Metoda 4: Cheltuieli ale firmei

Achizițiile făcute în numele și pentru activitatea firmei pot fi plătite din contul firmei.

Important

De fiecare dată când achiziționezi ceva pentru firmă, plătește din contul firmei și solicită document fiscal (factură, bon fiscal, chitanță). Nu plăti din banii personali cheltuieli ale firmei.

Cheltuieli decontabile

Nu orice cheltuiala poate sa fie cheltuiala decontabila pe firma. Pentru a putea considera o cheltuiala ca fiind decontabila (uneori termenul utilizat - greșit - este „Cheltuiala deductibila”) trebuie îndeplinite câteva condiții:

  1. Se pot deconta doar cheltuielile care au legatura cu generarea de venituri.

  2. Trebuie sa existe un document justificativ

Cheltuieli care au legatura cu generarea de venituri:

  • Nu ai voie sa decontezi haine, chiar dacă ai firma de vânzări sau de consultanta. Ai voie sa decontezi haine dacă sunt de fapt echipament de protectie sau sunt insemnate cu sigla firmei si utilizate la cine stie ce prezentari

  • Nu decontezi alcool (un bax de bere) cumparat de la Carrefour. Se poate sa decontezi o masa la restaurant la care au participat clienti/parteneri etc., chair dacă au consumat alcool

  • Nu decontezi transportul cu avionul in Dubai. Dacă ai un client cu contract in Dubai si l-ai vizitat se poate sa decontezi transportul si cazarea.

  • Cheltuielile cu masina se pot baga pe firma. Când vei plăți impozit pe profit sau când/dacă vei avea tva, acestea vor conta pentru aceste calcule doar la 50%. Acum, doar intră pe firma avand in vedere ca impozitul se plătește la venit, nu conteaza ca ai sau nu cheltuieli.

  • Mobilier: dacă cumperi o canapea pentru acasă (mai ales dacă ai sediul acasă) este problematic. Utilizarea canapelei (mai ales dacă nu ai activitate la sediu - vezi următorul punct) nu este, in opinia noastra, generator de venituri pentru firma

  • Întreținere, gaze, apa pentru acasă (chiar dacă ai sediu social) este un mare NU. Dacă faci asta trebuie sa mergi la Taxe locale si sa iti declari casa ca atare si sa plătești taxe pe casa ca si firma. Nu vrei asta, sunt prea mari

  • Chirie la sediul social - sigur ca da. Atenție, trebuie să fie un pret rezonabil, nu se poate sa faci chirie pentru sediul social 2000 euro pe luna

  • Produse de întreținere - consumabile, hartie, curatenie - da, dar nu detergenti de vase sau de haine. Este ok sa vrei sa pastrezi sediul social curat dar nu sa speli hainele acolo

  • Training - da. Dacă nu inveti sa dansezi sau ceva. Trebuie sa aiba legatura cu tine.

  • Echipamente - dacă are legatura cu ce faci. Nu se poate dacă esti consultant sa cumperi aparate foto sau frigidere.

  • Telefon/Internet - da dar trebuie contractul mutat pe firma

  • Asigurări masina - da

  • Asigurare viata - nu

  • Abonamente sala de fitness - nu

  • Servicii medicale - nu, decat dacă sunt cele standard de medicina muncii

Documente justificative:

  • Facturi fiscale (scrie pe document „Factură fiscală” si are număr, data, furnizor, cumparator si datele fiscale ale acestora)

  • Bonuri fiscale (scrie pe el Bon Fiscal). Nu sunt bonuri fiscale chitantele POS sau notele de plata de la restaurante

  • Chitantele

  • Extrasele de cont

  • Documentele de casa (Dispozitii de plata, dispozitii de încasare)

Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%)

Sfat

Sfaturi pentru decontarea corectă a cheltuielilor cu autoturismul:

• Dacă aveți un autoturism pe benzină, nu aduceți bonuri de motorină
• Scrieți numărul de înmatriculare al mașinii pe bonul de combustibil și CUI-ul societății
• Nu încercați să decontați mai multe bonuri de combustibil decât este rezonabil
• Dacă sunteți singura persoană în firmă, va fi o singură mașină utilizată
• Încercați să evitați plata cu cardul personal a combustibilului pe firmă
• Devizele de reparații pentru mașină trebuie să aibă numărul corect al acesteia, nu al altor mașini

In cele mai multe cazuri societățile pot deduce 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.

Pentru a fi deductibile cheltuielile in proportie de 100% trebuie îndeplinite următoarele condiții:

Vehiculul trebuie sa faca parte din una din următoarele categorii:

  1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;

  2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

  3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de taximetrie;

  4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

  5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Notă

Pentru microîntreprinderi neplatitoare de TVA:

Dacă firma este microîntreprindere și nu plătește (deci nu deduce) TVA, această situație nu este relevantă pentru calculul deductibilității.
Trebuie să demonstreze în continuare că utilizeaza autovehiculul în scopul obținerii de venituri, dar:
• Impozitul este pe venit, deci nu contează cheltuiala cu autovehiculul sau procentul de deductibilitate al acesteia
• Nu deduce TVA, deci TVA este oricum o cheltuială și nu afectează impozitarea

Administratorul trebuie sa intocmeasca foaie de parcurs care sa cuprinda cel putin următoarele informații:

  1. categoria de vehicul utilizat,

  2. scopul și locul deplasării,

  3. kilometrii parcurși,

  4. norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Atenționare

Responsabilitatea deductibilității și a încadrării fiscale 100% revine Administrator-ului, nu contabilului.
Pregătirea și verificarea documentelor sunt activități în sarcina Administrator-ului firmei.
Contabilul poate oferi opinii și consultanță, dar decizia finală privind caracterul deductibil al unei cheltuieli aparține Administrator-ului.

Modul cum se transmite aceasta decizie către keez este completarea la Dicționare > Autovehicule si se alege la Destinatie: Exclusiv Firma.

Mașina personală folosită pe firmă — contract de comodat

Dacă folosiți mașina personală pentru activitatea firmei, trebuie întocmit un contract de comodat între dumneavoastră (ca persoană fizică) și societate.
Contractul de comodat este un document administrativ — nu se încarcă în platformă, dar trebuie semnat și păstrat la actele firmei.

Important

Fără un contract de comodat valabil, nicio cheltuială auto (combustibil, reparații, roviniată, RCA) nu poate fi decontată pe firmă.

Pentru detalii despre procentele de deductibilitate și condițiile aplicabile, vezi Deductibilitate cheltuieli cu autovehiculele (100% sau 50%).

Cheltuieli de protocol

Cheltuielile de protocol — mese la restaurant cu clienți sau parteneri, vouchere cadou, flori — se pot deconta pe firmă, cu condiția să existe documente justificative și să fie legate de activitatea profesională.

Avertisment

Cheltuielile de protocol au deductibilitate limitată: se deduc doar în limita a 2% din profitul contabil înainte de impozitare. | Această limită este relevantă pentru firmele plătitoare de impozit pe profit (nu pentru microîntreprinderi).

Deductibilitate utilități și cheltuieli cu sediul

Decontarea facturilor de utilități (electricitate, gaz, întreținere) pe firmă este posibilă, dar strict condiționată. Trebuie demonstrată legătura directă între spațiul utilizat și generarea de venituri.

Condiții obligatorii

Spațiul trebuie să îndeplinească una dintre următoarele condiții:

  1. Sediul social este declarat cu activitate economică la Registrul Comerțului (ONRC).

  2. Spațiul este înregistrat ca punct de lucru (sediu secundar) activ.

Avertisment

Sediul „fără activitate”

Dacă sediul este declarat la ONRC ca fiind „fără activitate”, spațiul are rol strict de adresă de corespondență.
În această situație, nu puteți deduce nicio cheltuială legată de locație (utilități, chirie, impozit), chiar dacă lucrați efectiv de acolo.

Documente justificative necesare

Chiar dacă facturile sunt emise pe numele dumneavoastră (persoană fizică), firma le poate înregistra dacă dețineți la dosar:

  1. Contractul de comodat sau de închiriere — trebuie să specifice clar suprafața alocată firmei și faptul că proprietarul pune la dispoziție utilitățile.

  2. Facturile originale și dovada plății — documentele emise de furnizori trebuie încărcate în platformă.

  3. Nota de repartizare — document intern de calcul care justifică procentul de utilități decontat, bazat pe suprafața utilizată de firmă raportată la suprafața totală.

  4. Dovada activității — existența mijloacelor fixe (echipamente, birou) care să ateste că spațiul este folosit pentru business.

Procedura în platforma Keez

  1. Asigurați-vă că contractul de comodat/închiriere este semnat și păstrat la actele firmei (nu este obligatorie încărcarea lui sistematică, dar va fi solicitat la control).

  2. Scanați facturile de utilități cu Aplicația Mobilă sau încărcați-le în Contabilitate > Documente.

  3. Dacă factura este pe persoană fizică, scrieți pe ea numele administratorului/angajatului care o decontează, pentru o alocare corectă în raportul de deconturi.

Important

Declararea activității economice la o adresă de domiciliu poate duce la recalcularea impozitului pe clădire la Direcția de Taxe și Impozite Locale.
Spațiul va fi considerat cu destinație mixtă sau nerezidențială, iar impozitul local pentru firme este semnificativ mai mare decât cel pentru persoane fizice.
Este responsabilitatea dumneavoastră să mergeți la Taxe Locale pentru a declara noua destinație a spațiului.

Pot deduce 100% din factura de curent dacă lucrez de acasă?

De regulă, nu. Se deduce doar cota-parte corespunzătoare suprafeței utilizate efectiv pentru firmă, conform notei de repartizare.

Ce fac dacă am plătit factura de utilități a firmei din contul personal?

Suma va apărea în raportul Dashboard > Avansuri/Deconturi ca sumă pe care firma trebuie să v-o returneze.