : haine (sau imbracaminte) - 60 bucati? Sau trebuie - geci - 15, pantaloni - 5, tricouri-12, bluze-2, etc.

Ce va recomandam este sa nu tineti gestiunea prea detaliat sau prea generic. De exemplu, nu este cazul in exemplul de mai sus sa o tineti pe:

• pantaloni negri stil abc, marimea XS

• pantaloni albastri marca aaa, marimea L etc. Acest lucru ar putea deveni extrem de complex.

La fel, nu este cazul sa creati articole separate in gestiune pentru fiecare element de imbracaminte - practic o sa aveti sute de produse, toate vandute o singura data si apoi abandonate. Cel mai bine ar fi sa aveti catega produse generice: - pantalon - geaca - tricou - bluza

Este totusi important sa va planificati in avans. Daca la un moment dat veti avea nevoie de marimi si culori (daca, de exemplu, vreti sa le puneti pe un site) atunci este posibil sa fie nevoie sa stiti cate bucati din fiecare marime, stil, culoare mai aveti.

Genul acesta de decizii (dupa cum se vede) sunt specifice fiecarui business deci sfaturile noastre ca si contabili nu prea sunt de folos peste un anumit nivel. Va putem spune ca trebuie sa stiti care este numarul de elemente de inventar si valoarea acestora dar cum stabiliti acele elemente (nivelul de detaliu) este subiectiv.

Cum pot sa verific un NIR ?

In primul rand se verifica datele facturii inscrise in NIR:

• date furnizor

• data achizitie

• numar factura

In al doilea rand se face comparatia cu factura/facturile de achizitie. Astfel:

Daca sunteti platitor de TVA si factura e din Romania, valoarea din factura fara TVA = Valoare NIR.

Daca nu sunteti platitor de TVA atunci TVA este o taxa nerecuperabila deci este inclusa in valoarea din NIR. Totalul NIR = Total factura inclusiv TVA

Daca ati cumparat din NonUE si ati facut vama atunci valoare NIR este suma urmatoarelor elemente:

• Valoare factura marfa la cursul zilei facturii

• Valoare factura transport la cursul zilei facturii de transport

• Valoarea taxelor vamale + TVA platit in vama (daca nu sunteti platitor de tva). Daca sunteti platitor de TVA atunci TVA nu se include in valoarea din NIR pentru ca este o taxa recuperabila)

Mai multe informatii despre NIR:

Cum se intocmeste un NIR

Calcul pret intrare NIR

Nu s-au scazut din gestiune unele produse. De ce?

Inchizand luna si verificand stocurile am observat ca nu s-au scazut unele produse din stoc. Am facut ceva gresit?

In primul rand este foarte bine ca ati verificat stocurile. Acest lucru face parte din obiceiurile bune in privinta gestiunii.

In al doilea rand, cel mai probabil da, ati facut o mica greseala - nu ati marcat stocabil articolul la momenul facturarii. Se poate rezolva fara prea multe dificultati.

Atunci cand creati un articol (Articole stocabile) trebuie sa creati ca Stocabil, adica un articol gestionat de sistemul de stocuri.

Uneori insa cand creati articolul nu il creati ca Stocabil. Doar aceste articole se scad din stoc.

Rezolvarea problemei este sa efectuati un inventar si sa introduceti corect cantitatea pe fiecare articol conform inventarierii (Inventare) sau sa creati iesiri pentru fiecare factura (sau una pentru toate) din meniul Iesiri.

Care e diferența între o gestiune global-valorica și una cantitativ-valorica?

Există multe de diferențe: de la actele pe care trebuie să le faci, până la tipul de produse ținute în gestiune și cine poate aplica aceste metode.

Metoda Global-Valorica

În primul rând, metoda global-valorica - cunoscută și sub numele de metodă a prețului cu amănuntul - nu poate fi folosită pentru orice tip de stocuri, ci doar pentru bunuri și ambalaje.

Ea se aplică la produse similare, cu o marjă de adaos similară, și care pot fi agregate și contabilizate doar valoric.

Metoda prețului cu amănuntul este folosită des în magazinele de retail, cu NIR-uri care menționează prețul de vânzare.

Dar de fiecare dată când prețul de vânzare se modifică, trebuie să întocmești un proces verbal de schimbare a prețurilor, care nu este tocmai simplu, deoarece necesită inventarierea fizică a stocului pentru care se schimbă prețul.

Această metodă te scutește de fisele de magazie, dar trebuie să ții cont că organele de control cer păstrarea în unitate a cel puțin copii după NIR-urile întocmite pentru toate produsele existente în stoc. În plus, dacă aplici această metodă, trebuie să te asiguri că prețurile de vânzare menționate în NIR-uri coincid cu cele de pe raft (afisate) sau să poți demonstra modificările cu procesele verbale de schimbare a prețului.

Stocurile sunt ținute doar valoric. Contabilitatea nu va ști niciodată câte bucăți ai din fiecare produs. Ele sunt agregate, iar când vinzi un produs, acesta este descărcat pe baza unui coeficient K (de adaos comercial), obținându-se un cost mediu asociat tuturor produselor tale. Dacă adaosul comercial este aproape identic, fiecare vânzare va avea un cost proporțional cu valoarea vânzării.

Un alt dezavantaj este că nu cunoști marja și profitul aferent fiecărui produs, ceea ce poate afecta planificarea stocului.

De asemenea, nu poți face o analiză a vânzărilor pentru a ști ce produse îți aduc mai mult profit, pentru a te putea concentra pe ele.

În plus, procesele verbale de schimbare a prețului sunt adesea neglijate. Lipsa lor duce la un stoc mult mai mare în contabilitate decât în realitate, mai ales în perioada de reduceri. Dacă prețul nu este modificat prin întocmirea proceselor verbale de schimbare a prețului, contabilitatea va înregistra o marjă de adaos mai mare, un cost mai mic al mărfurilor și un profit mai mare, pentru care va trebui să plătești impozit.

Metoda Cantitativ-Valorică

Metoda cantitativ-valorică presupune o evidență mai detaliată. Pentru fiecare produs există fise de magazie unde sunt trecute cantitățile, precum și prețul de intrare și valoarea pentru ieșire.

In orice moment există o evidență - câte bucăți sunt din fiecare produs și ce valoare are fiecare.

Modul de stabilire a valorii produselor depinde de modul de descărcare a stocurilor. Acesta poate fi FIFO, CMP sau Inventar intermitent.

Una din metodele cele mai populare este metoda este FIFO (first in - first out), care îți permite să descarci stocurile în ordinea istorică, astfel încât produsele cu costul vechi să fie primele scoase din evidență.

În cadrul metodei cantitativ-valorice, NIR-urile se fac menționând doar prețul de achiziție.

Astfel, în cazul în care prețul de vânzare suferă modificări sau este negociat, nu va mai fi necesar să faci procese verbale de schimbare a prețului.

Gestiunea cantitativ-valorică poate fi folosită pentru orice tip de stocuri (materii prime, consumabile, obiecte de inventar, mărfuri, produse finite etc.). Fiecare produs poate fi urmărit în parte, astfel încât poți afla ce marjă de profit îți aduce și ce procentaj din vânzările tale este axat pe acel produs.

În timp ce metoda global-valorica poate fi folosită doar în comerțul cu amănuntul, cea cantitativ-valorică poate fi utilizată pentru orice tip de comerț, inclusiv cel cu amănuntul.

Daca fac facturi de vanzare cu eMag, dar si cu KEEZ, mai trebuie sa inchid stocurile in Keez? Dar sa inregistrez iesirile?

Daca tineti stocurile in Keez atat intrarile (NIR) cat si iesirile trebuie gestionate in Keez.

Da, trebuie sa apasati „Inchidere gestiune”

In timp ce iesirile din Keez se inregistreaza automat atunci cand faceti factura direct din Keez, cele din alte sisteme (precum eMag) nu se pot descarca automat.

Asta inseamna ca trebuie sa inregistrati iesirile intr-unul din cele trei moduri:

- inregistrati fiecare iesire manual, pe factura de iesire (adica puneti de mana fiecare produs iesit pe fiecare factura facuta cu altceva decat Keez)

- inregistrati toate iesirile non-Keez, la final de luna (adica daca ati facut 5 facturi cu in total 10 „pahare”, cate 2 pe factura, atunci inregistrati o singura iesire cu 10 „pahare”), cu partenerul generic 9999999 (Persoana fizica Romania)

- faceti un inventar la final de luna in care spuneti doar cate „pahare” au ramas. Diferenta intre paharele din stoc si paharele ramase va fi transferata pe costurile cu marfa vanduta